Knihovny dokumentů aplikace SharePoint IV: Tipy a triky

Přehled

Dokument otáčející se na prstu

Používá vaše společnost web služby Windows SharePoint Services 3.0 nebo používá Microsoft Office SharePoint Server 2007? Využíváte knihovny dokumentů ke sdílení souborů? Pokud ano, můžete v tomto kurzu, který je čtvrtý v sérii kurzů pro knihovny dokumentů SharePoint, najít užitečné tipy pro práci v prohlížeči a aplikacích systému Office 2007.

Po dokončení tohoto kurzu budete schopni:

  • Použít tipy pro webový prohlížeč, jako například jak nastavit zasílání upozornění e-mailem, jak přesouvat, přejmenovávat a odstraňovat soubory.

  • Použít tipy pro aplikace Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 a PowerPoint 2007, jako například jak upravovat soubor bez spuštění webového prohlížeče.

Tento kurz obsahuje:

  • Dvě lekce určené pro práci vlastním tempem

  • Krátký test na konci každé lekce. Testy nejsou hodnoceny.

  • Karta Rychlá reference, kterou si můžete po kurzu odnést s sebou.

Předpoklady pro zahájení tohoto kurzu:

  • Možnost přidat a upravovat soubory v knihovně SharePoint.

  • Možnost rezervovat soubory z knihovny SharePoint.

Můžete také projít kurzy Knihovny dokumentů I a Knihovny dokumentů II.

Používá vaše společnost web služby Windows SharePoint Services 3.0 nebo používá Microsoft Office SharePoint Server 2007? Využíváte knihovny dokumentů ke sdílení souborů? Pokud ano, můžete v tomto kurzu, který je čtvrtý v sérii kurzů pro knihovny dokumentů SharePoint, najít užitečné tipy pro práci v prohlížeči a aplikacích systému Office 2007.

Chcete-li se dozvědět o tomto kurzu více informací, přečtěte si text v částech Cíle a O kurzu nebo se podívejte na obsah. Poté můžete kliknutím na tlačítko Další začít první lekci.

Tipy pro práci ve webovém prohlížeči

Klíčová slova zadaná do pole pro vyhledávání

Animace znázorňující vyhledávání souborů v knihovně

Začneme tipem na snadnější vyhledávání souborů. Řekněme, že pracujete s touto knihovnou. Potřebujete určitý soubor a víte, že tento soubor obsahuje jméno Petra Chvojková. Nemůžete si ale vzpomenout, který soubor to je.

Je příliš zdlouhavé otevírat jednotlivé soubory. Lepší je vyhledat soubor pomocí pole Hledat.

Po klepnutí na tlačítko Přehrát se zobrazí animace znázorňující, jak lze vyhledávat soubory v knihovně. Poznámka: Některé společnosti mohou tuto funkci zakázat.

Upozornění e-mailem na změny

Nabídka s vybraným příkazem Upozornit

Animace znázorňující přihlášení k zasílání upozornění e-mailem

Pokud chcete vědět o tom, že někdo upravil důležitý soubor, můžete nastavit odeslání upozornění. Jestliže někdo tento soubor změní, knihovna vám odešle e-mailovou zprávu s upozorněním na změnu. Klepnutím na tlačítko Přehrát spustíte animaci znázorňující nastavení upozornění e-mailem na změnu souboru.

Odeslání odkazu na soubor v knihovně dokumentů

Nabídka s podnabídkou Odeslat a vybraným příkazem Odeslat odkaz e-mailem

Animace znázorňující postup odeslání odkazu na soubor v knihovně

Potřebujete rychle někoho informovat o nové prezentaci vytvořené v aplikaci PowerPoint, kterou jste přidali do knihovny svého týmu. Chcete odeslat e-mail s odkazem na prezentaci. Jak postupovat? Umístěte kurzor nad soubor, klepněte na podnabídku Odeslat a potom klepněte na příkaz Odeslat odkaz e-mailem. Klepnutím na tlačítko Přehrát spustíte animaci tohoto postupu.

Přejmenování souborů v knihovně dokumentů

Nabídka s vybraným příkazem Upravit vlastnosti

Animace postupu přejmenování souboru

Nyní přejdeme k praktickým věcem, například jak přejmenovat soubor. Na přejmenování souboru jste určitě zvyklí ze systému Windows. Je velmi pravděpodobné, že budete potřebovat přejmenovat soubor také v knihovně dokumentů. Postupujte tak, že umístíte kurzor nad soubor a klepnete na možnost Upravit vlastnosti. Potom přejmenujte soubor podle potřeby. Klepnutím na tlačítko Přehrát spustíte animaci znázorňující tento postup.

