Odebrání skrytých dat a osobních údajů kontrolou dokumentů, prezentací nebo sešitů

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Když sdílíte elektronickou kopii určitých dokumentů Office s klienty nebo kolegy, je vhodné napřed zkontrolovat, jestli příslušný dokument neobsahuje skrytá data a osobní údaje. Tyto skryté informace je možné před sdílením dokumentu s dalšími lidmi odebrat. Pomocí funkce Kontrola metadat v aplikacích Word, Excel, PowerPoint a Visio můžete v dokumentech, které chcete sdílet, najít skrytá data a osobní údaje a odebrat je.

Skryté informace můžou zahrnovat:

  • skrytá data nebo osobní údaje, které asi nechcete v dokumentech aplikace Word sdílet

  • data, která Excel při spolupráci s dalšími lidmi přidává do sešitu

  • skrytá data nebo osobní údaje v aplikaci PowerPoint, které můžou být uložené v prezentaci nebo v jejích metadatech

  • informace o dokumentu a vlastnosti souboru v dokumentech aplikace Visio

Poznámka: Pokud svůj dokument neodešlete společnosti Microsoft, nemá Microsoft přístup k žádným informacím z daného dokumentu.

Tento článek popisuje typy informací, které jsou obvykle uložené v Office dokumentech, takže se můžete rozhodnout, co chcete v dokumentu nebo metadata zachovat a co odebrat. Některé informace, které Kontrola metadat nemůže odebrat, jsou vysvětleny v tabulkách, které doprovázejí další podrobnosti o Word, Excel a PowerPoint.

Elektronická kopie dokumentu aplikace Word, kterou sdílíte s klienty nebo kolegy, často obsahuje skrytá data nebo osobní údaje, které jsou uložené v samotném dokumentu nebo ve vlastnostech (metadatech) daného dokumentu.

Tip: Pokud jenom chcete, aby se netiskly komentáře, přejděte na Soubor > Tisk, klikněte na Vytisknout všechny stránky a zrušte zaškrtnutí políčka Tisknout revize.

Typy skrytých dat a osobních údajů

Dokumenty aplikace Word můžou obsahovat následující typy skrytých dat a osobních informací:

  • Komentáře, značky revize ze sledovaných změn, verze a rukopisné poznámky:     Pokud jste na vytváření dokumentu spolupracovali s jinými uživateli, může dokument obsahovat položky, jako jsou značky revizí ze sledovaných změn, komentáře, rukopisné poznámky nebo verze. Tyto informace můžou ostatním uživatelům zpřístupnit jména osob, které pracovaly na dokumentu, komentáře recenzentů a změny provedené v dokumentu, tedy položky, které asi nebudete chtít sdílet mimo váš tým.

  • Vlastnosti dokumentu a osobní údaje:     Vlastnosti dokumentu (metadata) obsahují podrobnosti o dokumentu, třeba jméno autora, předmět a název. Patří sem také informace, které aplikace Office uchovávají automaticky, třeba jméno osoby, která dokument naposledy uložila, nebo datum vytvoření dokumentu. Pokud jste použili specifické funkce, bude dokument asi obsahovat také další typy identifikovatelných osobních údajů, třeba hlavičky e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy a názvy šablon.

  • Záhlaví, zápatí a vodoznaky:     Dokumenty aplikace Word můžou obsahovat informace v záhlaví a zápatí. Dále může být součástí dokumentu aplikace Word vodoznak.

  • Skrytý text:     Dokumenty aplikace Word můžou obsahovat text, který je formátovaný jako skrytý. Pokud nevíte, jestli dokument obsahuje skrytý text, můžete takový text vyhledat pomocí funkce Kontrola metadat.

  • Vlastnosti serveru dokumentů:     Jestliže byl dokument uložen na server správy dokumentů, například na web pracovního prostoru dokumentů nebo do knihovny založené na službě Windows SharePoint Services, může dokument obsahovat další vlastnosti nebo informace související s tímto umístěním na serveru.

  • Vlastní data XML:     Dokumenty můžou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazená. Pomocí funkce Kontrola metadat můžete tato data XML vyhledat a odebrat.

