Odebrání bývalého zaměstnance z Office 365

Přispěvatelé: Diane Faigel
Poslední aktualizace: 16. srpna 2017

Okamžité odhlášení

Pokud potřebujete zaměstnance ihned odhlásit z Office 365, tady je postup:

  1. Přihlaste se k Office 365 pomocí svého účtu správce na webu https://portal.office.com/adminportal/home.

    Přihlaste se pod účtem správce Office 365.

    Přihlásit se k Office 365 provozovanému společností 21Vianet

  2. V Centru pro správu Office 365 zvolte uživatele a resetujte mu heslo (neposílejte mu ho).

  3. Zůstaňte na stránce vlastností uživatele, rozbalte Nastavení OneDrivu a pak zvolte Iniciovat.

    Zvolte Inicializovat a uživatele okamžitě odhlásíte.

Do hodiny nebo po kliknutí mimo aktuální stránku Office 365, na které je, se mu zobrazí výzva, aby se znova přihlásil. (Token aktualizace platí hodinu, takže doba závisí na tom, kolik času zbývá na jeho tokenu a jestli přejde z aktuální webové stránky jinam.)

VÝSTRAHA: Pokud je uživatel v Outlooku na webu a pracuje v poštovní schránce, nemusí ztratit přístup okamžitě. Jakmile klikne na jinou dlaždici, třeba OneDrive, nebo aktualizuje prohlížeč, spustí se odhlášení.

Pokud chcete k okamžitému odhlášení uživatele použít PowerShell, podívejte se na rutinu Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

Další informace o tom, jak někomu ukončit přístup k e-mailu, najdete v části Co je potřeba vědět o ukončení e-mailové relace zaměstnance.

Odebrání zaměstnance a zabezpečení dat – přehled všech kroků

Často dostáváme následující otázku: Jak chránit data při odchodu zaměstnance z organizace? Tento článek vysvětluje, jak blokovat přístup do Office 365 a jaké kroky podniknout, abyste zabezpečili svá data.

Tady je stručný přehled. Každý krok je v tomto článku podrobně vysvětlený.

Krok

Proč tento krok provádět

1. Uložení obsahu poštovní schránky uživatele

To je užitečné pro člověka, který se chystá převzít práci zaměstnance, nebo v případě soudního sporu.

2. Přeposílání e-mailů uživatele jinému zaměstnanci

Díky tomu můžete mít e-mailovou adresu bývalého zaměstnance aktivní, i když se chystáte odebrat jeho licenci. Licenci můžete odebrat, ale účet neodstraňujte.

Pokud vaši zákazníci nebo partneři stále posílají e-maily na adresu bývalého zaměstnance, dostanou se tak k osobě, která práci přebírá.

3. Vymazání a zablokování mobilního zařízení uživatele

Odebere obchodní data z telefonu nebo tabletu.

3a. Co když tato osoba používala k přístupu na OneDrive a SharePoint svůj osobní počítač?

Pokud tento uživatel používal ke stahování souborů z OneDrivu a SharePointu svůj osobní počítač (namísto firemního počítače), neexistuje žádný způsob, jakým byste mohli takto uložené soubory vymazat.

4. Blokování přístupu uživatele k datům a e-mailu Office 365

Zabrání uživateli pracovat se starou poštovní schránkou a daty Office 365.

Tip : Když uživateli zablokujete přístup, pořád budete platit za jeho licenci. Pokud chcete za licenci přestat platit, musíte ji odstranit z předplatného (krok 5).

5. Odebrání a odstranění uživatelské licence na Office 365

Když odeberete licenci, můžete ji přiřadit někomu jinému. Můžete také licenci odstranit, abyste za ni nemuseli platit, dokud nezaměstnáte někoho jiného.

Když odeberete nebo odstraníte licenci, staré e-maily, kontakty a kalendář uživatele se zachovají po dobu 30 dní a potom se trvale odstraní.

6. Odstranění uživatelského účtu bývalého zaměstnance

Tím se odebere účet z Centra pro správu Office 365. Pomáhá to udržovat pořádek.

7. Získání přístupu k OneDrivu a poštovním datům bývalého zaměstnance

Jeho dokumenty můžete přesunout do jiného umístění, které nebude spojené s jeho účtem.

