Nastavení pravidel hromadné korespondence

Nastavení pravidel hromadné korespondence

Přečtěte si o pravidlech hromadné korespondence a zjistěte, jak můžete každé z nich použít ve své organizaci. Když píšete dopis nebo e-mail všem svým zákazníkům a chcete, aby obsahoval různý text v závislosti na různých hodnotách v určitých polích vašeho zdroje dat – můžete nastavit pravidlo.

Napsali jste například dopis o nadcházející akci, která se bude konat na třech různých místech po celém světě. Ve Wordu jste vytvořili dopis pomocí možnosti Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence, ale při kontrole dokumentu zjistíte, že nejenom že se v něm něco opakuje, ale také, že určitý obsah je nutné obměnit v závislosti na místě konání akce. V takovém případě můžete použít Pravidla ve skupině Zapsat a vložit pole, která budou zahrnovat různé podmínky.

Použití pravidel

Přidání pravidel k dokumentu hromadné korespondence umožňuje zefektivnit pracovní proces a zavést flexibilitu. Pomocí pravidel se můžete vyhnout nutnosti vytvářet více dokumentů a nastavit obsah, který se dá rychle obměnit.

Pravidla můžete přidat při nastavování hromadné korespondence.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Pravidla.

    Word, karta Korespondence, skupina Zapsat a vložit pole

  2. Zvolte dostupné pravidlo.

    Word, rozevírací seznam Pravidla obsahující pole ve skupině Zapsat a vložit pole na kartě Korespondence

K pravidlům se nedostanete, dokud nezahájíte proces hromadné korespondence. Další informace o tom, jak nastavit libovolné pole v dialogu zvoleného pravidla, získáte po kliknutí na ikonu ?. Můžete také vyhledat název pole v obecné nápovědě k Wordu.

Tip : Pokud chcete přepnout mezi zobrazením a skrytím kódů polí, stiskněte Alt+F9.

Pole

Popis

Příklad a metoda

Dotaz

Slouží k opakování žádosti o stejné informace na více místech v dokumentu. Odpověď na dotaz se zobrazí ve sloučeném dokumentu.

V dialogovém okně Vložit pole Wordu: Dotaz je zaškrtávací políčko Dotaz jen jednou. Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete, aby se dotaz zobrazil jenom na začátku závěrečného vytváření hromadné korespondence. Nebo zaškrtnutí políčka zrušte (výchozí nastavení), pokud se má dotaz objevit pro každý záznam.

Další informace najdete v článku o poli Ask.

Plánujete večírek k příležitosti odchodu do důchodu zaměstnance, který roky prodával produkty vyráběné vaší firmou. Pozvánka se odesílá e-mailovou zprávou lidem z vaší firmy i mimo ni a obsahuje dotaz, jestli se oslavy zúčastní.

V dialogovém okně Vložit pole Wordu: Dotaz do pole Záložka napište Pozvánka.

Do pole Dotaz zadejte Chcete se zúčastnit naší oslavy odchodu do důchodu?

Do pole Výchozí text záložky zadejte Ano.

Po dokončení zvolte OK.

Vyplnit

Pole Vyplnit použijte v situaci, kdy chcete položit otázku. Pole Vyplnit může být podobně jako pole Dotaz v dokumentu vícekrát.

V dialogovém okně Vložit pole Wordu: Vyplnit je zaškrtávací políčko Dotaz jen jednou. Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete, aby se odpověď použila pro každý záznam hromadné korespondence. Nebo zaškrtnutí políčka zrušte (výchozí nastavení), pokud se chcete dotazovat u každého záznamu.

Další informace najdete v článku o poli Fill-In.

Vaše organizace sponzoruje akci, která hodnotí zdravotní stav lidí. Všem zaměstnancům se posílá důvěrný registrační formulář. Formulář se ptá na informace (věk, výšku, váhu), které musí být zadané.

V dialogovém okně Vložit pole Wordu: Vyplnit do pole Dotaz napište Jaký je váš věk?

Po dokončení zvolte OK.

Pokud...pak...jinak

Slouží k definování podmínky, kterou je potřeba splnit. Při splnění podmínky se poskytne konkrétní informace. V opačném případě se poskytne jiná informace.

Další informace najdete v článku o poli If.

