Otevření, úprava a aktualizace souborů z webu SharePoint

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pomocí aplikace Microsoft Office Outlook 2007 se můžete připojit ke knihovně na webu SharePoint a procházet, upravovat a dokonce prohledávat soubory. Po připojení knihovny SharePoint k aplikaci Outlook budete moci pracovat se soubory na pevném disku, a to i v případě, že se fyzicky nenacházíte v kanceláři.

Poznámka : Funkce popsané v tomto článku Práce s weby SharePoint, ve kterých se nepoužívá Windows SharePoint Services 3.0 nebo Microsoft Office SharePoint Server 2007. Pokud si nejste jisti, které verze produktů společnosti Microsoft SharePoint a technologií pro server běží na serveru, požádejte správce serveru.

V tomto článku

Základní informace

Připojení do Sharepointové knihovny do aplikace Outlook

Stažení souboru z knihovny Sharepointu s aplikací Outlook

Otevření souboru z knihovny SharePoint v aplikaci Outlook

Úpravy souboru z knihovny SharePoint v aplikaci Outlook

Odebrání Sharepointový soubor z aplikace Outlook

Odebrání do Sharepointové knihovny z aplikace Outlook

Přidání souboru do Sharepointové knihovny pomocí e-mailu

Základní informace

Pokud často používáte aplikaci Outlook ke správě informací, je možné, že dáte přednost práci se soubory z knihovny SharePoint přímo v aplikaci Office Outlook 2007 místo ve webovém prohlížeči. Pokud například odpovídáte na e-mail, můžete potřebovat zjistit podrobnosti o pokynech pro tým ze souboru na webu SharePoint. Pokud jste připojili knihovnu SharePoint k aplikaci Outlook, budete si moci soubor vyhledat a zobrazit stejně snadno jako e-mailovou zprávu, aniž byste museli opustit aplikaci Outlook.

Dokumenty z knihovny SharePoint v aplikaci Outlook

1. V aplikaci Outlook 2007 můžete uspořádávat a třídit zobrazení knihovny SharePoint různými způsoby.

2. Pokud pracujete s offline souborem, zobrazí se červená šipka. Klepnutím na tuto šipku můžete zobrazit další informace o stavu souboru, například kdy byl změněn.

Další výhodou úpravy souborů přímo z aplikace Outlook je to, že soubory, se kterými pracujete, jsou uloženy na pevném disku, což je obvykle rychlejší, než pracovat s nimi na serveru.

Kdy se soubory pracovat přímo v aplikaci Outlook

Práce se soubory z webu SharePoint v aplikaci Outlook je nejvhodnější pro procházení a úpravy běžných souborů, které ukládáte do knihovny dokumentů, například dokumentů, tabulek a prezentací. Můžete také procházet soubory v jiných typech knihoven, například v knihovnách obrázků. Složitější operace s daty, například práce s vlastními seznamy nebo aktualizace databázových aplikací, je vhodnější provádět přímo na webu SharePoint. Pokud chcete změnit nastavení nebo strukturu knihovny nebo vytvořit novou knihovnu, měli byste pracovat s knihovnou přímo na webu SharePoint.

V aplikaci Office Outlook 2007 můžete otevírat soubory z řady různých typů aplikací. Pokud je soubor kompatibilní s produkty Windows SharePoint Services 3.0 nebo Office SharePoint Server 2007, můžete soubor také upravit a po dokončení úprav změny aktualizovat na serveru. Příklad kompatibilních souborů: listy aplikace Microsoft Office Excel 2007, prezentace aplikace Microsoft Office PowerPoint 2007 a dokumenty aplikace Microsoft Office Word 2007.

Soubory, se kterými chcete pracovat, také můžete nastavit do offline režimu, například po dobu letu v letadle. Jakmile budete zpět v kanceláři, můžete aktualizovat verze na webu SharePoint.

Změny souboru nejsou při provedení úprav a uložení souboru na serveru aktualizovány automaticky. To umožňuje pracovat s offline soubory rychleji, protože počítač se nemusí při práci připojovat k serveru. Po zavření souboru se zobrazí výzva k aktualizaci změn na serveru. Aktualizovány jsou pouze změny provedené u konkrétních souborů, což znamená, že aplikace Outlook nemusí se serverem znovu synchronizovat celou knihovnu.