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů pomocí funkce Kontrola metadat

Pomocí funkce Kontrola metadat můžete v dokumentech aplikace Word vyhledat a odebrat skrytá data a osobní údaje. Funkci Kontrola metadat je vhodné použít před sdílením elektronické kopie dokumentu aplikace Word, například v příloze e-mailu.

Důležité informace: Důrazně doporučujeme používat Kontrola metadat na kopii původního dokumentu, protože data, která Kontrola metadat odebírá, není vždy možné obnovit.

  1. Otevřete dokument aplikace Word, u kterého chcete zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data a osobní údaje.

  2. Uložte kopii původního dokumentu, a to kliknutím na příkaz Uložit jako na kartě Soubor a zadáním názvu do pole Název souboru.

  3. V kopii původního dokumentu klikněte na kartu Soubor a pak na Informace.

  4. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

  5. V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, který chcete zkontrolovat.

  6. Klikněte na Zkontrolovat.

  7. Prohlédněte si výsledky kontroly v dialogovém okně Kontrola metadat.

  8. Klikněte na položku Odebrat vše vedle výsledků kontroly pro typy skrytého obsahu, které chcete odstranit z dokumentu.

    Důležité informace: 

    • Pokud odstraníte skrytý obsah z dokumentu, může se stát, že nebude možné obnovit jej kliknutím na položku Zpět.

    • Pokud chcete odebrat skrytá data a osobní údaje z dokumentů uložených ve formátu ODT (OpenDocument Text), je třeba spustit funkci Kontrola metadat při každém uložení dokumentu v tomto formátu.

Informace, které Kontrola metadat v dokumentech Wordu najde a odebere

V aplikaci Word zobrazuje funkce Kontrola metadat několik různých kontrol, které umožňují vyhledat a odebrat skrytá data a osobní údaje specifické pro dokumenty aplikace Word. Seznam typů skrytých dat a osobních informací, které může funkce Kontrola metadat vyhledat a odebrat z dokumentů aplikace Word, najdete v následující tabulce.

Poznámky: 

  • Pokud vaše společnost upravila funkci Kontrola metadat přidáním modulů kontroly, můžete zkontrolovat, jestli dokumenty neobsahují další typy informací.

  • Pokud používáte Microsoft Word Starter 2010, nejsou v aplikaci Word Starter podporované všechny funkce aplikace Word. Další informace o funkcích dostupných v aplikaci Word Starter najdete v článku Podpora funkcí Wordu Starter.

Název kontroly

Vyhledané a odstraněné informace

Komentáře, revize, verze a poznámky

Poznámka: V aplikaci Word Starter 2010 funkce Kontrola metadat odebere jenom verze a poznámky.

  • Komentáře

  • Značky revizí ze sledovaných změn

  • Informace o verzi dokumentu

  • Rukopisné poznámky

Vlastnosti dokumentu a osobní údaje

  • Vlastnosti dokumentu včetně informací z karet Souhrn, Statistika a Vlastní v dialogovém okně Vlastnosti dokumentu

  • Záhlaví e-mailu

  • Směrovací adresy

  • Informace o odeslání na revizi

  • Vlastnosti serveru dokumentů

  • Informace o zásadách správy dokumentů

  • Informace o typu obsahu

  • Informace o propojení vazeb na data u polí s vazbou na data (poslední hodnota je převedena na text)

  • Uživatelské jméno

  • Název šablony

Záhlaví, zápatí a vodoznaky

  • Informace v záhlavích dokumentů

  • Informace v zápatích dokumentů

  • Vodoznaky

Skrytý text

Text formátovaný jako skrytý (efekt písma dostupný v dialogovém okně Písmo)

Poznámka: Tato kontrola nezjistí text, který byl skryt jiným způsobem (například bílý text na bílém pozadí).

Vlastní data XML

  • Vlastní data XML, která mohou být uložena v dokumentu

Neviditelný obsah

Objekty, které nejsou viditelné, protože byly naformátovány jako neviditelné

Poznámka: Touto kontrolou nelze zjistit objekty, které jsou překryty jinými objekty.

Když sdílíte elektronickou kopii sešitu aplikace Excel, zkontrolujte napřed, jestli příslušný sešit neobsahuje skrytá data nebo osobní údaje, které můžou být uložené v samotném sešitu nebo v jeho vlastnostech dokumentu (metadatech).

Pomocí funkce Kontrola metadat v aplikaci Excel můžete v sešitech najít skrytá data a osobní údaje a odebrat je.

