Mám si dokumenty ukládat na OneDrive pro firmy, nebo na týmový web?

Je lákavé ukládat všechny dokumenty na OneDrive pro firmy. Odkaz na knihovnu služby OneDrive pro firmy je vždycky nahoře na stránce – připravený k nahrání nebo vytvoření dokumentu z OneDrivu pro firmy. Je ale potřeba myslet na to, kdo může nebo nemůže mít přístup k dokumentům, které na OneDrive pro firmy uložíte. Pokud je dokument společným dílem souvisejícím s projektem, pak může být lepší volbou nahrát ho na týmový web.

Jaký je rozdíl mezi OneDrivem pro firmy a týmovým webem SharePointu?

OneDrive pro firmy je místo, kde můžete ukládat soubory z počítače do cloudu. K souborům pak máte přístup z libovolného zařízení a můžete je sdílet s ostatními. Jako součást Office 365 nebo SharePoint Serveru umožňuje OneDrive pro firmy aktualizovat a sdílet soubory odkudkoli a spolupracovat na dokumentech Office současně s ostatními.

Týmový web SharePointu je místo, kde můžou uživatelé spolupracovat na souborech, dokumentech a nápadech. Je nastavený tak, aby usnadňoval obousměrnou komunikaci mezi členy týmu. SharePoint nabízí kompletní možnosti knihoven dokumentů, seznamů úkolů, kalendářů, pracovních postupů, wikiwebů a dalších funkcí, které usnadňují týmovou komunikaci a spolupráci.

Pro OneDrive pro firmy i týmový web SharePointu platí, že vaše soubory jsou uložené v cloudu. OneDrive pro firmy i týmový web SharePointu můžete synchronizovat s vaším počítačem. Další informace najdete v tématech Synchronizace souborů OneDrivu pro firmy a Synchronizace knihoven webu s počítačem.

Případy, kdy uložit dokumenty na OneDrive pro firmy

  • Nemáte v plánu je sdílet.
    Dokumenty, které umístíte na OneDrive pro firmy, jsou standardně soukromé, s výjimkou dokumentů, které umístíte do složky Sdílené se všemi. Díky tomu je OneDrive pro firmy optimální volbou pro koncepty dokumentů nebo pro osobní dokumenty, které nemusí vidět nikdo jiný.

  • Plánujete sdílet soubory jednotlivě a s omezeným dosahem nebo životností.
    Píšete třeba příspěvek na blog, který nemusí souviset s projektem, a chcete, aby ho několik kolegů zkontrolovalo dřív, než ho publikujete. V tom případě předpokládáte, že uživatelé použijí dokument jenom jednou a nebudou potřebovat další úložiště nebo kontextové informace. Potřebují jenom odkaz na dokument a oprávnění k úpravám.

  • Nedokážete určit existující týmový web, na který dokument patří, a nemyslíte si, že by účel dokumentu vyžadoval vytvoření nového.

Případy, kdy uložit dokumenty do knihovny týmového webu

  • Chcete, aby členové týmu považovali dokument za důležitý pro probíhající projekt.

  • Chcete rozšířit vlastnictví a oprávnění k dokumentu mezi širší skupinu lidí. Pokud je dokument důležitý pro úspěch projektu, je vhodné, aby o tom, co se na webu děje, rozhodovali kromě vás i další lidé.

  • Chcete, aby se oprávnění udělovala spíš na základě webů než na základě individuálních dokumentů. Pokud mají lidé přístup k týmovému webu, mají tak přístup k dokumentům, které jsou na něm uložené.

  • V knihovně týmového webu jsou už uložené další dokumenty vztahující se k projektu a ostatní uživatelé očekávají, že je tam najdou.

  • Chcete vytvořit pracovní postup umožňující přiřazování dokumentů dalším lidem, kteří je pak vrací se změnami.

Pokud máte menší firmu, je ideální nastavit ukládání a sdílení souborů tak, abyste mohli používat společně OneDrive pro firmy i týmový web Office 365. Podívejte se na tento kurz přizpůsobení týmového webu. Obsahuje kroky k propagaci týmového webu, které umožní, aby členové vašeho týmu mohli rychle přecházet oběma směry mezi svojí složkou OneDrive pro firmy a týmovým webem Office 365.

Přesunutí dokumentu ze služby OneDrive pro firmy na týmové weby

Někdy důležitost některých dokumentů vzroste a začnou být významné pro projekt. V takovém případě může mít smysl přesunout je ze služby OneDrive pro firmy na týmový web.

Přesunutí dokumentu ze služby OneDrive pro firmy do knihovny týmového webu se dělá ručně. Můžete ho buď zkopírovat, nebo vyjmout a vložit. Soubory se mezi knihovnami nejsnadněji přesouvají pomocí Průzkumníka. V knihovně klikněte na kartu Knihovna a pak vyberte Otevřít v Průzkumníkovi.

Příkaz Otevřít v Průzkumníkovi na kartě Knihovna na pásu karet

Tady je krátké výukové video, které ukazuje přesouvání dokumentů:

Váš prohlížeč nepodporuje video. Nainstalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player nebo Internet Explorer 9.

Pokud používáte SharePoint online nebo SharePoint 2016 v místním nasazení, nemusí se možnost Weby v nabídce v horní části stránky zobrazovat. Klikněte na spouštěč aplikací Ikona spouštěče aplikací a potom klikněte na Weby nebo SharePoint.

Odstraňování potíží při přesouvání dokumentů ze služby OneDrive pro firmy

Při přesouvání dokumentů ze služby OneDrive pro firmy do knihovny týmového webu byste měli mít na paměti pár věcí:

  • Hypertextové odkazy na původní dokument přestanou fungovat, protože jste dokument odstranili ve službě OneDrive pro firmy. Možná budete chtít sdílet dokument, který jste přesunuli na týmový web, a dát tak lidem na webu aktualizovaný fungující odkaz.

  • Pokud lidé sledovali původní dokument, odkazy na tento dokument v jejich informačním kanálu přestanou fungovat. Aby se toto spojení obnovilo, budou muset dokument sledovat v jeho novém umístění.

  • Původní dokument ve službě OneDrive pro firmy můžete nahradit dokumentem, který jednoduše nabídne odkaz na nový soubor a oznámí nové umístění.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×