Odeslání e-mailu v pracovním postupu

Odeslání e-mailu po přidání položky seznamu v některé z verzí služby SharePoint vyžadovalo mnoho kroků, které najdete popsané níže. Pokud ale používáte nejnovější verzi služby SharePoint, můžete přidat tok přímo ze seznamu. Šablona Microsoft Flow pro odeslání e-mailu po přidání položky seznamu obsahuje základní kroky, které potřebujete, abyste mohli rychle začít.

Odeslání e-mailu z pracovního postupu

Odeslání základní e-mailové zprávy z pracovního postupu

Dynamické vybírání uživatelů nebo skupin pro příjem zprávy

Vložení informace o aktuální položce

Vložení statického hypertextového odkazu

Vložení hypertextového odkazu na aktuální položku

Vložení obrázku

Identifikace nepodporovaných možností

Odeslání základní e-mailové zprávy z pracovního postupu

Nová položka aktivující pracovní postup pro odeslání e-mailové zprávy

Pomocí akce Odeslat e-mail v Návrháři pracovního postupu můžete nastavit vlastní pracovní postup odesílání e-mailových zpráv vám, jinému zadanému uživateli nebo skupině. Dostupná pole pro e-mailové zprávy jsou Komu, Kopie, Předmět a Text. Tato pole můžou obsahovat statický text a text, který je dynamicky vygenerován z vyhledání pracovního postupu.

Akcí Odeslat e-mail můžete generovat mnoho typů zpráv, včetně oznámení v případě dosáhnutí zadané fáze v pracovním postupu nebo provedení zadané akce (včetně celkového spuštění a ukončení pracovního postupu) a připomenutí úkolů, které nejsou dokončeny v termínu.

Poznámka: Nastavení odchozích e-mailů musí být nakonfigurováno na serveru dříve, než pracovní postup může odesílat e-mailové zprávy. Pokud si nejste jistí, jaké je aktuální nastavení e-mailů na serveru, obraťte se na správce serveru. Odkazy na další informace k nastavení odchozích e-mailů najdete v oddílu Viz také.

V tomto příkladu je nastavený pracovní postup na odeslání e-mailového oznámení při každém spuštění na nové položce. Použijte verzi aplikace SharePoint Designer, která odpovídá vaší verzi SharePoint Server. Například pro SharePoint Server 2010 použijte SharePoint Designer 2010. A pro všechny verze po SharePoint Server 2010 včetně SharePoint Server 2016 a SharePoint Online, použijte SharePoint Designer 2013. SharePoint Designer 2013 si můžete stáhnout z webu Microsoft Download Center a další informace o aplikaci najdete v oddílu Viz také.

Otevřete SharePoint Designer 2013 a připojte se k sharepointovému webu.

SharePoint Designer 2013 se nainstaluje jako aplikace Office 2013. Pokud chcete otevřít SharePoint Designer 2013 a připojit se na sharepointový web, postupujte takto:

  1. Otevřete SharePoint Designer 2013 vybráním v nabídce Start. Klikněte na ikonu Start, Všechny programy, Microsoft Office 2013 a nakonec na SharePoint Designer 2013.

  2. Na úvodní stránce SharePoint Designeru 2013 klikněte na Otevřít web.

  3. Zadejte sharepointový web, ke kterému se chcete připojit. Například http://www.contoso.com/weby/sharepointovy-web.

  4. Otevřete web kliknutím na tlačítko Otevřít.

  5. Pokud se zobrazí výzva, zadejte svoje přihlašovací údaje. (Pokud v počítači, na kterém se přihlašujete, není integrované zabezpečení, zobrazí se výzva k zadání přihlašovacích údajů.) Ujistěte se, že používáte přihlašovací údaje, které mají přístup k webu SharePointu.

Vytvořte pracovní postup seznamu podle platformy pracovních postupů SharePointu.

  1. Klikněte na uzel Pracovní postupy v navigačním podokně.

  2. Klikněte na rozevírací nabídku Pracovní postup seznamu v oddílu Novýna kartě Pracovní postupy.

  3. Vyberte seznam, který chcete přidružit k novému pracovnímu postupu.

  4. V dialogovém okně Vytvořit pracovní postup seznamu zadejte název a popis pro pracovní postup a ověřte, že Typ platformy je nastaven na Pracovní postup SharePointu 2013.

