Osvědčené postupy v Outlooku for Mac 2011: Jak nastavit Outlook, aby pracoval za vás

Tento článek je součástí řady Osvědčené postupy k Outlooku for Mac 2011. Informace o konkrétních částech řady získáte po kliknutí na odkazy Další informace v dolní části stránky.

Nastavení Outlooku for Mac 2011: Rozložení

Prvním krokem v následujících osvědčených postupech bude nastavení systému pro optimalizaci způsobu používání Outlooku for Mac 2011. Osvědčilo se postupovat podle následujících pokynů:

Podrobné informace o tom, jak nastavit doporučené rozložení, najdete v části Časté otázky na konci tohoto dokumentu.

Složky

Osvědčilo se postupovat podle následujících pokynů:

  • Složku Doručená pošta používejte pro zprávy, které musíte zpracovat (kterými se musíte zabývat). Vaše složka Doručená pošta je určena pro zprávy odeslané přímo vám nebo zprávy, jejichž přečtení pro vás může být důležité. Pokud dostáváte mnoho zpráv, které si několik lidí posílá navzájem mezi sebou, přepněte na zobrazení Konverzace. Jinak používejte uspořádání podle data (výchozí uspořádání).

  • Vytvořte jedinou referenční složku pod složkou Doručená pošta, kam lze umístit veškerý referenční materiál, ke kterému byste se chtěli vrátit později. Nic se do této složky nezařazuje automaticky (tedy pomocí pravidel). Složku pojmenujte 1-Reference. (Když k ní přidáte 1-, bude ve složce Doručená pošta uvedena na prvním místě.) Tato složka se vytváří pod složkou Doručená pošta proto, abyste mohli složku Doručená pošta sbalit, a odebrat ji tak ze zobrazení.

    Poznámka : Pokud by se tato složka příliš rozrostla (na 10 000 položek a víc), mohlo by při přepnutí do této složky docházet ke zpomalení aplikace Outlook for Mac 2011.

  • Vytvořte zvláštní složky pro zprávy týkající se povolání, soukromých záležitostí a osobních zpráv. Když budete mít samostatnou složku pro osobní informace a jinou složku pro informace související s povoláním, budete moct v klidu hledat potřebnou zprávu, i když vám bude někdo stát za zády, a beze strachu, že tato osoba uvidí některou ze zpráv s citlivými osobními údaji. Tuto složku si pojmenujte 2-Osobní.

    Manažeři si můžou vytvořit jednu složku na hodnocení zaměstnanců s názvem 3-Řízení.

  • Vytvořte sadu složek pro zprávy v rámci skupin kontaktů. Všechny zprávy odeslané do skupin kontaktů (označovaných také jako servery se seznamy nebo seznamy adresátů či distribuční seznamy) není nezbytně nutné číst. Tato sada složek představuje úložiště pro všechny zprávy v rámci skupin kontaktů, které nejsou automaticky doručovány do složky Doručená pošta. Ve složce Doručená pošta vytvořte jednu složku nejvyšší úrovně s názvem Skupiny kontaktů a potom pro každé téma skupin kontaktů vytvořte podsložku. Obvykle bude pro skupinu kontaktů stačit jedna složka, pokud jste ale členem několika souvisejících skupin kontaktů, zvažte možnost odesílání všech těchto zpráv do stejné složky. Složku Skupiny kontaktů nejvyšší úrovně sbalte, aby vás nepřečtené zprávy ve složkách pod ní nerozptylovaly.

    Poznámka : Pokud potřebujete číst všechny zprávy v rámci skupin kontaktů, nevytvářejte pro ně složku. Tyto zprávy by měly být doručeny přímo do vaší složky Doručená pošta.

Inteligentní složky   

Inteligentní složky, které se taky označují jako složky výsledků hledání, jsou užitečné při shromažďování informací z různých poštovních složek. Mohou být užitečné zejména tehdy, když potřebujete shromáždit informace, které jsou uložené v různých složkách – například při přípravě na čtvrtletní schůzku.

Inteligentní složky

Pokud dostáváte velké množství zpráv (více než 200 zpráv denně), mohou složky výsledků hledání představovat dobrý způsob, jak oddělit poštu odeslanou různými odesílateli.

Podrobné informace o tom, jak nastavit inteligentní složky, najdete v části Časté otázky na konci tohoto dokumentu.

Pravidla

Cílem uspořádání složky Outlook je redukovat množství zbytečných položek ve složce Doručená pošta a umístit nejdůležitější položky nahoru. K tomu, aby byly v rámci tohoto procesu zprávy přesouvány do složek na základě vámi nastavených kritérií, pomáhají pravidla. Pravidla filtrují zprávy doručované do složky Doručená pošta tak, aby do ní byly doručovány pouze zprávy, které je nutné si přečíst.

Osvědčilo se používat následující pravidla (podrobné informace o tom, jak tato pravidla nastavit, najdete v části Časté otázky na konci tohoto dokumentu):

  • Odesláno uživateli: Já:    Všechny zprávy odeslané přímo vám nebo ty, u kterých jste uvedeni na řádku Kopie, budou odeslány do složky Doručená pošta a k jejich zpracování nebudou použita další pravidla, ani když bude příslušná zpráva odeslána také skupině kontaktů.

  • Skupiny kontaktů:    Každá e-mailová zpráva odeslaná skupině kontaktů bude odeslána do složky Skupina kontaktů – pokud její klíčová slova neukazují na to, že je pro vás důležitá. V takovém případě bude odeslána do vaší složky Doručená pošta. Více skupin kontaktů, které jsou podobné, by mělo používat stejné pravidlo a měly by být zařazeny ve stejné složce. Pokud jste členem skupiny kontaktů, u které potřebujete číst všechny zprávy, nevytvářejte pro ni pravidlo. Všechny zprávy, které potřebujete číst, by měly jít přímo do složky Doručená pošta.

