Otevření prázdného datového listu

Tento článek popisuje, jak v databázi aplikace Microsoft Office Access 2007otevřít nový prázdný datový list. V článku je také vysvětleno, jak používat novou funkci návrhu v režimu prohlížení, která umožňuje navrhnout značnou část datového listu vizuálně bez nutnosti použít návrhové zobrazení tabulky.

V tomto článku

O otvírání prázdných datových listů

Vytvoření prázdného datového listu v nové databázi

Přidání prázdného datového listu do existující databáze

Přidání datového listu podle šablony do existující databáze

Nastavení datových typů Příloha a Objekt OLE

Přidání vyhledávacího pole do datového listu

Vytvoření relací datového listu ke zbytku databáze

Změna datového typu pole

Správa polí v datovém listu

Jak aplikace Access při ručním zadávání informací do datového listu přiřazuje datové typy

Jak aplikace Access při kopírování informací do datového listu přiřazuje datové typy

O otvírání prázdných datových listů

Datový list je vizuální reprezentací dat obsažených v tabulce nebo výsledků vrácených dotazem. Datové listy připomínají listy aplikace Microsoft Office Excel 2007, někdy však fungují jinak. Například do každého pole v datovém listu lze obvykle uložit pouze jednu hodnotu a do daného pole je zpravidla možné vložit pouze určitý typ dat, například hodnotu typu datum a čas nebo hodnotu typu Ano/ne. U pole může být také nastaveno omezení velikosti (délky) dat, což v aplikaci Office Excel 2007 při výchozím nastavení neplatí. Například do určitých textových polí lze zadat maximálně 256 znaků.

Nové funkce datového listu

Aplikace Office Access 2007 nabízí zjednodušený postup vytvoření tabulky. Nyní lze otevřít prázdný datový list (tabulku) a provádět většinu úkolů návrhu, které byly dříve možné pouze v návrhovém zobrazení tabulky. Jestliže například vytvoříte nový datový list, můžete u většiny polí v nové tabulce nastavit datový typ automaticky tím, že ručně zadáte data do polí nebo je tam vložíte ze schránky. Zadáte-li do prázdného pole například datum, aplikace Access nastaví pro toto pole datový typ Datum a čas. Zadáte-li do jiného pole text (například název či jméno), automaticky se nastaví datový typ Text a tak dál.

Také je možné bez použití návrhového zobrazení tabulky nastavovat a měnit názvy polí nebo přidávat nová pole zadáním textu do prázdného sloupce na pravé datového listu (nebo na levé straně – v závislosti na nastavení jazyka). Kromě toho lze pomocí formátovacích příkazů, jako je Tučně nebo Kurzíva, nastavovat u polí formáty zobrazení, což bylo dříve nutné provádět v návrhovém zobrazení tabulky.

Poznámka : Na závěr musíme připomenout, že ačkoli je v aplikaci Access vytvoření tabulky rychlejší a snadnější, stále je třeba, aby tabulky odpovídaly pravidlům návrhu databáze.

Další informace o těchto pravidlech naleznete v článku Základy návrhu databáze.

Proces při otevření prázdného datového listu

Otevřete-li prázdný datový list, přidá se do databáze nová prázdná tabulka. Prázdný datový list nelze otevřít bez vytvoření nové tabulky. Jakmile aplikace Access načte nový datový list, budete postupovat podle těchto obecných kroků:

  • Pro každé pole můžete zadat vlastní název nebo můžete přijmout automaticky nabídnuté výchozí názvy.

  • Data do polí můžete zadávat ručně nebo je tam můžete kopírovat. Není nutné jako dříve nastavit u každého pole nejprve datový typ, protože aplikace Access při zadávání dat odhadne na základě zadaných dat, jaký datový typ má nastavit. Jestliže například do prvního pole v nové tabulce zadáte jméno, aplikace Access nastaví u tohoto pole datový typ Text. Zadáte-li do dalšího pole datum, nastaví se u něho automaticky datový typ Datum a čas a tak dále. Další informace o tom, jak aplikace Access při zadávání dat nastavuje datové typy, naleznete dále v tomto článku v částech Jak aplikace Access při ručním zadávání informací do datového listu přiřazuje datové typy a Jak aplikace Access při kopírování informací do datového listu přiřazuje datové typy.

    Poznámka : Některé datové typy není možné v poli nastavit pouhým vložením dat. Nemůžete například nastavit datové typy Příloha nebo Objekt OLE vložením souboru do prázdného pole. Stejně tak nemůžete vložením dat do pole vytvořit vyhledávací pole. Další informace o použití těchto datových typů najdete v částech Nastavení datových typů Příloha a Objekt OLE a Přidání vyhledávacího pole do datového listu dále v tomto článku.

  • Bude-li později třeba nastavený datový typ některého pole změnit, můžete použít nástroje nabízené aplikací Access.

Jak pravidla návrhu ovlivňují datové listy

Otevřete-li datový list a začnete ho vyplňovat, pamatujte na to, že se relační databáze řídí určitými pravidly návrhu a tato pravidla je nutné při vytváření datových listů dodržovat. Pravidla umožňují správné fungování databáze a zajišťují, aby uživatel získával z databáze správná data. Popis pravidel návrhu by překročil rámec tohoto článku.