Vyberte OK a vytvořte pracovní postup.

Když je pracovní postup vytvořen, můžete do něho přidat akce, podmínky, fáze, kroky a smyčky. Tyto komponenty pracovních postupů jsou dostupné na pásu karet SharePoint Designer 2013.

Poznámka: Pokud nevidíte Pracovní postup SharePointu 2013 jako dostupný typ platformy, pak Správce pracovních postupů není nakonfigurovaný pro práci s farmou služby SharePoint. Přečtěte si téma Konfigurace Správce pracovních postupů pro práci se serverovou farmou SharePointu 2013.

Další informace o seznamu dostupných akcí pracovního postupu najdete v oddílu Viz také.

Vytvoření akce odeslání e-mailu 

  1. Klikněte na Akcea potom klikněte na Odeslat e-mail.

  2. V akci, klikněte na tito uživatelé .

  3. V dialogovém okně Definovat e-mailovou zprávu vyberte uživatele z existujících uživatelů a skupin nebo zadejte vlastní e-mailovou adresu do pole Komu.

    Poznámky: 

    • Abyste mohli poslat e-mail na externí e-mailovou adresu, musíte být schopni načíst informace z příslušného e-mailového serveru.

    • Adresa zprávy v poli Komu může být konkrétní statická adresa (třeba NORTHWINDTRADERS\junmin nebo junmin@northwindtraders.com) nebo vyhledávání pracovního postupu v proměnných informacích. Další informace o použití vyhledávání pracovních postupů v dynamicky adresovaných e-mailových zprávách poslaných z pracovního postupu místo statických adres, najdete v další části Dynamické vybírání uživatelů nebo skupin, kteří zprávu dostanou.

    • Adresou odesílatele připravené zprávy bude vždy e-mailová adresa správce serveru, pokud správce serveru pro aktuální webovou aplikaci nebo všechny webové aplikace nezmění adresu odesílatele. Další informace najdete v tématu Konfigurace odchozích e-mailů pro konkrétní webovou aplikaci.

  4. Do pole Předmět zadejte předmět zprávy nebo kliknutím na Zobrazit datové vazby Obrázek tlačítka definujte vyhledávání požadovaného textu v pracovním postupu.

    Poznámka: Pole Předmět nemůže byt prázdné, aby se pracovní postup zkompiloval správně.

  5. Do velkého pole pod polem Předmět zadejte nebo vložte text zprávy.

  6. Vyberte OK.

  7. Vyberte Akce > Přejít do fáze.

  8. Vyberte Konec pracovního postupu .

  9. Klikněte na Publikovat .

V následujících částech jsou popsané pokročilejší možnosti úprav obsahu e-mailu.

Začátek stránky

Dynamické vybírání uživatelů nebo skupin pro příjem zprávy

Pokud do polí Komu a Kopie ve zprávě zadáte statické adresy, pak kdykoli budete potřebovat změnit příjemce, budete muset otevřít pracovní postup v Návrháři pracovního postupu a provést požadované změny ručně. Pokud se adresy často mění, je lepší v polích Komu a Kopie použít vyhledávání pracovních postupů. Vyhledávání může odkazovat na adresy z pole v aktuální položce, z pole položky v jiném seznamu nebo knihovně nebo z proměnných pracovního postupu.

Ukládání adres příjemců pomocí vlastního seznamu

Pokud se příjemci pravidelně mění, ale ne často natolik, aby bylo nutné je zadat na inicializační formulář při každém spuštění pracovního postupu, můžete si vytvořit vlastní seznam příjemců, který obsahuje jednu položku seznamu pro každý pracovní postup, na který odkazuje, a potom vytvořit sloupce, ve kterých můžete ukládat adresy, na které bude poslána každá e-mailová zpráva od každého pracovního postupu. Když se příjemci pro jakoukoliv zprávu pracovního postupu změní, musíte udělat jenom změnu adres v příslušném poli položky seznamu příjemců pro tento pracovní postup.