Pokud před tím, než na serveru soubor aktualizujete, provede změny jiný uživatel, zobrazí aplikace dotaz, zda chcete obě sady změn při aktualizaci souboru na serveru sloučit, nebo abyste zadali, kterou verzi souboru chcete uchovat. Chcete-li ostatním zabránit v provádění změn souboru, můžete si soubor před tím, než na něm začnete pracovat, rezervovat.

Kde se soubory v aplikaci Outlook zobrazí

Když knihovnu SharePoint připojíte do aplikace Office Outlook 2007, zobrazí se ve složce s názvem Seznamy serveru SharePoint. Z tohoto místa lze používat funkce pro sledování a komunikaci, které v aplikaci Outlook standardně používáte, například označení souboru ke zpracování, zařazování souborů do kategorií a předávání souborů spolupracovníkům. Příznaky a kategorie, které použijete v aplikaci Outlook, nejsou k dispozici při práci na webu ve webovém prohlížeči, mohou vám však pomoci uspořádat práci v aplikaci Outlook.

Při práci v aplikaci Outlook můžete snadno vyhledat soubory, se kterými pracujete, pomocí složek výsledků hledání, které aplikace Outlook poskytuje ve složce Seznamy serveru SharePoint. Ve složkách výsledků hledání se ve skutečnosti neukládají žádné položky. Jedná se o zobrazení, pomocí kterých lze rychle vyhledat položky uložené v jiných složkách.

Stejně tak, jako se zobrazují zprávy ve složce Doručená pošta, se zobrazují názvy souborů v knihovně a lze je zde prohledávat a otevírat. Všechny struktury složek v knihovně se zobrazí také v aplikaci Outlook. Soubory nezpůsobí zvětšení velikosti složky Doručená pošta. Jsou ukládány do souboru osobních složek (PST) na pevném disku.

Můžete stáhnout i jen jediný soubor nebo složku, pokud vám pro práci v aplikaci Outlook stačí. Pokud se soubory, se kterými pracujete, nachází ve složkách, stáhne aplikace Outlook také strukturu složek. Nemůžete však stáhnout vyfiltrované zobrazení knihovny, například soubory vytvořené konkrétním oddělením.

Náhled souborů v aplikaci Outlook

V podokně náhledu v aplikaci Office Outlook 2007 můžete zobrazit náhled řady typů souborů uložených v knihovně SharePoint. Nad souborem se mohou zobrazit další informace o stavu souboru, například kdy byl soubor naposledy upraven.

Informace o souboru z knihovny SharePoint zobrazující se v podokně náhledu

Začátek stránky

Připojení knihovny SharePoint k aplikaci Outlook

  1. Ve webovém prohlížeči otevřete knihovnu na webu SharePoint.

    Pokud nemůžete knihovnu najít, klepněte na možnost Zobrazit veškerý obsah webu a klepněte na název knihovny.

  2. V nabídce Akce Obrázek nabídky klikněte na připojit k aplikaci Outlook.

    Nabídka Akce ve sdílených dokumentech

  3. Pokud se zobrazí výzva k potvrzení, zda chcete knihovnu připojit do aplikace Outlook, klepněte na tlačítko Ano.

    V aplikaci Outlook je knihovna přidána do seznamu složek v nové složce s názvem Seznamy serveru SharePoint.

    Pokud klepnete na knihovnu, která byla přidána, zobrazí se soubory, které obsahuje, stejným způsobem jako e-mailové zprávy. Poklepáním soubor otevřete. Klepnutím na soubor pravým tlačítkem myši můžete zobrazit další možnosti.

    Poznámky : 

    • Pokud knihovna obsahuje složky a chcete všechny složky a soubory připojit k aplikaci Outlook, zobrazte před připojením k aplikaci Outlook knihovnu na nejvyšší úrovni. Pokud při připojování procházíte obsah složky v knihovně, bude připojen pouze obsah složky.

