Jak snadno vytvářet, upravovat a spravovat prezentace aplikace PowerPoint 2007

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Obálka knihy Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out

Tento článek byly převzaty z Advanced Microsoft Office dokumenty 2007 Edition Inside Out Stephanie Krieger. Navštivte Výukové Microsoft koupit této příručky a nastavení disk CD

V tomto článku:

Úvod

Efektivní nastavení dokumentu

Úvod

Klíč k prezentacím aplikace Microsoft Office PowerPoint 2007, které lze snadno vytvářet, upravovat a spravovat, je tento: práce v aplikaci PowerPoint je přirozená. Ano, opravdu. Aplikace PowerPoint poskytuje nástroje pro usnadnění a zjednodušení práce. Stačí používat dostupné nástroje a čas strávený v aplikaci PowerPoint bude vyloženě příjemný, práce bude rychlá, jednoduchá a bezproblémová a vytvářené prezentace budou pravděpodobně mnohem kvalitnější, než byste očekávali.  

Je zde však léčka (určitě jste tušili, že tu nějaká bude). Pokud nebudete používat dostupné nástroje a místo toho, abyste se naučili používat nástroje, které aplikace PowerPoint nabízí, budete lpět na používání nouzových a nadměrně komplikovaných řešení, bude tím vaše prezentace negativně ovlivněna. Může to dokonce vypadat, že se vám aplikace PowerPoint vysmívá, když se práce nedaří.  

Takže moje rada je nepokoušet se o to. I se svými zbrusu novými možnostmi je aplikace PowerPoint pro své účely nastavena správně. Používejte funkce způsobem, pro který byly navrženy, a vaše prezentace budou fungovat bez potíží. Jak se tedy podrobíte vůli aplikace PowerPoint?

Především by měl dokument být vytvářen v aplikaci PowerPoint pouze v případě, že se jedná o prezentaci nebo podobný typ dokumentu, jenž vyžaduje použití předloh a rozložení. Pokud potřebujete velké množství textu na mnoha stránkách (například pro referát) nebo mnoho složitých stránek s textem a grafikou (například pro investiční příručku), bude téměř s jistotou snadnější vytvořit daný dokument v aplikaci Microsoft Office Word 2007. V aplikaci PowerPoint (a případně v jiných aplikacích) stačí vytvořit pouze grafiku pro daný dokument. V kapitole 4 „Vytváření snadno spravovatelných robustních dokumentů“ a v kapitole 12 „Plánování dokumentů“ naleznete další informace o vytváření rozsáhlých komplexních dokumentů aplikace Word s dokonalým vzhledem.

Aplikaci PowerPoint doporučuji používat jako hlavní aplikaci pro váš dokument, pokud odpovíte kladně alespoň na jednu z následujících otázek.

  1. Bude dokument předváděn jako prezentace na obrazovce?

  2. Je nutné použít předlohy snímků k nějakému jinému účelu než k tomu, čeho lze dosáhnout pomocí stylů odstavce a vrstvy záhlaví a zápatí v dokumentu aplikace Word?

  3. Je nutné použít rozložení snímků pro nějaký typ rozložení stránky, kterého nelze dosáhnout pomocí formátování odstavce nebo tabulek v dokumentu aplikace Word?

Pokud určíte, že váš dokument patří do aplikace PowerPoint, zvažte následující pokyny.

  • Pokud rozložení snímků, které používáte, nevyhovuje přesně požadovanému rozložení, nepoužívejte až na několik výjimek dané rozložení. Přizpůsobte dané rozložení nebo v případě rozložení pro jedno použití použijte rozložení Prázdný nebo Pouze nadpis a proveďte vlastní nastavení.

    Rozložení však mají svůj účel a mohou práci výrazně zkrátit. Navíc prezentace s mnoha snímky, jež nepoužívají rozložení se zástupnými symboly, bude v nejlepším případě vyžadovat vynaložení velkého úsilí – a proto si prosím předchozí odstavec nevykládejte jako pokyn, že nemáte rozložením věnovat pozornost.

