Odstranění záznamů z databáze

Odstraněním nepřesných nebo zastaralých dat můžete zrychlit chod databáze Access a usnadnit si práci s ní. Pokud například přesunete data z předchozího kalendářního nebo fiskálního čtvrtletí do sady archivních tabulek v jiné databázi, zmenšíte tím velikost pracovní databáze a ta pak může běžet rychleji. Odebráním nepřesných nebo duplicitních data navíc můžete snížit firemní náklady.

Tento článek vysvětluje, jak odstranit data z databáze Access. Popisuje také, jak odstranit data z jednotlivých polí – to je relativně jednoduchá věc – a celé záznamy, což už může být podstatně složitější.

Poznámka: Abyste informacím v tomto článku porozuměli a dokázali je používat, musíte chápat princip primárních a cizích klíčů. Úvodní informace o primárních a cizích klíčích najdete v článku Základy návrhu databáze.

V tomto článku

Informace o odstraňování dat

Odstranění dat z pole

Odstranění dat ze seznamu

Odstranění nesouvisejících záznamů z databáze

Odstranění souvisejících záznamů z databáze pomocí odstraňovacího dotazu

Informace o odstraňování dat

Access nabízí několik typů nebo také úrovní odstranění dat. Můžete odstranit data z jednotlivých datových bodů v záznamu nebo celý záznam z tabulky, případně celou tabulku.

Pokud chcete, aby některé (nebo všechny) datové body v záznamu byly prázdné, ale zároveň chcete vlastní záznam (řádek) nechat na jeho místě v tabulce, můžete odstranit jednotlivé hodnoty. Odstranění datové hodnoty je poměrně snadné: stačí vybrat všechna data v poli nebo jejich část a stisknout DELETE.

Při odstranění celého záznamu odeberete všechna data v jednotlivých polích a také hodnotu klíče, díky níž je záznam jedinečný. Tento proces odebere z tabulky celý řádek. Jednotlivé záznamy můžete odstranit ručně nebo můžete vytvořit odstraňovací dotazy, které dovolují odebrat najednou velký počet záznamů.

Pokud záznamy, které chcete odstranit, nesouvisejí s žádnými jinými daty v databázi, je proces odstranění poměrně jednoduchý. Můžete vybrat celý řádek a stisknout klávesu DELETE, případně vytvořit a spustit odstraňovací dotaz. Pokud ale záznamy, které se mají odstranit, souvisejí s dalšími daty a navíc v relaci typu 1:N představují stranu „1“, musíte provést určité další kroky. Ve výchozím nastavení vám totiž Access neumožní související data odstranit. Nezapomeňte také, že jakmile jednou odstraníte celý záznam, není možné toto odstranění vrátit zpět. Z tohoto důvodu doporučujeme před odstraňováním dat vždy zálohovat databázi.

Odstranění celé tabulky není tak složitý proces jako odstranění dat z polí nebo celých záznamů. Mějte ale na paměti, že pokud ho neprovedete správně, můžete odstraněním tabulky porušit některé (možná dokonce všechny) funkce databáze. Kromě toho trvale ztratíte všechna data z odstraněné tabulky. Z těchto důvodů doporučujeme před odstraňováním tabulek vždy zálohovat databázi.

A konečně, pokud se orientujete v návrhu relačních databází, zvládnete data odstranit rychleji a přesněji. Pokud s Accessem nebo s relačními databázemi obecně teprve začínáte, přečtěte si článek Základy návrhu databáze.

V následujících částech jsou popsané postupy odstranění dat z jednotlivých polí, celých záznamů i celých tabulek. Každá část obsahuje podrobnější vysvětlení potřebné ke zvládnutí daného úkolu.

Odstranění dat z pole

Když máte tabulku nebo dotaz otevřené v zobrazení Datový list Obrázek tlačítka a formuláře pro zadávání dat v zobrazení formuláře Obrázek tlačítka a rozložení Obrázek tlačítka , můžete odstranit data z jednotlivých polí.