Nejste-li obeznámeni s pravidly návrhu databází, naleznete potřebné informace v článku Základy návrhu databáze.

Jak aplikace Access přidává do nových datových listů primární klíč

Ve výchozím nastavení vytvoří aplikace Access pole s primárním klíčem a s názvem ID pro všechny nové datové listy a nastaví datový typ pro pole na hodnotu Automatické číslo. Pole ID v zobrazení datového listu navíc skryje, ale můžete ho kdykoli zobrazit tak, že klepnete pravým tlačítkem myši na libovolné záhlaví sloupce, klepnete na příkaz Zobrazit skryté sloupce a v dialogovém okně Zobrazit skryté sloupce vyberete zobrazení skrytého pole. Následující obrázek ukazuje dialogové okno Zobrazit skryté sloupce nové tabulky:

Dialogové okno Zobrazit skryté sloupce

Pole ID a všechna ostatní skrytá pole můžete také zobrazit tak, že otevřete tabulku v návrhovém zobrazení, nebo také zobrazíte-li seznam polí tabulky v podokně Seznam polí. Další informace o práci s podoknem úloh naleznete v části Vytvoření relací datového listu ke zbytku databáze dále v tomto článku.

Začátek stránky

Vytvoření prázdného datového listu v nové databázi

Potřebujete-li vytvořit jednoduchou databázi, jako je seznam kontaktů, můžete vytvořit novou databázi s prázdným datovým listem. V aplikaci Office Access 2007 je tento postup rychlejší a jednodušší než v předchozích verzích, protože nemusíte k vytvoření nové tabulky použít návrhové zobrazení. Nezapomeňte, že v zobrazení datového listu můžete provádět všechny úkoly spojené s návrhem tabulky kromě vytvoření vyhledávacího pole. Další informace o přidání vyhledávacího pole do tabulky najdete v části Přidání vyhledávacího pole do datového listu dále v tomto článku.

Vytvoření nové tabulky v nové databázi

  1. Spusťte aplikaci Access a na stránce Začínáme s aplikací Microsoft Access klepněte v části Nová prázdná databáze na položku Prázdná databáze.

  2. V podokně Prázdná databáze zadejte do pole Název souboru požadovaný název nové databáze. Chcete-li změnit umístění nové databáze, klepněte na ikonu složky. Po výběru umístění klepněte na tlačítko Vytvořit.

    Aplikace Access vytvoří novou databázi a otevře tabulku s názvem Tabulka1 v zobrazení datového listu:

    Nová prázdná tabulka v nové databázi

  3. V datovém listu poklepejte na záhlaví prvního sloupce (barevně označenou buňku s nápisem Přidat nové pole) a zadejte název pole.

  4. Klepněte na záhlaví dalšího sloupce nebo pomocí kláves se šipkou umístěte do dalšího záhlaví fokus a zadejte název tohoto pole. Opakujte tento postup tak dlouho, až budou vytvořena a nazvána všechna potřebná pole tabulky.

  5. Do první prázdné buňky pod názvem pole zadejte příslušný údaj.

    Na základě zadaného údaje se automaticky nastaví datový typ pole. Pokud například zadáte datum, bude pro pole nastaven datový typ Datum a čas.

    Důležité : Nezapomeňte, že pole by mělo obsahovat pouze jeden typ dat. Například pole pro datum by nemělo obsahovat název odběratele a pole pro cenu by nemělo obsahovat telefonní číslo.

    Další informace o tom, jak aplikace Access při zadávání dat nastavuje datové typy, naleznete dále v tomto tématu v částech Jak aplikace Access při ručním zadávání informací do datového listu přiřazuje datové typy a Jak aplikace Access při kopírování informací do datového listu přiřazuje datové typy.

  6. Klepněte na tlačítko Uložit.

    Klávesová zkratka  Stiskněte kombinaci kláves CTRL+S.

    Zobrazí se dialogové okno Uložit jako.

  7. Do pole Název tabulky zadejte název nové tabulky a poté klepněte na tlačítko OK.

    Poznámky : 

    • Do nově vytvořené tabulky je automaticky přidáno pole primárního klíče s názvem ID, jehož datový typ je Automatické číslo. Toto pole je při výchozím nastavení skryto. Chcete-li pole zobrazit, klepněte pravým tlačítkem myši na libovolné záhlaví sloupce, klepněte na příkaz Zobrazit skryté sloupce a potom v dialogovém okně Zobrazit skryté sloupce zvolte zobrazení sloupce.

      – nebo –

      Klepněte pravým tlačítkem myši na kartu dokumentu tabulky a klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

    • Primární klíč lze změnit nebo odebrat pouze otevřením tabulky v návrhovém zobrazení. Postup naleznete v článku Přidání, nastavení, změna nebo odebrání primárního klíče.

    • Pokud s aplikací Access začínáte a nejste obeznámeni s návrhem databáze, takže nevíte, k čemu primární klíče slouží, přejděte k článku Základy návrhu databáze.

