Příklad pracovního postupu: Odeslání zprávy s upozorněním

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Nejaktuálnější informace o vytvoření upozornění pro oznámení najdete v článku Vytvoření upozornění nebo přihlášení k odběru informačního kanálu RSS. Pokud používáte SharePoint Online seznamy, můžete také toků vytvořit upozornění prostřednictvím e-mailu a jiných kanálů. Další informace najdete v tématu Přidání toku do seznamu v Sharepointu Online.

Poznámka: Toto téma informací souvisejících s SharePoint 2007 pouze.

Aktualizované 12 prosinec 2016

Další informace o pracovních postupech najdete v tématu Úvod k pracovním postupům Sharepointu.

Důležité informace: Pokud chcete vytvořit pracovní postup, musí být umístěné váš web na serveru sadě TE000130241 nebo Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Než začnete

Ke spolupráci na dokumentech používá váš tým knihovnu Sdílené dokumenty. Dále váš tým používá sloupec Přiřazeno pro sledování, komu byly dokumenty přiřazeny. Místo toho, aby všichni členové týmu nepřetržitě kontrolovali týmový web a dívali se, zda mají přiřazené nové dokumenty, můžete vytvořit pracovní postup, který automaticky odesílá e-mailovou zprávu každému členovi týmu, když dostane úkol. Lze to rychle provést vytvořením pracovního postupu s jedním krokem.

Možná přemýšlíte o tom, že by bylo možné použít oznámení. Oznámení nabízejí řadu možností. Můžete například obdržet oznámení, když došlo k přidání nebo úpravě položky. Není ovšem možné nastavit oznámení pro situaci, kdy došlo ke změně hodnoty určitého sloupce. Pomocí oznámení navíc nemůžete vytvořit e-mailovou zprávu, která oznámí příjemci přesně požadovanou akci.

Než začnete s návrhem pracovního postupu, je třeba provést některé důležité změny nebo úpravy webu, seznamu nebo knihovny. Například:

  • Pracovní postup je vždy připojen k jednomu SharePoint seznam nebo knihovnu. Váš web musí mít aspoň jeden seznam nebo knihovnu, před vytvořením pracovního postupu. Pokud jsou žádné seznamy na webu, se zobrazí výzva a vytvořte si ho při vytváření pracovního postupu.

  • Požadujete-li, aby pracovní postup používal vlastní sloupce nebo nastavení, je třeba tyto změny provést před vytvořením pracovního postupu, aby tyto sloupce a nastavení byly dostupné v Návrháři pracovního postupu.

  • Chcete-li, aby pracovní postup používal některé funkce pro seznam nebo knihovnu, které ve výchozím nastavení nejsou zapnuté, například schválení obsahu, je třeba tyto funkce zapnout před návrhem pracovního postupu.

Poznámka: Funkce pro vytvoření pracovního postupu je založená na programovacím modelu Microsoft Windows Workflow Foundation, což je součást operačního systému Microsoft Windows. Je třeba mít nainstalovánu stejnou verzi programovacího modelu Workflow Foundation jak ve svém počítači, tak na serveru. Když budete poprvé vytvářet pracovní postup, můžete být vyzvání k instalaci programovacího modelu Workflow Foundation.

Přidání sloupce do knihovny dokumentů

V tomto příkladu je použita knihovna Sdílené dokumenty, která se ve výchozím nastavení zobrazuje na týmovém webu. Musíte však do této knihovny přidat sloupec Přiřazeno, který ve výchozím nastavení knihovny není zobrazen.

  1. V prohlížeči přejděte do knihovny Sdílené dokumenty.

    Tip: V Seznamu složek klepněte na možnost Sdílené dokumenty a poté stiskněte klávesu F12.

  2. Na panelu nástrojů knihovny klepněte na příkaz Nastavení a poté klepněte na možnost Přidat sloupce ze sloupců webu.

  3. V části Dostupné sloupce webu klepněte na položku Přiřazeno a poté klepněte na tlačítko Přidat.

  4. Klepněte na tlačítko OK.

    Prohlédnete-li si sdílené dokumenty v prohlížeči, zobrazí se nyní v knihovně sloupec Přiřazeno.

  5. Zavřete prohlížeč.

Začátek stránky

Návrh pracovního postupu

Po doplnění příslušného sloupce do knihovny Sdílené dokumenty jste připraveni použít nástroj Návrhář pracovního postupu.

  1. Spusťte Office SharePoint Designer 2007.

  2. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Otevřít web.

  3. V dialogovém okně Otevřít web vyhledejte a vyberte web služby SharePoint, na kterém chcete vytvořit pracovní postup, a klepněte na tlačítko Otevřít.

  4. V nabídce Soubor přejděte na příkaz Nový a poté klepněte na položku Pracovní postup.

    Otevře se nástroj Návrhář pracovního postupu.

  5. Do pole Zadejte název pro tento pracovní postup zadejte Upozornění na přiřazení.

    Návštěvníci webu uvidí tento název při zobrazení stavu pracovního postupu nebo stránky s pracovním postupem v prohlížeči.