Poznámka: Skrytá data a osobní údaje se ze sešitů, které jste poslali jiným lidem, sice dají odebrat, ale pokud jste sešit aplikace Excel uložili jako sdílený sešit, nemůžete odebrat komentáře, poznámky, vlastnosti dokumentu a osobní údaje. Pokud chcete tyto informace odebrat ze sdíleného sešitu, nejdřív ho zkopírujte a vypněte funkci Sdílený sešit.

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů

Pomocí funkce Kontrola metadat můžete v sešitech aplikace Excel najít skrytá data a osobní údaje a odebrat je. Funkci Kontrola metadat je vhodné použít před sdílením elektronické kopie sešitu, třeba v příloze e-mailu.

Důležité informace: Důrazně doporučujeme používat Kontrola metadat na kopii původního sešitu, protože data, která Kontrola metadat odebírá, není vždy možné obnovit.

  1. Otevřete sešit, u kterého chcete zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data nebo osobní údaje.

  2. Uložte kopii původního sešitu tak, že kliknete na Soubor > Uložit jako a do pole Název souboru zadáte jiný název.

  3. V kopii původního sešitu klikněte na Soubor > Informace.

  4. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

  5. V okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, které chcete zkontrolovat. Další informace o jednotlivých kontrolách najdete v článku co funkce Kontrola metadat najde a odebere v dokumentech Excelu.

  6. Klikněte na Zkontrolovat.

  7. Prohlédněte si výsledky kontroly v okně Kontrola metadat.

  8. Klikněte na Odebrat vše vedle výsledků kontroly pro typy skrytého obsahu, který chcete z dokumentu odstranit.

    Důležité informace: 

    • Pokud ze sešitu odeberete skrytý obsah, může se stát, že kliknutím na Zpět tento obsah nepůjde obnovit.

    • Pokud odeberete skryté řádky, sloupce nebo listy, které obsahují data, mohly by se změnit výsledky výpočtů nebo vzorců v sešitě. Pokud nevíte, jaké informace skryté řádky, sloupce nebo listy obsahují, zavřete okno Kontrola metadat, zobrazte skryté řádky, sloupce a listy a zkontrolujte jejich obsah.

    • Kontroly pro komentáře a poznámky, vlastnosti dokumentu a osobní údaje a záhlaví a zápatí se nedají použít v sešitě, který je uložený jako sdílený (Revize > Sdílet sešit). Je to proto, že sdílené sešity využívají osobní údaje způsobem umožňujícím různým lidem spolupracovat na stejném sešitě. Pokud chcete tyto informace odebrat ze sdíleného sešitu, můžete sešit zkopírovat a pak zrušit jeho sdílení. Pokud chcete zrušit sdílení sešitu, klikněte na Revize > Sdílet sešit a zrušte zaškrtnutí políčka Povolit úpravy více uživatelům najednou.

      Poznámka: V aplikaci Microsoft Excel Starter 2010 se sdílení zrušit nedá. Pokud chcete zrušit sdílení, je potřeba použít úplnou verzi aplikace Excel.

    • Pokud chcete odebrat skrytá data a osobní údaje z tabulek uložených ve formátu ODS (OpenDocument Spreadsheet), je potřeba spustit funkci Kontrola metadat při každém uložení tabulky v tomto formátu.

Typy skrytých dat a osobních údajů v Excelu

Tady je několik položek, které můžou být v sešitech aplikace Excel zdrojem skrytých dat a osobních údajů:

  • Komentáře a rukopisné poznámky:     Jestliže jste na vytváření sešitu spolupracovali s jinými uživateli, může sešit obsahovat položky, jako jsou komentáře nebo rukopisné poznámky. Tyto informace můžou ostatním uživatelům zpřístupnit jména osob, které pracovaly na sešitu, komentáře recenzentů a změny provedené v sešitu.

  • Vlastnosti dokumentu a osobní údaje:     Vlastnosti dokumentu (metadata) v aplikaci Excel stejně jako v jiných aplikacích Office obsahují podrobnosti, třeba jméno autora, předmět a název. Office automaticky uchovává jméno člověka, který naposledy uložil sešit, datum vytvoření dokumentu a umístění dokumentu (Excel 2013 nebo novější verze). Dokument může obsahovat další typy identifikovatelných osobních údajů, třeba hlavičky e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy, vlastnosti tiskárny (třeba cestu k tiskárně a heslo zabezpečeného tisku) a informace o cestě k souboru pro publikování webových stránek.