Důležité informace: Sloupce, do kterých ukládáte adresy pro e-mailové zprávy pracovních postupů, můžou být buď na jeden řádek textu, více řádků textu nebo sloupce typu osoby nebo skupiny. Pokud používáte sloupec osoby nebo skupiny, můžete v každém poli zadat pouze jednu položku, na kterou bude pracovní postup registrovat jako e-mailovou adresu. Když vytváříte sloupce, je potřeba vybrat Ne ve výběru Povolit více výběrů. Pokud chcete použít tento typ sloupce pro zadání více příjemců, můžete vytvořit skupinu SharePointu obsahující uživatele, na které chcete v pracovním postupu adresovat e-mail, a pak do pole zadat skupinu. Když vytváříte sloupec, je potřeba vybrat Osoby a skupiny ve výběru Povolit výběr. Další informace o tvorbě seznamů a přidávání sloupců naleznete v části Viz také.

Poznámka: Při vytváření skupin SharePointu se ujistěte, že každá skupina má alespoň oprávnění pro čtení webu, a že je v oblasti Nastavení skupiny stránky nové skupiny v části Kdo může zobrazit členství v této skupině vybraná možnost Všichni.

Pokud chcete použít vyhledání pracovního postupu na vlastní seznam příjemců:

  1. V prohlížeči vytvořte vlastní seznam nazvaný Příjemci s následujícími třemi sloupci:

    • Změňte název sloupce z výchozího Nadpis na Název pracovního postupu. Ponechte nastavení všech ostatních možností beze změny. Odkaz na další informace o změně hodnoty sloupce v seznamu nebo knihovně najdete v oddílu Viz také.

    • Přidejte sloupec osoby nebo skupiny pojmenovaný Komu. V tomto sloupci můžete povolit výběr lidí a skupin, ale není vhodné povolit vícenásobný výběr. Ponechte nastavení všech ostatních možností beze změny. Odkaz na další informace o vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně najdete v oddílu Viz také.

    • Přidání sloupce s jedním řádkem textu pojmenovaného Kopie. Ponechte nastavení všech ostatních možností beze změny.

  2. V seznamu příjemců vytvořte novou položku a pokračujte následovně:

    • V poli Název pracovního postupu zadejte Revize dokumentu, což je název pracovního postupu v tomto příkladě.

    • V poli Komu klikněte na Adresář Obrázek tlačítka a v dialogovém okně Vybrat osoby a skupiny, vyberte jednu osobu nebo skupinu, které bude zpráva adresována.

    • V poli Kopie zadejte e-mailové adresy příjemců, kterým bude zaslána kopie. Pokud zadáváte více adres, oddělte je středníky.

  3. Vytvoření nového pracovního postupu

  4. Klikněte na Akcea potom klikněte na Odeslat e-mail.

  5. V akci klikněte na tito uživatelé.

  6. V dialogovém okně Definovat e-mailovou zprávu na konci pole Komu klikněte na Adresář Obrázek tlačítka .

  7. V dialogovém okně Vybrat uživatele, v seznamu Nebo vyberte některého ze stávajících uživatelů či skupin klikněte na Vyhledání pracovního postupu pro uživatele... a potom klikněte na Přidat.

  8. V dialogovém okně Vyhledávání osob nebo skupin vyberte následující možnosti:

    • Zdroj dat: Příjemci nebo jméno z vlastního seznamu.

    • Pole ze zdroje: Komu nebo pole, které obsahuje adresu z řádku Komu.

    • Vrátit pole jako: Přihlašovací jméno. To v e-mailu určí formát pole Komu.

    • Pole: Příjemci: Název pracovního postupu

    • Hodnota: Typ Revize dokumentu nebo název aktuálního pracovního postupu.

      Toto vyhledávání říká: „Ze seznamu příjemců se vybere hodnota pole Komu, kde se název pracovního postupu rovná revizi dokumentu.“

      Horní polovina dialogového okna určuje seznam a sloupec, dolní polovina řádek.

  9. V dialogovém okně Vyhledávání osob nebo skupin klikněte na OK.

  10. Ve zprávě o zajištění jedinečných vyhledání, klikněte na OK.

  11. Opětovným kliknutím na OK zavřete dialogové okno Vybrat uživatele.

  12. V dialogovém okně Definovat e-mailovou zprávu na konci pole Kopie klikněte na Adresář Obrázek tlačítka .

  13. V dialogovém okně Vybrat uživatele, v seznamu Nebo vyberte některého ze stávajících uživatelů či skupin klikněte na Vyhledání pracovního postupu pro uživatele... a potom klikněte na Přidat.