  6. V seznamu Ke kterému seznamu služby SharePoint by tento pracovní postup měl být připojen? klepněte na položku Sdílené dokumenty.

    Když si členové týmu zobrazí knihovnu sdílených dokumentů, uvidí nový sloupec tohoto pracovního postupu, pojmenovaný Upozornění na přiřazení. Uvedený sloupec označuje stav pracovního postupu u každé položky, například, zda pracovní postup začal nebo byl dokončen.

  7. V části Vyberte spouštěcí možnosti pracovního postupu pro položky Sdílených dokumentů proveďte následující akce:

    • Zrušte zaškrtnutí políčka Povolit ruční spuštění tohoto pracovního postupu pomocí položky.

    • Zaškrtněte políčko Automaticky spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky.

    • Zaškrtněte políčko Automaticky spustit tento pracovní postup při změně položky.

      Výběrem uvedených možností zajistíte, že pracovní postup bude spuštěn při každém přidání nebo změně položky. Úvodní stránka Návrháře pracovního postupu by nyní měla vypadat takto.

      První stránka Návrháře pracovního postupu

  8. Klepněte na tlačítko Další.

  9. Klepněte na příkaz Podmínky, a potom v seznamu klepněte na položku Vlastní podmínka (Sdílené dokumenty).

    V pracovním postupu se zobrazí podmínka Jestliže se pole rovná hodnotě.

    Tento seznam nabízí mnoho předem připravených podmínek. Vy však potřebujete vytvořit podmínku, při které pracovní postup odešle zprávu jen tehdy, když konkrétní pole - v tomto případě Přiřazeno - odpovídá určité hodnotě - v tomto případě jménu osoby ve vašem týmu. Toho dosáhneme vytvořením vlastní podmínky.

  10. V podmínce Jestliže se pole rovná hodnotě klepněte na položku Pole a potom klepněte v seznamu na položku Přiřazeno.

  11. V podmínce klepněte na možnost Hodnota.

    Otevře se dialogové okno Vybrat uživatele. Chcete vybrat člena vašeho týmu. To můžete udělat jednak napsáním jeho jména nebo e-mailové adresy a klepnutím na tlačítko Přidat, jednak je možné ho vybrat ze seznamu existujících uživatelů. Uživatele můžete rovněž vybrat z adresáře, nebo vyhledat jméno v seznamu nebo položce seznamu.

  12. Zadejte nebo vyberte jméno uživatele nebo jeho adresu, klepněte na tlačítko Přidat a poté klepněte na tlačítko OK.

  13. Klepněte na položku Akce a v seznamu klepněte na možnost Odeslat e-mail.

    Nenachází-li se tato akce v seznamu, klepněte na příkaz Další akce, klepněte na požadovanou akci a poté na příkaz Přidat.

  14. V akci Odeslat zprávu e-mailem klepněte na možnost tuto zprávu a zadáním příjemce, předmětu a textu zprávy vyplňte formulář.

    Na řádku Komu zadejte stejné jméno nebo adresu, jenž jste vybrali jako součást podmínky.

  15. Klepněte na tlačítko OK.

    Druhá stránka Návrháře pracovního postupu s podmínkou a akcí

    Vytvořili jste následující pravidlo: jestliže je položka v knihovně Sdílené dokumenty přiřazena určitému členovi týmu, tento člen obdrží e-mailem zprávu s oznámením. Co se ale stane, když bude dokument přidělen ještě jinému členovi týmu? Dále vytvoříme podmínku Else If pro každou další osobu v týmu.

  16. Klepněte na možnost Přidat podmíněnou větev Else If.

    Do pracovního postupu bude přidána podmínková větev. Opakujte kroky 8 až 14 uvedeného postupu pro vytvoření stejného pravidla pro jiného člena týmu.

  17. Podle potřeby klepněte na možnost Přidat podmíněnou větev Else If a přidejte pravidlo pro každého člena týmu, kterého chcete upozornit na přidělení dokumentu.

    Návrhář pracovního postupu a pravidla s podmínkovými větvemi

  18. Chcete-li předtím, než opustíte nástroj Návrhář pracovního postupu, prověřit, zda pracovní postup neobsahuje chyby, klepněte na příkaz Zkontrolovat pracovní postup.

    Jestliže pracovní postup obsahuje chybu, hypertextový odkaz změní barvu a zobrazí se hvězdičky na začátku a na konci neplatného parametru. Navíc se v části Kroky pracovního postupu zobrazí symbol chyby vedle každého kroku, který obsahuje chybu.

  19. Klepnutím na tlačítko Dokončit pracovní postup uložte.

    Pro otestování pracovního postupu přejděte do knihovny Sdílené dokumenty, vytvořte novou položku a nastavte hodnotu sloupce Přiřazeno na osobu, která je zahrnuta do podmínky pracovního postupu. Zkontrolujte, zda tato osoba obdržela zprávu s oznámením, které jste vytvořili.

Začátek stránky

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×