Nastavení pravidel pro hromadnou korespondenci

Můžete nastavit pravidla, která budou řídit způsob, jakým aplikace Microsoft Office Word slučuje informace.

  • Pole ASK a FILLIN zobrazí dotaz při každém sloučení Datový záznam s hlavním dokumentem. Vaše odpověď na dotaz se zobrazí v daném formulářovém dopisu, smlouvě či jiném sloučeném dokumentu, který je výsledkem záznamu dat.

    Pole ASK:    Toto pole použijte, pokud chcete opakovat stejné informace na více místech v dokumentu. Můžete například uživateli zobrazit výzvu k zadání názvu měsíce v případě, že se název měsíce objevuje na více místech v měsíčním zápisu.

    Pole FILLIN:     Toto pole použijte, pokud chcete vložit informace jednorázově, například individuální závěr dopisu hromadné korespondence.

  • Pravidla Pokud…pak…jinak… používají pole IF k zobrazení informací na základě zadané podmínky. Předpokládejme například, že soubor s údaji o zákaznících obsahuje domácí i zahraniční adresy. Pole Země/oblast v domácích adresách je prázdné. Pomocí pravidla Pokud…pak…jinak… můžete zprávu pro všechny příjemce individuálně upravit. Příjemcům, u nichž je pole Země/oblast prázdné, může být například zobrazena zpráva „Po příjezdu budete uvítáni v naší firmě “, zatímco všem ostatním příjemcům se zobrazí zpráva „Po příletu vás uvítáme na letišti u přepážky celního odbavení“.

  • Pole SET (Nastavit záložku) umožňuje přiřadit k Záložka text, číslo nebo jiné informace. Tyto informace můžete použít ve výsledných sloučených dokumentech vícekrát. Jestliže se informace změní, stačí jednou upravit pole SET, takže nemusíte procházet celý hlavní dokument a opravovat všechny výskyty. Na každé místo, kde chcete zobrazit obsah pole SET, je nutné umístit pole REF.

    Ve formulářovém dopisu s oznámením události můžete například k záložce pomocí pole SET přiřadit název události. Na každé místo výskytu názvu události v dokumentu vložte pole REF, které odkazuje na záložku, již jste nastavili v poli SET. Stejný formulářový dopis můžete znovu použít pro jiné události tak, že změníte název události v poli SET.

Při hromadné korespondenci můžete rovněž použít pole MERGEREC, MERGESEQ, NEXT, NEXTIF a SKIPIF. Informace o těchto polích získáte, vyhledáte-li jejich názvy v nápovědě k aplikaci Word.

Nastavení pravidel

Pravidla pro hromadnou korespondenci se nastavují při nastavení hromadné korespondence.

  • Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Zapsat a vložit pole na tlačítko Pravidla a potom klikněte na jeden z názvů polí.

    Obrázek pásu karet aplikace Word

Podrobnosti o nastavení všech uvedených polí získáte, vyhledáte-li název příslušného pole v nápovědě k aplikaci Word.

Poznámka : Chcete-li zobrazit kódy polí v hlavním dokumentu, stiskněte klávesy ALT+F9. Pokud chcete opět zobrazit výsledky polí, stiskněte klávesy ALT+F9 ještě jednou.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×