Začátek stránky

Přidání prázdného datového listu do existující databáze

Přidáte-li nový datový list (tabulku) do existující databáze, je tato nová tabulka samostatná, dokud nevytvoříte relace (vztahy) k dalším stávajícím tabulkám. Řekněme například, že potřebujete sledovat objednávky vystavené organizací státní správy. Přidáte proto do databáze prodejů tabulku s názvem Kontakty státní správy. Chcete-li využívat možnosti nabízené relační databází – například vyhledat objednávky vystavené určitým kontaktem – musíte vytvořit relaci mezi novou tabulkou a jednou nebo více tabulkami obsahujícími údaje o objednávkách.

Další informace o návrhu relační databáze a vztazích mezi tabulkami naleznete v článcích Základy návrhu databáze a Vytvoření, úprava a odstranění relace.

Pamatujte také, že pole typu Příloha a Objekt OLE je nutné přidat do nové tabulky ručně buď pomocí seznamu Datový typ (na kartě Datový list ve skupině Typ a formátování dat), nebo v návrhovém zobrazení tabulky. Postup přidání těchto typů polí naleznete v další části tohoto článku nazvané Nastavení datových typů Příloha a Objekt OLE.

Přidání datového listu do databáze

  1. Otevřete databázi, kterou chcete změnit.

  2. Na kartě Vytvořit klikněte ve skupině Tabulky na položku Tabulka.

    Obrázek pásu karet

    Aplikace Access přidá novou prázdnou tabulku a otevře ji v zobrazení datového listu.

    Nový datový list přidaný do existující databáze

  3. V datovém listu poklepejte na záhlaví prvního sloupce (barevně označenou buňku s nápisem Přidat nové pole) a zadejte název pole.

  4. Klepněte na vedlejší pole nebo umístěte fokus do dalšího pole stisknutím klávesy se šipkou doprava a zadejte název tohoto pole. Opakujte tento postup tak dlouho, až budou vytvořena a nazvána všechna potřebná pole tabulky.

  5. Do první prázdné buňky pod názvem pole zadejte příslušný údaj.

    Na základě zadaného údaje se automaticky nastaví datový typ pole. Pokud například zadáte datum, bude pro pole nastaven datový typ Datum a čas.

    Další informace o tom, jak aplikace Access při zadávání dat nastavuje datové typy, naleznete dále v tomto článku v části Jak aplikace Access při ručním zadávání informací do datového listu přiřazuje datové typy.

  6. Klepněte na tlačítko Uložit.

    Klávesová zkratka  Stiskněte kombinaci kláves CTRL+S.

    Zobrazí se dialogové okno Uložit jako.

  7. Do pole Název tabulky zadejte název nové tabulky a poté klepněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Přidání datového listu podle šablony do existující databáze

Aplikace Office Access 2007 nabízí kromě prázdných tabulek také sadu šablon tabulek. Každá ze šablon tabulek odpovídá některé ze šablon databází, které jsou v aplikaci Office Access 2007 k dispozici. Je možné například přidat tabulku navrženou pro ukládání dat o aktivech, kontaktech nebo problémech. Šablony tabulek umožňují urychlit vytváření malých databází, protože není třeba pojmenovávat pole a nastavovat datové typy.

Tabulku lze vytvořit podle šablony a přidat pouze do existující databáze.

Přidání tabulky podle šablony do databáze

  1. Otevřete databázi, kterou chcete změnit.

  2. Na kartě Vytvořit klikněte ve skupině Tabulky na položku Šablony tabulky a ze seznamu vyberte jednu z šablon, které jsou k dispozici.

    Obrázek pásu karet

    Nová tabulka se otevře v zobrazení datového listu. U každého pole nové tabulky je definován název a datový typ, takže je možné okamžitě zadávat data.

  3. Zadejte data.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit.

    Klávesová zkratka  Stiskněte kombinaci kláves CTRL+S.

    Zobrazí se dialogové okno Uložit jako.

  5. Do pole Název tabulky zadejte název nové tabulky a poté klepněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Nastavení datových typů Příloha a Objekt OLE

Použijete-li k vytvoření nové tabulky zobrazení datového listu, můžete nastavit většinu datových typů automaticky tím, že zadáte údaje do polí prvního řádku. Takto však nelze nastavit datové typy Příloha a Objekt OLE – tyto datové typy je nutné nastavit ručně pomocí seznamu Datový typ na kartě Datový list nebo v návrhovém zobrazení tabulky. V této části jsou popsány oba postupy nastavení datových typů.

Použití seznamu Datový typ

  1. V navigačním podokně poklepejte na tabulku, kterou chcete změnit.

    Tabulka se otevře v zobrazení datového listu.

  2. Vyberte nové pole.

    Ve výchozím nastavení je nové pole umístěno na pravé nebo levé straně datového listu (v závislosti na Místním a jazykovém nastavení systému Windows) a v záhlaví pole je text Přidat nové pole.

    Nové pole v datovém listu

    Poznámka : Musíte vybrat nové pole. Na typ Příloha nebo Objekt OLE nemůžete změnit datový typ existujícího pole.

  3. Pokud přidáváte pole s typem Objekt OLE, poklepejte na řádek záhlaví a zadejte název pole. Jinak přejděte na další bod postupu, protože při přidávání pole Příloha se řádek záhlaví změní na ikonu kancelářské sponky.

