Kontrola dokumentů, zda neobsahují skrytá data a osobní informace

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Máte-li v úmyslu sdílet elektronickou kopii dokumentu aplikace Microsoft Office Word s klienty či kolegy, je vhodné zkontrolovat, zda neobsahuje skrytá data nebo osobní informace, které mohou být uloženy v samotném dokumentu nebo ve vlastnostech dokumentu (Metadata). Vzhledem k tomu, že tyto skryté informace mohou o vaší organizaci nebo o samotném dokumentu prozradit podrobnosti, které nechcete sdílet veřejně, budete zřejmě chtít tyto skryté údaje odstranit dříve, než dokument zpřístupníte ostatním uživatelům.

V tomto článku je popsáno, jak pomocí funkce Kontrola metadat v aplikaci Microsoft Office Word 2007 můžete v dokumentech vyhledat a odstranit skrytá data a osobní informace.

V tomto článku:

Jaké typy skrytých dat a osobních údajů jsou uložené v dokumentech aplikace Word?

Jaké informace můžete Kontrola metadat vyhledá a odstraní z dokumentů aplikace Word?

Jak vyhledat a odstranit skrytá data a osobní údaje v dokumentech aplikace Word?

Jaké typy skrytých dat a osobních informací se ukládají v dokumentech aplikace Word?

V dokumentu aplikace Word může být uloženo několik typů skrytých dat a osobních informací. Při prohlížení dokumentu v aplikaci Office Word 2007 nemusejí být tyto informace na první pohled viditelné, ale může se stát, že je budou moci zobrazit či načíst ostatní uživatelé.

Skryté informace mohou obsahovat data, která aplikace Office Word 2007 přidá do dokumentu, aby uživatelé mohli při vytváření či úpravě dokumentu spolupracovat. Mohou také obsahovat údaje, které jsou záměrně označeny jako skryté.

Dokumenty aplikace Word mohou obsahovat následující typy skrytých dat a osobních informací:

  • Komentáře, značky revize ze sledovaných změn, verze a rukopisné poznámky.     Pokud jste na vytváření dokumentu spolupracovali s ostatními uživateli, může dokument obsahovat položky jako jsou značky revizí ze sledovaných změn, komentáře, rukopisné poznámky nebo verze. Tyto informace mohou ostatním uživatelům zpřístupnit jména osob, které pracovaly na dokumentu, komentáře recenzenta a změny provedené u dokumentu.

  • Vlastnosti dokumentu a osobní údaje    Vlastnosti dokumentu, nazývaný také Metadata, obsahují podrobnosti o dokumentu, například autor, předmět a název. Vlastnosti dokumentu také obsahovat informace, které spravují automaticky aplikacemi sady Office, jako je název ten, kdo naposledy uložen dokument a datum vytvoření dokumentu. Pokud jste použili specifických funkcí, dokumentu mohou také obsahovat další druhy identifikovatelné osobní údaje, jako jsou záhlaví e-mailů, informace o odeslání na revizi, směrovací adresy a názvy šablon.

  • Záhlaví, zápatí a vodoznaky.     Dokumenty aplikace Word mohou obsahovat informace v záhlaví a zápatí. Dále může být součástí dokumentu aplikace Word vodoznak.

  • Skrytý text.    Dokumenty aplikace Word mohou obsahovat text, který je formátován jako skrytý. Pokud nevíte, zda dokument obsahuje skrytý text, můžete takový text vyhledat pomocí funkce Kontrola metadat.

  • Vlastnosti serverů s dokumenty.    Jestliže byl dokument uložen na serveru správy dokumentů, například na webu Pracovní prostor dokumentů nebo do knihovny založené na službě Microsoft Windows SharePoint Services, může dokument obsahovat další vlastnosti nebo informace související s tímto umístěním na serveru.

  • Vlastní data XML.    Dokumenty mohou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazena. Pomocí funkce Kontrola metadat můžete tato data XML vyhledat a odstranit.