  • Záhlaví a zápatí:     Sešity můžou obsahovat informace v záhlaví a zápatí.

  • Skryté řádky, sloupce a listy:    Sešity můžou obsahovat skryté řádky, sloupce i celé listy. Pokud rozesíláte kopii sešitu obsahující skryté řádky, sloupce nebo listy, můžou je ostatní uživatelé zobrazit a prohlédnout si data, která obsahují.

  • Vlastnosti serveru dokumentů:     Sešity, které jsou uložené na serveru správy dokumentů, třeba na webu pracovního prostoru dokumentů nebo v knihovně založené na službě Windows SharePoint Services, můžou obsahovat další vlastnosti dokumentu nebo informace související s umístěním na tomto serveru.

  • Vlastní data XML:     Sešity můžou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazená. Pomocí funkce Kontrola metadat můžete tato data XML vyhledat a odebrat.

  • Neviditelný obsah:     Sešity můžou obsahovat objekty, které nejsou vidět, protože jsou formátované jako neviditelné.

  • Externí odkazy:    Sešity můžou obsahovat odkazy na data v jiných sešitech (externí odkazy). Názvy listů, které tato data obsahují, se pak uloží spolu se sešity, ale nemusí být vidět.

  • Vložené soubory nebo objekty:    Sešity můžou obsahovat vložené soubory (třeba dokument Office nebo textový dokument) nebo vložené objekty (třeba graf nebo rovnici) s daty, která nejsou vidět.

  • Makra kódu jazyka VBA:    Sešity můžou obsahovat makra, moduly jazyka VBA, ovládací prvky COM nebo ActiveX, uživatelské formuláře nebo funkce definované uživatelem (UDF), které můžou obsahovat skrytá data.

  • Položky, které můžou obsahovat data v mezipaměti:    Sešity můžou obsahovat data v mezipaměti pro kontingenční tabulky, kontingenční grafy, průřezy, časové osy a vzorce datové krychle, které nemusí být viditelné.

  • Průzkumy v Excelu:    Sešity můžou obsahovat skryté otázky průzkumu Excel, které byly zadané v Excel Online a uloženy se sešitem, ale nejsou tam vidět.

  • Scénáře Správce scénářů:    Sešity můžou obsahovat scénáře definované pomocí Správce scénářů. Tyto scénáře můžou obsahovat data v mezipaměti nebo skrytá data.

  • Filtry:    Sešity můžou obsahovat aktivní automatické filtry nebo filtry tabulky, které můžou způsobit, že se data uložená v mezipaměti nebo skrytá data uloží spolu se sešitem.

  • Skryté názvy:    Sešity můžou obsahovat skryté názvy, které můžou být zdrojem skrytých dat.

Informace, které Kontrola metadat v dokumentech Excelu najde a odebere

Kontrola metadat zobrazuje zjištěné položky a tím vám umožňuje najít a odebrat skrytá data a osobní údaje specifické pro sešity aplikace Excel. Následující tabulka uvádí typy skrytých dat a osobních údajů, které může Kontrola metadat v sešitu najít a odebrat.

Poznámky: 

  • V Microsoft Excel Starter 2010 nejsou podporovány všechny funkce Excel, které jsou uvedené v tabulce.

  • Pokud vaše organizace přidala do funkce Kontrola metadat vlastní kontrolní moduly, můžou se zobrazit i další typy informací.

U těchto položek:

Kontrola metadat vyhledá a odebere:

Komentáře a poznámky

  • Komentáře

  • Rukopisné poznámky

Poznámka: V aplikaci Excel Starter 2010 funkce Kontrola metadat odebere jenom poznámky.

Vlastnosti dokumentu a osobní údaje

  • Vlastnosti dokumentu včetně informací z karet Souhrn, Statistika a Vlastní v dialogovém okně Vlastnosti dokumentu

  • (Excel 2013 nebo novější verze) Umístění dokumentu: Když kliknete na Odebrat vše, stávající umístění dokumentu se ze souboru odebere. Při uložení se umístění dokumentu znovu do souboru nepřidá, dokud Excel 2013 nebo novější verzi nezavřete a soubor znovu neotevřete.

