Nepředvídané překážky: Co Outlook neumí

Toto se stalo určitě už každému z vás: počítač vás zničehonic nenechá udělat něco, co je (vždycky) pro dokončení vašeho úkolu důležité. V duchu hledáte několik vteřin vysvětlení, pak se zamračíte na monitor a vyčítavě se zeptáte: „Proč mi to nejde udělat?“

Problémem je nejčastěji jenom použití nesprávného postupu. Někdy ale nemůžete udělat to, co musíte, protože to zkrátka nejde.

Outlook toho zvládne hodně. Někteří lidé si život bez něj neumí vůbec představit, protože naplno využívají jeho komunikační a plánovací funkce. Pravdou ale je, že existují věci, které Outlook neumí. V některých případech je to záměrné. Občas se vyskytnou věci, které jinak velice pečliví návrháři a plánovači Outlooku neočekávali. Většina z nich nesnižuje produktivitu, ale podívejme se na několik z nich podrobněji. Možná tu najdete vysvětlení na otázky, které jste pokládali svému počítači.

Několik oblastí, kde si Outlook neporadí

Organizování schůzek

Zobrazení a složky

Distribuční seznamy a e-mail

Soucítíme s vámi

Organizování schůzek

Hlavním smyslem Outlooku je struktura a organizace. Proto od účastníků schůzek očekává určité věci a od organizátorů schůzek ještě víc.

  • Role organizátora není přenosná.

    Když někdo uspořádá schůzku, je jejím organizátorem, dokud schůzka neskončí. Pokud se organizátor nemůže schůzky zúčastnit, nikdo jiný nemůže převzít jeho roli. Jediným řešením je odstranit původní schůzku a znovu odeslat pozvánky. Jde o velký a složitý problém, který je náročný z hlediska návrhu i programování.

  • Schůzka zůstane v kalendáři organizátora.

    Schůzky nejde odstranit z kalendáře organizátora ani v případě, že se jich organizátor nemůže zúčastnit, protože organizátor je jedinou osobou, která může schůzky změnit. Tato překážka byla vytvořená a implementovaná speciálně pro Outlook 2007.

  • Schůzky, které odmítnete, neexistují.

    Pokud schůzku odmítnete, zmizí vám z kalendáře. Pokud chcete sledovat všechny schůzky vaší skupiny, budete muset najít jiný způsob, jak do kalendáře zahrnout ty, které odmítnete.

  • Pozvánka na schůzku tvoří samostatný e-mail.

    Na e-mailovou zprávu se žádostí o schůzku v současné době nemůžete odpovědět. To je pro řadu uživatelů frustrující.

Začátek stránky

Zobrazení a složky

Outlook nabízí řadu možností přizpůsobení, ale existuje několik oblastí, kde se teď budete muset přizpůsobit.

  • Seznamy složek se řadí abecedně.

    V navigačním podokně úplně vlevo v Outlooku můžete ve složce Pošta libovolně změnit uspořádání části „Oblíbené složky“ i dolní tlačítka zkratek pro přepínání mezi funkcemi Outlooku. Ale seznam, který vidíte v části „Poštovní složky“ a „Seznam složek“, včetně složek Doručená pošta, Koncepty, Odeslaná pošta a Odstraněná pošta, spolu s vámi vytvořenými organizačními složkami, je řazený abecedně a tak to taky zůstává. Pokud vám to stojí za vynaložené úsilí, můžete složky přejmenovat, ale dávejte pozor na funkce Outlooku (např. neměňte název složky „Doručená pošta“) a na všechna případná pravidla, která jste nastavili.

  • Každá složka má svoje vlastní zobrazení.

    Zobrazení jednotlivých složek můžete změnit – vaše složka Doručená pošta může vypadat jinak než Odeslaná pošta nebo osobní složky. Zobrazení můžete změnit pro každou složku samostatně, změny u víc složek současně nejde možné použít.

  • Písmo v podokně navigace je dané.

    Styl, velikost ani barvu písma v seznamu složek nejde změnit. Litujeme.

Začátek stránky

Distribuční seznamy a e-mail

Dnešní svět se točí kolem e-mailů, což je oblast, kde Outlook vyniká. Přesto je ale několik funkcí, o kterých uživatelé pořád ještě sní.

  • Distribuční seznamy se vytváří z kontaktů.

    Bylo by užitečné, kdyby šlo odesílatele e-mailu přímo přidat do distribučního seznamu, například když někdo reaguje na nabídku z e-mailového bulletinu. Ale Outlook dává přednost vytváření distribučních seznamů z vašich kontaktů, abyste nejdřív museli odesílatele přidat do adresáře ve složce Kontakty. Pokud kontakty radši nechcete míchat, pro tento účel můžete vytvořit speciální adresář – ve složce Kontakty vytvořte novou složku.

  • Kontakty představují osoby.

    Jak jste se dozvěděli v předchozí části tohoto článku, než můžete přidat odesílatele e-mailu do distribučního seznamu, musíte ho nejdřív přidat do kontaktů. Ano, nebylo by skvělé, kdybyste mohli vyhledávat takové odesílatele a přidat je do složky Kontakty hromadně? Samozřejmě bylo. Ale Outlook hlásí, že odesílatele e-mailů musíte přidat do kontaktů jednotlivě.

  • Každá zpráva se odešle jenom jednou.

    Někteří lidé říkají, že by rádi nastavili opakovanou zprávu, aby mohli posílat třeba upozornění. Outlook to nedělá, ale existují doplňky třetích stran, které tuto funkci podporují.

Začátek stránky

Soucítíme s vámi

Chápeme, že překážky jsou frustrující. Tým pro plánování a návrh Outlooku vyslyšel stížnosti a komentáře týkající se těchto problémů. O některých z nich možná budeme diskutovat v souvislosti se změnami v budoucích verzích Outlooku. Mezitím budeme doufat, že vám tento článek v budoucnu ušetří několik mrzutých chvil. Opravdu totiž nemáme radost, když na sebe s monitorem vašeho počítače vzájemně křičíte.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×