    • Chcete-li k aplikaci Outlook připojit pouze obsah složky, máte dvě možnosti. Jestliže není otevřena složka obsahující požadované soubory, přejděte na složku, klepněte na zobrazenou šipku a klepněte na příkaz pro připojení k aplikaci Outlook. Pokud je složka, ke které se chcete připojit, již otevřena, připojte knihovnu podle uvedených kroků klepnutím na příkaz Připojit k aplikaci Outlook v nabídce Akce.

Tip : Po připojení knihovny do aplikace Outlook můžete pošlete zprávu o sdílení ostatním členům týmu výzvou připojení ke knihovně. Klikněte pravým tlačítkem myši na název knihovny v aplikaci Outlook a potom klikněte na název knihovny sdílet. Tím vytvoříte e-mailovou zprávu, která obsahuje odkaz a příkaz k připojení ke knihovně.

Začátek stránky

Stažení souboru z knihovny SharePoint do aplikace Outlook

Pokud jste soubor ještě nestáhli, zobrazí se v seznamu zpráv ve skupině K dispozici ke stažení. Můžete označit soubor, který chcete stáhnout při dalším spuštění příkazu Odeslat a přijmout. Soubor lze také stáhnout okamžitě, jestliže máte připojení k webu SharePoint.

  1. V seznamu zpráv klepněte pravým tlačítkem myši ve skupině K dispozici ke stažení na soubor, který chcete stáhnout.

    Tip : Více souborů můžete vybrat tak, že při klepání na záhlaví souborů budete držet klávesu CTRL.

  2. V místní nabídce klepněte na příkaz Označit ke stažení dokumentů.

Poznámka : V náhledu souboru, který ještě nebyl stažen, se může zobrazit tlačítko Stáhnout tento dokument. Klepnutím na toto tlačítko lze stáhnout dokument, pokud máte připojení k serveru.

Začátek stránky

Otevření souboru z knihovny SharePoint pomocí aplikace Outlook

K otevření souboru ve Office Outlook 2007, je nutné nejdříve připojit knihovny do aplikace Outlook. Další informace najdete v tématu připojení do Sharepointové knihovny do aplikace Outlook v tomto článku.

Soubory, které stáhnete do aplikace Outlook, je možné otvírat při práci v režimu offline. Chcete-li ověřit, zda jsou soubory k dispozici, přepněte do zobrazení, ve kterém jsou uspořádány na základě dostupnosti. Soubory, které nebyly dosud staženy, se zobrazí ve skupině K dispozici ke stažení. Odkazy na obecné informace o tom, jak uspořádat zobrazení v aplikaci Outlook, naleznete v části Viz také.

  1. V části Pošta v navigačním podokně rozbalte složku Seznamy serveru SharePoint a vyberte název knihovny SharePoint.

    Pokud není složka Seznamy serveru SharePoint zobrazena, klepněte na šipku vedle položky Všechny položky pošty a ověřte, zda je vybrána možnost Seznamy serveru SharePoint.

  2. Poklepáním na název souboru jej otevřete. Jestliže se zobrazí výzva k ověření zdroje souboru, klepněte na možnost Otevřít, pokud jste přesvědčeni, že lze soubor bezpečně otevřít.

  3. Pokud byl soubor po stažení do aplikace Outlook na serveru aktualizován, může se zobrazit výzva, abyste zvolili, zda chcete otevřít nejnovější verzi souboru. Klepněte na tlačítko Ano nebo Ne, a to v závislosti na tom, zda chcete otevřít kopii na pevném disku nebo kopii ze serveru.

  4. Soubor se otevře v programu, ve kterém byl vytvořen, pokud je v počítači nainstalován.

Začátek stránky

Úprava souboru z knihovny SharePoint pomocí aplikace Outlook

Úpravy souboru v Office Outlook 2007, je třeba nejprve připojení knihovny do aplikace Outlook. Další informace najdete v tématu připojení do Sharepointové knihovny do aplikace Outlook v tomto článku.

Tip : Chcete-li určitému uživateli zabránit v provádění změn v souboru v době, kdy na něm budete pracovat, můžete si nejdříve z knihovny na webu SharePoint soubor rezervovat. Pokud si soubor před otevřením rezervujete, soubor se otevře v režimu úprav a ihned můžete začít soubor upravovat.