Abyste mohli provést tyto kroky, musíte být členem role globálního správce Office 365.

Uložení obsahu poštovní schránky bývalého zaměstnance

Obsah schránky bývalého zaměstnance můžete uložit dvěma způsoby:

  1. Přidejte e-mailovou adresu bývalého zaměstnance do své verze Outlooku 2013 nebo 2016 a potom vyexportujte data do souboru .pst. Podle potřeby můžete data naimportovat do jiného e-mailového účtu. Návod najdete v článku Získání přístupu k datům bývalého zaměstnance a jejich zálohování.

    NEBO

  2. Dejte před odstraněním uživatelského účtu na poštovní schránku blokování z důvodu soudního sporu nebo místní blokování pro archivaci. To je mnohem složitější než první možnost, ale stojí to za to, pokud je součástí vašeho plánu Enterprise archivace a blokování z důvodu soudního sporu, soudní spor je možný a máte technicky silné oddělení IT.

    Když poštovní schránku převedete na neaktivní, budou moct správci, osoby zodpovědné za zajišťování dodržování předpisů nebo správci záznamů pracovat s obsahem a hledat v něm pomocí místních nástrojů eDiscovery v Exchangi Online.

    Do neaktivních poštovních schránek nemůžou chodit e-maily a nezobrazují se ve sdíleném adresáři organizace ani v jiných seznamech.

    Pokud chcete zjistit, jak zablokovat poštovní schránku, přečtěte si článek Správa neaktivních poštovních schránek v Exchangi Online na TechNetu.

Přeposílání e-mailů bývalého zaměstnance jinému zaměstnanci

V tomto kroku přiřadíte e-mailovou adresu bývalého zaměstnance jinému zaměstnanci nebo převedete poštovní schránku tohoto uživatele na sdílenou poštovní schránku, kterou jste vytvořili.

Když nastavíte přeposílání e-mailů, budou teď všechny nové e-maily poslané bývalému zaměstnanci chodit aktuálnímu zaměstnanci. Když poštovní schránku převedete na sdílenou poštovní schránku, budou dostupné i všechny starší e-maily. 

  1. DŮLEŽITÉ: Pokud nastavujete přeposílání e-mailů nebo sdílenou poštovní schránku, můžete licenci daného uživatele nakonec odebrat, abyste za ni už nemuseli platit. Skutečný účet ale neodstraňujte. Musí být k dispozici pro ukotvení přeposílání e-mailů nebo sdílené poštovní schránky.

  2. Přihlaste se k Office 365 na webu https://portal.office.com/adminportal/home.

    Přihlaste se pod účtem správce Office 365.

    Přihlásit se k Office 365 provozovanému společností 21Vianet

  3. V Centru pro správu Office 365 vyberte Uživatelé.

    Klikněte na možnost Uživatel.

  4. Zvolte zaměstnance, kterého chcete blokovat.

    Výběr uživatele, kterého chcete zablokovat

  5. Klikněte na Nastavení pošty. Vedle Přesměrování e-mailů zvolte Upravit.

    Zvolte Nastavení pošty a pak zvolte Upravit.
  6. Zapněte možnost Přeposílat všechny e-maily odeslané do této poštovní schránky. Do pole Adresa pro přeposílání zadejte e-mailovou adresu aktuálního zaměstnance (nebo sdílenou poštovní schránku), který má e-maily dostávat.

    Přidejte e-mailovou adresu aktuálního zaměstnance.

  7. Zvolte Uložit.

  8. Pamatujte na to, že účet nesmíte odstranit. Můžete odebrat licenci, abyste za ni už nemuseli platit. Uživatel se do Office 365 nebude moct přihlásit.

Vymazání a zablokování mobilního zařízení bývalého zaměstnance

Pokud váš bývalý zaměstnanec měl služební telefon, můžete ho v Centru pro správu Exchange vymazat a zablokovat. Všechna data organizace se ze zařízení odstraní, aby se nemohlo připojit k Office 365.

  1. Přihlaste se k Office 365 na webu https://portal.office.com/adminportal/home.

    Přihlaste se pod účtem správce Office 365.