  14. V dialogovém okně Definovat vyhledání pracovního postupu vyberte následující možnosti:

    • Zdroj dat: Příjemci nebo jméno z vlastního seznamu.

    • Pole ze zdroje: Kopie nebo pole, které obsahuje adresu z řádku Kopie.

    • Vrátit pole jako: Přihlašovací jméno. To v e-mailu určí formát pole Komu.

    • Pole: Příjemci: Název pracovního postupu

    • Hodnota: Typ Revize dokumentu nebo název aktuálního pracovního postupu.

      Toto vyhledávání říká: „Ze seznamu příjemců se vybere hodnota pole Kopie, kde se název pracovního postupu rovná revizi dokumentu.“

  15. Klikněte na OK, v upozornění klikněte znovu na OK a dalším kliknutím na OK zavřete dialogové okno Vybrat uživatele.

Teď pracovní postup odesílá tuto e-mailovou zprávu na adresy uvedené v polích Komu a Kopie položky revize dokumentu ve vlastním seznamu příjemců. Pokud chcete změnit příjemce, jednoduše změňte požadované položky seznamu.

Jeden pracovní postup může poslat více e-mailových zpráv a všechny zprávy nemůžou být odeslány stejným příjemcům. Pokud chcete uložit další adresy pro další zprávy odeslané tímto pracovním postupem, můžete přidat sloupce do seznamu a uložit další adresy. V takovém případě můžete chtít pojmenovat sloupce „První zpráva komu,“ „Druhá zpráva komu,“ a tak dále.

Také můžete navrhnout seznam tak, že vytvoříte jednu položku pro každou zprávu, kterou pracovní postup odešle, místo jedné položky pro každý pracovní postup. V takovém případě zkontrolujte, že je název k identifikaci jednotlivých zpráv jedinečný, aby vyhledávání, které načítá adresy, vrátilo požadovanou jedinečnou hodnotu.

Zadání příjemce pomocí inicializačního formuláře pracovního postupu

Pokud chcete zadat příjemce pokaždé, když je pracovní postup spuštěn ručně, můžete přizpůsobit inicializační formulář pracovního postupu tak, aby shromažďoval adresy od uživatele, který pracovní postup spouští. Pracovní postup tak může buď jednoduše použít přímo zadané adresy, nebo je zkopírovat do polí v aktuální položce, kde budou dál dostupné pro referenci po dokončení aktuální instance pracovního postupu. Pokud je pracovní postup nastavený na automatické spouštění, můžete určit výchozí adresy v inicializačním formuláři pro každé automatické spuštění.

Začátek stránky

Vložení informace o aktuální položce

Zatím je text zprávy v příkladu statický: Pokaždé, když pracovní postup vytvoří instanci zprávy, text bude naprosto stejný.

Může být však užitečné vložit text, který se mění v závislosti na položce, na které právě pracovní postup běží. Například může být užitečné do textu zprávy vložit název dokumentu, který potřebuje revizi. Pokud chcete vložit tento typ dynamické informace, použijte vyhledání pracovního postupu. Vyhledávání načítají data z různých zdrojů dat, například seznamy, knihovny a data pracovního postupu.

Pokud chcete přidat název dokumentu do textu zprávy:

  1. Zadejte nebo vložte statický text, ve kterém chcete vyhledané informace zobrazit.

  2. Umístěte kurzor, kam chcete vyhledání vložit.

    Tip: Když je vyhledání vloženo, nejde již přetáhnout na nové místo. (Je však možné vyhledání „přemístit“ přetažením zbytku textu kolem něj.) Obdobně není možné vyjmout, zkopírovat a vložit vyhledání ani text, který obsahuje vyhledání.

  3. Klikněte na Přidat nebo změnit vyhledání.

  4. V dialogovém okně Vyhledánířetězce vyberte Aktuální položka v poli Zdroj dat a Název v poli Pole ze zdroje.

  5. Klikněte na OK.

  6. Vložené vyhledání se zobrazí v textu zprávy.

  7. Pokud chcete publikovat pracovní postup, klikněte na Publikovat.

Když běží pracovní postup a vygeneruje se zpráva, vyhledání je nahrazeno názvem dokumentu.