  • Záhlaví e-mailů

  • Směrovací adresy

  • Informace o odeslání na revizi

  • Vlastnosti serveru dokumentů

  • Informace o zásadách správy dokumentů

  • Informace o typu obsahu

  • Uživatelské jméno

  • Informace o cestě k tiskárně

  • Komentáře ke scénářům

  • Cesta k souboru pro publikování webových stránek

  • Komentáře pro definované názvy a názvy tabulek

  • Neaktivní externí datová připojení

Záhlaví a zápatí

  • Informace v záhlavích listů

  • Informace v zápatích listů

Skryté řádky a sloupce

  • Skryté řádky

  • Skryté sloupce s daty

    Poznámky: 

    • Pokud sešit obsahuje skryté sloupce bez dat, které jsou umístěné mezi sloupci s daty, pak se tyto prázdné sloupce taky najdou a odstraní.

    • Pokud skryté řádky nebo sloupce v sešitě obsahují data, mohly by se odebráním sloupců nebo řádků změnit výsledky výpočtů nebo vzorců v sešitě. Pokud nevíte, jaké informace skryté řádky nebo sloupce obsahují, zavřete funkci Kontrola metadat, zobrazte skryté řádky nebo sloupce a zkontrolujte jejich obsah.

    • Kontrola metadat nevyhledá obrazce, grafy, ovládací prvky, objekty a ovládací prvky Microsoft ActiveX, obrázky ani obrázky SmartArt, které se ve skrytých sloupcích můžou nacházet.

    • Pokud jsou skryté řádky nebo skryté sloupce součástí záhlaví tabulky, záhlaví seznamu nebo kontingenční tabulky, neodeberou se. Skrytí těchto řádků a sloupců se zruší.

Skryté listy

Skryté listy

Poznámka: Pokud skryté listy v sešitě obsahují data, mohly by se odebráním listů změnit výsledky výpočtů nebo vzorců v sešitě. Pokud nevíte, jaké informace skryté listy obsahují, zavřete funkci Kontrola metadat, zobrazte skryté listy a zkontrolujte jejich obsah.

Vlastní data XML

Vlastní data XML, která mohou být uložena v sešitě

Neviditelný obsah

Objekty, které nejsou viditelné, protože jsou formátované jako neviditelné

Poznámka: Funkce Kontrola metadat nevyhledá objekty, které jsou překryté jinými objekty.

Informace, které Kontrola metadat najde, ale nemůže odebrat

Kontrola metadat vyhledá následující položky, které můžou obsahovat data, která nejsou v sešitě viditelná. Tyto položky odebrat nemůže, protože by pak sešit nemusel správně fungovat. Nalezené položky můžete jednu po druhé zkontrolovat a rozhodnout, jestli je chcete odebrat ručně, nebo je nahradit položkami, které skrytá data neobsahují, třeba statickými obrázky.

U těchto položek:

Kontrola metadat vyhledá:

Externí odkazy

Odkazuje na data v jiných sešitech. Názvy listů, které obsahují data, se uloží spolu se sešitem, ale nezobrazí se. Externí odkazy zahrnují externí odkazy, které se používají v těchto tématech:

  • Buňkách v listu

  • Názvech

  • Objektech, jako třeba textových polích nebo obrazcích

  • Nadpisech grafu

  • Datových řadách grafu

Vložené soubory nebo objekty

Vložené soubory (třeba dokument Office nebo textový dokument) nebo vložené objekty (třeba graf nebo rovnici) s daty, která nemusejí být v sešitě vidět. Tady jsou příklady některých typů objektů:

  • Objekty rastrových obrázků

  • Microsoft Objekty rovnice 3,0

  • Microsoft Objekty grafu grafu

  • PowerPoint Objekty prezentace

  • Visio Kreslení objektů

  • Word Objekty dokumentů

  • Objekty ve formátu ODT (Text OpenDocument)

Makra kódu jazyka VBA

Makra nebo položky VBA, které mohou v sešitu obsahovat skrytá data. Patří sem tyto činnosti:

  • Makra, včetně listů maker aplikace Excel 4.0 (XLM)

