Odebrání skrytých dat a osobních údajů kontrolou dokumentů

Máte-li v úmyslu sdílet elektronickou kopii dokumentu aplikace Microsoft Word s klienty či kolegy, je vhodné zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data nebo osobní údaje, které mohou být uloženy v samotném dokumentu nebo ve vlastnostech dokumentu (metadata). Vzhledem k tomu, že tyto skryté informace mohou o vaší organizaci nebo o samotném dokumentu prozradit podrobnosti, které nechcete sdílet veřejně, budete je zřejmě chtít odebrat dříve, než dokument zpřístupníte ostatním uživatelům.

V tomto článku je popsáno, jak pomocí funkce Kontrola metadat v aplikaci Word můžete v dokumentech vyhledat a odstranit skrytá data a osobní údaje.

V tomto článku

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů

Typy skrytých dat a osobních údajů

Informace, které funkce Kontrola metadat najde a odebere

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů

Pomocí funkce Kontrola metadat můžete v dokumentech aplikace Word vyhledat a odebrat skrytá data a osobní údaje. Funkci Kontrola metadat je vhodné použít před sdílením elektronické kopie dokumentu aplikace Word, například v příloze e-mailu.

  1. Otevřete dokument aplikace Word, u kterého chcete zkontrolovat, zda neobsahuje skrytá data nebo osobní údaje.

  2. Uložte kopii původního dokumentu, a to kliknutím na příkaz Uložit jako na kartě Soubor a zadáním názvu do pole Název souboru.

    V aplikaci Word 2007: Klikněte na tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka , pak na Uložit jako a do pole Název souboru zadejte název. Tím uložíte kopii původního dokumentu.

    Důležité : Funkci Kontrola metadat je vhodné použít u kopie dokumentu, protože nemusí být vždy možné obnovit data, která tato funkce odstraní.

  3. V kopii původního dokumentu klikněte na kartu Soubor a potom na tlačítko Informace.

    V aplikaci Word 2007: V kopii původního dokumentu klikněte na tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka , najeďte na Připravit a pak klikněte na Zkontrolovat metadata. Přeskočte krok 4 a pokračujte krokem 5.

  4. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

  5. V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, který chcete zkontrolovat.

  6. Klikněte na tlačítko Zkontrolovat.

  7. Prohlédněte si výsledky kontroly v dialogovém okně Kontrola metadat.

  8. Klikněte na položku Odebrat vše vedle výsledků kontroly pro typy skrytého obsahu, které chcete odstranit z dokumentu.

    Důležité : 

    • Pokud odstraníte skrytý obsah z dokumentu, může se stát, že nebude možné obnovit jej kliknutím na položku Zpět.

    • Chcete-li odebrat skrytá data a osobní údaje z dokumentů uložených ve formátu ODT (OpenDocument Text), je třeba spustit funkci Kontrola metadat při každém uložení dokumentu v tomto formátu.

Začátek stránky

Typy skrytých dat a osobních údajů

V dokumentu aplikace Word může být uloženo několik typů skrytých dat a osobních informací. Při prohlížení dokumentu v aplikaci Word nemusejí být tyto informace na první pohled viditelné, ale může se stát, že je budou moci zobrazit či načíst ostatní uživatelé.

Skryté informace mohou obsahovat data, která aplikace Word přidá do dokumentu, aby uživatelé mohli při vytváření či úpravě dokumentu spolupracovat. Mohou také obsahovat údaje, které záměrně označíte jako skryté.

Dokumenty aplikace Word mohou obsahovat následující typy skrytých dat a osobních informací:

  • Komentáře, značky revize ze sledovaných změn, verze a rukopisné poznámky:     Pokud jste na vytváření dokumentu spolupracovali s jinými uživateli, může dokument obsahovat položky, jako jsou značky revizí ze sledovaných změn, komentáře, rukopisné poznámky nebo verze. Tyto informace mohou ostatním uživatelům zpřístupnit jména osob, které pracovaly na dokumentu, komentáře recenzenta a změny provedené u dokumentu.

