Odebrání skrytých dat a osobních informací z dokumentů systému Office

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Dříve, než zpřístupníte důležitý dokument kolegům či klientům, zkontrolujete pravděpodobně jeho obsah, abyste se přesvědčili, že je vše v pořádku a že dokument neobsahuje nic, co byste nechtěli sdílet s ostatními uživateli. Máte-li v úmyslu sdílet elektronickou kopii dokumentu sady Microsoft Office, je vhodné provést další krok a zkontrolovat, zda dokument neobsahuje skrytá data či osobní informace, které mohou být uloženy v samotném dokumentu nebo v jeho vlastnostech (Metadata). Vzhledem k tomu, že tyto skryté informace mohou o vaší organizaci nebo o samotném dokumentu prozradit podrobnosti, které nechcete sdílet veřejně, budete zřejmě chtít tyto skryté údaje odstranit dříve, než dokument zpřístupníte ostatním uživatelům.

V tomto tématu je popsáno, jakým způsobem může funkce Kontrola metadat v aplikacích Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 a Microsoft Office PowerPoint 2007 pomoci vyhledat a odstranit skrytá data a osobní informace z dokumentů sady Office.

V tomto článku

Jaké typy skrytých dat a osobních údajů jsou uložené v dokumentech Office?

Jaké informace lze Kontrola metadat vyhledá a odstraní?

Jak vyhledat a odstranit skrytá data a osobní údaje ve složce dokumenty Office?

Jaké typy skrytých dat a osobních informací se ukládají do dokumentů sady Office?

V dokumentu sady Office může být uloženo několik typů skrytých dat a osobních informací. Tyto údaje nemusejí být při prohlížení dokumentu v aplikaci sady Office zobrazeny, ale může se stát, že ostatní uživatelé tyto informace zobrazí či načtou.

Skryté informace mohou zahrnovat data, která aplikace sady Office přidají do souboru, aby uživatelé mohli při vytváření či úpravě dokumentu spolupracovat. Mohou také obsahovat údaje, které jsou záměrně označeny jako skryté.

Dokumenty sady Office mohou obsahovat následující typy skrytých dat a osobních informací:

  • Komentáře, značky revize ze sledovaných změn, verze a rukopisné poznámky.     Pokud jste na vytváření dokumentu spolupracovali s ostatními uživateli, může dokument obsahovat položky jako jsou značky revizí ze sledovaných změn, komentáře, rukopisné poznámky nebo verze. Tyto informace mohou ostatním uživatelům zpřístupnit jména osob, které pracovaly na dokumentu, komentáře recenzenta a změny provedené u dokumentu.

  • Vlastnosti dokumentu a osobní údaje    Vlastnosti dokumentu, nazývaný také Metadata, obsahují podrobnosti o dokumentu, například autor, předmět a název. Vlastnosti dokumentu také obsahovat informace, které spravují automaticky aplikacemi sady Office, jako je název ten, kdo naposledy uložen dokument a datum vytvoření dokumentu. Pokud jste použili specifických funkcí, dokumentu mohou také obsahovat další druhy identifikovatelné osobní údaje, jako jsou záhlaví e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy, cesty k tiskárně a informace o cesta k souboru pro publikování webových stránek.

  • Záhlaví, zápatí a vodoznaky.     Dokumenty aplikace Word a Excel mohou obsahovat informace v záhlaví a zápatí. Dále může být součástí dokumentu aplikace Word vodoznak.

  • Skrytý text.    Dokumenty aplikace Word mohou obsahovat text, který je formátován jako skrytý. Pokud nevíte, zda dokument obsahuje skrytý text, můžete takový text vyhledat pomocí funkce Kontrola metadat.

  • Skryté řádky, sloupce a listy.    V sešitu aplikace Excel mohou být skryté řádky, sloupce a celé listy. Pokud rozesíláte kopii sešitu obsahující skryté řádky, sloupce nebo listy, mohou ostatní uživatele tyto části dokumentu zobrazit a prohlédnout si tak data, která obsahují.

  • Neviditelný obsah.    Prezentace aplikace PowerPoint a sešity aplikace Excel mohou obsahovat objekty, které nejsou zobrazeny, protože jsou formátovány jako neviditelné.

  • Obsah nacházející se mimo snímky.    Prezentace aplikace PowerPoint mohou obsahovat objekty, které nejsou na první pohled viditelné, protože byly přetaženy mimo oblast snímku. Součástí takového obsahu nacházejícího se mimo snímky mohou být textová pole, kliparty, obrázky a tabulky.

  • Poznámky k prezentaci.    Část Poznámky v prezentaci aplikace PowerPoint může obsahovat text, který nechcete sdílet veřejně, zvláště pokud se jedná o poznámky psané výhradně pro osobu, jež prezentaci předvádí.