Oznámení

Pokud dostáváte mnoho zpráv nebo vás snadno rozptýlí zvuk upozornění přehrávaný u příchozích zpráv, doporučujeme vypnout následující možnosti:

  • Oznámení a zvuky pošty

  • Skákající ikona Outlooku for Mac v doku

    Ikonu doku v Outlooku 2011

  • Zvuk, který doprovází všechna výše uvedená nastavení

Když chcete změnit tato nastavení, klikněte v nabídce Outlook na Preferences (Předvolby) a potom klikněte na Notifications & Sounds (Oznámení a zvuky). V části Message arrival (Doručení zprávy) zrušte zaškrtnutí všech políček.

Doručení zprávy

Kategorie

Kategorie v aplikaci Outlook for Mac 2011 umožňují spravovat položky mnoha různými způsoby. Doporučujeme vytvořit tři hlavní typy kategorií:

  • Projekt (může zahrnovat uživatele)

  • Téma

  • Umístění nebo činnost

Kategorie nepředstavují nezbytnou součást tohoto systému, jejich pečlivé používání vám však může značně zjednodušit život. S jejich pomocí můžete například snadněji identifikovat úkoly, na kterých lze momentálně pracovat, či seskupit podobné úkoly, aby je bylo možné provést současně.

Při vytváření kategorií postupujte podle následujících pokynů:

  • Na kartě Home (Domů) klikněte na Categorize (Zařadit do kategorií) a potom na Add New (Přidat novou).

Osvědčilo se vytvořit si následující kategorie:

  • Pro všechny přímé podřízené a svého vedoucího v souvislosti s tím, co s nimi chcete probrat při příštím setkání (například kategorie s názvem 1:1 vedoucí)

  • Pro každé důležité umístění nebo typ činností, které provádíte, abyste mohli provádět hromadné akce (užitečná součást správy úkolů), například:

    @Na cestě:    pro úkoly, které můžete provádět na cestě domů z práce

    @E-mail:    pro úkoly, které zahrnují e-mailové zprávy, schůzky a jakékoli další aspekty aplikace Outlook for Mac 2011.

    @Domů:    pro úkoly, které můžete provádět jen doma

    @Schůzka:    pro položky, které potřebujete, abyste se mohli připravit na schůzku

    @Offline:    pro úkoly, ke kterým nepotřebujete počítač, například si u nich můžete vytvořit kopii dokumentu

    @Online:    pro úkoly, které je možné provádět jenom online nebo pomocí webového prohlížeče

    @Telefon:    pro hovory, které musíte uskutečnit nebo přijmout

    @Číst:    pro úkoly, které zahrnují jen čtení – nevyžadují žádnou reakci. Tato kategorie je užitečná u dlouhých zpráv nebo příloh, které si potřebujete přečíst, ale nemusíte je okamžitě zpracovat.

    @Čeká se:    pro zprávy nebo úkoly, u kterých čekáte na odpověď, ale nevyžadují vaši další jednoznačnou akci

    Kategorie v Outlooku

    Poznámka : Když použijete symbol @, budou kategorie v seznamu kategorií lépe vidět. Symbolem @ označené kategorie budou umístěny v horní části seznamu kategorií a budou fungovat jako připomínka, kde se máte při provádění příslušného úkolu nacházet (například @Telefon znamená, že budete používat telefon).

  • Pro všechna důležitá témata nebo projekty, abyste mohli snadno najít zprávy k určitému tématu – zejména takové, u kterých neexistuje slovo v textu nebo předmětu zprávy, díky kterým by je bylo možné zobrazit pomocí hledání

  • Pro důležité položky, které je nutné zpracovat dnes a nelze je přesunout na jiný den

    Poznámka : U jedné položky lze použít více kategorií – na rozdíl od zařazování, kdy lze položky umístit vždy jen do jedné složky. Například důležitou zprávu, kterou chcete prodiskutovat s vedoucím, než na ni odpovíte, můžete zařadit do kategorie @E-mail i 1:1 vedoucí.

Jak zjistíte, kategorie zlepšují účinnost hledání a pomáhají při přípravě na schůzky.

Poznámka : Velmi opatrně postupujte při používání kategorií u odchozích zpráv – vaši příjemci by mohli vaše kategorie vidět. Pokud nepoužívají aplikaci Outlook for Mac 2011 nebo Exchange Server 2010, budou moci kategorie, které nastavíte, zobrazit.

Viz taky

Osvědčené postupy k Outlooku for Mac 2011: Efektivní správa času

Osvědčené postupy k Outlooku for Mac 2011: Efektivní používání složky Doručená pošta

Osvědčené postupy k Outlooku for Mac 2011: Správa času pomocí denní kontroly

Osvědčené postupy k Outlooku for Mac 2011: Práce pomocí Úkolů

Osvědčené postupy k Outlooku for Mac 2011: Vyhledání zprávy

Osvědčené postupy k Outlooku for Mac 2011: Psaní skvělých e-mailů

Osvědčené postupy k Outlooku for Mac 2011: Kalendáře a schůzky

Osvědčené postupy k Outlooku for Mac 2011: Časté otázky

Byly tyto informace užitečné?

Jak ji můžeme vylepšit?

Jak ji můžeme vylepšit?

Pokud si chcete chránit soukromí, nedávejte do zpětné vazby kontaktní informace. Ohodnoťte aplikaci zásady ochrany osobních údajů.

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.