Odstranění dat z datového listu

  1. V navigačním podokně poklikejte na tabulku nebo dotaz, které chcete použít – otevřou se v zobrazení datového listu.

  2. Vyberte data, která chcete odstranit.

    Můžete zvýraznit všechna data nebo jejich část, případně jednoduše umístit kurzor do pole.

  3. Pokud vyberete všechna data v poli, stiskněte klávesu DELETE.

    – nebo –

    Na kartě Domů klikněte ve skupině Záznamy na Odstranit.

    – nebo –

    Pokud do pole umístíte kurzor, podle potřeby stiskněte klávesu DELETE nebo BACKSPACE.

Odstranění dat z formuláře

  1. V navigačním podokně poklikejte na formulář, který chcete použít. Otevře se v zobrazení formuláře.

    – nebo –

    V navigačním podokně vyberte formulář, který chcete použít, a na kartě Domů ve skupině Zobrazení klikněte na Zobrazení a potom na Zobrazení rozložení.

  2. Vyberte data, která chcete odstranit.

    Můžete zvýraznit všechna data nebo jejich část, případně jednoduše umístit kurzor do pole.

  3. Pokud vyberete všechna data v poli, stiskněte klávesu DELETE.

    – nebo –

    Na kartě Domů klikněte ve skupině Záznamy na Odstranit.

    – nebo –

    Pokud do pole umístíte kurzor, podle potřeby stiskněte klávesu DELETE nebo BACKSPACE.

    Poznámky: V Accessu se může zobrazit chybová zpráva, že odstranění dat není možné. V odstranění vám může zabránit několik faktorů:

    • Služba je navržená tak, aby nebylo možné odstranit data z některých typů dotazů.    Nemůžete například upravovat data vrácená křížovým dotazem ani upravovat nebo odebírat počítaná pole, tedy hodnoty, které se při používání databáze vypočítají pomocí vzorce, ale nejsou uložené v tabulce. Pokud máte formulář založený na dotazu, ze kterého se nedají odstranit data, nebudete moct odstranit ani data z formuláře.

    • Nemáte k odstranění dat potřebná oprávnění.    Obraťte se na správce systému nebo na toho, kdo databázi navrhl.

    • Dané pole nepovoluje prázdné hodnoty nebo hodnoty null.    Pokud k tomu máte oprávnění, otevřete tabulku v návrhovém zobrazení a změňte v ní vlastnost Povinné z Ano na Ne.

    • Pokoušíte se odstranit informace ze seznamu.    V datovém listu formuláře pole se seznamem snadno najdete podle šipky dolů, kterou Access zobrazuje na jeho konci, jako na tomto obrázku: Prázdný seznam se šipkou . Informace o odstraňování hodnot ze seznamu najdete v následující části tohoto článku.

Začátek stránky

Odstranění dat ze seznamu

Data se dají odstranit ze dvou typů seznamů: ze seznamů hodnot a vyhledávacích seznamů. V seznamech hodnot se zobrazuje sada předdefinovaných hodnot, které jste vy nebo návrhář databáze ručně zadali. Naproti tomu vyhledávací seznamy pomocí dotazu načítají hodnoty z jiné tabulky nebo dotazu a těmito vrácenými hodnotami se pak naplní.

Položky seznamu hodnot jsou umístěné ve stejné tabulce jako ostatní hodnoty v záznamu. Data ve vyhledávacím seznamu jsou naopak uložená v jiné tabulce (nebo tabulkách). Pokud chcete odstranit data ze seznamu hodnot, otevřete tabulku a podle potřeby upravte položky.

Odebrání dat z vyhledávacího seznamu vyžaduje další kroky, které se liší podle toho, jestli dotaz pro tento seznam získává data z tabulky, nebo z jiného dotazu. Pokud je dotaz pro vyhledávací seznam založený na tabulce, je potřeba určit tuto tabulku a pole obsahující data, která se zobrazují v seznamu. Potom zdrojovou tabulku otevřete a upravte data v tomto poli.