  • Moduly VBA

  • Ovládací prvky COM nebo ActiveX

  • Uživatelské formuláře, včetně formulářů aplikace Excel 5.0

  • Funkce definované uživatelem (UDF)

Funkce BI s daty v mezipaměti

Funkce BI, které můžou mít data v mezipaměti uložená společně se sešitem a můžou obsahovat i data, která nejsou viditelná. Kontrola metadat vyhledá následující položky, které můžou obsahovat kontingenční mezipaměť, mezipaměť průřezů nebo mezipaměť vzorců datové krychle:

  • Kontingenční tabulky a kontingenční grafy

  • Průřezy a časové osy

  • Vzorce datové krychle

Průzkumy v Excelu

Excel Otázky průzkumu, které byly vytvořené v Excel Online a uloženy se sešitem, aniž by byly viditelné

Scénáře Správce scénářů

Scénáře, které jsou definované pomocí Správce scénářů a můžou způsobit, že se data uložená v mezipaměti nebo skrytá data uloží spolu se sešitem

Filtry

Filtry, které můžou způsobit, že se v sešitu uloží data uložená v mezipaměti nebo skrytá data. Kontrola metadat vyhledá automatické filtry a filtry tabulky, které se použijí na data.

Skryté názvy

Skryté názvy, které můžou v sešitu uložit skrytá data

Skryté informace v prezentacích aplikace PowerPoint můžete vyhledat a odebrat pomocí funkce Kontrola metadat.

Tip: Pokud jenom chcete, aby se netiskly komentáře, přejděte na Soubor > Tisk, klikněte na Snímky na celou stránku a zrušte zaškrtnutí políčka Tisknout komentáře.

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů

Důležité informace: Důrazně doporučujeme používat Kontrola metadat na kopii původní prezentace, protože data, která Kontrola metadat odebírá, není vždy možné obnovit.

  1. Otevřete prezentaci aplikace PowerPoint, u které chcete zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data a osobní údaje.

  2. Uložte kopii původní prezentace, a to výběrem Uložit jako na kartě Soubor a zadáním názvu do pole Název souboru.

  3. V kopii původní prezentace vyberte na kartě Soubor možnost Informace.

  4. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

  5. V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, který chcete zkontrolovat. Další informace o jednotlivých kontrolách najdete v článku Odebrání skrytých dat a osobních údajů kontrolou dokumentů, prezentací nebo sešitů.

  6. Klikněte na Zkontrolovat.

  7. Prohlédněte si výsledky kontroly v dialogovém okně Kontrola metadat.

  8. Klikněte na položku Odebrat vše vedle výsledků kontroly pro typy skrytého obsahu, které chcete odstranit z dokumentu.

    • Pokud odstraníte skrytý obsah z prezentace, může se stát, že jej nebude možné obnovit kliknutím na položku Zpět.

    • Pokud chcete odebrat skrytá data a osobní údaje z prezentací uložených ve formátu ODP (OpenDocument Presentation), je potřeba spustit funkci Kontrola metadat při každém uložení prezentace v tomto formátu.

Typy skrytých dat a osobních údajů

Prezentace aplikace PowerPoint může ukládat určité typy skrytých dat a osobních údajů. Tyto informace se nemusí být na první pohled viditelné, ale je možné je z prezentace získat.

Skryté informace můžou zahrnovat data, která aplikace PowerPoint přidává, aby uživatelé mohli při vytváření prezentace spolupracovat. Můžou také zahrnovat údaje, které záměrně označíte jako skryté.

Prezentace aplikace PowerPoint můžou obsahovat následující typy skrytých dat a osobních údajů:

  • Komentáře a rukopisné poznámky:    Pokud jste na vytváření prezentace spolupracovali s jinými uživateli, může prezentace obsahovat položky, jako jsou komentáře nebo rukopisné poznámky. Tyto informace můžou ostatním uživatelům zpřístupnit provedené změny, jména uživatelů, kteří na prezentaci pracovaly, a komentáře recenzentů.

  • Data sledování revizí:   Při spolupráci na sdíleném dokumentu, který je uložený v cloudu, PowerPoint 2016 pro Office 365 uchovává údaje o tom, kdo provedl změny v dokumentu a kdy se tyto změny provedly.