  4. Klepněte do prvního řádku (do prázdné buňky) pod záhlavím.

  5. Na kartě Datový list ve skupině Typ a formátování dat klepněte na šipku rozevíracího seznamu Datový typ (v horní části skupiny) a vyberte typ Objekt OLE nebo Příloha.

    Seznam datových typů

    Vyberete-li datový typ Příloha, nastaví aplikace Access v řádku záhlaví zobrazení ikony kancelářské sponky následujícím způsobem: Nové pole tabulky nastavené na datový typ Příloha

  6. Uložte provedené změny.

  7. Chcete-li do nového pole přidat data, poklepejte na první prázdný řádek a pomocí dialogového okna Přílohy data vyhledejte.

    Další informace o připojování souborů k databázi, najdete v článku Připojení souborů a obrázků k záznamům v databázi.

Použití návrhového zobrazení tabulky

  1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete změnit, a pak klepněte na příkaz Návrhové zobrazení v místní nabídce.

  2. Ve sloupci Název pole vyberte prázdný řádek a zadejte název nového pole.

    Poznámka : Musíte vybrat nové pole. Na typ Příloha nebo Objekt OLE nemůžete změnit datový typ existujícího pole.

  3. Ve sloupci Datový typ klepněte na šipku vedle názvu nového pole a v seznamu vyberte typ Objekt OLE nebo Příloha.

  4. Uložte provedené změny.

Informace o připojování souborů k záznamům v datovém listu naleznete v článku Připojení souborů a obrázků k záznamům v databázi.

Začátek stránky

Přidání vyhledávacího pole do datového listu

Další funkcí, kterou je třeba nastavit v novém datovém listu ručně, je Vyhledávací pole. Vyhledávací pole umožňuje zobrazit sadu hodnot v podobě seznamu. Kdykoli uživatel v databázi aplikace Access vybírá položku v rozevíracím seznamu, zpravidla jde o vyhledávací seznam. Vytvářet lze dva druhy vyhledávacích seznamů:

  • Seznam založený na tabulce:     Tento typ seznamu načítá hodnoty z jiné tabulky nebo tabulek, a to obvykle pomocí dotazu. Definice dotazu je uložena v podkladové tabulce nového datového listu. Seznam založený na tabulce je vhodné vytvořit, potřebujete-li použít hodnoty uložené v databázi. Řekněme například, že udržujete databázi problémů technické podpory. Informace o problémech jsou uloženy v jedné tabulce, ale seznam pracovníků, kteří problémy zpracovávají, je uložen v jiné tabulce a data v této tabulce se často mění. Použijete-li seznam založený na tabulce, nemusíte ručně zadávat dlouhý seznam jmen a uživatelé databáze budou mít k dispozici aktuální data. Položky seznamu se mohou načítat přímo z jiné tabulky, nebo pomocí dotazu definovaného v dané tabulce, případně pomocí jiného dotazu.

  • Seznam založený na hodnotách:     Jde o poměrně krátký seznam položek, který používáte pouze na jednom místě databáze. Předpokládejme například, že v aplikaci Access ukládáte a třídíte informace o majetku společnosti. Můžete vytvořit vyhledávací pole nazvané Stav (nebo podobně) a umožnit uživatelům, aby v seznamu zvolili hodnotu, jako je Dobrý, Přijatelný, Špatný a podobně. Seznamy hodnot se vytvářejí zadáním seznamu položek přímo do tabulky, která tvoří podklad nového datového listu.

Přidáte-li do nového datového listu vyhledávací seznam založený na tabulce, vytvoří aplikace Access relaci mezi podkladovou tabulkou nového datového listu a tabulkou, odkud bude vyhledávací pole načítat data. Výsledné vyhledávací pole se zároveň stane cizím klíčem – sloupcem, jehož hodnoty se shodují s hodnotami primárního klíče v druhé tabulce. Pokud s aplikací Access začínáte pracovat a potřebovali byste další informace o relacích, primárních klíčích a cizích klíčích, přejděte na článek Základy návrhu databáze.

Vyhledávací seznam založený na tabulce nebo na hodnotách můžete také přidat pomocí průvodce nebo ručním vytvořením v Návrháři tabulky. Průvodce poskytuje nejsnadnější a nejrychlejší způsob vytvoření vyhledávacího pole, takže postup v této části se týká použití tohoto způsobu.

Přidání vyhledávacího pole v zobrazení datového listu

  1. V navigačním podokně poklepejte na tabulku, kterou chcete změnit.

    Aplikace Access tabulku otevře v zobrazení datového listu.

  2. Na kartě Datový list ve skupině Pole a sloupce klepněte na možnost Vyhledávací sloupec.

    Spustí se Průvodce vyhledáváním.

  3. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Vytvoření seznamu založeného na tabulce.    

      1. Klepněte na přepínač Hodnoty pro vyhledávací sloupec načíst z tabulky nebo dotazu a klepněte na tlačítko Další.

      2. Klepněte na jeden z přepínačů ve skupinovém rámečku Zobrazit, ve výsledném seznamu vyberte tabulku nebo dotaz a klepněte na tlačítko Další.

        Pokud například chcete použít ve vyhledávacím poli hodnoty z některé tabulky, klepněte na přepínač Tabulky. Chcete-li použít dotaz, klepněte na přepínač Dotazy. Pokud byste chtěli zobrazit seznam všech tabulek a dotazů v databázi, klepněte na přepínač Oboje.