Vložení názvu 5

Vložení názvu dokumentu je užitečné, ale ještě užitečnější může být vložení hypertextového odkazu, který vás přímo odkáže do samotného dokumentu. Abyste to mohli udělat, vložte vyhledání do hypertextového odkazu.

Začátek stránky

Vložení statického hypertextového odkazu

Statický hypertextový odkaz, který vždy odkazuje na stejnou adresu nebo umístění, můžete vložit do těla e-mailové zprávy pracovního postupu pomocí tlačítka Upravit hypertextový odkaz v pravém horním rohu panelu nástrojů formátování v dialogovém okně Definovat e-mailovou zprávu.

  1. Zadejte nebo vložte statický text, ve kterém chcete odkaz zobrazit.

  2. Vyberte text a klikněte na Upravit hypertextový odkaz.

  3. V dialogovém okně Upravit hypertextový odkaz zadejte adresu webu.

  4. Klikněte na OK.

    Vložený hypertextový odkaz se zobrazí v textu zprávy.

Poznámka: Textové e-mailové programy hypertextový odkaz nezobrazí.

Informace o použití vyhledání pracovního postupu pro vytvoření dynamického hypertextového odkazu, který odkazuje na různé adresy v závislosti na položce, na které právě pracovní postup běží, najdete v další části Vložení hypertextového odkazu do aktuální položky.

Začátek stránky

Vložení hypertextového odkazu na aktuální položku

V předchozí části Vložení statického hypertextového odkazu neobsahuje adresa v příkladu hypertextového odkazu žádnou proměnnou informaci: Pokaždé, když pracovní postup odešle e-mailovou zprávu, odkazuje hypertextový odkaz na stejnou stránku.

Pomocí vyhledání pracovního postupu ale můžete vytvořit dynamické propojení obsahující informace o aktuální položce, které rozhodne, na jakou adresu URL odkázat.

Pokud je aktuální položka dokument v knihovně dokumentů

V příkladu upozornění o spuštění pracovního postupu můžete chtít mít odkaz na samotný nový dokument:

  1. Zadejte nebo vložte statický text, ve kterém chcete odkaz zobrazit.

  2. Vyberte text a klikněte na Upravit hypertextový odkaz.

  3. V dialogovém okně Upravit hypertextový odkaz klikněte na funkci (fx).

    Tip: Když je vyhledání vloženo, nejde již přetáhnout na nové místo. (Je však možné vyhledání „přemístit“ přetažením zbytku textu kolem něj.) Obdobně není možné vyjmout, zkopírovat a vložit vyhledání ani text, který obsahuje vyhledání.

  4. V dialogovém okně Vyhledání řetězce vyberte možnost Aktuální položka v poli Zdrojdat.

  5. V poli Pole ze zdroje vyberte Kódovaná absolutní adresa URL a potom klikněte na OK.

    Vložení hypertextového odkazu na aktuální položku 1 Vložení hypertextového odkazu na aktuální položku 2 Vložení hypertextového odkazu na aktuální položku 3

Pokud příjemce zprávy na odkaz klikne, dokument se otevře k prohlížení nebo úpravám.

Pokud je aktuální položka položkou seznamu

Při vytváření odkazu na položku seznamu, například oznámení nebo událost kalendáře, si můžete vybrat, jestli se odkaz otevře ve formuláři pro zobrazení (DispForm.aspx) nebo formuláři pro úpravu (EditForm.aspx).

Pokud chcete vytvořit odkaz, který otevře položky seznamu:

  1. V prohlížeči přejděte na seznam, ve kterém chcete vytvořit tento pracovní postup.

  2. Položku seznamu pro libovolný existující dokument v knihovně otevřete pomocí možnosti Zobrazit položku, pokud chcete, aby odkaz otevřel formulář pro zobrazení, nebo pomocí možnosti Upravit položku, pokud chcete, aby odkaz otevřel formulář pro úpravu.