  • Vlastnosti serverů s dokumenty.    Jestliže byl dokument uložen na serveru správy dokumentů, například na webu Pracovní prostor dokumentů nebo do knihovny založené na službě Microsoft Windows SharePoint Services, může dokument obsahovat další vlastnosti nebo informace související s tímto umístěním na serveru.

  • Vlastní data XML.    Dokumenty mohou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazena. Pomocí funkce Kontrola metadat můžete tato data XML vyhledat a odstranit.

Začátek stránky

Jaké informace může funkce Kontrola metadat vyhledat a odstranit?

Funkce Kontrola metadat obsahuje několik různých kontrol, pomocí nichž můžete vyhledat a odstranit různé druhy skrytých dat a osobních informací. Některé z těchto kontrol jsou pro jednotlivé aplikace sady Office specifické. Funkce Kontrola metadat zobrazuje různé sady kontrol v aplikacích Office Word 2007, Office Excel 2007 a Office PowerPoint 2007, které umožňují vyhledat a odstranit skrytá data a osobní informace specifické pro tyto jednotlivé aplikace.

Další informace o typech skrytých dat a osobních informací, které funkce Kontrola metadat umožňuje vyhledat a odstranit v konkrétní aplikaci sady Microsoft Office, naleznete v tabulkách níže.

Poznámka : Pokud vaše společnost upravila funkci Kontrola metadat přidáním modulů kontroly, pravděpodobně budete moci kontrolovat, zda dokumenty neobsahují další typy informací.

Office Word 2007

Název kontroly

Vyhledané a odstraněné informace

Komentáře, revize, verze a poznámky

  • Komentáře

  • Značky revizí ze sledovaných změn

  • Informace o verzi dokumentu

  • Rukopisné poznámky

Vlastnosti dokumentu a osobní informace

  • Vlastnosti dokumentu včetně informací z karet Souhrn, Statistika a Vlastní v dialogovém okně Vlastnosti dokumentu

  • Záhlaví e-mailu

  • Směrovací adresy

  • Informace o odeslání na revizi

  • Vlastnosti serveru dokumentů

  • Informace o zásadách správy dokumentů

  • Informace o typu obsahu

  • Informace o propojení vazeb na data u polí s vazbou na data (poslední hodnota je převedena na text)

  • Uživatelské jméno

  • Název šablony

Záhlaví a zápatí

  • Informace v záhlavích dokumentů

  • Informace v zápatích dokumentů

  • Vodoznaky

Skrytý text

  • Text formátovaný jako skrytý (efekt písma dostupný v dialogovém okně Písmo)

    Poznámka : Tato kontrola nezjistí text, který byl skryt jiným způsobem (například bílý text na bílém pozadí).

Vlastní data XML

  • Vlastní data XML, která mohou být uložena v dokumentu

Office Excel 2007

Název kontroly

Vyhledané a odstraněné informace

Komentáře a poznámky

  • Komentáře

  • Rukopisné poznámky

Vlastnosti dokumentu a osobní informace

  • Vlastnosti dokumentu včetně informací z karet Souhrn, Statistika a Vlastní v dialogovém okně Vlastnosti dokumentu

  • Záhlaví e-mailu

  • Směrovací adresy

  • Informace o odeslání na revizi

  • Vlastnosti serveru dokumentů

  • Informace o zásadách správy dokumentů

  • Informace o typu obsahu

  • Uživatelské jméno

  • Informace o cestě k tiskárně

  • Komentáře ke scénáři

  • Cesta k souboru pro publikování webových stránek

  • Komentáře k definovaným názvům a názvům tabulek

  • Neaktivní externí datová připojení

Záhlaví a zápatí

  • Informace v záhlavích listů

  • Informace v zápatích listů

Skryté řádky a sloupce

  • Skryté řádky

  • Skryté sloupce s daty

    Poznámky : 

    • Pokud sešit obsahuje skryté sloupce bez dat, které jsou umístěny mezi sloupci s daty, budou tyto prázdné sloupce také vyhledány a odstraněny.

    • Jestliže skryté sloupce nebo řádky v sešitě obsahují data, mohly by se odstraněním sloupců nebo řádků změnit výsledky výpočtů nebo vzorců v sešitě. Nevíte-li, jaké informace skryté řádky nebo sloupce obsahují, ukončete funkci Kontrola metadat, zobrazte skryté řádky nebo sloupce a zkontrolujte jejich obsah.

    • Tato funkce nezjišťuje tvary, grafy, ovládací prvky, objekty a ovládací prvky Microsoft ActiveX, obrázky nebo obrázky SmartArt, které mohou být umístěny ve skrytých sloupcích.

Skryté listy

  • Skryté listy

    Poznámka : Jestliže skryté listy v sešitě obsahují data, mohly by se odstraněním listů změnit výsledky výpočtů nebo vzorců v sešitě. Nevíte-li, jaké informace skryté listy obsahují, ukončete funkci Kontrola metadat, zobrazte skryté listy a zkontrolujte jejich obsah.