Soubory, které stáhnete do aplikace Outlook, je možné otvírat při práci v režimu offline. Chcete-li ověřit, zda jsou soubory k dispozici, přepněte do zobrazení, ve kterém jsou uspořádány na základě dostupnosti. Soubory, které nebyly dosud staženy, se zobrazí ve skupině K dispozici ke stažení. Odkazy na obecné informace o tom, jak uspořádat zobrazení v aplikaci Outlook, naleznete v části Viz také.

  1. V části Pošta v navigačním podokně rozbalte složku Seznamy serveru SharePoint a vyberte název knihovny SharePoint.

    Pokud není složka Seznamy serveru SharePoint zobrazena, klepněte na šipku vedle položky Všechny položky pošty a ověřte, zda je vybrána možnost Seznamy serveru SharePoint.

  2. Poklepáním na název souboru jej otevřete. Jestliže se zobrazí výzva k ověření zdroje souboru, klepněte na možnost Otevřít, pokud jste přesvědčeni, že lze soubor bezpečně otevřít.

  3. Pokud byl soubor po stažení do aplikace Outlook na serveru aktualizován, může se zobrazit výzva, abyste zvolili, zda chcete otevřít nejnovější verzi souboru. Klepněte na tlačítko Ano nebo Ne, a to v závislosti na tom, zda chcete otevřít kopii na pevném disku nebo kopii ze serveru.

  4. Soubor se otevře v programu, ve kterém byl vytvořen, pokud je v počítači nainstalován.

    Pokud byl soubor vytvořen v aplikaci kompatibilní s produktem Windows SharePoint Services 3.0, například v aplikaci Word 2007, Excel 2007 nebo PowerPoint 2007, může se nad souborem zobrazit Panel zpráv. Panel zpráv se zobrazí pod záhlavím souboru a pod všemi panely nástrojů zobrazenými nad souborem. Panel zpráv obsahuje text Dokument na serveru v režimu offline a tlačítko Upravovat offline.

  5. Klepněte na tlačítko Upravovat offline.

    Může se zobrazit zpráva s informacemi o práci v režimu offline, například odkazy na složku Koncepty na serveru SharePoint na pevném disku a na Možnosti offline úprav pro program.

  6. Proveďte požadované změny souboru a potom soubor uložte obvyklým způsobem.

  7. Zavřete soubor.

    Pokud budete při zavírání souboru připojeni k serveru, je možné, že se zobrazí dialogové okno Upravovat offline umožňující aktualizovat změny na serveru. Pokud nejste k serveru pro web SharePoint připojeni, dialogové okno se při zavření souboru nezobrazí, může se však zobrazit při opětovném připojení a následném opětovném otevření souboru.

  8. Jakmile budete chtít soubor aktualizovat na serveru, klepněte na tlačítko Aktualizovat.

  9. Jestliže je soubor rezervován, nebudou moci ostatní uživatelé zobrazit změny na serveru, dokud soubor nevrátíte se změnami na server. Pokud je soubor rezervován, může se zobrazit výzva k vrácení souboru se změnami. Pokud bude vše připraveno k vrácení souboru se změnami, klepněte na tlačítko Ano.

    Může se zobrazit výzva k zadání dalších informací, například komentáře k provedeným změnám, nebo jiné podrobnosti o souboru.

  10. Pokud budete pracovat na souboru v době, kdy budete odpojení od serveru, nezobrazí se výzva k aktualizaci souboru při jeho zavření. Pokud jste připraveni soubor aktualizovat na serveru, otevřete soubor znovu, proveďte další požadované změny a potom ho zavřete. Jakmile se zobrazí dialogové okno Upravovat offline, klepněte na tlačítko Aktualizovat.

Poznámka : Pokud jste si soubor nerezervovali před tím, než jste na něm začali pracovat, a pokud jej jiný uživatel na serveru aktualizoval v době, kdy jste na něm pracovali, zobrazí se zpráva o konfliktu na serveru. Postupujte podle pokynů a vyberte změny, které mají být zachovány.

Začátek stránky

Odebrání souboru SharePoint z aplikace Outlook

Pokud máte rozsáhlou knihovnu, je možné, že nebudou v aplikaci Outlook 2007 zobrazeny všechny soubory knihovny. Ze složky Seznamy serveru SharePoint v aplikaci Outlook můžete odebrat jednotlivé soubory nebo složky, pokud s nimi nepotřebujete pracovat. Tímto postupem neodstraníte soubory z knihovny SharePoint.

