Případová studie zákazníka: Přechod z Excelu na Access

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Někdy se obchodní řešení vytvářejí v Excelu, ačkoli by pro ně byl vhodnější Access. Nebo se stane, že sice Excel byl původně vhodný, ale data postupně přerostla své excelové řešení a nastal čas pro použití databázového programu. Naštěstí je možné přesunout obchodní data z Excelu do Accessu.

Cancer Lifeline, nezisková organizace se sídlem v Seattlu, původně navrhla svůj systém pro sledování grantů v Excelu. Když se začali dostávat do potíží s nadbytkem dat, rozhodli se zkusit to s Accessem.

Dr. Kerry Fowler poskytuje organizaci Cancer Lifeline dobrovolnickou IT podporu. Souhlasil s rozhovorem, ve kterém jsme diskutovali o potřebách organizace Cancer Lifeline v oblasti IT, jeho roli a technickém zázemí a o jejich zkušenostech s Excelem a Accessem.

Rozhovor, část 1:

ST: Dobrý den, jmenuji se Steven Thomas a píšu pro Office Online. Dnes jsem s doktorem Kerry Fowlerem v organizaci Cancer Lifeline. Cancer Lifeline je nezisková organizace, která pomáhá lidem, kteří onemocněli rakovinou.

ST: Doktore Fowlere, můžete nám stručně popsat, jaký druh podpory poskytuje lidem organizace Cancer Lifeline?

KF: Jistě, Stevene. Cancer Lifeline poskytuje nelékařskou pomoc lidem, kteří žijí s rakovinou. Mezi tyto lidi patří pacienti, rodina, přátelé a kolegové. Je to tedy celkem široké spektrum osob.

ST: Co znamená nelékařská podpora?

KF: Lidé si nechodí do Cancer Lifeline pro lékařské rady, chodí sem na lekce cvičení, jógy, psaní, aranžování květin, věnují se záležitostem souvisejícím s budováním komunity onkologických pacientů a chodí si povídat s ostatními lidmi, kteří rakovinou onemocněli.

ST: To zní jako široká škála velmi důležitých služeb. Díky za informaci. Vy jste vystudoval bio-informatiku, je to tak?

KF: Ve skutečnosti jsem vystudoval organickou chemii.

ST: Omlouvám se, organickou chemii.

KF: Nic se nestalo.

ST: A jak vám tento obor pomáhá při práci v Cancer Lifeline?

KF: Poměrně dlouhou dobu jsem pracoval ve farmaceutickém průmyslu a věnoval se výzkumu léků, když potom byla moje pozice v rámci firemního sloučení zrušena, začal jsem pracovat jako dobrovolník tady v Cancer Lifeline, kde moje žena pracovala jako generální ředitelka. Já se v předchozích deseti letech věnoval chemické informatice, takže mi práce s informacemi, zejména velkými plochými soubory, vyhovovala. Musel jsem se taky naučit nějaké příkazy UNIXu a podobné věci, s relačními databázemi jsem ale neměl vůbec žádné zkušenosti.

ST: Můžete mi tedy říct něco víc o úkolech řízení informací, které jsou součástí vaší dobrovolnické práce?

KF: Jistě. Když jsem sem přišel, vlastně jsem dělal takovou tu rutinní IT práci, staral se o tiskárnu, řešil nefungující myš. Pak jsem ale viděl, jak to tu funguje. Třeba fond pro pomoc pacientům, kde lidé používají excelové tabulky k ukládání několik let starých dat týkajících se šeků poslaných klientům, aby jim pomohly zaplatit hypotéku nebo lékařské účty nebo dopravu.

ST: Jinými slovy spousta různých souborů?

KF: No, řekněme to tak, že v té tabulce bylo opravdu hodně záznamů.

ST: Jedna velká tabulka?

KF: Ano, jedna velká tabulka se spoustou karet. Bylo dost těžké zjistit, jakou finanční podporu získala konkrétní osoba letos, za poslední čtyři roky, kolik osob získává podporu na zaplacení hypotéky.

ST: Vypadá to jako klasický problém, kdy do Excelu do jedné tabulky zadáte velké objemy dat a pak se snažíte projít k podrobnostem.

KF: Vypadalo to, že se to všechno brzo zhroutí, úplně. A tak jsem se rozhodl, že se naučím pracovat s Microsoft Accessem a problém vyřeším. Další věc, která se tam děla, bylo opakované zadávání stejných dat.

ST: O jaký druh dat šlo?

KF: Názvy, jména osob, poštovní směrovací čísla, jména sociálních pracovníků, počty věcí.

ST: Takže pro jednu osobu nakonec existovalo několik různých záznamů.

KF: Jistě, navíc lidé jsou velmi kreativní pokud jde o pravopis.

ST: Jistě. Proč jste se rozhodl pro Access? Firma už ho vlastnila nebo jste ho kupovali za těmito účely. Nebo co vás k Accessu přivedlo?

KF: Cancer LifeLine používá Microsoft Office a Small Business Server 2003 a tak je Access snadno přístupný, je v každém počítači. Já osobně jsem se o Access zajímal už o rok dřív, ale nijak jsem od té doby nepokročil. Přistoupil jsem k této situaci jako k možnosti se něco nového naučit a možná pomoct, aby Cancer LifeLine dosáhla svých cílů.

ST: Skvělé. Myslím, že jste se rozhodl správně. Mám trochu zkušeností s prací v Accessu a o něco méně zkušeností s Excelem, ale vím, k čemu se Access používá a že se pro ten typ úkolů řízení, o kterých jste mluvil, hodí rozhodně víc.

