Konfigurace správy místních záznamů

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Možnost spravovat záznamy na jakémkoli webu dává správcům záznamů lepší kontrolu nad zpracováním obchodních a právních záznamů s dlouhodobou hodnotou. Správa místních záznamů také umožňuje, aby byly tyto záznamy spolu s jinými dokumenty, na nichž pracujete, součástí pracovních prostorů pro spolupráci.

V závislosti na organizační struktuře použitého řešení správy záznamů lze správu místních záznamů aktivovat na úrovni kolekce webů a následně zakázat ruční deklaraci záznamů na úrovni seznamu nebo knihovny. Výchozí nastavení u seznamů a knihoven je však takové, že v případě povolení této funkce na úrovni kolekce webů je ruční deklarace záznamů povolena.

Aktivace správy místních záznamů ve službě SharePoint

Pokud dosud neučinili, musíte aktivovat správy místních záznamů před provedením těchto úkolů. Pokud jste aktivovali ho, přeskočte tento postup.

  1. Přejděte na web nejvyšší úrovně.

  2. Klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a pak na Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. V části Správa kolekce webů klikněte na Funkce kolekce webů.

  4. Funkce kolekce webů najděte Správa místních záznamů a klikněte na Aktivovat.

Konfigurace správy místních záznamů pro kolekci webů

Pokud řešení správy záznamů zahrnuje více webů, lze nastavení správy záznamů konfigurovat následujícími způsoby:

  • Určete typy omezení, která mají být nastavena u dokumentů deklarovaných jako záznam.

  • Určete, zda má být ruční deklarace záznamů povolena u všech seznamů a knihoven na webu.

  • Určete, kdo může ručně deklarovat dokumenty jako záznamy a jejich deklarace rušit.

Konfigurace správy místních záznamů pro kolekci webů

Poznámka:  Před dokončením tohoto postupu je potřeba nejdřív aktivovat funkci správy místních záznamů na úrovni kolekce webů.

  1. Přejděte na web nejvyšší úrovně.

  2. Klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a pak na Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. V části Správa kolekce webů klikněte na položku Nastavení deklarace záznamů.

  4. Na stránce Nastavení deklarace záznamů vyberte v části Omezení záznamů možnost určující typ omezení, která budou nastavena u položek, jestliže jsou deklarovány jako záznam. Toto nastavení nemá vliv na položky, které již byly jako záznam deklarovány.

    • Žádná další omezení:   Toto omezení je užitečné, pokud chcete, aby záznamy měly jiné zásady uchovávání než jiné dokumenty, ale nechcete blokovat odstranění nebo úpravy záznamů.

    • Blokovat odstranění:   Toto omezení je pro centrum záznamů výchozí.

    • Blokovat úpravy a odstranění:    Toto omezení je užitečné, pokud chcete zcela uzamknout dokument, aby jej nebylo možné upravit ani odstranit. U uzamčené položky je k dokumentu přidružena ikona visacího zámku.

  5. V části Dostupnost deklarace záznamů vyberte možnost, zda je ve výchozím nastavení možné ručně deklarovat položky jako záznamy v seznamech a knihovnách či nikoli. Pokud je vybrána možnost Ve výchozím nastavení není k dispozici ve všech umístěních, lze položky deklarovat jako záznamy pouze prostřednictvím zásad nebo pracovního postupu.

    Jednou z možností v části Dostupnost deklarace záznamů taky můžete zrušit deklaraci záznamu. Uděláte to tak, že v části Podrobnosti o dodržování předpisů vedle Stav záznamu kliknete na Zrušit deklaraci záznamu. Zobrazí se výzva k potvrzení, že chcete zrušit deklaraci položky jako záznamu.

    Poznámka: Možnost zrušení deklarace se zobrazí jenom u položek deklarovaných jako záznamy.

  6. V části Role deklarace určete typy uživatelů, kteří můžou deklarovat položky jako záznamy nebo jejich deklarace rušit.

    • Všichni přispěvatelé a správci seznamu:    Deklarovat položky jako záznamy nebo jejich deklarace rušit můžou všichni uživatelé s oprávněním k úpravám položek v seznamu.

    • Pouze správci seznamu:    Deklarovat položky jako záznamy nebo jejich deklarace rušit můžou jenom uživatelé s oprávněním ke správě seznamu.

    • Pouze akce zásad:    K deklaraci položek jako záznamů nebo k rušení deklarací lze použít pouze akce zásad nebo vlastní kód spuštěný jako systémový účet.

  7. Klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Konfigurace správy místních záznamů pro seznam nebo knihovnu

Konfigurací nastavení správy záznamů jde povolit nebo zakázat vytváření záznamů v určitých seznamech nebo knihovnách na webu. Seznamy a knihovny se dají taky nakonfigurovat tak, aby se všechny přidané položky automaticky deklarovaly jako záznamy.

Konfigurace správy místních záznamů pro seznam nebo knihovnu

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, které chcete nakonfigurovat pro správu záznamů.

  2. U knihoven klikněte v části Nástroje knihovny na kartu Knihovna. U seznamů klikněte v části Nástroje seznamu na kartu Seznam.

  3. Na pásu karet knihovny klikněte na možnost Nastavení knihovny. U seznamů klikněte na možnost Nastavení seznamu.

    V Sharepointu Online klikněte na Nastavení a potom klikněte na Nastavení seznamu nebo Nastavení knihovny.

    Poznámka: Pokud nevidíte na pásu karet tlačítka uvedená v tomto postupu, pravděpodobně bude nutné upravit rozlišení obrazovky nebo velikost okna prohlížeče, aby byla na pásu karet vidět všechna dostupná tlačítka. Můžete také kliknout na tlačítko skupiny, čímž kolekci tlačítek ve skupině rozbalíte.

  4. Na stránce Nastavení seznamu klikněte na možnost Nastavení deklarace záznamů.

  5. Na stránce Nastavení deklarace záznamů klikněte v části Dostupnost ruční deklarace záznamů proveďte jednu z těchto věcí:

    • Vyberte, jestli chcete použít výchozí nastavení kolekce webů.

    • Povolte ruční deklaraci záznamů pro tento seznam nebo knihovnu.

    • Nepovolte ruční deklaraci záznamů pro tento seznam nebo knihovnu nikdy.

  6. V části Automatická deklarace vyberte, zda mají být položky přidané do tohoto seznamu nebo knihovny automaticky deklarovány jako záznamy.

  7. Klikněte na tlačítko OK.

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×