Jak vyhodnocovat žádosti o změnu projektu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Jane Suchan, profesionální projektová manažerka

Jedním z největších nepřátel projektového manažera jsou změny, které neřídí.     A právě proto může být nejlepším přítelem projektového manažera správný proces řízení změn. Pokud tento druh procesu začnete používat, umožní vám plnit přání zákazníka v požadovaném čase a v rámci schváleného rozpočtu. Bez řízení změn bude váš projekt neustále v pohybu a budete riskovat, že se vám ze zřetele ztratí některé faktory důležité pro úspěch projektu. Klíčem k dosažení cílů a typickým ukazatelem výkonu pro projektového manažera je schopnost spravovat a řídit změny. Změny na projektu jsou nevyhnutelné a vy se na ně musíte umět připravit.

Rovnováha mezi řízením změn a byrokracií

Jednu z výzev projektového manažera představuje zajištění rovnováhy mezi tím, jak řídit změny na projektu a jak se vyhnout zbytečné byrokracii. Otázka je: Kde je ten bod zlomu? Vzhledem k tomu, že každý projekt je jedinečný, se bude bod, ve kterém řízení změn přestane být přínosem a začne být naopak překážkou, lišit projekt od projektu.

Někteří účastníci nebo i dokonce členové projektového týmu můžou nabýt dojmu, že zavedením řízení změn se chcete vyhnout obávanému nadstavení rozsahu a že nechcete být flexibilní a vyhovět přáním zákazníka a firmy. Tyto obavy je potřeba rozptýlit. Ukažte jim, že to, co děláte, je přesný opak: implementujete efektivní proces, který umožňuje konzistentně vyhodnocovat požadované změny. Pokud je provádění změn považováno za dobrý nápad, získáte procesy, jak na tyto změny v případě potřeby reagovat.

Začátek stránky

Plán řízení změn projektu

Plán řízení změn projektu popisuje, co se stane, když dojde k odchylkám, a umožní vám na ně rychle reagovat. Jeho cílem není změně zabránit, spíš má načrtnout proces, který jasně určí, jak se má změna komunikovat, jaká rozhodnutí se mají udělat a jak se projekt odpovídajícím způsobem přizpůsobí.

Začátek stránky

Zavedení řízení změn

Proces řízení změn byste měli začít používat hned, jakmile vytvoříte směrný plán pro klíčové dodávky, jako jsou třeba obchodní požadavky a plán. Projektový tým a účastníci a kdokoli jiný, kdo bude změnami v projektu ovlivněn, by měli plán řízení změn zkontrolovat a potvrdit dřív, než ho začnete používat.

Malé změny, které mají jenom minimální vliv na celkový úspěch projektu, nepůsobí stejné potíže jako ty, které se týkají požadavků nebo významných milníků plánu. Plán řízení změn projektu musí obsahovat informaci o tom, kdy se vyžaduje formální žádost o změnu projektu. Například:

  • Jaké jsou mezní hodnoty pro změny v plánu a v rozpočtu?

  • Existují nějaké změny, které budou vždycky vyžadovat žádost o změnu?

  • Jaké změny může proces řízení změn přeskočit?

Tady je vhodné upozornit na to, že často napáchají škodu změny menšího rozsahu než ty velké a zřejmé. Mějte to na paměti při definování kritérií žádosti o změnu projektu. Plán řízení změn by měl například definovat kategorie žádostí o změnu, jako je třeba definice toho, co jsou velké a menší změny:

  • Velké změny:    Tyto změny by měly být uváděné jako změny vyžadující žádost o změnu projektu. Velké změny projektu:

    • Ovlivňují velmi důležité požadavky nebo pracovní položky, zpožďují významné milníky nebo celkové datum dokončení projektu o určité procento času nebo dobu trvání. Kritéria velkých změn by měla být pro každý projekt definovaná.

    • Vyžadují další finanční prostředky (v korunách nebo procentech rozpočtu). Jejich objem by opět měl být pro každý projekt definovaný.

  • Menší změny:    Tyto rutinní změny nevyžadují žádosti o změnu projektu. Menší změny:

    • Nemají na plán zásadní vliv. Neprodlužují datum dokončení milníků ani úkolů s projektovými závislostmi.

    • Nemají žádný negativní finanční dopad. Výsledkem nejsou žádné odchylky od rozpočtu projektu.