Začátek stránky

Jaké informace může funkce Kontrola metadat vyhledat a odstranit z dokumentů aplikace Word?

V aplikaci Office Word 2007 zobrazuje funkce Kontrola metadat několik různých kontrol, které umožňují vyhledat a odstranit skrytá data a osobní informace specifické pro dokumenty aplikace Word. Seznam typů skrytých dat a osobních informací, které může funkce Kontrola metadat vyhledat a odstranit z dokumentů aplikace Word, naleznete v tabulce níže.

Poznámka : Pokud vaše společnost upravila funkci Kontrola metadat přidáním modulů kontroly, pravděpodobně budete moci kontrolovat, zda dokumenty neobsahují další typy informací.

Office Word 2007

Název kontroly

Vyhledané a odstraněné informace

Komentáře, revize, verze a poznámky

  • Komentáře

  • Značky revizí ze sledovaných změn

  • Informace o verzi dokumentu

  • Rukopisné poznámky

Vlastnosti dokumentu a osobní informace

  • Vlastnosti dokumentu včetně informací z karet Souhrn, Statistika a Vlastní v dialogovém okně Vlastnosti dokumentu

  • Záhlaví e-mailu

  • Směrovací adresy

  • Informace o odeslání na revizi

  • Vlastnosti serveru dokumentů

  • Informace o zásadách správy dokumentů

  • Informace o typu obsahu

  • Informace o propojení vazeb na data u polí s vazbou na data (poslední hodnota je převedena na text)

  • Uživatelské jméno

  • Název šablony

Záhlaví a zápatí

  • Informace v záhlavích dokumentů

  • Informace v zápatích dokumentů

  • Vodoznaky

Skrytý text

  • Text formátovaný jako skrytý (efekt písma dostupný v dialogovém okně Písmo)

    Poznámka : Tato kontrola nezjistí text, který byl skryt jiným způsobem (například bílý text na bílém pozadí).

Vlastní data XML

  • Vlastní data XML, která mohou být uložena v dokumentu

Začátek stránky

Jak vyhledat a odstranit skrytá data a osobní informace z dokumentů aplikace Word?

Pomocí funkce Kontrola metadat můžete vyhledat a odstranit skrytá data a osobní informace z dokumentů aplikace Word, které byly vytvořeny v aplikaci Office Word 2007 a dřívějších verzích. Před sdílením elektronické kopie dokumentu, například jako e-mailové přílohy, je vhodné použít funkci Kontrola metadat.

  1. Otevřete dokument aplikace Word, u kterého chcete zkontrolovat, zda neobsahuje skrytá data nebo osobní informace.

  2. Klikněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office , klikněte na Uložit jako a zadejte název do pole název souboru a uložte kopii původního dokumentu.

    Důležité : Funkci Kontrola metadat je vhodné použít u kopie dokumentu, protože nemusí být vždy možné obnovit data, která tato funkce odstraní.

  3. V kopii původního dokumentu klikněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office , najeďte na připravit a pak klikněte na Zkontrolovat metadata.

  4. V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, který chcete zkontrolovat. Další informace o jednotlivých kontroly najdete v tématu Jaké informace můžete Kontrola metadat vyhledá a odstraní z dokumentů aplikace Word?

  5. Klepněte na tlačítko Zkontrolovat.

  6. Výsledky kontroly jsou zobrazeny v dialogovém okně Kontrola metadat.

  7. Klepněte na položku Odebrat vše vedle výsledků kontroly typů skrytého obsahu, který chcete odstranit z dokumentu.

    Důležité : 

    • Pokud odstraníte skrytý obsah z dokumentu, může se stát, že nebude možné obnovit jej klepnutím na položku Zpět.

    • Pokud chcete odebrání skrytých dat a osobních informací z dokumentů, které si uložíte ve formátu OpenDocument Text (ODT), je třeba spustit funkci Kontrola metadat pokaždé, když dokument uložíte v tomto formátu.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×