  • Používejte prvky předdefinovaných motivů, včetně barev, písem a pozadí snímků, pokud výslovně nevyžadujete, aby v případě změny motivu zůstalo příslušné formátování zachováno.

  • Používejte předlohy snímků. Pokud je nutné umístit stejnou položku na více než jeden snímek, zvažte, zda by bylo možné pomocí předlohy (nebo rozložení snímku v aplikaci PowerPoint 2007) dosáhnout požadovaného cíle v jednom kroku místo v mnoha krocích.

  • Umístěte obsah přesně pomocí nástrojů Zarovnat, Rozmístit a Pořadí (zabývá se tím kapitola 18). Přesouvání po kouscích a přibližné odhadování popírá důvod použití aplikace PowerPoint a nikdy neposkytuje nejlepší výsledky. Při použití dostupných nástrojů kreslení nezabere přesné umístění obsahu téměř žádný čas.

  • Pečlivě sledujte velikost souboru. Aplikace PowerPoint poskytuje funkce, které pomáhají minimalizovat velikost souborů i v případě, že vyžadujete v prezentaci mnoho grafických prvků, například možnost komprese obrázků nebo vkládání obrázků v různých formátech (pomocí příkazu Vložit jinak). Jedním z nejčastějších důvodů poškození dokumentu aplikace PowerPoint je nadměrná velikost souboru. Informace o použití programu Malování nebo programu Microsoft Office Picture Manager k převodu obrázků na jiné formáty za účelem zmenšení velikosti souboru beze ztráty kvality naleznete v kapitole 7 Správa grafiky. Informace o práci s obrázky v aplikaci PowerPoint naleznete rovněž v kapitole 18.

  • Pokud se zdá, že úkol bude vyžadovat hodně práce, přerušte jej. Na chvíli zvažte, zda neexistuje způsob, jak práci usnadnit, protože pravděpodobně existuje. A protože usnadnění znamená použití správného nástroje pro daný úkol, budou pravděpodobně lepší i výsledky.

    Věnujte například pozornost akcím Automatické opravy (například automatickému přizpůsobení textu zástupnému symbolu) a nastavte výchozí hodnoty na nejčastěji požadovaný výsledek (například vypnutí automatického přizpůsobení pro základní text). Pro efektivní práci s funkcí automatického přizpůsobení existuje mnoho možností, a proto s ní ustavičně nebojujte – nevyhrajete. Nápovědu k tomuto příkladu naleznete dále v této kapitole v tipu pro řešení potíží s názvem Jak ukončit automatické změny velikosti písma.

    Pokud máte dojem, že předchozí seznam není příliš nápomocný v případě, že si nejste jisti, zda používáte odkazované funkce efektivně, máte naprostou pravdu. Informace potřebné pro odpovědi na tyto otázky jsou však zde, takže pokračujte dále ve čtení.

Efektivní nastavení dokumentu

Běžně se zapomíná, že prezentace aplikace PowerPoint je dokument, ale opravdu tomu tak je. Vědomosti o prvcích, jež se na stránce zobrazují, a o způsobu, jak se příslušný prvek může zobrazovat za jiných okolností (například na obrazovce nebo při tisku), mohou tedy práci výrazně zjednodušit.

V této části se podíváme, jak prezentaci mohou ovlivnit rozložení snímku a nastavení stránky.

Ovládejte rozložení – nenechte se jím sami ovládat

Tento nadpis se týká chování zástupných symbolů v rozložení snímku. Účelem zástupných symbolů (například zástupných symbolů pro nadpis a podnadpis v rozloženích snímků) je poskytovat velikost a umístění (a v některých případech formátování) pro obsah snímků, takže vám stačí už jen přesunout obsah na příslušné místo.