Začátek stránky

Tipy pro vyhodnocení žádostí o změnu

Plán řízení změn projektu by měl obsahovat i informace týkající se vyhodnocování žádostí o změnu. Naprosto nezbytné je, abyste kritéria tohoto vyhodnocování určili dřív, než je budete potřebovat, a neplýtvali pak časem na dosažení dohody. Nastavení těchto parametrů vám pomůže vyvážit změnu celkovými obchodními cíli a výhodami.

Toto jsou některé obvyklé otázky, které byste měli při vyhodnocování žádosti o změnu zvážit:

  • Přidává nebo mění tato změna obchodní požadavky?

  • Dá se změně vyhnout nebo je důležitá pro celkový úspěch projektu?

  • Vyžaduje tato změna nárůst finančních prostředků?

  • Zpozdí koncové datum projektu?

  • I když bude mít tato změna negativní vliv na tento projekt, může ve výsledku přinést významná a cenná pozitiva pro společnost?

  • Je smysluplnější přijmout tuto změnu teď nebo ji odložit? Bude zpoždění změny ve výsledku pro společnost znamenat větší náklady?

  • Došlo ke zvážení všech zainteresovaných stran? Potvrdí tyto zúčastněné strany změnu?

  • Je potřeba zvážit nějaké smluvní důsledky? Dojde kvůli této změně třeba k nesplnění závazků týkajících se externích dodavatelů?

Začátek stránky

Schvalování žádostí o změnu projektu

Důležité je taky definovat, kdo může nebo nemůže schvalovat požadované změny. Běžné je definovat různé úrovně oprávnění tak, aby se rutinní změny řešily efektivně a důležité změny měly potřebnou úroveň pozornosti řídicích pracovníků.

Pokud má navrhovaná změna vliv na rozsah projektu, měli byste ji považovat za obchodní rozhodnutí vyžadující schválení sponzora projektu. Pokud rozsah projektu ovlivněný není, může se projektový tým společně se sponzorem rozhodnout, že schválení změny v určitých mezích je v kompetenci projektového manažera. Pro některé projekty se vytvoří a svolávají pravidelně komise, které žádosti o změnu posuzují a schvalují. V organizaci můžou být různé komise řízení změn, které posuzují různé typy žádostí o změnu. Třeba technická komise řízení změn může mít na starosti problémy související s technologiemi.

Následující tabulka představuje jeden z jednoduchých způsobů, jak shrnout postupy schválení žádostí o změnu. Tato tabulka je založená na vzorovém projektu.

Typ změny

Obecný popis

Kritéria

Schvalovatel

Vyžaduje se žádost o změnu projektu?

Velká změna

Představuje významnou změnu rozsahu projektu, plánu nebo rozpočtu

Přidání nového požadavku nebo rozšíření stávajících obchodních požadavků

Zpoždění plánu o více než 14 dní nebo zpoždění koncového data projektu

Vyžaduje další finanční prostředky ve výši 100 000 Kč nebo ještě vyšší

Komise řízení změn projektu

Ano

Velká změna

Představuje změnu rozsahu projektu, plánu nebo rozpočtu

Vyjasnění obchodních požadavků

Zpoždění plánu o méně než 14 dní, které nemá vliv na koncové datum projektu

Vyžaduje další finanční prostředky o objemu menším než 100 000 Kč

Projektový manažer

Ano

Menší změna

Rutinní změna s menším vlivem nebo bez vlivu na projekt

Nedojde ke změně data dokončení milníků

Vliv na rozpočet projektu je menší než X Kč nebo X %

Projektový manažer

Ne

Začátek stránky

Přínos

Projektové týmy se vždycky horlivě snaží projekt uskutečnit, někdy je to ovšem na úkol efektivního plánování. Je snadné si cestu zkrátit a předpokládat, že se všechno vyřeší za běhu. Mít dobře naplánovaný proces řízení změn dřív, než ke změnám dojde, je velmi přínosné a výsledkem jsou lepší celkové výsledky projektu. Projektový tým zvládne kolísání projektu efektivněji a účinněji, když se řízení změn obejde bez subjektivního pohledu. Dobře promyšlený a podrobný plán řízení změn přijatý členy projektového týmu a ostatními účastníky šetří čas a peníze. Obojí je pro projektového manažera vzácnou komoditou.

Začátek stránky

O autorce:     Jane Suchan je programová manažerka se zkušenostmi získanými při dohledu na podnikové obchodní iniciativy při vývoji metodologií projektového managementu. Jane žije v Seattlu ve státě Washington v USA.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×