  3. Zkopírujte adresu v panelu Adresa od začátku http: nebo https: po první znaménko rovná se (=)

    Vložení hypertextového odkazu na položku seznamu 1

  4. Text ?ID= je parametr řetězce dotazu, který na stránce zobrazí formulář jakékoliv položky v aktuálním seznamu nebo knihovně, jehož ID seznamu je v parametru za znaménkem rovná se (=). V tomto příkladu bude ID seznamu aktuální položky nalezené vyhledáním pracovního postupu.

    Poznámka: Pokud je aktuální položka úkol, který je vytvořen jednou ze tří akcí úkolu pracovního postupu, a pokud chcete odkazovat na vlastní formulář úkolu (a ne výchozí formulář zobrazení nebo úprav pro seznam úkolů), přejděte na část Pokud je aktuální položka vlastní formulář úkolu. Pro úkoly, které nejsou vytvořeny akcí úkolu pracovního postupu, a pro formuláře zobrazení dokonce i pro ty úkoly, které vytvoří jedna z akcí úkolu pracovního postupu, je potřeba jen aktuální postup.

  5. V dialogovém okně Definovat e-mailovou zprávu zadejte nebo vložte statický text, ve kterém se má odkaz zobrazovat (například pokud chcete zobrazit položku seznamu, klikněte tady).

  6. Vyberte text a klikněte na Upravit hypertextový odkaz.

  7. V možnosti Upravit hypertextový odkaz vyberte Tvůrce řetězců pro pole adresa.

  8. Do dialogového okna Tvůrce řetězců vložte adresu.

  9. Umístěte kurzor přímo za symbol rovná se (=) a potom klikněte na Přidat nebo změnit vyhledání.

  10. V dialogovém okně Vyhledání řetězce vyberte možnost Aktuální položka v poli Zdroj a ID v poli Poleze zdroje.

    Vložení hypertextového odkazu na položku seznamu 3

  11. Klikněte na OK.

    Poslední řetězec v okně Tvůrce řetězce by měl začínat http:// nebo https:// a končit [%Current Item:ID%] Vložení hypertextového odkazu na položku seznamu 4 .

    Důležité informace: Zatímco je vyhledání ID aktuální položky užitečné při vytváření odkazů na aktuální položku seznamu, můžou následující vyhledání zobrazit chyby v cestě, a proto se je nedoporučuje vkládat do odkazů e-mailové zprávy: Cesta, Relativní adresa URL na serveru, Adresa URL zdroje a cesta URL.

  12. Dvakrát vyberte OK.

Vaše odkazy budou v e-mailové zprávě zobrazeny s modrou barvou textu a s podtržením.

Vložení hypertextového odkazu na položku seznamu 5

Pokud budete odkaz chtít použít víc než jednou, pokračujte dalším oddílem.

Uložení adresy položky seznamu jako proměnné pracovního postupu

Adresu URL formuláře pro zobrazení nebo pro úpravy položky seznamu můžete uložit v proměnné pracovního postupu, aby ji bylo možné použít na více místech ve stejném pracovním postupu.

  1. V okně Návrhář pracovního postupu klikněte na Akce a potom klikněte na Extrahovat podřetězec z indexu řetězce.

    Proměnná 1

  2. Ve fázi klikněte na řetězec a klikněte na tlačítko se třemi tečkami […]

  3. V dialogovém okně Tvůrce řetězce vložte část adresy URL se statickým textem (ale ne vyhledání ID aktuální položky).

    Proměnná 2

  4. Umístěte kurzor za symbol rovná se (=) a potom klikněte na Přidat nebo změnit vyhledání.

  5. V dialogovém okně Vyhledání řetězce vyberte možnost Aktuální položka v poli Zdrojdat a ID v poli Pole ze zdroje.

    Proměnná 3

  6. Klikněte na OK.

    Vyhledání je přidané k textu v dialogovém okně.

    Proměnná 4

  7. Kliknutím na OK zavřete dialogové okno Tvůrce řetězce.

  8. Klikněte na hodnotu 0 v poli Od 0 a nahraďte ji hodnotou 1.

    Poznámka: Pokud pole Od obsahuje hodnotu větší než 1, bude mít poslední řetězec odstraněné znaky.

  9. Vyberte možnost Proměnná: dílčí řetězec nebo Proměnná: dílčí řetězec1 v Výstup do proměnné: dílčí řetězec.

  10. V seznamu klikněte na Vytvořit novou proměnnou a potom v dialogovém okně Upravit proměnnou zadejte název nové proměnné.