Udržujete velkou databázi členů charitativní organizace. Členové budou dostávat různá oznámení o nadcházejících dobročinných akcích podle místa jejich bydliště.

V dialogovém okně Vložit pole Wordu: Pokud v rozevíracím seznamu Název pole zvolte název sloupce Bydliště z vašeho zdroje dat (obvykle excelové tabulky).

V rozevíracím seznamu Porovnání zvolte rovná se.

Do pole Porovnat s napište Jižní Čechy. Potom do pole Vložit tento text zadejte obsah, který se vloží při splnění porovnání. A pokud porovnání splněné není, přidá se obsah zadaný v poli Jinak vložit tento text.

Po dokončení zvolte OK.

Slučovaný záznam č.

Slouží k zachycení čísla aktuálního záznamu ve zdroji dat, který se má zahrnout do dokumentu hromadné korespondence. Číslo odpovídá jakémukoliv třídění nebo filtru, který jste u zdroje dat použili před vytvořením hromadné korespondence.

Další informace najdete v článku o poli MergeRec.

Použitím pole MergeRec vedle pole pro tisk kalendářního data vytvoříte jedinečná čísla faktur.

Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Pravidla a potom vyberte Slučovaný záznam č..

Slučovaná posloupnost č.

Slouží k určení počtu záznamů ve sloučeném dokumentu.

Další informace najdete v článku o poli MergeSeq.

Sloučili jste dávku dopisů a poslední záznam v dávce formulářových dopisů zobrazí celkový počet dopisů. Tento součet je možné využít při výpočtu poštovného.

Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Pravidla a potom vyberte Slučovaná posloupnost č..

Další záznam

Slouží k vložení následujícího datového záznamu do aktuálního dokumentu bez zahájení nového dokumentu.

Další informace najdete v článku o poli Next.

Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Pravidla a potom vyberte Další záznam.

Další záznam pokud

Slouží k porovnání dvou hodnot. Shoda mezi obsahem datového pole a hodnotou určuje, jestli se má další záznam sloučit do aktuálního dokumentu nebo do nového dokumentu.

Další informace najdete v článku o poli NextIf.

Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Pravidla a potom vyberte Další záznam pokud.

V seznamu Název pole vyberte název slučovacího pole , například Město.

V seznamu Porovnání zvolte požadovaný operátor. Pokud chcete například vybrat příjemce z určitého města, zvolte rovná se.

Do pole Porovnat s zadejte hodnotu, kterou chcete porovnat. Pokud chcete například vybrat příjemce žijící v Brně, zadejte Brno.

Nastavit záložku

Slouží k přidružení názvu záložky k určité hodnotě. Záložku můžete vložit na více míst v dokumentu. Všude tam, kam záložku v dokumentu vložíte, se zobrazí hodnota spojená s touto záložkou.

Další informace najdete v článku o poli Set.

Vaše organizace připravuje veřejné představení výsledků projektu zabývajícího se životním prostředím v určité oblasti. Vedoucí projektu mají předběžný název projektu, ale vědí, že se ještě může změnit. V tomto případě je nejlepší přidat záložku, protože pokud se název skutečně změní, bude potřeba změnit jenom záložku a ne všechny odkazy na název.

V dialogovém okně Vložit pole Wordu: Nastavit do pole Záložka napište Název projektu.

Do pole Hodnota napište Záchrana žabí stezky.

Po dokončení zvolte OK.

Přeskočit záznam pokud

Slouží k porovnání obsahu datového pole s hodnotou a následnému přeskočení zahrnutí aktuálního datového záznamu, pokud je porovnání pravdivé.

Další informace najdete v článku o poli SkipIf.

Vlastníte obchod s oblečením a zjistíte, že máte na skladě přebytek určitých triček, ale ne v nejoblíbenější velikosti. Takže když budete chtít rozeslat prodejní leták, vyloučíte zákazníky, kteří nosí určitou velikost.

V dialogovém okně Vložit pole Wordu: Přeskočit záznam pokud v rozevíracím seznamu Název pole zvolte název sloupce Velikost z vašeho zdroje dat (obvykle excelové tabulky).

V rozevíracím seznamu Porovnání zvolte rovná se.

Do pole Porovnat s napište XL. Po dokončení zvolte OK. Zákazníci, kteří nosí trička velikosti XL, prodejní leták nedostanou.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×