Pokud je dotaz pro vyhledávací seznam založený na jiném dotazu, musíte otevřít tento druhý dotaz, najít zdrojovou tabulku a pole, ze kterého druhý dotaz získává data, a upravit hodnoty v této tabulce.

Následující postupy vysvětlují odstranění dat ze seznamu hodnot a z vyhledávacího seznamu.

Odebrání dat ze seznamu hodnot

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete změnit, a v místní nabídce klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky vyberte pole tabulky obsahující seznam hodnot.

  3. V dolní části mřížky klikněte na kartu Vyhledávání a vyhledejte vlastnost Zdroj řádků.

    Ve výchozím nastavení jsou položky v seznamu hodnot ohraničené dvojitými uvozovkami a navzájem oddělené středníky: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Podle potřeby odeberte položky ze seznamu. Nezapomeňte také odstranit uvozovky u jednotlivých odstraněných položek. Nenechejte v seznamu ani počáteční středník nebo dvojité středníky (;;), a pokud odstraníte poslední položku v seznamu, odstraňte i závěrečný středník.

    Poznámka: Když odstraníte položku ze seznamu hodnot, kterou už používají záznamy v tabulce, zůstane tato položka součástí záznamů, dokud je nezměníte. Předpokládejme například, že vaše společnost má sklad ve městě A, ale pak tuto budovu prodá. Když položku „Město A“ odeberete ze seznamu skladů, bude se vám dál zobrazovat v tabulce, dokud tyto hodnoty nezměníte.

Odebrání dat z vyhledávacího seznamu

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete změnit, a v místní nabídce klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky vyberte vyhledávací pole.

  3. V dolní části mřížky klikněte na kartu Vyhledávání a vyhledejte vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků.

    Vlastnost Typ zdroje řádků by měla mít hodnotu Tabulka nebo dotaz a vlastnost Zdroj řádků musí obsahovat dotaz odkazující na tabulku nebo jiný dotaz.

    Poznámka: Dotazy na vyhledávací pole (nebo taky výběrové dotazy) vždy začínají slovem SELECT.

    Obvykle (ale ne nutně) se u nich používá tato základní syntaxe: SELECT [název_tabulky_nebo_dotazu].[název_pole] FROM [název_tabulky_nebo_dotazu].

    V tomto případě obsahuje dotaz dvě klauzule (SELECT a FROM). První z nich odkazuje na tabulku a pole v této tabulce, druhá klauzule naopak jenom na tabulku. Zapamatujte si: Z klauzule FROM vždy poznáte název zdrojové tabulky nebo dotazu. Klauzule SELECT nemusí vždy obsahovat název tabulky nebo dotazu, pokaždé nicméně zahrnují název aspoň jednoho pole. Všechny klauzule FROM ale musí odkazovat na tabulku nebo dotaz.

  4. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud dotaz v poli Vyhledávání odkazuje na jiný dotaz, klikněte na tlačítko tvůrce dotazů (na kartě Data v seznamu vlastností pak klikněte na ikonu Tlačítko Tvůrce ) a otevřete tak dotaz v návrhovém zobrazení. Poznamenejte si název tabulky, který se zobrazuje v horní části Návrháře dotazů, a přejděte ke kroku 5.

    • Pokud dotaz v poli Vyhledávání odkazuje na tabulku, poznamenejte si její název a přejděte ke kroku 5.