      3. Přesuňte pole, která se mají zobrazit ve vyhledávacím seznamu, z podokna Dostupná pole do podokna Vybraná pole a klepněte na tlačítko Další.

      4. Chcete-li, můžete nyní pro pole vybraná v předchozím kroku zvolit možnosti řazení. Pak klepněte na tlačítko Další.

      5. V tomto kroku průvodce můžete upravit šířku jednotlivých sloupců vyhledávacího seznamu. Pak klepněte na tlačítko Další.

      6. Do textového pole pod nadpisem Titulek pro vyhledávací sloupec můžete zadat název.

      7. Můžete také zaškrtnout políčko Povolit více hodnot.

        Zaškrtnete-li toto políčko, bude možné v seznamu vybrat a uložit více než jednu položku.

      8. Klepněte na tlačítko Dokončit. Zobrazí-li se dotaz, zda chcete tabulku uložit, klepněte na tlačítko Ano.

        Aplikace Access přidá do tabulky definici vyhledávacího dotazu. Tento dotaz bude ze zdrojové tabulky načítat pole, která jste určili, a kromě toho také hodnoty primárního klíče. Datový typ vyhledávacího pole se automaticky nastaví tak, aby odpovídal datovému typu pole primárního klíče ve zdrojové tabulce. Pokud je například pole primárního klíče ve zdrojové tabulce typu Automatické číslo, bude u vyhledávacího pole nastaven datový typ Číslo.

      9. Přepněte do zobrazení datového listu, klepněte do vyhledávacího pole a vyberte položku v seznamu.

    • Vytvoření seznamu založeného na hodnotách.    

      1. Klepněte na přepínač Hodnoty zadá uživatel a klepněte na tlačítko Další.

      2. Do pole Počet sloupců zadejte, kolik sloupců se má objevit v seznamu, a potom přejděte do první prázdné buňky a zadejte hodnotu.

        Jakmile začnete zadávat první hodnotu, objeví se pod aktuální buňkou další prázdná buňka.

      3. Jakmile dokončíte zadávání první hodnoty, přesuňte pomocí klávesy TAB nebo klávesy se šipkou dolů fokus na další buňku a zadejte druhou hodnotu.

      4. Tímto způsobem zadejte všechny požadované hodnoty seznamu a pak klepněte na tlačítko Další.

      5. Proveďte další krok průvodce a v posledním kroku můžete zadat název nového pole. Nakonec klepněte na tlačítko Dokončit.

Přidání vyhledávacího pole v návrhovém zobrazení

  1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši na tabulku, která tvoří podklad nového datového listu, a pak klepněte na příkaz Návrhové zobrazení v místní nabídce.

  2. Vyberte pole, které chcete převést na vyhledávací pole.

    – nebo –

    Klepněte do prvního prázdného řádku a do sloupce Název pole zadejte název nového pole.

  3. Ve sloupci Datový typ klepněte na šipku dolů a vyberte položku Průvodce vyhledáváním.

    Spustí se Průvodce vyhledáváním.

  4. Postupujte podle pokynů pro práci s průvodcem v předcházející části.

Poznámka : Při vytváření vyhledávacího pole lze použít novou funkci nazývanou vícehodnotový seznam. Další informace o vícehodnotových seznamech a o jejich technologii (funkci nazývané pole s více hodnotami) najdete ve článcích Přidání nebo změna vyhledávacího pole s více uloženými hodnotami, Průvodce pro pole s více hodnotami a Použití seznamu, který umožňuje uložení více hodnot.

Začátek stránky

Vytvoření relací datového listu ke zbytku databáze

Informace v novém datovém listu jsou nezávislé na jiných informacích v databázi, dokud nevytvoříte alespoň jednu relaci mezi podkladovou tabulkou datového listu a dalšími tabulkami v databázi. V aplikaci Office Access 2007 je vytváření relací zjednodušeno, protože lze přetahovat pole z podokna úloh Seznam polí do otevřeného datového listu.

Touto novou technikou lze vytvářet dva druhy relací.

  • Přidat pole cizího klíče do podkladové tabulky nového datového listu: Tímto způsobem se nový datový list octne na straně N relace typu 1:N.

  • Sdílet hodnoty primárního klíče z nového datového listu s jinou tabulkou: Tímto způsobem se nový datový list octne na straně 1 relace typu 1:N.

Po vytvoření kteréhokoli z obou druhů relací vytvoříte pomocí Průvodce vyhledáváním vyhledávací pole založené na tabulce. V následujícím postupu je popsáno, jak vytvořit oba druhy relací.

Důležité:    Chcete-li úspěšně vytvářet relace mezi tabulkami, seznamte se nejprve s návrhem databáze.

Další informace o návrhu databáze a relacích naleznete v článcích Základy návrhu databáze, Přidání, nastavení, změna nebo odebrání primárního klíče, Příručka k relacím mezi tabulkami a Vytvoření, úprava a odstranění relace.

Přidání pole cizího klíče do nového datového listu

  1. Pokud jste tak dosud neučinili, otevřete svůj nový datový list v zobrazení datového listu. Stačí na tabulku poklepat v navigačním podokně.

