Krok 3: Aktualizace průběhu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Krok 1: Základní orientace Krok 2: Odevzdání časového rozvrhu Krok 3: Aktualizace průběhu

Odevzdat výkaz hodin strávených prací na úkolech v aplikaci Project Web App je důležité, ale stejně důležité je komunikovat průběh práce s vedoucím projektu v obecnější rovině.

V tomto článku:

Čas a průběh úkolu: Jaký je rozdíl?

Než se budeme věnovat způsobu vykazování průběhu úkolu v aplikaci Project Web App, je důležité pochopit rozdíl mezi časem a průběhem úkolu.

Čas

Čas je skutečný počet hodin, které strávíte prací na konkrétním úkolu. Toto číslo vyplníte do časového rozvrhu, abyste zachytili počet hodin strávených během pracovního týdne různými úkoly.

Průběh úkolu

Průběh úkolu je obecný termín označující pojmy, jako je procento dokončené práce úkolu (procento dokončení) a množství práce zbývající do dokončení úkolu (zbývající práce).

Odeslání průběhu úkolu je způsob zachycení širšího popisu průběhu vašich úkolů.

Podívejme se na příklad...

V tomto příkladu máte přiřazený úkol, který je naplánovaný na 40 hodin.

Úkoly

Pracujete na něm 8 hodin v pondělí, 4 hodiny v úterý a 8 hodin ve středu, celkově tedy 20 hodin.

Po

Út

St

Čt

CELKEM

Skutečná

8

4

8

0

0

20

Plánovaná

8

8

8

8

8

40

Toto je údaj o čase, který byste zadali do časového rozvrhu.

Teď se na provedenou práci podívejme z hlediska průběhu úkolu.

I když jste na úkolu strávili 20 hodin z celkových 40, může vám připadat, že vám zbývá víc než 50 % práce.

Můžete si myslet, že jste pokročili dál, třeba jste dokončili 75 %, nebo máte trochu zpoždění a hotových je 25 %.

20 hodin ze 40 vypadá takto:

50 %

Ve skutečnosti ale můžete mít před plánem náskok:

75 %

Nebo zpoždění:

25 %

Když pracujete s odhadovaným procentem dokončení, mluvíme o průběhu vašeho úkolu. Zadání počtu hodin potřebných k dokončení úkolu (zbývající práce) se také považuje za součást průběhu vašeho úkolu.

Pokračujme v našem příkladu, po dokončení 20 hodin ze 40 hodin plánovaných můžete mít pocit, že vám do dokončení úkolu zbývá práce na víc než 20 hodin. Odesláním předpokládané zbývající práce vedoucímu projektu komunikujete průběh úkolu.

Připomeňme si, proč to děláme?

Mějte na paměti, že stejně jako u časových rozvrhů, ani ve zprávách o průběhu úkolu nejde o vás. Jde o projekt samotný a ověření, že práce jde podle časového plánu a v rámci rozpočtu.

Pokud práce na úkolu trvá déle (z jakéhokoli důvodu), než jste předpokládali, může vedoucí projektu přeorganizovat práci tak, aby nedošlo ke zpoždění celého projektu.

I když pracujete, jak nejlépe umíte, věci prostě někdy nejdou podle plánu. Každý dobrý vedoucí projektu to ví, takže se nestresujte, když průběh úkolu neodpovídá plánu. Buďte upřímní, sdílejte skutečný stav práce a dělejte svou práci na projektu.

Kam mám zadat průběh úkolu?

To je trochu komplikovaná otázka. Jsou dva způsoby, jak v aplikaci Project Web App nastavit zadávání průběhu úkolu.

Samostatná zobrazení pro čas a průběh úkolů    Pokud vaše organizace nastavila aplikaci Project Web App tímto způsobem, členové týmu zadávají a odesílají čas v zobrazení časového rozvrhu a průběh úkolů v zobrazení úkolů.

  • Čas se zadává jako:     Hodiny v zobrazení časového rozvrhu

  • Průběh úkolu se zadává jako:    Hotovo (%) v zobrazení úkolů + Zbývající práce v zobrazení úkolů

Jedno kombinované zobrazení pro čas a průběh úkolů    Pokud vaše organizace nastavila aplikaci Project Web App tímto způsobem, členové týmu můžou zachytit čas i průběh úkolu v zobrazení časového rozvrhu. Průběh úkolů v tomto případě představují hodiny, nikoli procenta dokončení, a zbývající práce.

  • Čas se zadává jako:     Hodiny v zobrazení časového rozvrhu

  • Průběh úkolu se zadává jako:    Zbývající práce v zobrazení časového rozvrhu

Metoda kombinovaného zobrazení (kterou správce nejspíš zná pod názvem „režim jedné položky“) sice odstraňuje nutnost vedení záznamů na dvou místech, zároveň ale přicházíte o možnost obecněji vykazovat procenta dokončené práce („Mám hotovo zhruba 25 % tohoto úkolu.“). Má to svoje výhody i nevýhody. Jako člen týmu nakonec stejně musíte používat nastavení zvolené vaší organizací, ale se hodí znát další podrobnosti.

Jste připravení přidat průběh úkolů?    

Přidání komentářů týkajících se práce

Dalším způsobem, jak komunikovat průběh úkolu, je prosté přidání komentářů při odesílání aktualizací vedoucímu projektu. Někdy může být potřeba vysvětlit, proč práce trvá déle, než jste plánovali („Zbývá ještě 20 hodin práce, protože...“), nebo chcete podrobněji popsat práci, na které jste strávili v daném týdnu nějaký čas („6 hodin mi v úterý na tomto úkolu trvalo...“).

Pokud chcete přidat komentáře, zaškrtněte před odesláním časového rozvrhu nebo informací o postupu úkolu políčko Komentář při odeslání. Pak budete moct vyplnit pole komentář před tím, než změny pošlete projektovému manažerovi.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×