Obnovení nebo odstranění předchozí verze položky nebo souboru

Seznamy a knihovny, ve kterých se sleduje historie verzí, poskytují možnost v případě potřeby starší verze obnovit. Tato funkce může být užitečná, pokud je nejnovější verze poškozena, pokud jste se dopustili chyby, kterou lze jen obtížně vrátit zpět, pokud se členové týmu nemohou shodnout na nejaktuálnější verzi nebo pokud historie verzí začíná být příliš dlouhá. Dokonce lze předchozí verze odstraňovat, pokud máte odpovídající oprávnění.

V tomto článku

Co je třeba vědět před obnovením nebo odstraněním předchozí verze?

Jaká oprávnění potřebuji?

Jaký je rozdíl mezi hlavní verzí a podverzí?

Je nějak omezen počet dostupných verzí?

Co se stane, když odstraním podverzi?

Jak správa verzí funguje s povinným schvalováním obsahu?

Jak správa verzí funguje s rezervací souborů?

Obnovení předchozí verze

Odstranění předchozí verze

Odstranění všech předchozích verzí

Odstranění všech podverzí

Co je třeba vědět před obnovením nebo odstraněním předchozí verze?

Než se pustíte do obnovování nebo odstraňování předchozí verze, zvažte, jaká oprávnění potřebujete, vezměte v úvahu rozdíly mezi hlavními verzemi a podverzemi a nezapomeňte na další kontrolní mechanismy, které mohou být nastaveny ve vaší organizaci.

Jaká oprávnění potřebuji?

V následující tabulce jsou uvedena výchozí oprávnění. Ta se mohou v konkrétní organizaci lišit, protože správce může vytvořit vlastní oprávnění. Obecně platí, že pokud dokument vidíte, můžete zobrazit jeho historii verzí. A pokud můžete soubor upravovat, můžete také obnovit nebo odstranit jeho předchozí verzi. Pokročilejší operace mohou vyžadovat oprávnění pro správu seznamu nebo webu.

Zamýšlená akce

Nutná oprávnění

Zobrazení historie verzí

Úplné řízení, Přispívání, Čtení

Obnovení předchozí verze

Úplné řízení, Přispívání

Odstranění verze

Úplné řízení, Přispívání

Zrušení publikování verze

Úplné řízení, Přispívání

Obnovení odstraněné verze*

Úplné řízení nebo Přispívání

* Dokumenty zůstávají ve složce Koš po dobu nastavenou správcem, obvykle 30 dní. Jestliže potřebujete obnovit odstraněnou verzi po konci tohoto období, obraťte se na správce.

Jaký je rozdíl mezi hlavní verzí a podverzí?

Hlavní verze obvykle představuje určitý milník, například dokončení osnovy nebo kapitoly. Hlavní verze jsou číslovány celými čísly, například 2.0, 3.0 atd. Podverze představují jednotlivá uložení konkrétního souboru, na kterém se pracuje, v průběžném stavu. Podverze jsou číslovány desetinnými čísly, například 2.1, 2.2, 2.3 atd.

V mnoha organizacích je správa verzí nastavena tak, aby se podverze zobrazovaly pouze vlastníkovi souboru a uživatelům, kteří mohou schvalovat položky. V jiných organizacích je nastavena tak, aby se kterémukoli uživateli, který může upravovat soubory v knihovně, nebo komukoli s oprávněním ke čtení zobrazovaly všechny verze.

Důležité :  Hlavní verze a podverze jsou k dispozici v knihovnách, nikoli však v seznamech.

Je nějak omezen počet dostupných verzí?

Některé organizace povolují neomezený počet verzí, zatímco jiné uplatňují omezení. Můžete se setkat s tím, že po vrácení nejnovější verze se změnami bude chybět některá stará verze. Pokud má nejnovější verze číslo 26.0 a všimnete si, že zmizela verze 1.0, znamená to, že správce knihovnu nakonfiguroval tak, aby povolovala pouze 25 hlavních verzí souboru. Přidání 26. verze způsobí odstranění první verze. Zůstanou pouze verze 2.0 až 26.0. Obdobně v případě přidání 27.  verze zůstanou zachovány pouze verze 3.0 až 27.0.

Správce se může rovněž rozhodnout omezit počet podverzí tak, aby byly povoleny pouze u stanoveného počtu nejnovějších hlavních verzí. Je-li například povoleno 25 hlavních verzí, správce může rozhodnout, že podverze budou uchovávány pouze u 5 nejnovějších hlavních verzí.

Omezení počtu verzí lze obvykle doporučit jako vhodný postup. Znamená totiž, že ušetříte místo na serveru a zvýšíte přehlednost pro uživatele. Pokud však vaše organizace musí uchovávat všechny verze, ať již ze zákonem stanovených či jiných důvodů, pak tato omezení neuplatňujte.

Co se stane, když odstraním podverzi?

Při odstranění podverze bude odstraněna příslušná podverze a její číslo. Ostatní čísla verzí se nezmění. Pokud například máte dokument s podverzemi 3.1 a 3.2 a rozhodnete se odstranit verzi 3.1, výsledná historie verzí bude uvádět pouze podverze 3.0 a 3.2, jak je vidět na následujícím obrázku.

Historie verzí s vyloučenou podverzí 3.1

Jak správa verzí funguje s povinným schvalováním obsahu?

Při povolování správy verzí v knihovně rozhodne uživatel, který ji nastavuje, zda se budou sledovat hlavní verze i podverze a komu se podverze budou zobrazovat. Ve většině případů platí, že pokud je požadováno schválení obsahu, budou se podverze zobrazovat pouze vlastníkovi souboru a uživatelům, kteří jsou oprávněni schvalovat položky. V jiných knihovnách je to tak, že se kterémukoli uživateli, který může upravovat soubory v knihovně, nebo komukoli s oprávněním ke čtení zobrazují všechny verze. Po schválení bude verze viditelná pro všechny uživatele, kteří mají u seznamu nebo knihovny oprávnění ke čtení.