  2. Klepněte na kartě Datový list ve skupině Pole a sloupce na možnost Přidat existující pole.

    Zobrazí se podokno úloh Seznam polí s přehledem ostatních tabulek v databázi.

  3. Rozbalte položku odpovídající tabulce, kterou chcete použít.

  4. Přetáhněte pole primárního klíče z podokna Seznam polído otevřeného datového listu mezi dvě stávající pole datového listu. Jakmile vyberete platný bod vložení, změní se tvar ukazatele myši na písmeno I.

    Přetažení pole z podokna Seznam polí mezi dva sloupce datového listu

    Po umístění nového pole se spustí Průvodce vyhledáváním.

  5. Přejděte na následující sadu kroků a dokončete tak postup.

Vytvoření relace pomocí Průvodce vyhledáváním

  1. Přesuňte pole, která se mají zobrazit ve vyhledávacím seznamu, z podokna Dostupná pole do podokna Vybraná pole a klepněte na tlačítko Další.

  2. Chcete-li, můžete nyní pro pole vybraná v předchozím kroku zvolit možnosti řazení. Pak klepněte na tlačítko Další.

  3. V tomto kroku průvodce můžete upravit šířku jednotlivých sloupců vyhledávacího seznamu. Pak klepněte na tlačítko Další.

  4. Do textového pole pod nadpisem Titulek pro vyhledávací sloupec můžete zadat název.

  5. Můžete také zaškrtnout políčko Povolit více hodnot.

    Zaškrtnete-li toto políčko, bude možné v seznamu vybrat a uložit více než jednu položku.

  6. Klepněte na tlačítko Dokončit. Zobrazí-li se dotaz, zda chcete tabulku uložit, klepněte na tlačítko Ano.

    Aplikace Access přidá do tabulky definici vyhledávacího dotazu. Tento dotaz bude ze zdrojové tabulky načítat pole, která jste určili, a kromě toho také hodnoty primárního klíče. Datový typ vyhledávacího pole se automaticky nastaví tak, aby odpovídal datovému typu pole primárního klíče ve zdrojové tabulce. Pokud je například pole primárního klíče ve zdrojové tabulce typu Automatické číslo, bude u vyhledávacího pole nastaven datový typ Číslo.

Přidání primárního klíče z nového datového listu do jiné tabulky

  1. Pokud je váš nový datový list otevřen, zavřete ho.

  2. V navigačním podokně poklepejte na tabulku, do které chcete přidat nový cizí klíč.

  3. Klepněte na kartě Datový list ve skupině Pole a sloupce na možnost Přidat existující pole.

    Zobrazí se podokno úloh Seznam polí s přehledem ostatních tabulek v databázi včetně vašeho nového datového listu.

  4. V podokně úloh klepněte na znaménko plus před položkou odpovídající vašemu novému datovému listu a přetáhněte pole primárního klíče (výchozí název tohoto pole je Kód nebo ID) z podokna úloh na vhodné místo v otevřeném datovém listu.

    Nové pole je třeba umístit mezi dvě stávající pole v datovém listu. Najdete-li vhodné místo, změní se tvar ukazatele myši na písmeno I.

    Přetažení pole z podokna Seznam polí mezi dva sloupce datového listu

    Po umístění nového pole se spustí Průvodce vyhledáváním.

  5. Podle předchozího postupu proveďte jednotlivé kroky průvodce.

Začátek stránky

Změna datového typu pole

Při vytváření tabulky v zobrazení datového listu můžete zjistit, že aplikace Access po zadání dat zvolila chybně datový typ. Jestliže například zadáte poštovní směrovací číslo tvořené pěti číslicemi, nastaví se u tohoto pole automaticky číselný datový typ, takže nebude možné zadávat zahraniční poštovní směrovací čísla, která obsahují písmena. Tento problém lze vyřešit změnou datového typu pole.

V aplikaci Access lze změnit datový typ dvěma způsoby. Je možné použít příkazy na kartě Datový list, nebo Návrháře tabulky. Obě metody jsou popsány v následujících postupech.

Důležité:    Při změně datových typů mohou být stávající data odstraněna. Změníte-li například datový typ Text na typ Číslo a dané pole obsahuje číslice i písmena, budou stávající data odstraněna, protože s textovými znaky nelze provádět výpočty.

Změna datového typu pomocí příkazů na pásu karet

  1. V navigačním podokně poklepejte na tabulku, kterou chcete změnit.

    Tabulka se otevře v zobrazení datového listu.

  2. Vyberte pole, které chcete změnit.

  3. Na kartě Datový list ve skupině Typ a formátování dat vyberte požadovaný typ v seznamu Datový typ (seznam je umístěn v horní části skupiny).

    Poznámka : Pás karet je součástí rozhraní Fluent systému Microsoft Office.

  4. Pokud budete požádáni o potvrzení změny, klepněte na tlačítko OK jen v případě, že opravdu budete chtít pokračovat.

  5. Uložte provedené změny.

Změna datového typu v návrhovém zobrazení tabulky

  1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete změnit, a v místní nabídce klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. Klepněte na sloupec Datový typ a vyberte nový datový typ.