    Přihlásit se k Office 365 provozovanému společností 21Vianet

  2. V Centru pro správu Office 365 v navigačním podokně vlevo dole rozbalte Centra pro správu a vyberte Exchange.

    Vaše obrazovka by mohla vypadat jako na jednom z těchto obrázků:

    Centra pro správu Office 365
  3. V Centru pro správu Exchange přejděte na Příjemci > Poštovní schránky.

  4. Vyberte uživatele a v části Mobilní zařízení zvolte Zobrazit podrobnosti.

  5. Na stránce Podrobnosti o mobilním zařízení vyberte v části Mobilní zařízení příslušné mobilní zařízení, klikněte na Vymazat data Vymazání zařízení a pak klikněte na Blokovat.

  6. Klikněte na Uložit.

    Tip: Nezapomeňte uživatele odebrat nebo zakázat i v místní službě Blackberry Enterprise Service. Uživateli byste také měli zakázat používat všechna zařízení Blackberry. Konkrétní postup, jak zakázat uživatele, najdete v příručce pro správu služeb Blackberry Business Cloud Services.

Zablokování přístupu bývalého zaměstnance k datům Office 365

DŮLEŽITÉ: Zablokování účtu může trvat až 24 hodin. Pokud potřebujete okamžitě zabránit uživateli v přihlašování, měli byste mu resetovat heslo a potom spustit jednorázovou událost, která ho odhlásí z relací Office 365 na všech zařízeních. Viz část Okamžité odhlášení.

Zablokování přihlašování uživatele a jeho přístupu k datům Office 365:

  1. Přihlaste se k Office 365 na webu https://portal.office.com/adminportal/home.

    Přihlaste se pod účtem správce Office 365.

    Přihlásit se k Office 365 provozovanému společností 21Vianet

  2. V Centru pro správu Office 365 vyberte Uživatelé.

    Klikněte na možnost Uživatel.

  3. Vyberte zaměstnance, kterého chcete zablokovat, a v podokně uživatele vedle Stav přihlášení zvolte Upravit.

    Vedle stavu přihlášení zvolte Upravit
  4. V podokně Stav přihlášení zvolte Přihlášení blokováno a pak zvolte Uložit.

Zablokování přístupu bývalého zaměstnance k e-mailům (Exchange Online)

Pokud do vašeho předplatného Office 365 patří i e-mail Office 365, přihlaste se do Centra pro správu Exchange a podle těchto pokynů zablokujte bývalému zaměstnanci přístup k e-mailu.

  1. Přihlaste se k Office 365 na webu https://portal.office.com/adminportal/home.

    Přihlaste se pod účtem správce Office 365.

    Přihlásit se k Office 365 provozovanému společností 21Vianet

  2. V Centru pro správu Office 365 v navigačním podokně vlevo dole rozbalte Centra pro správu a vyberte Exchange.

    Vaše obrazovka by mohla vypadat jako na jednom z těchto obrázků:

    Centra pro správu Office 365
  3. V Centru pro správu Exchange přejděte na Příjemci > Poštovní schránky.

  4. Vyberte uživatele a na stránce jeho vlastností klikněte v části Mobilní zařízení na Vypnout Exchange ActiveSync a Vypnout OWA pro zařízení a v obou případech odpovězte ano.

  5. V části Připojení k e-mailu klikněte na Vypnout a odpovězte ano.

Odebrání a odstranění licence Office 365 bývalému zaměstnanci

Když zaměstnanec odejde z organizace, je potřeba odebrat jeho licenci Office 365 a potom ji odstranit z předplatného, abyste ji dál neplatili. Pokud se rozhodnete neodstraňovat licenci z předplatného, můžete ji přiřadit jinému uživateli.

Po odebrání licence se všechna data uživatele uchovávají po dobu 30 dní. Můžete pracovat s daty nebo obnovit účet, pokud se uživatel vrátí. Po 30 dnech se všechna data uživatele (s výjimkou dokumentů uložených na SharePointu Online) z Office 365 trvale odstraní a už nepůjdou obnovit.

  1. Přihlaste se k Office 365 na webu https://portal.office.com/adminportal/home.

    Přihlaste se pod účtem správce Office 365.

    Přihlásit se k Office 365 provozovanému společností 21Vianet

  2. V Centru pro správu Office 365 vyberte Uživatelé.

    Klikněte na možnost Uživatel.