  • Vlastnosti dokumentu a osobní údaje:     Vlastnosti dokumentu označované taky jako metadata obsahují podrobnosti o dokumentu, třeba jméno autora, předmět a název. Patří sem taky informace, které aplikace Office uchovávají automaticky, třeba jméno osoby, která dokument naposledy uložila, nebo datum vytvoření dokumentu. Pokud jste použili specifické funkce, bude dokument asi obsahovat taky další typy identifikovatelných osobních údajů, třeba hlavičky e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy a názvy šablon.

  • Záhlaví, zápatí a vodoznaky:     Dokumenty aplikace Word mohou obsahovat informace v záhlaví a zápatí. Dále může být součástí dokumentu aplikace Word vodoznak.

  • Skrytý text:     Dokumenty aplikace Word mohou obsahovat text, který je formátován jako skrytý. Pokud nevíte, zda dokument obsahuje skrytý text, můžete takový text vyhledat pomocí funkce Kontrola metadat.

  • Vlastnosti serveru dokumentů:     Jestliže byl dokument uložen na server správy dokumentů, například na web pracovního prostoru dokumentů nebo do knihovny založené na službě Microsoft Windows SharePoint Services, může dokument obsahovat další vlastnosti nebo informace související s tímto umístěním na serveru.

  • Vlastní data XML:     Dokumenty mohou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazena. Pomocí funkce Kontrola metadat můžete tato data XML vyhledat a odstranit.

Začátek stránky

Informace, které Kontrola metadat najde a odstraní

V aplikaci Word zobrazuje funkce Kontrola metadat několik různých kontrol, které umožňují vyhledat a odstranit skrytá data a osobní údaje specifické pro dokumenty aplikace Word. Seznam typů skrytých dat a osobních informací, které může funkce Kontrola metadat vyhledat a odstranit z dokumentů aplikace Word naleznete v následující tabulce.

Poznámky : 

  • Pokud vaše společnost upravila funkci Kontrola metadat přidáním modulů kontroly, můžete zkontrolovat, zda dokumenty neobsahují další typy informací.

  • Pokud používáte aplikaci Microsoft Word Starter 2010, nejsou všechny funkce uvedené pro aplikaci Word v aplikaci Word Starter podporovány. Další informace o funkcích dostupných v aplikaci Word Starter naleznete v tématu Podpora funkcí aplikace Word Starter.

Název kontroly

Vyhledané a odstraněné informace

Komentáře, revize, verze a poznámky

Poznámka : V aplikaci Word Starter 2010 funkce Kontrola metadat odebírá pouze verze a poznámky.

  • Komentáře

  • Značky revizí ze sledovaných změn

  • Informace o verzi dokumentu

  • Rukopisné poznámky

Vlastnosti dokumentu a osobní údaje

  • Vlastnosti dokumentu včetně informací z karet Souhrn, Statistika a Vlastní v dialogovém okně Vlastnosti dokumentu

  • Záhlaví e-mailu

  • Směrovací adresy

  • Informace o odeslání na revizi

  • Vlastnosti serveru dokumentů

  • Informace o zásadách správy dokumentů

  • Informace o typu obsahu

  • Informace o propojení vazeb na data u polí s vazbou na data (poslední hodnota je převedena na text)

  • Uživatelské jméno

  • Název šablony

Záhlaví, zápatí a vodoznaky

  • Informace v záhlavích dokumentů

  • Informace v zápatích dokumentů

  • Vodoznaky

Skrytý text

  • Text formátovaný jako skrytý (efekt písma dostupný v dialogovém okně Písmo)

    Poznámka : Tato kontrola nezjistí text, který byl skryt jiným způsobem (například bílý text na bílém pozadí).

Vlastní data XML

  • Vlastní data XML, která mohou být uložena v dokumentu

Neviditelný obsah

  • Objekty, které nejsou viditelné, protože byly naformátovány jako neviditelné

    Poznámka : Touto kontrolou nelze zjistit objekty, které jsou překryty jinými objekty.

Začátek stránky

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×