Problémem bývá, že uživatelé často používají rozložení snímků, která ve skutečnosti neodpovídají obsahu nebo potřebnému rozložení, a upravují velikost nebo formátování zástupných symbolů na jednotlivých snímcích. Základním účelem zástupných symbolů je samozřejmě umožnit zachování konzistentního rozložení a formátování. V případě obnovení rozložení budou tedy veškeré úpravy ztraceny – například velikost a umístění objektů a formátování textu.

Práce se zástupnými symboly je ve verzi 2007 mnohem snadnější, protože nyní je možné rozložení snímků přizpůsobit a vytvořit vlastní rozložení, pomocí něhož získáte pro každý zástupný symbol přesně požadovanou velikost a umístění. Důležité je využívat nabízené funkce a místo provádění změn na jednotlivých snímcích provádět změny v rozložení snímku. Informace o tom, kdy je vhodné přizpůsobit předlohu a kdy jednotlivé rozložení, a o způsobu přizpůsobení rozložení naleznete v části této kapitoly s názvem Práce s předlohami, rozloženími a návrhy.

Samozřejmě existují výjimky v tom, co lze nastavit v rozložení snímku nebo v předloze snímku. Jestliže potřebujete vlastní formátování, například přímé formátování písma u pouze několika slov v zástupném symbolu pro text, nebo ohraničení kolem zástupného symbolu pro obsah, jak můžete zabránit ztrátě těchto vlastních úprav? Odpověď bývala taková, že je nutné vyhnout se opětovnému použití daného rozložení, avšak nyní to již není pravda.

Potřebujete-li obnovit umístění zástupného symbolu na snímku, můžete použít novou možnost Obnovit nebo opětovně použít aktivní rozložení z galerie Rozložení. Obnovení se chová tak, jak se dříve chovalo opětovné použití – to znamená, že dojde ke ztrátě všech vlastních úprav, a po obnovení bude snímek používat pouze umístění a formátování, jež se nachází v rozložení snímku. Pokud však místo toho jen opětovně vyberete aktivní rozložení (stačí klepnout na miniaturu požadovaného snímku v galerii Rozložení), bude zástupným symbolům vrácena jejich předepsaná velikost a umístění, přičemž veškeré vlastní formátování zůstane zachováno. Možnost Obnovit i galerii Rozložení najdete ve skupině Snímky na kartě Domů, nebo po klepnutí pravým tlačítkem myši na snímek nebo na miniaturu v podokně Snímek.

Takže co uděláte, když potřebujete, aby text nebo objekty měly vlastní velikost nebo umístění pouze na jednom snímku? Nepřesouvejte zástupné symboly ani neměňte jejich velikost na jednotlivých snímcích – použijte vlastní objekty.

  • Pokud vložíte textové pole (běžné textové pole nebo textové pole objektu WordArt) prostřednictvím karty Vložení, nikoli pomocí existujícího zástupného symbolu pro text nebo obsah, získáte vlastní objekt, který nebude ovlivněn změnami v rozložení snímků. Uvědomte si však, že vlastní textová pole neobsahují formátování, jež je přednastaveno v zástupných symbolech (například několik úrovní textu s odrážkami) – takže formátování vlastního textu je nutné nastavit samostatně.

  • Pokud umístíte prostřednictvím karty Vložení jiné typy objektů (například obrázek, tabulku, diagram nebo graf) na snímek, který obsahuje prázdný zástupný symbol navržený pro daný typ obsahu, bude nový objekt automaticky umístěn do příslušného prázdného zástupného symbolu a jeho velikost bude určena podle daného zástupného symbolu. (Pokud snímek obsahuje podobné zástupné symboly, které však již mají obsah, způsobí použití karty Vložení k umístění objektu vložení požadovaného vlastního objektu, který nebude připojen k zástupnému symbolu.)