Vytvoření složky v knihovně dokumentů

Nabídka Nová s vybranou možností Složka

Animace znázorňující postup vytvoření složky v knihovně

Naučíme vás další praktický postup, který se vám bude hodit: vytváření složek. Tento postup budete určitě potřebovat, aby byla vaše knihovně organizovanější. Pokud chcete vytvořit složku, klepněte na tlačítko Nová. V této animaci vytvoříme složku pro všechny prezentace v knihovně. Klepnutím na tlačítko Přehrát spustíte animaci. Chtěli byste vědět, jak přesouvat soubory do nových složek? Postup najdete na další stránce.

Použití Průzkumníka Windows k prohlížení souborů

Přesun souboru do složky v okně Sdílené dokumenty

Animace znázorňující postup použití Průzkumníka Windows k přesunu souboru do složky v knihovně

Práce se soubory ve webovém prohlížeči může být trochu únavná. Pokud máte na starosti správu souborů, tedy vytváření složek, přejmenování souborů atd., může se vám stýskat po Průzkumníkovi Windows. Na tyto pocity však můžete zapomenout, i když pracujete s knihovnou ve webovém prohlížeči. Klepněte na příkaz Otevřít pomocí Průzkumníka systému Windows v nabídce Akce. Soubory a složky se zobrazí tak, jak jste na ně zvyklí ve svém počítači. Zde také můžete přesouvat soubory do jiných složek, pokud je to potřeba. Klepnutím na tlačítko Přehrát spustíte animaci tohoto postupu.

Odstranění souborů a jejich obnovení

Nabídka s vybraným příkazem Odstranit

Animace znázorňující odstranění souboru a jeho obnovení v případě potřeby

Mluvili jsme o tom, jak se vytvářejí složky a přejmenovávají a přesouvají soubory. Ale jak lze soubor odstranit? Umístěte kurzor nad soubor a klepněte na příkaz Odstranit v zobrazené nabídce. Tím bude soubor přesunut do složky Koš. Obvykle jsou soubory uložené ve složce Koš po dobu delší než 30 dní automaticky odstraněny. Správce však může toto nastavení změnit. Klepnutím na tlačítko Přehrát spustíte animaci znázorňující odstranění souboru a použití složky Koš.

Projděte si následující test a přesvědčte se, zda dobře chápete prezentované informace. Vaše odpovědi jsou soukromé a nejsou hodnoceny.

Jak lze přejmenovat soubor uložený v knihovně?

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na příkaz Uložit jako a uložte soubor s jiným názvem.

Nesprávná odpověď. Pokud byste postupovali tímto způsobem, nepřejmenovali byste soubor, ale uložili byste jej jako samostatný soubor. Není důvod používat pro přejmenování takto složitý postup. Zkuste jinou odpověď.

Umístěte kurzor nad název souboru, klepněte na šipku dolů, která se zobrazí, a klepněte na příkaz Upravit vlastnosti.

Správně. Tímto způsobem lze přejmenovat soubor v knihovně SharePoint.

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka a klepněte na možnost Server.

Ne, bohužel toto není správná odpověď. Podnabídka Server je velmi užitečná, ale neobsahuje příkaz pro přejmenování. Zkuste jinou odpověď.

Umístěte kurzor nad název souboru v knihovně, klepněte na šipku dolů, která se zobrazí, a klepněte na příkaz Přejmenovat.

Toto se zdá být pravděpodobný postup, ale nelze tímto způsobem postupovat. Zkuste jinou odpověď.

Jak lze odstranit soubor uložený v knihovně?

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka a klepněte na možnost Odstranit.

Ne, v této nabídce bohužel žádný příkaz Odstranit není. Zkuste jinou odpověď.

Umístěte kurzor nad název souboru, klepněte na šipku dolů, která se zobrazí, a klepněte na příkaz Odeslat do koše.

Jste blízko, ale ne tak zcela. Složka Koš existuje, ale uvedený postup nelze použít.

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na podnabídku Server a na příkaz Odeslat do koše.

Nesprávná odpověď. Soubor nelze odstranit pomocí podnabídky Server. Zkuste jinou odpověď.

Umístěte kurzor nad název souboru v knihovně, klepněte na šipku dolů, která se zobrazí, a klepněte na příkaz Odstranit.

Ano, to je správně. Soubory se odstraňují ve webovém prohlížeči, nikoli v programu, který používáte k jejich úpravám.

