Nastavení ukládání a sdílení souborů v Office 365

Přispěvatelé: Tom Werner Diane Faigel

Jeden z nejlepších způsobů, jak pro svoji firmu nastavit ukládání a sdílení souborů, je používat společně OneDrive pro firmy a týmový web Office 365. Toto řešení je ideální, pokud máte malou firmu s několika zaměstnanci.

Office 365 obsahuje základní týmový web, který vám pomůže začít. Můžete hned začít ukládat soubory na OneDrive pro firmy a spolupracovat na souborech na týmovém webu.

Kde se dají ukládat dokumenty v Office 365

  • OneDrive pro firmy je určený k individuálnímu použití s občasným sdílením souborů. OneDrive pro firmy je ideální ke sdílení souborů ve vašem vlastnictví.

  • Týmový web Office 365 je určený ke sdílení souborů a k pravidelné spolupráci na souborech. Týmový web je ideální k ukládání souborů ve sdíleném vlastnictví – souborů, které vlastní několik lidí nebo celý tým a spolupracuje na nich.

OneDrive pro firmy i týmové weby umožňují přístup odkudkoli – vám i vašim zaměstnancům.

Diagram, jak můžete používat dva typy úložiště: OneDrive nebo Týmové weby

Tady jsou některá doporučení, co byste měli ukládat do jednotlivých umístění, pokud používáte společně OneDrive pro firmy a týmové weby Office 365:

Umístění úložiště

K čemu slouží

Co byste sem měli ukládat

OneDrive pro firmy

Ukládání obsahu na OneDrive pro firmy se podobá ukládání souborů na počítač – nikdo jiný se k němu snadno nedostane.

Je ideální k ukládání firemních souborů, na kterých pracujete sami.

Firemní soubory, na kterých nemusí ostatní členové týmu spolupracovat nebo k nim pravidelně přistupovat.

Týmový web Office 365

Týmový web Office 365 je jako běžný web, ale ve výchozím nastavení není veřejný – je přístupný jenom lidem, kterým udělíte oprávnění.

Je ideální ke sdílení souborů a spolupráci na souborech.

Sdílené dokumenty, ke kterým mají přístup všichni zaměstnanci a můžou na nich spolupracovat. Můžete například spolupracovat na powerpointové prezentaci, ukládat týmové plány, které aktualizují všichni členové týmu, nebo publikovat programy schůzek.

Podřízený týmový web Office 365

Podřízený týmový web Office 365 je jako samostatná část týmového webu s jedinečným vzhledem nebo jedinečnými oprávněními pro přístup.

Je ideální ke sdílení souborů a spolupráci na souborech se zákazníky nebo externími partnery vaší firmy.

Taky je ideální k ukládání souborů, které by měly být nedostupné pro ostatní lidi z vaší firmy, kteří mají přístup k týmovému webu. Můžete vytvořit podřízený web, ke kterému budete mít přístup jenom vy (a v případě potřeby ještě jeden nebo dva další uživatelé).

Zjistěte, jak vytvořit podřízený týmový web.

Soubory, které chcete sdílet s externími uživateli.

Soubory, které mají být pro ostatní lidi z vaší firmy nedostupné. Můžete tady například ukládat personální a finanční informace.

Kolekce webů Office 365

Ukládání a sdílení souborů, ale kolekce webů je úplně oddělená od vašeho stávajícího týmového webu.

Nová kolekce webů Office 365 má vlastní adresu a oprávnění. Může sloužit k interní nebo externí spolupráci.

Větší firmy používají kolekce webů stejným způsobem, jako menší firmy používají podřízené weby. I menší firmy s vyššími nároky na zabezpečení a silnými technickými dovednostmi můžou chtít vytvořit kolekci webů.

Do kolekce webů ukládejte stejné sdílené informace, jaké byste ukládali na týmový web nebo podřízený web.

Video: Přesunutí vašich souborů do cloudu

Podívejte se na toto video a dozvíte se, jak můžete rychle začít ukládat svoje dokumenty v cloudu. Přejít na jednotlivé kroky postupu.

Váš prohlížeč nepodporuje video. Nainstalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player nebo Internet Explorer 9.