ST: Dejme si krátkou přestávku a pak se vraťme na druhou část rozhovoru.

Rozhovor, část 2:

ST: Ještě jednou dobrý den, já jsem Steven Thomas a jsem zpět s druhou částí rozhovoru s doktorem Kerry Fowlerem z organizace Cancer Lifeline.

ST: Pojďme si popovídat o procesu přechodu z Excelu na Access. Kolik práce myslíte, že vás ten přechod stál? A už jste s prací hotovi?

KF: Myslím, že s takovou prací nejste nikdy úplně hotoví. Obzvlášť když pracujete se staršími data z tabulky, ve které fungovala zvláštní a nežádoucí interpunkce. Obecně bych řekl, že tou nesložitější částí bylo vlastně spárování dat. To bylo na delší dobu. Možná to zní hloupě, ale myslím si, že spárování datových typů je velmi důležité.

ST: Ne, rozhodně to není hloupé. Je určitě důležité a náročné, mít ta data správně, protože Excel není tak přísný co se týká dat, která akceptuje a která ne.

KF: Přesně tak. Čištění dat, to nejnáročnější bylo vzít ta stará data, odebrat duplicity, najít pravopisné chyby, najít nestandardní interpunkci a vše utřídit tak, aby to šlo naimportovat do Accessu. A bez chyb. Ve skutečnosti je potřeba udělat spoustu práce v excelové tabulce nebo textovém souboru, které chcete importovat. Jakmile je všechno spárované, je import už jednoduchou záležitostí.

ST: Takže se v této době obchodní procesy pozastavily?

KF: Ne, lidé kolem pracovali. Jednou z věcí, které jsem kromě práce na databázi pomoci pacientům ještě udělal, bylo to, že jsem vzal starou accessovou databázi, která je vlastně velkým seznamem adresátů, byl to velký plochý soubor. Takže se tento soubor snažím vyčistit a zjednodušit vyhledání duplicit.

ST: Ale teď používají databázi fondu pomoci pacientům?

KF: Ano.

ST: Ale v Excelu ještě pořád máte data, která jste nenaimportoval. Jsou to ta stará data, která chcete naimportovat.

KF: To je pravda. Podařilo se mi naimportovat informace za rok 2008, ale ještě musím vyčistit a naimportovat data z let 2004 až 2007.

ST: Dobře. Takže ostatní nemuseli čekat nebo tak něco?

KF: Ne. Můžou to používat.

ST: Jakým dalším výzvám jste musel čelit nebo čelíte při tvorbě nového systému, včetně toho druhého, o kterém jste mluvil.

KF: Access má svá specifika, nejvíc mě asi potrápil Visual Basic a Dlookup(), aby všechno fungovalo, jak má. Jsou tam uvozovky a hranaté závorky, které je potřeba mít na správném místě, jinak to prostě nefunguje. Ale celkově to bylo jednodušší, než jsem čekal. A člověka to naplní, když je schopný vytvořit něco, co funguje.

ST: Takže teď v Accessu můžete dělat něco, co jste v Excelu dělat nemohli, protože to prostě bylo nepraktické? Něco jiného než zadávání dat do různých tabulek?

KF: Jednou z věcí, kterou jsem třeba zjistil, a vím, že pro zkušeného uživatele by to byla jasná věc, je že poštovní směrovací číslo je nadbytečná informace, pokud máte město a stát, takže jsem zadávání dat do seznamů adresátů zjednodušil a stačí importovat právě PSČ. K tomu mám tabulku veškerých poštovních směrovacích čísel v USA, společně se státem, městem a okresem. Tohle nám hodně zjednodušilo práci a snížilo počet pravopisných chyb.

ST: To je skvělé. A co vytváření sestav? Vidíte nějaké přínosy v tom, že teď po přechodu na Access můžete vytvářet sestavy?

KF: Ano, jak už jsem zmínil, když jsme používali excelové tabulky, bylo velmi obtížné zjistit, kolik peněz získala určitá osoba v určitém časovém období. V Accessu jsem teď schopný vygenerovat sestavy, které automaticky generují žádosti o šeky, přidělí jim kód příslušného typu onemocnění a taky vygenerují souhrnný list pro finanční oddělení, který obsahuje veškeré různé šeky vypsané v daném týdnu pro každý z účtů a taky mezisoučty.

ST: To zní opět skvěle. A jaká je nakonec odezva od kolegů? Co vám řekli na proces a na produkt, který jste pro ně vytvořil?

KF: Jsou nadšení. Fondu pro pomoc pacientům se práce opravdu zjednodušila. Vzhledem k tomu, že dochází k menšímu počtu chyb, můžou se šeky vypisovat rychleji. Dřív jsme měli problém s tím, že se nám informace z finančního vracely zpět na opravy. To už tak často nestává, takže z toho profitují i klienti. A to je moc dobře.

ST: To je opravdu úžasné. Moc Vám děkuji za rozhovor a brzy se Vám určitě zase ozveme, abychom zjistili, jak postupujete s fondem pro pomoc pacientům a vaším novým projektem. Na čem to ještě jednou pracujete?

KF: Můj nový projekt je ten velký seznam adresátů.

ST: Databáze seznamu adresátů. Moc mě to zajímá, rád bych viděl, jak pokračujete. Ještě jednou děkuji.

KF: Rádo se stalo.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×