  • Vlastnosti dokumentu a osobní údaje:     Vlastnosti dokumentu, nazývané taky Metadata, zahrnují podrobnosti o prezentaci, například jméno autora, předmět a název. Patří sem také informace, které aplikace Office uchovávají automaticky, třeba jméno osoby, která dokument naposledy uložila, nebo datum vytvoření dokumentu. Pokud jste použili specifické funkce, může dokument taky obsahovat další druhy určitelných osobních údajů, jako jsou záhlaví e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy nebo informace o cestě k souboru pro publikování webových stránek.

  • Neviditelný obsah na snímku:     Prezentace může obsahovat objekty, které nejsou viditelné, protože jsou formátované jako neviditelné.

  • Obsah nacházející se mimo snímky:     Prezentace aplikace PowerPoint můžou obsahovat objekty, které nejsou na první pohled viditelné, protože byly přetaženy mimo oblast snímku. Součástí takového obsahu nacházejícího se mimo snímky můžou být textová pole, kliparty, obrázky a tabulky.

  • Poznámky k prezentaci:     Oddíl Poznámky v prezentaci aplikace PowerPoint může obsahovat text, který nechcete sdílet veřejně, zvlášť pokud jde o poznámky psané výhradně pro člověka, který prezentaci předvádí.

  • Vlastnosti serveru dokumentů:     Pokud byla prezentace uložena na server správy dokumentů, například na web pracovního prostoru dokumentů nebo do knihovny založené na službě Windows SharePoint Services, může prezentace obsahovat další vlastnosti nebo informace související s tímto umístěním na serveru.

  • Vlastní data XML:    Prezentace můžou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazená. Pomocí funkce Kontrola metadat můžete tato data XML vyhledat a odebrat.

Informace, které Kontrola metadat najde a odebere

V aplikaci PowerPoint zobrazuje funkce Kontrola metadat několik různých kontrol, které umožňují vyhledat a odstranit skrytá data a osobní údaje specifické pro prezentace aplikace PowerPoint. Seznam typů skrytých dat a osobních údajů, které může funkce Kontrola metadat vyhledat a odebrat z prezentací, najdete v následující tabulce.

Pokud vaše společnost upravila funkci Kontrola metadat přidáním modulů kontroly, můžete zkontrolovat, jestli prezentace neobsahují další typy informací.

Název kontroly

Vyhledané a odstraněné informace

Komentáře a poznámky

  • Komentáře

  • Rukopisné poznámky

Vlastnosti dokumentu a osobní údaje

  • Vlastnosti dokumentu včetně informací z karet Souhrn, Statistika a Vlastní v dialogovém okně Vlastnosti dokumentu

  • Záhlaví e-mailů

  • Směrovací adresy

  • Informace o odeslání na revizi

  • Vlastnosti serveru dokumentů

  • Informace o zásadách správy dokumentů

  • Informace o typu obsahu

  • Cesta k souboru pro publikování webových stránek

Data sledování revizí

Údaje o tom, kdo soubor upravil a kdy se tyto úpravy provedly

Tato funkce je dostupná jenom pro předplatitele Office 365, kteří se zapojili do programu Office Insider. Pokud máte předplatné Office 365, zkontrolujte si, že máte nejnovější verzi Office.

Neviditelný obsah nacházející se na snímcích

Objekty, které jsou neviditelné, protože jsou formátovány jako neviditelné

Tato kontrola nezjistí objekty, které jsou překryty jinými objekty.

Obsah nacházející se mimo snímky

  • Obsah nebo objekty, které nejsou v prezentaci na první pohled viditelné, protože jsou umístěny mimo oblast snímku, včetně těchto objektů:

    • Klipart

    • Textová pole

    • Grafika

    • Tabulky

      Funkce Kontrola metadat nevyhledá a neodebere objekty s efekty animace, které se nacházejí mimo snímky.

Poznámky k prezentaci

Text přidaný do prezentace do části Poznámky

Funkce Kontrola metadat nemůže odebrat obrázky přidané do oddílu Poznámky v prezentaci.

Vlastní data XML

Vlastní data XML, která mohou být uložena v prezentaci

Informace, které Kontrola metadat najde, ale nemůže odebrat

Kontrola metadat vyhledá následující položky, které můžou obsahovat data, která nejsou v prezentaci viditelná. Kontrola metadat tyto položky odebrat nemůže, protože by pak prezentace nemusela správně fungovat. Nalezené položky můžete jednu po druhé zkontrolovat a rozhodnout, jestli je chcete odebrat ručně nebo jestli je chcete nahradit položkami, které skrytá data neobsahují, třeba statickými obrázky.