  11. Zkontrolujte, jestli je Typ nastavený na Řetězec a potom klikněte na OK Proměnná 5 .

  12. Klikněte pod akci, kterou jste právě vytvořili, a přidejte akci Odeslat e-mail mezi ostatní akce. Pak v akci klikněte na tito uživatelé. Proměnná 6

  13. Pokud chcete použít novou proměnnou v dialogovém okně Definovat e-mailovou zprávu, do textu zprávy zadejte nebo vložte text, ve kterém chcete odkaz zobrazit. Vyberte text a v nabídce formátování klikněte na Upravit hypertextový odkaz. Klikněte na tlačítko [fx] nebo klikněte na tlačítko se třemi tečkami […] a potom klikněte na Přidat nebo změnit vyhledání.

  14. V dialogovém okně Vyhledání řetězce v seznamu pole Zdrojdat vyberte Proměnné a parametry pracovního postupu.

  15. V seznamu Poleze zdroje vyberte Proměnná: název proměnné, a pak klikněte na OK a v následujícím poli na OK.

    Proměnná 7 Definování obrazovky e-mailové zprávy po vložení proměnné

Teď můžete tuto proměnnou v aktuálním pracovním postupu vkládat kamkoliv chcete.

Začátek stránky

Vložení obrázku

Do zprávy můžete vložit obrázek vytvořením proměnné a pomocí značky obrázku ve formátu HTML <img/> odkazovat na obrázek uložený jako soubor ve formátu JPEG (.jpg) a nahraný do knihovny obrázků na webu.

  1. V okně Návrhář pracovního postupu klikněte na tlačítko Akce a pak klikněte na Nastavit proměnnou pracovního postupu.

  2. Klikněte na proměnnou pracovního postupu a vyberte Vytvořit novou proměnnou...

  3. V dialogovém okně Upravit proměnnou zadejte název pro novou proměnnou a zkontrolujte, jestli je Typ nastavený na Řetězec a potom klikněte na OK.

  4. Klikněte na hodnotu a klikněte na tlačítko se třemi tečkami […]. V okně Tvůrce řetězce přidejte, zadejte nebo vložte adresu URL souboru obrázku JPEG ve formátu HTML značky – <img src ="URL"/> Tvůrce řetězců pro obrázek .

  5. Klikněte na OK.

  6. Vložená Akce se zobrazí takto. Nastavení proměnné pro vložení obrázku

  7. Klikněte pod akci, kterou jste právě vytvořili, a přidejte akci Odeslat e-mail mezi ostatní akce. Pak v akci klikněte na tito uživatelé. Vložení akce Odeslání e-mailu

  8. V dialogovém okně Definovat e-mailovou zprávu klikněte na Přidat nebo změnit vyhledání.

  9. V dialogovém okně Vyhledání řetězce v seznamu Zdroj dat vyberte Proměnné a parametry pracovního postupu.

  10. Ze seznamu Pole ze zdroje vyberte možnost Proměnná: Název proměnné a klikněte na OK. Pracovním postup odeslání e-mailu s řetězcem z obrázku Pracovní postup textu e-mailové zprávy s obrázkem

  11. Opětovným vybráním OK zavřete okno Definovat e-mailovou zprávu a publikujete pracovní postup.

 Když se zpráva odešle, zobrazí se místo značky odkazu obrázek ze souboru ve formátu JPEG.

Začátek stránky

Identifikace nepodporovaných možností

Aktuální verze akce Odeslat e-mail nepodporuje následující možnosti:

  • Zadání adresy na řádek Od. (E-mailové zprávy odeslané pracovním postupem vždy zobrazují na řádku Od e-mailovou adresu správce serveru. Jen správce serveru to může změnit, a to pouze pro všechna oznámení v aktuální webové aplikaci, ne pro jednotlivý pracovní postup.)

  • Formátování obsahu zprávy pomocí vložené šablony stylů CSS. Text můžete formátovat pomocí atributu styl, ale značka <style> a CSS třídy nejsou podporovány.

  • Použití vyhledání pracovního postupu v poli Komu nebo Kopie odkazující na sloupec typu osoby nebo skupiny, které obsahují více hodnot.