Vlastní data XML

  • Vlastní data XML, která mohou být uložena v sešitě

Neviditelný obsah

  • Objekty, které nejsou viditelné, protože jsou formátovány jako neviditelné

    Poznámka : Tato kontrola nezjistí objekty, které jsou překryty jinými objekty.

Office PowerPoint 2007

Název kontroly

Vyhledané a odstraněné informace

Komentáře a poznámky

  • Komentáře

  • Rukopisné poznámky

Vlastnosti dokumentu a osobní informace

  • Vlastnosti dokumentu včetně informací z karet Souhrn, Statistika a Vlastní v dialogovém okně Vlastnosti dokumentu

  • Záhlaví e-mailu

  • Směrovací adresy

  • Informace o odeslání na revizi

  • Vlastnosti serveru dokumentů

  • Informace o zásadách správy dokumentů

  • Informace o typu obsahu

  • Cesta k souboru pro publikování webových stránek

Neviditelný obsah nacházející se na snímcích

  • Objekty, které jsou neviditelné, protože jsou formátovány jako neviditelné

    Poznámka : Tato kontrola nezjistí objekty, které jsou překryty jinými objekty.

Obsah nacházející se mimo snímky

  • Obsah nebo objekty, které nejsou v prezentaci na první pohled viditelné, protože jsou umístěny mimo oblast snímku, včetně těchto objektů:

    • Kliparty

    • Textová pole

    • Grafika

    • Tabulky

      Poznámka : Funkce Kontrola metadat nevyhledá a neodstraní objekty s efekty animace, které se nacházejí mimo snímky.

Poznámky k prezentaci

  • Text přidaný do prezentace do části Poznámky

Poznámka : Funkce Kontrola metadat nemůže odebrat obrázky přidané do části Poznámky v prezentaci.

Vlastní data XML

  • Vlastní data XML, která mohou být uložena v prezentaci

Začátek stránky

Jak vyhledat a odstranit skrytá data a osobní informace z dokumentů sady Office?

Pomocí funkce Kontrola metadat můžete vyhledat a odstranit skrytá data a osobní informace z dokumentů sady Office, které byly vytvořeny v aplikacích Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 a dřívějších verzích těchto aplikací. Funkci Kontrola metadat je vhodné použít před sdílením elektronické kopie dokumentu sady Office například formou e-mailové přílohy.

  1. Otevřete dokument sady Office, u kterého chcete zkontrolovat, zda neobsahuje skrytá data nebo osobní informace.

  2. Klikněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office , klikněte na Uložit jako a zadejte název do pole název souboru a uložte kopii původního dokumentu.

    Funkci Kontrola metadat je vhodné použít u kopie dokumentu, protože nemusí být vždy možné obnovit data, která tato funkce odstraní.

  3. V kopii původního dokumentu klikněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office , najeďte na připravit a pak klikněte na Zkontrolovat metadata.

  4. V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, který chcete zkontrolovat. Další informace o jednotlivých kontroly najdete v tématu Jaké informace lze Kontrola metadat vyhledá a odstraní?

  5. Klepněte na tlačítko Zkontrolovat.

  6. Výsledky kontroly jsou zobrazeny v dialogovém okně Kontrola metadat.

  7. Klepněte na položku Odebrat vše vedle výsledků kontroly typů skrytého obsahu, který chcete odstranit z dokumentu.

    Důležité : 

    • Pokud odstraníte skrytý obsah z dokumentu, může se stát, že nebude možné obnovit jej klepnutím na položku Zpět.

    • Kontroly pro komentáře a poznámky, Vlastnosti dokumentu a osobní údaje a záhlaví a zápatí nelze použít v Excelovém sešitu, který je uložený jako ve sdíleném sešitu (kartaRevize, příkaz Sdíleného sešitu ). Je to proto sdílených sešitech použít osobních údajů k povolení různých osob ke spolupráci na stejném sešitu. Chcete-li odebrat tyto informace ze sdíleného sešitu, můžete zkopírovat sešit a potom svého zrušit. Sdílení sešitu, na kartě Revize klikněte na Sdílený sešit. Na kartě Úpravy zrušte zaškrtnutí políčka Povolit úpravy více uživatelům najednou.

    • Pokud chcete odebrání skrytých dat a osobních informací z dokumentů, které jste uložili do jednoho z formátů ve formátu OpenDocument (.odt, .ods, .odp), je třeba spustit funkci Kontrola metadat pokaždé, když dokument uložíte v jednom z těchto formátů.

Začátek stránky

Zkuste nejnovější verzi Office

Nejnovější verze aplikace Microsoft Office má vylepšené nástroje pro kontrolu metadat a osobní údaje ve vašich dokumentech Office a souborů.

Vyzkoušejte nové verzi aplikace Outlook

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×