  3. Pokud budete požádáni o potvrzení změny, klepněte na tlačítko OK jen v případě, že opravdu budete chtít pokračovat.

  4. Uložte provedené změny.

Začátek stránky

Správa polí v datovém listu

Celou řadu úkolů správy tabulky můžete provést tak, že klepnete v řádku záhlaví pravým tlačítkem myši a v místní nabídce vyberete požadovaný příkaz. Můžete tak například do určitého místa vložit nové pole, můžete stávající pole odstranit nebo přejmenovat, můžete zobrazit nebo skrýt sloupec nebo spustit Průvodce vyhledáváním a převést sloupec na vyhledávací pole.

Použití příkazů v místní nabídce

  • Klepněte pravým tlačítkem myši na záhlaví sloupce a v místní nabídce vyberte požadovaný příkaz.

    Na tomto obrázku je místní nabídka:

    Místní nabídka pole tabulky

Začátek stránky

Jak aplikace Access při ručním zadávání informací do datového listu přiřazuje datové typy

Vytvoříte-li prázdný datový list a poprvé zadáte do polí data, aplikace Access přiřadí každému poli určitý datový typ. V následující tabulce jsou uvedeny příklady dat, která můžete zadat, a datové typy, které budou polím automaticky přiřazeny.

Poznámka : Zadáním dat do prázdného pole nelze nastavit datové typy Příloha a Objekt OLE. Informace o možných způsobech nastavení těchto datových typů naleznete v dřívější části tohoto dokumentu nazvané Nastavení datových typů Příloha a Objekt OLE.

Zadaná hodnota

Datový typ pole vytvořeného aplikací Office Access 2007

Jan

Text

Blok textu nebo textu a čísel, který je delší než 256 znaků

Memo

Poznámka : Pomocí funkce návrhu v režimu prohlížení nelze povolit plné formátování textu (RTF). Informace o povolení formátu RTF naleznete v článku Zadávání a úpravy dat v ovládacím prvku nebo sloupci, který podporuje formát RTF.

http://www.contoso.com

Aplikace Access rozpoznává následující protokoly sítě Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Poznámka : Aplikace Access rozpozná protokol a nastaví datový typ Hypertextový odkaz pouze v případě, že za povoleným názvem protokolu nenásleduje prázdný znak (například mezera nebo znak tabulátor).

Hypertextový odkaz

50000

Číslo (dlouhé celé číslo)

50 000

Číslo (dlouhé celé číslo)

50 000,99

Číslo (dvojitá přesnost)

50000,389

Číslo (dvojitá přesnost)

31. 12. 2006

Formáty data a času definované v Místním a jazykovém nastavení systému Windows určují, jak aplikace Access formátuje údaje typu Datum a čas.

Zobrazit postup nastavení

V systému Windows Vista    

  1. Klepněte na tlačítko Start Obrázek tlačítka a potom na položku Ovládací panely.

  2. Používáte-li výchozí zobrazení ovládacích panelů, poklepejte na odkaz Hodiny, jazyk a oblast.

    – nebo –

    Pokud používáte klasické zobrazení, poklepejte na položku

    Místní a jazykové nastavení.

    Zobrazí se dialogové okno Místní a jazykové nastavení.

  3. Ve skupinovém rámečku Standardy a formáty klepněte na tlačítko Vlastní nastavení.

    Zobrazí se dialogové okno Vlastní místní nastavení.

  4. Klepněte na kartu obsahující nastavení, které chcete změnit, a proveďte změny. Chcete-li například změnit některé formáty čísel, klepněte na kartu Čísla a změňte požadované nastavení. Potřebujete-li pro některou možnost nápovědu, klepněte na tlačítko Nápověda (?) a potom na zvolenou možnost.

V systému Microsoft Windows XP (klasické zobrazení)    

  1. Na hlavním panelu systému Windows klepněte na tlačítko Start a poté klepněte na příkaz Ovládací panely.

  2. V okně Ovládací panely poklepejte na zástupce Místní a jazykové nastavení.

    Zobrazí se dialogové okno Místní a jazykové nastavení.

  3. Ve skupinovém rámečku Standardy a formáty klepněte na tlačítko Vlastní nastavení.

    Zobrazí se dialogové okno Vlastní místní nastavení.

  4. Klepněte na kartu obsahující nastavení, které chcete změnit, a proveďte změny. Chcete-li například změnit některé formáty čísel, klepněte na kartu Čísla a změňte požadované nastavení. Potřebujete-li pro některou možnost nápovědu, klepněte na tlačítko Nápověda (?) a potom na zvolenou možnost.

V systému Microsoft Windows XP (zobrazení podle kategorií)

  1. Na hlavním panelu systému Windows klepněte na tlačítko Start a poté klepněte na příkaz Ovládací panely.

    Zobrazí se okno Ovládací panely.

  2. Klepněte na panel Možnosti data, času, místního nastavení a jazyka.

    Otevře se dialogové okno Možnosti data, času, místního nastavení a jazyka.

  3. Klepněte na položku Změnit formát čísel, data a času.

    Zobrazí se dialogové okno Místní a jazykové nastavení.

  4. Ve skupinovém rámečku Standardy a formáty klepněte na tlačítko Vlastní nastavení.

    Zobrazí se dialogové okno Vlastní místní nastavení.