Jediný způsob, jak přesunout soubor z jedné složky do druhé, je použít Průzkumníka Windows.

Ano. Toto je jediný možný postup.

Ano, toto tvrzení je správné. Pokud chcete použít Průzkumníka Windows, přejděte do knihovny. V nabídce Akce klepněte na příkaz Otevřít pomocí Průzkumníka systému Windows.

Ne. Je také možné přejít na soubor, klepnout na šipku dolů, klepnout na příkaz Odeslat a na možnost Jiné umístění.

Nesprávná odpověď, ale byl to docela chytrý pokus, i když trochu nefér. Příkaz Odeslat je možné použít k odeslání kopie souboru (opakujeme: kopie souboru) do jiné knihovny. To ale není postup přesunutí souboru z jednoho místa na druhé.

Pokud došlo k neúmyslnému odstranění souboru, kde jej můžete vyhledat a získat zpět?

V levé dolní části stránky klepnutím na odkaz na složku Koš.

Ano, to je správně. Většina uživatelů si myslí, že odstraněný soubor je navždy ztracen. Ale pamatujte si, že je zde složka Koš, pokud byste ji potřebovali.

V pravé dolní části stránky klepnutím na odkaz na složku Koš.

Ne, zde se složka Koš bohužel nenachází. Zkuste jinou odpověď.

V levé dolní části stránky klepnutím na odkaz Odstraněné položky.

Nesprávná odpověď. Složka se nazývá jinak. Zkuste jinou odpověď.

V pravé dolní části stránky klepnutím na odkaz Odstraněné položky.

Nesprávná odpověď. Složka se nazývá jinak. Zkuste jinou odpověď.

Tipy pro práci s aplikacemi Word, Excel a PowerPoint 2007

Adresa URL zadaná v dialogovém okně Otevřít

Animace znázorňující otevření souboru knihovny z aplikace Word, Excel a PowerPoint 2007

Nyní vám ukážeme, jak lze upravit soubor, aniž by bylo nutné otevřít webový prohlížeč. Můžete použít příkaz Otevřít stejně jako v případě dokumentů v počítači. Místo přechodu do složky v počítači můžete zadat adresu URL knihovny. Klepnutím na tlačítko Přehrát spustíte animaci znázorňující otevření souboru knihovny v aplikaci PowerPoint.

Poznámka:    Pokud neznáte adresu URL knihovny, zeptejte se na ni osoby zodpovědné za váš web.

Příkazy knihovny dokumentů v jiných aplikacích

Nabídka Tlačítka Microsoft Office, podnabídka Server, příkaz Rezervovat a příkaz Zobrazit historii verzí

V nabídce Tlačítka Microsoft Office klepněte na podnabídku Server, tím zobrazíte příkazy knihovny.

Pokud máte otevřený soubor knihovny dokumentů jen pro čtení a potřebujete jej rezervovat nebo vrátit se změnami, můžete to provést bez použití webového prohlížeče. Stačí klepnout na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepnout na podnabídku Server a zobrazí se zde uvedené příkazy.

Poznámka:    Podnabídka Server se zobrazí pouze, pokud je otevřený soubor z knihovny, nikoli soubor v místním počítači.

Zobrazení umístění souborů

Po přizpůsobení možností aplikace Excel se zobrazí pole Umístění dokumentu

Animace znázorňující přidání pole Umístění dokumentu do horní části okna aplikace Word, Excel a PowerPoint 2007.

Prohlédněte si tento sešit. Můžete určit, z jaké je knihovny? Ne, nemůžete. Nebylo by užitečné tuto informaci vědět? Určitě bylo, zvláště pokud pracujete s více knihovnami.

Pokud chcete zjistit umístění dokumentu, můžete přidat do aplikace Word, Excel a PowerPoint 2007 příkaz Umístění dokumentu. K přidání příkazu se používá okno Možnosti v jednotlivých aplikacích. Po dokončení postupu bude umístění dokumentu vždy zobrazeno v horní části okna. Klepnutím na tlačítko Přehrát spustíte animaci tohoto postupu.

Odeslání souboru do knihovny e-mailem

Připojení souboru k e-mailové zprávě, odeslání zprávy a přidání souboru do knihovny

Některé knihovny přijímají příchozí e-maily

Nabízíme vám další výborný tip, který není omezen jen na aplikace Word, Excel a PowerPoint 2007. Tento tip můžete použít v jakémkoli e-mailovém programu. Je však nutné, aby osoba zodpovědná za váš web nastavila v knihovně přijímání e-mailů.