  1. Ve složce Pošta v navigačním podokně ve složce Seznamy serveru SharePoint vyberte knihovnu, ze které chcete odebrat jeden nebo více souborů.

  2. V seznamu zpráv vyberte soubor, který chcete odebrat.

    Chcete-li vybrat více souborů, podržte při klepání na záhlaví souborů klávesu CTRL. Chcete-li vybrat všechny soubory, stiskněte klávesy CTRL+A.

  3. Pravým tlačítkem myši klepněte na výběr a poté klepněte na příkaz Odebrat offline kopii.

Záhlaví odebraného souboru je potom přesunuto ze skupiny Stažené dokumenty do skupiny K dispozici ke stažení. Pokud klepnete na záhlaví odebraného souboru, nezobrazí se v podokně čtení náhled, protože místní kopie souboru byla odebrána.

Začátek stránky

Odebrání knihovny SharePoint z aplikace Outlook

  1. Ve složce Pošta v navigačním podokně ve složce Seznamy serveru SharePoint vyberte knihovnu, kterou chcete odebrat.

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na složku a v místní nabídce klikněte na příkaz Odstranit název knihovny.

  3. Po zobrazení žádosti o potvrzení odstranění klepněte na tlačítko Ano.

    Poznámka : Tímto postupem odeberete knihovnu pouze z aplikace Outlook, nikoli z webu SharePoint.

Začátek stránky

Přidání souboru do knihovny SharePoint odesláním e-mailu

Pokud je pro knihovnu a web SharePoint nastaven příjem e-mailů, můžete přidat soubor do knihovny tak, že ho odešlete jako přílohu v e-mailové zprávě, jako byste odesílali přílohu v e-mailové zprávě svému spolupracovníkovi. Nemusíte připojovat knihovnu k aplikaci Outlook.

Před odesláním e-mailu do knihovny je nutné vědět, zda je pro knihovnu nastaven příjem e-mailů, a pokud ano, je nutné získat adresu.

  1. Adresu pro knihovnu můžete získat některým z těchto postupů:

    • Prohledejte adresář. Pokud v něm není e-mailová adresa uvedena, můžete ji získat od osoby, která knihovnu nastavila. Potom ji můžete přidat do seznamu kontaktů, aby ji později bylo možné snadněji najít.

    • Prohlédněte si popis knihovny na webu SharePoint, který se zobrazí přímo pod názvem knihovny. Je možné, že vlastník webu přidal e-mailovou adresu knihovny do svého popisu.

    • Prohlédněte si nastavení e-mailů pro knihovnu, pokud máte oprávnění k zobrazení nastavení knihovny:

      1. Na webu v prohlížeči klikněte na název knihovny, aby se otevřela.
        Pokud název knihovny nezobrazí, klikněte na Zobrazit veškerý obsah webu a potom klikněte na název knihovny.

      2. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, kterou chcete otevřít.
        Například v knihovně dokumentů klikněte na Nastavení knihovny dokumentů.

      3. Pokud je u knihovny povolen příjem e-mailů, zobrazí se její adresa v seznamu Informace o seznamu vedle e-mailové adresy.

    • Použijte e-mailovou adresu Skupina služby SharePoint k odeslání souboru jako přílohy. Vaše organizace může mít svůj vlastní seznam e-mailů, nazývaný skupina SharePoint, umožňující členům organizace posílat si poštu mezi sebou. Adresa skupiny SharePoint může obsahovat adresy knihoven, aby v případě, že odešlete e-mail členům skupiny, byly přílohy zpráv automaticky přidány na web Windows SharePoint Services 3.0.

  2. V aplikaci Outlook připojte k e-mailové zprávě soubor, například dokument nebo tabulku.

  3. Do pole Komu nebo Kopie přidejte adresu knihovny. Pokud skupina SharePoint již knihovnu obsahuje, přidejte místo toho e-mailovou adresu skupiny SharePoint.

  4. Klepněte na tlačítko Odeslat.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×