Kroky: Jak začít používat OneDrive pro firmy a týmový web k ukládání souborů a online spolupráci

Odhadovaná doba provádění: 5 až 10 minut

Všichni lidé ve vaší firmě, kteří mají Office 365, získají cloudové úložiště OneDrive pro firmy. Vyzvěte je, aby tam ukládali soubory týkající se firmy, pokud budou jediní, kteří potřebují tyto soubory používat. Můžou třeba uložit koncept návrhu, poznámky ze schůzky nebo scénář ukázky, kterou chtějí dodat.

Taky je důležité vybídnout zaměstnance, aby s vámi a dalšími spolupracovníky sdíleli svoji složku úložiště OneDrive pro firmy. Pokud by onemocněli nebo opustili společnost, bylo by jinak obtížné dostat se k jejich souborům uloženým v úložišti OneDrive pro firmy. Když ale budou složky v úložišti OneDrive pro firmy sdílené, můžete se k souborům v případě potřeby dostat.

Tady je postup, jak se každý člověk z vašeho týmu dostane na svůj OneDrive pro firmy a nasdílí svoji složku.

  1. Když se budete chtít přihlásit, přejděte na https://portal.office.com.

  2. Zadejte svoje uživatelské jméno a heslo a pak vyberte Přihlásit se.

  3. Na domovské stránce Office 365 zvolte OneDrive.

    Ze spouštěče aplikací zvolte dlaždici OneDrive.

  4. Pokud už v úložišti OneDrive pro firmy máte složku Sdílené se všemi, otevřete ji. To je místo v úložišti OneDrive pro firmy, kam by měli členové týmu ukládat svoje vlastní soubory týkající se firmy. Zvolte Sdílet a přejděte k dalšímu kroku.

    Pokud ale ještě takovou složku nemáte, zvolte Nový a vytvořte novou složku. Pojmenujte ji Sdílené se všemi a zvolte Pozvat lidi. Pokud možnost Pozvat lidi nevidíte, klikněte na Vytvořit, potom klikněte na novou složku pravým tlačítkem a klikněte na Sdílet.

    Zvolte na OneDrivu složku Sdílené se všemi.

  5. V dialogu Pozvat lidi zadejte jména nebo e-mailové adresy členů týmu, kteří mají mít ke složce přístup. Můžete zadat i svoji vlastní e-mailovou adresu, aby vám přišla kopie e-mailové zprávy odeslané lidem, kterým chcete povolit přístup.

    Dialogové okno pro vypsání e-mailových adres lidí, se kterými chcete svoji složku OneDrivu pro firmy sdílet

  6. Pro složku nastavte oprávnění na Mohou upravovat nebo Mohou zobrazovat.

  7. Napište zprávu, která má být součástí e-mailové zprávy odesílané lidem, které chcete pozvat. Měli by se v ní dozvědět, že e-mailová zpráva obsahuje odkaz na vaše sdílené firemní soubory. Zvolte Vytvořit. E-mailová zpráva se hned odešle lidem, které zvete.

    Tady je ukázka, jak taková odeslaná e-mailová zpráva vypadá. V dolní části obsahuje odkaz na vaši složku Sdílené se všemi, aby se k této složce lidé dostali.

    Otevřete e-mail a klikněte na možnost otevření webu.

Odhadovaná doba provádění: 5 až 10 minut

Office 365 obsahuje základní týmový web s některými funkcemi, které vám pomůžou začít. K tomuto internímu webu se dostanou jenom lidé z vaší firmy.

Tady je postup, jak se dostanete k vašemu týmovému webu:

  1. Zůstaňte přihlášení k Office 365 a v levém horním rohu stránky zvolte spouštěč aplikací Ikona spouštěče aplikací Office 365 a potom zvolte Weby.

    V pravém horním rohu stránky vyberte ikonu pro spuštění aplikace a pak vyberte Weby.

  2. Na stránce Weby zvolte Týmový web.

    Přístup k týmovým webům získáte tak, že kliknete na weby a potom na Týmové weby.

Domovská stránka vašeho interního webu se zobrazí s výchozím názvem <Název vaší firmy> Týmový web. Tato domovská stránka obsahuje:

  • dlaždice funkcí, které vám pomůžou začít upravovat váš týmový web.

  • odkazy na levé straně sloužící k navigaci do jiných oblastí týmového webu.

  • knihovnu dokumentů, která vám umožní začít ukládat soubory a sdílet je s týmem.