Postup je následující. K e-mailové zprávě připojíte dokument a zprávu odešlete do knihovny dokumentů, příloha bude automaticky přidána do knihovny tak, jak je zde znázorněno. Pokud chcete zjistit, zda knihovna přijímá e-maily, zeptejte se osoby zodpovědné za váš web. Jestliže knihovna e-maily přijímá, zjistěte si adresu knihovny, nic víc už k nastavení nepotřebujete.

Projděte si následující test a přesvědčte se, zda dobře chápete prezentované informace. Vaše odpovědi jsou soukromé a nejsou hodnoceny.

Jak je možné otevřít soubor knihovny pomocí aplikace Word, Excel nebo PowerPoint 2007?

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, na podnabídku Server a na možnost Otevřít.

Ne, bohužel. Příkaz Server se v této nabídce určitě nachází, ale nelze zde klepnout na možnost Otevřít. Zkuste jinou odpověď.

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka a klepněte na podnabídku Server. Klepněte na možnost Místa v síti nalevo a potom poklepejte na knihovnu vpravo.

Nesprávná odpověď. Složka Místa v síti je užitečná, ale tímto způsobem se k ní nedostanete. Zkuste jinou odpověď.

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na příkaz Otevřít, zadejte adresu URL knihovny a poklepejte na požadovaný soubor.

Správně. Všimněte si, že složka Místa v síti je k dispozici nalevo. Klepněte na ni a zobrazí se poslední použitá místa v síti, včetně knihoven SharePoint.

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na příkaz Otevřít, zadejte adresu URL webu a poklepejte na požadovaný soubor.

Nesprávná odpověď. Je nutné provést ještě jeden krok a trochu změnit adresu URL. Zkuste jinou odpověď.

Jak je možné rezervovat soubor z aplikace Word, Excel nebo PowerPoint 2007?

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na příkaz Otevřít, zadejte adresu URL knihovny, klepněte pravým tlačítkem myši na soubor a klepněte na příkaz Rezervovat.

Nesprávná odpověď. Toto je výborný způsob, jak otevřít soubor a upravit jej, ale soubor nelze takto rezervovat. Zkuste jinou odpověď.

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na podnabídku Server, zadejte adresu URL knihovny, klepněte pravým tlačítkem na soubor a klepněte na příkaz Rezervovat.

Toto bohužel není správný postup. Po klepnutí na podnabídku Server nelze zadat adresu URL. Také nelze klepnout pravým tlačítkem myši na soubor a vybrat příkaz Rezervovat. Zkuste jinou odpověď.

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na podnabídku Server a na příkaz Rezervovat.

Správně. Tímto způsobem můžete získat přístup k příkazu Rezervovat v aplikaci Word, Excel nebo PowerPoint 2007.

Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na podnabídku Server a klepněte na příkaz Správa dokumentů.

Nesprávná odpověď. Tímto způsobem můžete získat přístup k podoknu úloh Správa dokumentů, ale v tomto podokně nelze rezervovat soubor. Obsahuje však jiné možnosti, které se hodí při práci s knihovnami dokumentů. Zkuste jinou odpověď.

K zobrazení umístění souboru SharePoint je nutné klepnout na nabídku Soubor a na příkaz Vlastnosti. Tento postup je snadné zapomenout, ale je to jediná možnost.

Ano

Nesprávná odpověď. Je možné přidat příkaz Umístění dokumentu do horní části aplikace Word, Excel nebo PowerPoint 2007. Podívejte se na animace v předchozích částech tohoto kurzu nebo na konec karty Rychlá reference.

Ne

Správná odpověď. Je možné přidat příkaz Umístění dokumentu do horní části aplikace Word, Excel nebo PowerPoint 2007. Podívejte se na animace v předchozích částech tohoto kurzu nebo na konec karty Rychlá reference.

Je možné připojit soubor k e-mailové zprávě a tato příloha bude automaticky přidána do knihovny bez ohledu na nastavení knihovny.

Ano

Nesprávná odpověď, toto tvrzení není pravdivé. Osoba zodpovědná za server vašeho webu musí knihovnu nastavit tak, aby mohla přijímat příchozí e-maily.

Ne

Ano, toto tvrzení je nepravdivé. Existuje speciální postup nastavení, který musí správce serveru provést, aby knihovna mohla přijímat přílohy e-mailů.

Váš názor

Karta Rychlá reference

Viz také:

Otevření souboru z knihovny v aplikaci Microsoft® Office Word, Excel® nebo PowerPoint® 2007

  1. Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka a klepněte na tlačítko Otevřít.