  • Zadání příjemců skryté kopie zprávy.

  • Vložení jiného souboru do přílohy zprávy.

  • Vložení obrázku nebo grafických souborů do zprávy. Místo toho použijte Vložení obrázku.

Začátek stránky

Viz také

SharePoint 2013 krok za krokem: Nastavení odchozích e-mailů

Úvod do aplikace SharePoint Designer

Konfigurace odchozích e-mailů pro konkrétní webovou aplikaci

Konfigurace Správce pracovních postupů pro práci se serverovou farmou SharePointu 2013

Stručná reference Akcí pracovního postupu

Vytvoření seznamu v SharePointu

Vytvoření sloupce v sharepointovém seznamu nebo knihovně

Změna sloupce v seznamu nebo knihovně

Vytvoření upozornění nebo přihlášení k odběru informačního kanálu RSS v Sharepointu Online, SharePointu 2016 a SharePointu 2013

Vytvoření upozornění nebo přihlášení k odběru informačního kanálu RSS v SharePointu 2010

Základní tipy pro odstraňování potíží 

Následující seznam otázek může pomoct určit příčinu problému při vytváření pracovního postupu:

  1. Víte, jak vytvořit jakýkoliv jiný typ pracovního postupu na stejném seznamu? Například zkuste vytvořit Pracovní postup schválení.

  2. Víte, jak vytvořit stejný pracovní postup:

    • na jiném seznamu na stejném webu?

    • na jiném webu ve stejné kolekci webů?

    • v jiné kolekci webů v stejné webové aplikaci?

    • v jiné webové aplikaci?

    • s přihlášením přes jiný účet?

    • na jiném počítači?

 Pokročilé tipy pro odstraňování potíží

Pokud žádný ze základních tipů pro odstraňování potíží nepomůže určit příčinu problému s pracovním postupem, postupujte podle následujících kroků:

  1. Ujistěte se, že máte potřebná oprávnění na úrovni webu a pracovního postupu. Přejděte na Nastavení webu > Oprávnění webu > Zkontrolovat oprávnění nebo nastavení seznamu > Oprávnění pro tento seznam a ověřte, že výsledky v seznamu Zkontrolovat oprávnění odpovídají následujícím:

    1. minimálním oprávněním pro návrh pracovního postupu (Uložit a publikovat):

      1. na webu SharePoint: Návrh

      2. na seznamu SharePoint: Upravit

    2. minimálním oprávněním pro spuštění pracovního postupu:

      1. na webu SharePoint: Jenom prohlížet/Číst

      2. na seznamu SharePoint: Přispívat

  2. Ujistěte se, že jsou odchozí e-maily nastaveny na správný server Exchange.

    1. Otevřete Příkazový řádek jako správce.

    2. Spusťte nslookup <Adresa Exchange serveru>. Například: nástroj nslookup exch.contoso.com

    3. Měli byste vidět přeloženou IP adresu Exchange serveru na výstupu. Pokud ji nevidíte, obraťte se na vašeho správce serveru Exchange a požádejte o správný, plně kvalifikovaný název domény Exchange (FDQN).

  3. Odešlete e-mail stejné osobě pomocí funkce Odeslat E-mail třídy SPUtility s SharePoint Management Shell podle kroků níže.

    1. Otevřete SharePoint Management Shell jako správce. (Klikněte pravým tlačítkem na SharePoint Management Shell > Spustit jako správce.)

    2. Spusťte následující skript. Pokud je výsledkem skriptu PRAVDA a uživatel obdrží e-mail od služby SharePoint, SMTP je ve službě SharePoint nakonfigurovaný správně.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Odešlete e-mail stejné osobě ze serveru služby SharePoint pomocí funkce SMTP. Postupujte dle kroků v článku Použití protokolu Telnet k testování komunikace SMTP.

Poznámka: Ve výchozím nastavení SharePoint nevytváří položky protokolu pro odchozí e-maily. SharePoint nikdy neodešle e-mail přímo. E-mailové zprávy mají být přenášeny prostřednictvím SMTP (Exchange) serveru konfigurovaného v Centrální správa. Dle výše uvedených pokynů je možné vyřešit potíže s tímto typem pracovního postupu.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×