Ačkoli seznamy nemají hlavní verze a podverze, je kterákoli položka ve stavu Čeká na vyřízení považována za koncept. Ve většině případů se koncepty zobrazují jen autorovi položky a uživatelům s oprávněním Úplné řízení nebo Návrh. Koncept se v čekajícím stavu zobrazí pouze uvedeným uživatelům, zatímco ostatní uvidí v historii verzí pouze nejnovější schválenou verzi. Pokud je soubor odmítnut, zůstane ve stavu Čeká na vyřízení, dokud jej někdo s potřebným oprávněním neodstraní.

Poznámka :  V některých seznamech a knihovnách je zabezpečení konceptů nakonfigurováno tak, že všem uživatelům webu povoluje zobrazení čekajících i schválených verzí.

Jak správa verzí funguje s rezervací souborů?

Pokud si rezervujete soubor v knihovně s povolenou správou verzí, bude při každém jeho vrácení se změnami vytvořena nová verze. A pokud konfigurace dané knihovny zahrnuje hlavní verze i podverze, budete moci při vrácení se změnami určit, jaký typ verze se má vytvořit. V knihovnách vyžadujících rezervaci se verze vytvářejí jen při vrácení se změnami.

V knihovnách nevyžadujících rezervaci se nová verze vytvoří při prvním uložení po otevření souboru. Při každém dalším uložení se verze vytvořená při prvním uložení přepíše. Pokud ukončíte aplikaci a poté dokument znovu otevřete, vznikne opět při jeho prvním uložení nová verze. To může způsobit velmi rychlý nárůst počtu verzí.

Důležité :  Pokud spoluvytváříte dokument, nerezervujte si jej, pokud nemáte dobrý důvod, pro který chcete ostatním v práci na dokumentu zabránit.

Začátek stránky

Obnovení předchozí verze

Jestliže preferujete starší verzi položky nebo souboru, můžete ji vybrat a obnovit – to znamená, že se stane aktuální verzí.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je umístěna požadovaná položka nebo soubor.

  2. Umístěte ukazatel myši nad položku nebo soubor, u kterých chcete spravovat verze, dokud se nezobrazí rozevírací šipka.

  3. Klikněte na rozevírací šipku a vyberte možnost Historie verzí.

  4. Umístěte ukazatel myši nad verzi, kterou chcete obnovit, dokud se nezobrazí rozevírací šipka.

  5. Klikněte na rozevírací šipku a vyberte možnost Obnovit.

    Rozevírací seznam Historie verzí s vybranou položkou Obnovit

  6. Po zobrazení výzvy k potvrzení obnovení jako aktuální verze klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Odstranění předchozí verze

Pokud chcete zajistit, aby si nikdo nemohl přečíst verzi, která obsahuje nepřesné nebo jinak problematické informace, můžete ji odstranit.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je umístěna požadovaná položka nebo soubor.

  2. Umístěte ukazatel myši nad položku nebo soubor, u kterých chcete spravovat verze, dokud se nezobrazí rozevírací šipka.

  3. Klikněte na rozevírací šipku a vyberte možnost Historie verzí.

  4. Umístěte ukazatel myši nad verzi, kterou chcete obnovit, dokud se nezobrazí rozevírací šipka.

  5. Klikněte na rozevírací šipku a vyberte možnost Odstranit.

    Dialogové okno Historie verzí s vybranou položkou Odstranit pro verzi souboru

  6. Po zobrazení výzvy k potvrzení odstranění klikněte na tlačítko OK.

    Odstraněná verze je odeslána do složky Koš, odkud ji můžete vy nebo jiný uživatel s potřebnými oprávněními obnovit. Pokud složku Koš na webu nevidíte, je možné, že ji správce serveru zakázal.

Začátek stránky

Odstranění všech předchozích verzí

Při odstranění všech předchozích verzí položky seznamu nebo souboru jsou do složky Koš přesunuty všechny verze s výjimkou aktuální. Pokud odstraníte verze v knihovně, ve které jsou sledovány hlavní verze i podverze, přičemž aktuální verze představuje podverzi, zůstane zachována také poslední publikovaná hlavní verze.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je umístěna požadovaná položka nebo soubor.

  2. Umístěte ukazatel myši nad položku nebo soubor, u kterých chcete spravovat verze, dokud se nezobrazí rozevírací šipka.

  3. Klikněte na rozevírací šipku a vyberte možnost Historie verzí.

  4. V horní části dialogového okna klikněte na možnost Odstranit všechny verze.

    Dialogové okno Historie verzí se zvýrazněnou položkou Odstranit všechny verze

  5. Po zobrazení výzvy k potvrzení odstranění klikněte na tlačítko OK.

Odstranění všech podverzí

Tento postup je k dispozici u knihoven, u kterých jsou sledovány hlavní verze i podverze souborů. Pokud je aktuální verze podverzí nebo pokud neexistují žádné hlavní verze, zůstane při odstranění všech podverzí zachována aktuální podverze.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je umístěna požadovaná položka nebo soubor.

  2. Umístěte ukazatel myši nad položku nebo soubor, u kterých chcete spravovat verze, dokud se nezobrazí rozevírací šipka.

  3. Klikněte na rozevírací šipku a vyberte možnost Historie verzí.

  4. V horní části dialogového okna klikněte na možnost Odstranit verze konceptu.

    Dialogové okno Historie verzí s vybranou položkou Odstranit verze konceptu

  5. Po zobrazení výzvy k potvrzení odstranění klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×