  3. Vyberte zaměstnance, kterého chcete zablokovat, a v podokně uživatele vedle Licence na produkty zvolte Upravit.

    Vedle licence na produkty zvolte Upravit
  4. V podokně Licence na produkty posuňte ukazatel licence do polohy Vypnuto. Pak licenci odeberte volbou Přiřadit.

    Odebrání licencí

    Po odebrání licence se v podokně zobrazí Odebrány produkty.

Pokud chcete snížit počet licencí, za které platíte, než zaměstnáte někoho jiného, postupujte takto:

  1. V Centru pro správu Office 365 zvolte Fakturace > Předplatná.

  2. Zvolte Přidat/odebrat a licenci odstraňte, abyste za ni neplatili, dokud nezaměstnáte někoho jiného.

    Pomocí šipek odstraňte licence z předplatného.

    Když do podniku přidáte dalšího člověka, zobrazí se současně výzva ke koupení licence – a stačí jednou kliknout!

Další informace o správě uživatelských licencí k Office 365 pro firmy najdete v článku věnovaném přiřazení licencí uživatelům v Office 365 pro firmy a odebrání licencí uživatelům v Office 365 pro firmy.

Odstranění uživatelského účtu bývalého zaměstnance

Když jste uložili všechna uživatelská data bývalého zaměstnance a umožnili k nim přístup, můžete účet bývalého zaměstnance odstranit.

  1. Neodstraňujte účet, pokud jste nastavili přeposílání e-mailů nebo pokud jste tento účet převedli na sdílenou poštovní schránku. Obě varianty potřebují účet k ukotvení přeposílání nebo sdílené poštovní schránky.

  2. Přihlaste se k Office 365 na webu https://portal.office.com/adminportal/home.

    Přihlaste se pod účtem správce Office 365.

    Přihlásit se k Office 365 provozovanému společností 21Vianet

  3. V Centru pro správu vyberte Uživatelé.

    Klikněte na možnost Uživatel.

  4. Vyberte zaměstnance, kterého chcete odstranit, a v podokně uživatele zvolte Odstranit uživatele. Pak zvolte Odstranit > Zavřít.

    Odstranění uživatele

Když uživatele odstraníte, bude jeho účet neaktivní přibližně 30 dní. V této době můžete účet obnovit, jinak bude trvale odstraněn.

Používá vaše organizace Active Directory?

Pokud vaše organizace synchronizuje uživatelské účty do Office 365 z místního prostředí služby Active Directory, musíte tyto uživatelské účty odstranit a obnovit ve svojí místní službě Active Directory. V Office 365 se odstranit ani obnovit nedají.

Pokyny najdete v tomto článku na TechNetu: Odstranění uživatelského účtu.

Pokud používáte Azure Active Directory, podívejte se na powershellovou rutinu Remove-MsolUser.

Co je potřeba vědět o ukončení e-mailové relace zaměstnance

V této části najdete informace o tom, jak zaměstnanci ukončit přístup k e-mailu (na Exchangi).

Co můžete udělat

Jak to uděláte

Ukončit relaci (třeba Outlooku na webu, Outlooku, protokolu Exchange ActiveSync atd.) a vynutit otevření nové relace

Resetujte heslo.

Ukončit relaci a zablokovat přístup k budoucím relacím (pro všechny protokoly)

Zakažte účet. Můžete to udělat například v Centru pro správu Exchange nebo pomocí PowerShellu:

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

Ukončit relaci pro konkrétní protokol (třeba ActiveSync)

Zakažte protokol. Můžete to udělat například v Centru pro správu Exchange nebo pomocí PowerShellu:

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

Výše uvedené operace se dají provést na 3 místech:

Místo ukončení relace

Jak dlouho to bude trvat

V Centru pro správu Exchange nebo pomocí PowerShellu

Předpokládané zpoždění je do 30 minut.

V Centru pro správu Azure Active Directory

Předpokládané zpoždění je 60 minut.

V místním prostředí

Předpokládané zpoždění je minimálně 3 hodiny.

Pokud chcete, aby ukončení účtu proběhlo rychle, použijte Centrum pro správu Exchange (a v něm PowerShell) nebo Centrum pro správu Azure Active Directory. V místním prostředí může trvat několik hodin, než se změna sesynchronizuje prostřednictvím nástroje DirSync.

Příbuzná témata

Obnovení uživatele

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×