Úvodní stránka Týmové weby obsahuje dlaždice běžně používaných funkcí pro přizpůsobení vašeho webu.

Odhadovaná doba provádění: 20 až 30 minut pro několik prvních souborů

Abyste mohli rychle začít ukládat a sdílet soubory, obsahuje váš týmový web místo pro ukládání souborů. Nazývá se knihovna Dokumenty a je to knihovna dokumentů.

Tady je postup:

  1. Na domovské stránce týmového webu zvolte v navigační nabídce na levé straně možnost Dokumenty. Dostanete se tak do knihovny Dokumenty.

    V levé nabídce vyberte knihovnu dokumentů.

  2. Zůstaňte přihlášení k Office 365 a z panelu Start nebo z jiného místa otevřete Průzkumník souborů.

    Otevřete Průzkumníka souborů z panelu Start nebo z jiného umístění.

  3. Přejděte k souborům, které chcete nahrát na týmový web.

    Zvolte Procházet a přejděte na počítači k souboru, který chcete nahrát na týmový web.

  4. Vyberte soubory, které chcete nahrát na týmový web, a přetáhněte je do knihovny Dokumenty.

    Příklad souboru nahraného do knihovny dokumentů na týmovém webu

    Až skončíte, budou soubory uložené na týmovém webu i ve vašem počítači.

    Obrázek znázorňující knihovnu dokumentů, když do ní nahrajete soubory

    Soubory z počítače můžete odstranit. V dalším kroku (Krok 4: Synchronizujte online soubory s vaším PC) vytvoříte nové umístění pro tyto soubory na vašem počítači..

    Pokud potřebujete na týmový web nahrát hodně souborů nebo velké soubory, přečtěte si tyto tipy k nahrávání velkých souborů nebo mnoha souborů do knihovny.

    Pokud potřebujete větší prostor úložiště, podívejte se na téma Změna prostoru úložiště pro vaše předplatné.

Odhadovaná doba provádění: 20 až 30 minut pro několik prvních souborů

Když teď máte soubory na týmovém webu, můžete nastavit, aby se synchronizovaly s vaším PC nebo Macem. Tak budete moct na souborech pracovat ve svém PC nebo Macu, místo abyste pracovali v Internet Exploreru, Chromu nebo jiném prohlížeči. Synchronizace souborů do počítače je užitečná taky pro případ, že byste se potřebovali k souborům dostat v době, kdy nejste připojení k internetu.

Když budete mít nastavenou synchronizaci souborů s počítačem, budou se soubory synchronizovat automaticky přibližně každých 10 minut (pokud jste připojení k internetu).

Tady je postup, jak synchronizovat soubory na týmovém webu s počítačem:

  1. Na domovské stránce týmového webu zvolte v navigační nabídce na levé straně možnost Dokumenty. Synchronizaci nemůžete nastavit přímo na domovské stránce, ale musíte z navigační nabídky otevřít knihovnu.

    Tip : Při synchronizaci souborů na týmovém webu musíte synchronizovat jednotlivé knihovny dokumentů na webu, nemůžete synchronizovat celý web.

    V levé nabídce vyberte knihovnu dokumentů.

  2. V knihovně Dokumenty zvolte Synchronizovat. Nebo vyberte jednotlivé soubory, které chcete synchronizovat.

    Zvolte soubor a pak zvolte Synchronizovat.
  3. V dialogu OneDrive pro firmy zvolte Synchronizovat. (OneDrive pro firmy je proces, který provádí synchronizaci.)

    Zvolte tlačítko Synchronizovat a spusťte tak synchronizaci souborů z týmového webu do počítače.
  4. Pokud se zobrazí dotaz týkající se zabezpečení, zvolte Povolit. Pokud budete vyzváni k zadání vašich přihlašovacích údajů Office 365, zadejte svoje ID uživatele Office 365 a svoje heslo. Po spuštění procesu synchronizace uvidíte toto dialogové okno:

    Obrázek dialogového okna, které uvidíte při spuštění synchronizace
  5. Když zvolíte Zobrazit soubory, uvidíte svoje dokumenty v Průzkumníku Windows. Soubory uvidíte na svém počítači ve složce SharePoint. Malé zelená značka zaškrtnutí vedle souboru označuje, že je soubor aktuální a že byl synchronizován s verzí na týmovém webu.