U těchto položek:

Kontrola metadat vyhledá:

Vložené soubory nebo objekty

Vložené soubory (třeba dokument Office nebo textový dokument) nebo vložené objekty (třeba graf nebo rovnici) s daty, která nemusejí být v sešitě vidět. Tady jsou příklady některých typů objektů:

  • Objekty rastrových obrázků

  • Microsoft Objekty rovnice 3,0

  • Microsoft Objekty grafu grafu

  • PowerPoint Objekty prezentace

  • Visio Kreslení objektů

  • Word Objekty dokumentů

  • Objekty ve formátu ODT (OpenDocument Text)

Makra nebo kód jazyka VBA

Položky maker nebo jazyka VBA, které mohly do prezentací skrýt data. Sem patří:

  • Makra

  • Moduly VBA

  • Ovládací prvky COM nebo ActiveX

Kontrola metadat a osobní údaje

Data pro sledování revizí, představená v PowerPoint 2016 buildu 8403 pro Office 365 Insider, ilustrují omezení Kontrola metadat. Řekněme, že je třeba Kelly a Linda spolupracovat na prezentaci A v Office 365. Do prezentace se přidají data o sledování revizí (to znamená uživatelská jména a čas, kdy při úpravách). Pokud se potom Mohammed otevře prezentace a v PowerPoint 2013 se spustí Kontrola metadat na souboru a odebere osobní data, nebude Kontrola metadat v této verzi PowerPoint schopen rozpoznat a odebrat data sledování revizí přidaná do prezentace pomocí novějších, Office 365 verzí aplikace PowerPoint používaná v Kelly a Linda. Mohammed nemůže odebrat data sledování revizí bez upgradu na aktuální verzi PowerPoint a pak spustit Kontrola metadat

Skryté informace můžete v Visio odebrat stejným způsobem jako z jiných aplikace pro Office. Než někomu dáte kopii Visio dokumentu, může se informatioin odebrat z dokumentu a z vlastností souboru dokumentu.

Osobní údaje lze snadno odebrat z následujících funkčních oblastí v aplikaci Visio:

  • Komentáře vložené na stránkách dokumentu

  • Vlastnosti souboru (Autor, Správce a Společnost)

  • Jména, iniciály a značky revidujících

  • Cesty k souborům vzorníku

  • Název souboru šablony a cesta k němu

Poznámka: Pokud je dokument dostupný pro další lidi na sdíleném serveru a někdo otevře daný dokument, zobrazí se mu jméno uživatele, který má soubor otevřený, a název počítače, ve kterém je soubor uložený. Ochranu těchto informací zvýšíte tím, že zajistíte, aby přístup ke všem sdíleným dokumentům měli jenom důvěryhodní uživatelé.

Skryté informace v prezentacích aplikace Visio můžete vyhledat a odebrat následujícím postupem.

  1. Klikněte na > informace osouborech > Odebrat osobní údaje.

  2. Klikněte na kartu Osobní údaje.

  3. Zaškrtněte políčko Odebrat tyto položky z dokumentu.

    Tip: Pokud chcete zobrazit upozornění vždy, když se pokusíte osobní údaje znovu vložit, zaškrtněte políčko Zobrazit upozornění při pokusu o opětovné vložení těchto informací.

  4. Pokud chcete odebrat potenciálně citlivá data z externích zdrojů dat, zaškrtněte políčko Odebrat data z externích zdrojů s úložištěm v dokumentu.

    Poznámka: Zaškrtnutím tohoto políčka se neodeberou data, která jsou propojená s obrazcem. Tímto postupem se z diagramu odebere zdroj dat, ale pokud se nějaká data z tohoto zdroje dat nacházejí v diagramu, je potřeba je odebrat ručně.

Dejte nám vědět.

Tento článek byl v důsledku vašich komentářů naposledy aktualizován o 8. ledna 2019. Pokud jste si tento článek našli a obzvláště v případě, že jste to neudělali, využijte následující ovládací prvky pro zpětnou vazbu k ponechání některých konstruktivních návrhů, jak ji můžeme zlepšit.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×