Nejdůležitější postupy použití dat odchylek pro budoucí projekty

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Od Jane Suchan, profesionální programové manažerky

Loni na podzim, když jsem rekonstruovala kuchyň, jsem strávila spoustu času s řemeslníkem při odhadování cen skříněk, podlahy, spotřebičů, osvětlení a příslušenství.    On zatím na půdě prozkoumával moje zastaralé pojistky. Potom mi ukázal podrobný pracovní plán a odhad práce a materiálů. Náklady byly podobné těm, které jsem chtěla utratit. Mohl začít pracovat za měsíc a práce by byla hotová ještě před svátky. Smlouvu jsem podepsala. Domluveno.

Pak jsem se začala bavit s přáteli, kteří už měli rekonstrukci svých domovů za sebou: „Počítej s tím, že přesáhneš rozpočet. O hodně. Minimálně o 50 procent.“ „Kdoví, co všechno najdou, až začnou strhávat zdi a rozbíjet podlahu.“ „Tvůj dům bude několik měsíců prostě staveniště.“

Řemeslníka mi doporučil blízký přítel a vybrala jsem ho z několika lidí, které jsem si pozvala na pohovor. Možná, že nestačilo podívat se na reference a jeho portfolio. Možná jsem se nezeptala na ty správné otázky.

Projektový manažer by to měl udělat líp.

Měla jsem se ho ptát na otázky týkající se původních časových a nákladových odhadů pro jiné jeho projekty. Kolik nakonec doopravdy stály a jak dlouho tyto projekty trvaly. Z hlediska řízení projektu jsem se vlastně měla ptát na odchylky mezi směrným plánem a jeho náklady a skutečným plánem a jeho náklady u předchozích projektů. Odchylka je rozdíl mezi tím, co očekáváte, a tím, co skutečně získáte.

Každý dobrý projektový manažer bude souhlasit, že ten, kdo ignoruje historii, je odsouzený k tomu, aby ji opakoval. Existují svazky knih napsané na téma retrospektiv projektu a důležitosti zdokumentování lekcí, které jste dostali. A z dobrého důvodu. Když přejdete na nový projekt, je těžké vzpomenout si, co vás naučil ten předchozí, abyste pak v budoucnu tyto zkušenosti využili.

Když se soustředíte na shromažďování a analýzu odchylek dat pro aktuální projekt, pomůže vám to zvládnout lépe odhady času a nákladů u budoucích projektů. Vyhnete se tak časově náročným a nákladným požadavkům na změny.

Určení těch nejlepších dat odchylek

Zvažte použití těchto postupů pro shromažďování dat odchylek:

  • Investujte do budoucnosti shromažďováním dat odchylek.    Už ve velmi časné fázi procesu plánování se rozhodněte, jaká data odchylek budete shromažďovat. Možná to vypadá jasně, ale příliš často se metriky projektu definují s ohledem na krátkodobé cíle a na shromažďování dat pro dlouhodobé účely (třeba pro lepší odhady) se často zapomíná. Začleňte data, která se rozhodnete shromažďovat, do kritérií a metrik úspěchu projektu: kvantitativní míry pro vyhodnocení, výpočty nebo zjištění průběhu v peněžních jednotkách, plnění naplánovaných milníků nebo kvalitu výsledků. Data odchylek jsou podsadou metrik projektu.

  • Pracujte s účastníky projektu, abyste zjistili, jaké odchylky máte sledovat.    Zapojte sponzora projektu a členy týmu do rozhodování o tom, které odchylky a jak podrobně budete sledovat. Čím víc informací o odchylce budete vědět, tím víc informací můžete do rozpočtu a plánu svého projektu zapracovat. Odolnost vašich sledovacích mechanizmů má přímou souvislost s těmito podrobnými informacemi. Věnujte čas tomu, abyste na svou stranu získali i svůj tým. Můžete požádat i sponzora, aby tento cíl podpořil.

  • Zaměřte se na rozdíl mezi plánovaným a skutečným plánem a náklady.    Rozdíl mezi plánem a skutečností jsou data odchylky, na která se soustředí většina projektových manažerů.

    • Odchylka plánu je rozdíl mezi skutečným průběhem a plánem projektu. Tuto odchylku můžete sledovat na úrovni projektu, fáze, milníku nebo úkolu.