  2. Do pole Název souboru zadejte adresu URL knihovny.

    Poznámka:    Ujistěte se, že jste zadali pouze potřebnou část adresy URL (vše před Forms/AllItems.aspx).

  3. Poklepejte na soubor, který chcete otevřít.

Rezervování souboru z knihovny pomocí aplikace Word, Excel nebo PowerPoint 2007

  1. Nejdříve otevřete soubor. Klepněte na jeho název v knihovně a klepněte na možnost Jen pro čtení.

  2. Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na podnabídku Server a na příkaz Rezervovat.

Přidání příkazu Umístění dokumentu do horní části aplikace Word, Excel nebo PowerPoint 2007

  1. Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka, klepněte na příkaz Možnosti název aplikace a klepněte na možnost Přizpůsobit.

  2. V seznamu Zvolit příkazy z vyberte položku Všechny příkazy.

  3. Klepněte na možnost Umístění dokumentu a klepněte na tlačítko Přidat.

Zasílání upozornění na dokument e-mailem

  1. Přejděte na stránku se zobrazeným seznamem nebo knihovnou obsahující položku seznamu nebo soubor, ke kterému chcete přidat oznámení.

  2. Umístěte kurzor nad soubor, klepněte na šipku dolů a klepněte na příkaz Upozornit.

  3. V oblasti Odeslat oznámení na adresu potvrďte správnost cílové e-mailové adresy.

  4. V oblasti Odesílat oznámení pro tyto změny zadejte, zda chcete být upozorněni na změnu nebo odstranění položky nebo souboru nebo klepněte na možnost Všechny změny pro zasílání upozornění na jakoukoli změnu.

  5. V oblasti Kdy odeslat oznámení klepněte na možnost, která odpovídá intervalu, ve kterém chcete být upozorněni na změny.

  6. Klepněte na tlačítko OK.

Odeslání odkazu na soubor v knihovně jinému uživateli

  1. Umístěte kurzor nad název souboru, klepněte na šipku dolů a klepněte na příkaz Odeslat.

  2. Klepněte na možnost Odeslat odkaz e-mailem.

    Bude spuštěn program pro zpracování e-mailů a zobrazí se zpráva s odkazem na soubor.

Přejmenování souboru

  1. Umístěte kurzor nad název souboru, klepněte na šipku dolů, která se zobrazí, a klepněte na příkaz Upravit vlastnosti.

  2. Do pole s názvem zadejte nový název souboru.

  3. Klepněte na tlačítko OK.

Vytvoření složky v knihovně

  1. Pomocí webového prohlížeče přejděte do knihovny.

  2. V nabídce Nová klepněte na příkaz Nová složka.

    Poznámka:     Osoba, která knihovnu vytvořila, mohla zadat, že v knihovně nelze vytvářet složky. V tomto případě není příkaz Nová složka k dispozici.

  3. Zadejte název složky a klepněte na tlačítko OK.

Použití Průzkumníka Windows k přesunu souborů a dalším akcím

  1. V nabídce Akce klepněte na příkaz Otevřít pomocí Průzkumníka systému Windows.

  2. Zde můžete přesouvat soubory z jedné složky do druhé. Pomocí tohoto okna můžete soubory také kopírovat, vložit, přejmenovat a přesunout přetažením.

    Poznámka:    Pro zobrazení nedávno přesunutých nebo přejmenovaných souborů bude pravděpodobně nutné knihovnu aktualizovat.

Odstranění souboru

  1. Umístěte kurzor nad název souboru, klepněte na šipku dolů a klepněte na příkaz Odstranit.

  2. Klepněte na tlačítko OK.

Obnovení odstraněného soubor ze složky Koš

  1. V levém dolním rohu stránky klepněte na možnost Koš.

  2. Vyberte soubor nebo soubory, které chcete obnovit.

  3. Potom klepněte v horní části seznamu souborů na možnost Obnovit výběr.

    Poznámka:    Pro zobrazení nově obnovených souborů bude pravděpodobně nutné knihovnu aktualizovat.

Použít na: SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007, PowerPoint 2007



Byly tyto informace užitečné?

Ano Ne

Jak ji můžeme vylepšit?

255 zbývajících znaků

Pokud si chcete chránit soukromí, nedávejte do zpětné vazby kontaktní informace. Ohodnoťte aplikaci zásady ochrany osobních údajů.

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Zdroje technické podpory

Změnit jazyk