Konfigurace organizátora obsahu pro směrování dokumentů

Konfigurace organizátora obsahu pro směrování dokumentů

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Organizátor obsahu je funkce SharePointu, která může automaticky spravovat některé důležité úkoly knihovny. To nejenom že šetří čas, ale také usnadní konzistentní správu knihovny dokumentů.

Co umí organizátor obsahu?

Organizátor obsahu může automaticky provádět následující úkoly:

  • Směrování dokumentů do jiných knihoven nebo složek:    Organizátor obsahu funguje jako „vrátný“ pro dokumenty. Při nahrání dokumentu organizátor obsahu pomocí pravidel určí, kam se má dokument přesunout. Potom dokument přesměruje do správné knihovny nebo složky, která může být umístěná v jiné kolekci webů. Pravidla můžou být založená na kombinaci typů obsahu a metadat.

  • Nahrání všech dokumentů do odkládací knihovny:    Můžete konfigurovat organizátora obsahu pro všechny nahraným dokumentům umístit odkládací knihovny, kde mohou být zadány metadat a odeslání dokončen.

  • Správa velikosti složky:    Organizátora obsahu můžete nakonfigurovat, aby sledoval počet položek ve složkách a zajistil, aby žádná ze složek neobsahovala větší než zadaný počet položek. Ve výchozím nastavení je tento limit 2500 položek. Když dorazí položka číslo 2501, organizátor obsahu automaticky vytvoří novou složku a dokument do ní umístí. Počet položek, které organizátor obsahu pustí do jedné složky, můžete zadat sami.

  • Správa duplicitních odeslání:    Jestliže dokument odeslán se již existuje v knihovně, můžete mít organizátora obsahu SharePoint verzí, nebo změňte název souboru tak, že přidáte jedinečné znaky. Zajistíte tím, že se zachovají existujícího dokumentu a duplikát.

  • Zachování protokolů auditování:    Organizátor obsahu může uchovat protokoly auditování a po přesměrování dokumentu je uložit zároveň s ním.

Aktivace funkce organizátor obsahu na webu

K provedení tohoto úkolu musíte mít aspoň oprávnění na úrovni Vlastník webu.

Aktivace funkce organizátor obsahu na webu

  1. Přejděte na web, který chcete konfigurovat.

  2. Klikněte na Nastavení Ikona Nastavení a potom z rozevírací nabídky vyberte Nastavení webu.

    Pro SharePoint Online klikněte na Nastavení Ikona Nastavení , klikněte na obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu ve skupině Akce webu klikněte na Spravovat funkce webu.

  4. Vedle názvu funkce Organizátor obsahu klikněte na Aktivovat. Po aktivaci funkce se ve sloupci Stav objeví slovo Aktivní.

    tlačítko Povolit obsah organzier

Konfigurace organizátora obsahu pro směrování dokumentů

Poznámka :  Ke konfiguraci organizátora obsahu jsou nutná oprávnění alespoň na úrovni Vlastník webu.

  1. Přejděte na web, pro který chcete konfigurovat organizátora obsahu pro automatické směrování dokumentů do zadaných umístění.

  2. Klikněte na Nastavení Ikona Nastavení a potom z rozevírací nabídky vyberte Nastavení webu.

    Pro SharePoint Online klikněte na Nastavení Ikona Nastavení , klikněte na obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Ve skupině Správa webu vyberte možnost Nastavení organizátora obsahu.

    Poznámka : Odkaz Nastavení organizátora obsahu je dostupný jenom v případě, že byla funkce pro tento web aktivovaná.

  4. V části Přesměrovat uživatele do odkládací knihovny vynuťte zaškrtnutím příslušného políčka organizátora obsahu. To uživatele, kteří se pokusí nahrát dokument, automaticky přesměruje do odkládací knihovny.

  5. Pokud chcete povolit pravidla směrování dokumentů na jiný web, zaškrtněte v části Odesílání na jiný web příslušné zaškrtávací políčko.

  6. Chcete-li v případě, že dojde k překročení zadaného počtu položek v umístění, automaticky vytvořit podsložky, zaškrtněte v části Vytvoření oddílů složky políčko Vytvořit podsložky, jakmile bude mít cílové umístění příliš mnoho položek.

    • Do pole Počet položek v jedné složce zadejte počet dokumentů, které mohou být ve složce uloženy, než bude vytvořena nová složka.

    • Do pole Formát názvu složky zadejte zásady vytváření názvů pro všechny nově vytvářené složky.

  7. V části Duplicitní odeslání vyberte, jestli má být u duplicitních položek použita správa verzí, nebo jestli se mají k názvu souboru každé duplicitní položky přidat jedinečné znaky.

  8. Pokud chcete ukládat protokoly nebo metadata auditování jako položky auditu pro odeslanou položku nebo dokument, zaškrtněte políčko v části Zachování kontextu.

  9. V části Správci pravidla zadejte jména uživatelů, které jsou pravidla správci ve vaší organizaci. Správci pravidla musí mít přístup oprávnění Spravovat web pravidla organizátora obsahu nastavení stránky. Další informace najdete v tématu pravidla vytvořit organizátora obsahu pro směrování dokumentů.

  10. Jestli chcete, aby se správcům pravidel automaticky odesílaly e-mailové zprávy, zaškrtněte příslušná políčka. Organizátor obsahu může odeslat e-mail, pokud odeslání neodpovídá pravidlu nebo pokud se organizátorovi obsahu odešle jakýkoli obsah.

    Poznámka : E-mailu musí být nakonfigurované tak, že vaše služby SharePoint nebo správce sítě pro server nebo službu tato zaškrtávací políčka Povolit.

  11. V části Body odeslání zadejte informace o jiných webech nebo softwaru pro odesílání e-mailových zpráv, které můžou odesílat obsah na aktuální stránku.

    Tip :  V této části je uvedená adresa URL webové služby pro odeslání obsahu na web v případě, že chcete vytvořit pracovní postup nebo vlastní řešení pro odesílání dokumentů z e-mailového systému.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×