    • Odchylka nákladů je rozdíl mezi skutečnými náklady provedených prací a rozpočtem projektu. I tuto odchylku můžete měřit na úrovni projektu, fáze, milníku nebo úkolu v závislosti na směrném plánu nákladů.

      Tyto odchylky jsou rozdílem mezi daty směrného plánu a daty shromážděnými během běžícího projektu. Když porovnáte plán a skutečnost, uvidíte, jak se věci v průběhu projektu mění. Data odchylek byste měli začlenit do pravidelných zpráv o stavu a sdílet je se sponzorem a účastníky projektu.

  • Sledujte odhady nákladů a plánu v porovnání s plánovanými položkami.    Tato data jsou rozdílem mezi odhadovanými náklady a plánem, díky kterým se projekt schválil, a náklady a plánem při dokončení a spuštění plánu. Pokud po vytvoření plánu nákladů a směrného plánu zjistíte, že budete zřejmě potřebovat další čas nebo finance, je potřeba tyto informace sdílet co nejdříve. Každému (i na vysoké úrovni), kdo se na tyto odchylky podívá, bude zřejmá potřeba investovat do předprojektového plánování. Vyhnete se tak odhadům založeným na nejlepších tipech vytvořeným bez podrobného plánování nebo vstupu od lidí, kteří budou na projektu pracovat.

Začátek stránky

Použijte, co jste se z dat odchylek naučili

To nejužitečnější, co můžete udělat, je podívat se na data odchylek a zeptat se, proč k těmto rozdílům došlo. Změny mohli způsobit členové týmu, zákazník, dodavatelé nebo změna pracovního prostředí, třeba nové předpisy. Ať už byla příčina jakákoli, potřebujete změny analyzovat, abyste mohli identifikovat problémy a vytvořit strategie omezení rizik pro budoucí projekty. Čím víc budete vědět o důvodech odchylek, tím snadněji se jim příště vyhnete.

  • Vyhněte se budoucím odchylkám tak, že o nich budete společně diskutovat.    Získejte vstupní informace o odchylkách od svého týmu. Držte se dat a faktů a nehledejte viníka.

  • Požádejte tým, aby efekty odchylek vyjádřil číselně.    Pravděpodobně nemáte přehled o všech oblastech, ale můžete svůj záběr rozšířit shromažďováním vhodnějších informací.

  • Všechny informace o odchylkách zahrňte do retrospektivy projektu.    Zpřístupněte informace kolegům, aby z nich mohli také čerpat.

  • Data odchylek použijte jako směrný plán pro odhad dalšího projektu.    Data takového směrného plánu budou obzvlášť cenná, pokud budou projekty podobné nebo pokud budete pracovat znovu se stejným projektovým týmem. Odhady nového projektu budou mnohem přesnější.

  • Data odchylek použijte k posouzení odhadů pro budoucí projekty.    Při vytváření předběžného plánu nebo odhadu nákladů zcela jistě narazíte na sponzora nebo účastníka projektu, který bude chtít projekt udělat rychle a levněji. Když budete mít data, která vaše odhady podpoří, budete mít vše, co potřebujete k provedení úspěšného projektu, aniž byste museli spoléhat na hrdinské činy.

Začátek stránky

Spoléhejte na strategii, nikoli na štěstí, a zajistěte si budoucí úspěch.

Jak dopadla rekonstrukce mé kuchyně? Dokončili ji včas a mírně překročila rozpočet. Hádám, že jsem měla štěstí. U svých projektů byste ale neměli sázet na štěstí. Pokud si chcete na projektech zajistit úspěch teď i v budoucnosti, začněte včas sledovat odchylky. Shromažďujte data během celého životního cyklu projektu, v rámci retrospektivy je analyzujte a pak tyto své zkušenosti použijte u dalšího projektu.

Začleněním těchto postupů shromažďování a používání dat odchylek do metodologie řízení projektů získáte lepší odhady, identifikujete okolnosti, které vedou k odchylkám, a vyhnete se jim a budete potřebovat menší počet změn na projektu.

Začátek stránky

O autorce:     Jane Suchan je programová manažerka se zkušenostmi získanými při dohledu na podnikové obchodní iniciativy při vývoji metodologií projektového managementu. Jane žije v Seattlu ve státě Washington, USA.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×