    Pomocí Průzkumníka souborů přejděte k synchronizovanému souboru na vašem počítači. Je v sharepointové složce.

    Poznámky : 

    • Pokud soubory synchronizujete s úložištěm OneDrive pro firmy, jsou na vašem počítači umístěné ve složce OneDrive pro firmy.

    • Snímek obrazovky, jak to vypadá v Průzkumníku souborů po synchronizaci souboru OneDrivu pro firmy s počítačem

  6. Přejděte do složky SharePoint a otevřete soubor. Změňte, co potřebujete, a zvolte Uložit. Pokud jste připojení k internetu, v dolní části obrazovky uvidíte indikátor Nahrávání na SharePoint, který ukazuje, že se soubor ukládá na týmový web. Soubor se současně uloží taky na váš počítač do složky SharePoint. Pokud se zobrazí zpráva, že se soubor nepodařilo nahrát, zkuste to znova. Ukládání může někdy přerušit nekonzistentní připojení k internetu.

    Obrázek stavové zprávy, kterou dostanete při uložení souboru na týmový web

    Blahopřejeme! Nastavili jste ukládání souborů a online spolupráci pro vaši organizaci.

Doporučené postupy pro ukládání a sdílení souborů

  • Menší neziskové organizace: Vytvořte týmový web Office 365 k ukládání sdílených dokumentů, aby byly informace centrálně umístěné a archivované. Při personálních změnách – například při výměně ředitele – se takto uložené informace neztratí. Vytvořte soukromý týmový podřízený web Office 365 k ukládání souborů, které by měly být nedostupné pro ostatní členy týmu – například personálních a finančních dokumentů.

  • Firmy ve výhradním vlastnictví: Používejte OneDrive pro firmy k ukládání vlastních souborů a k jejich sdílení se zákazníky případ od případu.

  • Firmy ve společném vlastnictví: Pokud máte firmu ve společném vlastnictví, můžete používat OneDrive pro firmy, ale soubory budete muset sdílet přímo s druhým vlastníkem (a naopak).

  • Firmy s externími klienty nebo partnery, kteří potřebují přístup k souborům: Používejte podřízené týmové weby Office 365 k ukládání a sdílení dokumentů určených pro konkrétní zákazníky. Protože přístup k podřízenému webu je specifický pro určité zákazníky a omezený na podřízený web, nemusíte se obávat, že by některý zákazník nepředvídaně získal přístup k informacím určeným pro jiného zákazníka.

Když soubor uložíte na OneDrive pro firmy, máte k němu přístup jenom vy – pokud ho nebudete sdílet s ostatními. Při sdílení souborů můžete zvolit jednotlivé osoby, se kterými chcete soubor sdílet, nebo můžete sdílet soubor se všemi. Na OneDrivu můžete taky vytvořit samostatné složky k různým účelům, třeba veřejné složky, osobní složky nebo složky pro jednotlivé projekty. Každou složku můžete sdílet s jinou osobou nebo skupinou osob, nebo ji nemusíte sdílet s nikým.

Další informace najdete v článku Sdílení souborů a složek na OneDrivu pro firmy.

Pokud chcete zjistit, kolik prostoru úložiště vám na OneDrivu pro firmy zbývá, podívejte se na článek Správa úložiště OneDrive pro firmy.

I když tam můžete uložit soubor téměř libovolného formátu, některé soubory nemusí být povolené – ze dvou důvodů: kvůli zabezpečení nebo kvůli neplatným znakům v názvech souborů. Zásady zabezpečení služby OneDrive pro firmy blokují určité typy souborů a malou skupinu znaků. Další informace o tom, které formáty souborů a znaky nejsou povolené, najdete v článku Neplatné znaky v názvech souborů nebo složek nebo neplatné typy souborů na OneDrivu pro firmy.

Další kroky

Jsme tady, abychom vám pomohli.

Pokud jste správce Office 365, můžete kdykoli zdarma volat naši zákaznickou podporu.

Tento článek byl naposledy aktualizován 22. března 2017 na základě vaší zpětné vazby.

Pokud máte dotazy nebo návrhy, sdělte nám je prostřednictvím níže uvedeného pole pro komentáře, abychom se jimi mohli zabývat v příštích aktualizacích tohoto článku.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×