  5. Klepněte na kartu obsahující nastavení, které chcete změnit, a proveďte změny. Chcete-li například změnit některé formáty čísel, klepněte na kartu Čísla a změňte požadované nastavení. Potřebujete-li pro některou možnost nápovědu, klepněte na tlačítko Nápověda (?) a potom na zvolenou možnost.

Datum a čas

31. prosinec 2006

Poznámka : Aplikace Access neuznává názvy dní (pondělí, úterý a tak dál) jako platné hodnoty pro nastavení datového typu Datum a čas. Musíte zadat název měsíce.

Datum a čas

10:50:23

Datum a čas

10:50

Datum a čas

17:50

Datum a čas

362,50 Kč

Aplikace Access rozpoznává symbol měny určený v Místním a jazykovém nastavení systému Windows.

Zobrazit postup nastavení

V systému Windows Vista    

  1. Klepněte na tlačítko Start Obrázek tlačítka a pak klepněte na položku Ovládací panely.

  2. Používáte-li výchozí zobrazení ovládacích panelů, poklepejte na odkaz Hodiny, jazyk a oblast.

    – nebo –

    Pokud používáte klasické zobrazení, poklepejte na položku

    Místní a jazykové nastavení.

    Zobrazí se dialogové okno Místní a jazykové nastavení.

  3. Na kartě Formáty v části Aktuální formát klepněte na tlačítko Vlastní nastavení tohoto formátu.

    Zobrazí se dialogové okno Vlastní místní nastavení.

  4. Klepněte na kartu Měna a v seznamu Symbol měny vyberte symbol, který chcete použít. Potřebujete-li pro některou možnost nápovědu, klepněte na tlačítko Nápověda (?) a potom na zvolenou možnost.

V systému Microsoft Windows XP (klasické zobrazení)    

  1. Na hlavním panelu systému Windows klepněte na tlačítko Start a poté klepněte na příkaz Ovládací panely.

    Zobrazí se ovládací panely.

  2. Klepněte na ovládací panel Místní a jazykové nastavení.

    Zobrazí se dialogové okno Místní a jazykové nastavení.

  3. Ve skupinovém rámečku Standardy a formáty klepněte na tlačítko Vlastní nastavení.

    Zobrazí se dialogové okno Vlastní místní nastavení.

  4. Klepněte na kartu Měna a v seznamu Symbol měny vyberte symbol, který chcete použít. Potřebujete-li pro některou možnost nápovědu, klepněte na tlačítko Nápověda (?) a potom na zvolenou možnost.

V systému Microsoft Windows XP (zobrazení podle kategorií)    

  1. Na hlavním panelu systému Windows klepněte na tlačítko Start a poté klepněte na příkaz Ovládací panely.

    Zobrazí se ovládací panely.

  2. Klepněte na panel Možnosti data, času, místního nastavení a jazyka.

    Otevře se dialogové okno Možnosti data, času, místního nastavení a jazyka.

  3. Klepněte na položku Změnit formát čísel, data a času.

    Zobrazí se dialogové okno Místní a jazykové nastavení.

  4. Ve skupinovém rámečku Standardy a formáty klepněte na tlačítko Vlastní nastavení.

    Zobrazí se dialogové okno Vlastní místní nastavení.

  5. Klepněte na kartu Měna a v seznamu Symbol měny vyberte symbol, který chcete použít. Potřebujete-li pro některou možnost nápovědu, klepněte na tlačítko Nápověda (?) a potom na zvolenou možnost.

Měna

21,75

Číslo (dvojitá přesnost)

123,00%

Číslo (dvojitá přesnost)

3,46E+03

Číslo (dvojitá přesnost)

Začátek stránky

Jak aplikace Access při kopírování informací do datového listu přiřazuje datové typy

Při kopírování dat do nového datového listu můžete do jednoho nebo více polí vložit různé či různorodé typy dat. Řekněme například, že chcete pomocí schránky vložit několik sloupců kontaktních dat a že tato data zahrnují poštovní směrovací čísla z různých oblastí světa – směs záznamů a čísel.

Při kopírování dat do datového listu zpracuje aplikace Access každý záznam (každý řádek ve sloupci) a pro každý z těchto záznamů určí datový typ. Potom zvolí datový typ umožňující uložení všech informací, aniž by byly některé záznamy ztraceny nebo zkráceny – nastaví tedy obecnější datový typ.

Zde je několik příkladů toho, jak aplikace Access volí datové typy:

  • Pokud aplikace Access zjistí různorodost typů dat, obvykle nastaví u pole datový typ Text, protože textová pole jsou nejuniverzálnější.

  • Pokud aplikace Access nalezne čísla s jedním symbolem měny, nastaví datový typ Číslo a odstraní symbol měny. Důvodem jsou větší možnosti řazení a filtrování a větší počet agregačních funkcí. Chcete-li používat symbol měny, můžete u pole typu Číslo nastavit formát Měna nebo převést pole na pole typu Měna.

  • Zkopírujete-li do datového listu data obsahující různé symboly měny, nastaví aplikace Access u tohoto pole datový typ Text a symboly měny zachová.

  • Zkopírujete-li do datového listu hodnoty data a času s různými formáty zobrazení (například 12/14/2005 a 14. 12. 2005) aplikace Access nastaví datový typ Datum a čas a obecný formát data.

Začátek stránky

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×