  5. V navigačním podokně poklikejte na zdrojovou tabulku. Tím ji otevřete v zobrazení Datový list.

  6. Vyhledejte pole obsahující data použitá ve vyhledávacím seznamu a podle potřeby je upravte.

Začátek stránky

Odstranění nesouvisejících záznamů z databáze

Když z databáze odstraníte celé záznamy, odstraníte data z jednotlivých polí a také hodnotu klíče, která zajišťuje jedinečnost záznamu. Pokud záznam nesouvisí s žádným jiným záznamem (tj. hodnota klíče není uložená v žádných jiných záznamech ani tabulkách v databázi), dá se odstranit tak, že ho vyberete a stisknete DELETE. Pokud chcete odstranit velký počet nesouvisejících záznamů (více, než by bylo pohodlné odstraňovat ručně) můžete k tomu využít odstraňovací dotaz. Provedení obou těchto úloh popisují postupy v následujících částech.

Ruční odstranění nesouvisejícího záznamu

  1. V zobrazení Datový list otevřete tabulku nebo dotaz obsahující data, která chcete odstranit.

  2. Vyhledejte záznam (řádek), který chcete odstranit, a klikněte na tlačítko Vybrat vše – čtvereček na pravém nebo levém okraji záznamu. Můžete vybrat jednotlivé řádky nebo kliknutím a přetažením označit souvislou sadu řádků, případně stisknout klávesu CTRL a kliknutím myší postupně vybrat několik řádků, které spolu nemusí sousedit.

    V Accessu se celý záznam (celý řádek) nebo blok vybraných záznamů ohraničí.

  3. Stiskněte DELETE.

    – nebo –

    Na kartě Domů klikněte ve skupině Záznamy na Odstranit.

    – nebo –

    Klikněte pravým tlačítkem na tlačítko Vybrat vše a klikněte na Odstranit záznam.

    Pokud na tlačítko Vybrat vše nemůžete kliknout, umístěte kurzor do některého pole v záznamu. Potom na kartě Domů ve skupině Záznamy klikněte na šipku dolů vedle tlačítka Odstranit a vyberte Odstranit záznam.

    Poznámka: V tomto bodě se v Accessu může zobrazit chybová zpráva, že se záznam nedá odstranit, protože souvisí s dalšími daty. Pokud se taková zpráva objeví, klikněte na OK a přejděte do části Odstranění souvisejících záznamů z databáze pomocí odstraňovacího dotazu dále v tomto článku.

  4. Pokud se v Accessu zobrazí výzva, abyste odstranění dat potvrdili, klikněte na Ano.

Odstranění nesouvisejících záznamů z databáze pomocí odstraňovacího dotazu

Pokud k odstranění dat použijete odstraňovací dotaz, můžete u nesouvisejících i souvisejících záznamů postupovat stejně – nejdřív vytvoříte výběrový dotaz, ověříte, jestli vrací jenom ty záznamy, které chcete odstranit, a nakonec ho převedete na odstraňovací dotaz. Základní informace a postupy v následující části vysvětlují, jak odstranit nesouvisející záznamy.

Odstranění souvisejících záznamů z databáze pomocí odstraňovacího dotazu

Postup odstranění souvisejících záznamů se řídí následujícími obecnými kroky.

  • Naplánujte odstranění. Zkontrolujte, že máte k odstranění dat všechna potřebná oprávnění, postarejte se, aby ostatní uživatelé zavřeli všechny objekty, které pracují s ovlivněnými tabulkami, a pak vytvořte zálohu databáze.

  • Změňte relaci mezi tabulkami zahrnutými do odstranění. Konkrétně je potřeba povolit možnosti Referenční integrita a Kaskádové odstranění souvisejících záznamů. Tím umožníte, aby se při odstranění kaskádově prošly všechny ovlivněné tabulky a odebrala se všechna související data.

  • Vytvořte výběrový dotaz a podle potřeby do něj přidejte kritéria tak, aby vracel správnou sadu záznamů.

  • Převeďte tento výběrový dotaz na odstraňovací a ten pak použijte k odstranění dat.

Úplné vysvětlení tohoto procesu najdete v části Vytvoření a spuštění odstraňovacího dotazu.

Začátek stránky

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×