  • Jestliže potřebujete vlastní objekt, cílem je samozřejmě nepřipojovat jej k zástupnému symbolu, aby nebyl ovlivňován změnami, opětovným použitím nebo obnovením rozložení. Pokud tedy potřebujete objekty nezávislé na zástupných symbolech, je obvykle nejjednodušší použít rozložení Prázdný nebo Pouze nadpis, jak bylo zmíněno výše. Pokud však potřebujete vlastní objekt na snímku, který obsahuje prázdné zástupné symboly, je k dispozici jednoduché nouzové řešení, jež je uvedeno dále.

    Vložte objekt do prázdného zástupného symbolu. Následně objekt vyberte a vyjměte (CTRL+X) a potom jej vložte (CTRL+V). Objekt bude vložen zpět na snímek, ale bude umístěn na zástupný symbol, nebude tedy zástupný symbol používat. Pokud vložený objekt přesunete, zůstane prázdný zástupný symbol na místě.

Poradce při potížích – Jak ukončit automatické změny velikosti písma?

Možnosti funkce Automatické úpravy formátu při psaní, které automaticky přizpůsobí základní text nebo text nadpisu zástupným symbolům, jsou ve výchozím nastavení zapnuty. Při provádění akce přizpůsobení se však vedle levého dolního rohu textového pole zobrazí inteligentní značka, pomocí které lze danou akci zakázat. Klepnutím na šipku rozbalíte možnosti inteligentní značky a zobrazí se prvky, jež vypadají přibližně jako na následujícím obrázku.

Možnosti inteligentní značky

Možnosti inteligentní značky Automatické opravy závisí na typu zástupného symbolu, rozložení snímku a nastavení automatických oprav. Možnosti pro rozdělení textu mezi snímky, pokračování na novém snímku nebo nastavení zástupného symbolu pro dva sloupce jsou k dispozici pouze v předdefinovaných rozloženích s jediným zástupným symbolem pro obsah (například Nadpis a obsah) – jsou však k dispozici bez ohledu na to, zda je či není pro základní text povoleno automatické přizpůsobení.

Pomocí této inteligentní značky můžete pouze pro daný zástupný symbol vypnout automatické přizpůsobení nebo zvolit jinou vhodnou akci. Můžete rovněž klepnutím na volbu Nastavit možnosti automatických oprav a potom na volbu Automatické úpravy formátu při psaní zobrazit seznam možností, včetně (v dolní části seznamu) možností pro automatické přizpůsobení textu nadpisu a základního textu zástupným symbolům. Můžete rovněž prostřednictvím karty Kontrola pravopisu a mluvnice v dialogovém okně Možnosti aplikace PowerPoint pracovat s dialogovým oknem Možnosti automatických oprav.

Pokud automatické přizpůsobení pro nadpis nebo základní text vypnete, nebudou inteligentní značky automatického přizpůsobení pro příslušné zástupné symboly nadále obsahovat možnosti pro automatické přizpůsobení textu danému zástupnému symbolu nebo přestanou přizpůsobovat text danému zástupnému symbolu. Nadále však budou zobrazeny inteligentní značky poskytující přístup k dialogovému oknu Možnosti automatických oprav.

Je vhodné ponechat toto nastavení zapnuté a v případě potřeby je pomocí inteligentních značek vypnout. I v případě, že nechcete změnit velikost písma pomocí automatického přizpůsobení, je zobrazení změn prováděných pomocí automatického přizpůsobení užitečným upozorněním, že daný snímek obsahuje příliš mnoho textu nebo vyžaduje jiný typ rozložení.

Aspekty vzhledu stránky

Na kartě Návrh máte ve skupině Vzhled stránky přístup ke známému dialogovému oknu Vzhled stránky a také rychlý přístup ke změně orientace stránky na výšku nebo na šířku.

Stejně jako v dřívějších verzích není možné mít v jedné prezentaci snímky s orientací na výšku i na šířku. Pro snímky obsahující text v prezentacích pro tisk však lze vytvořit vlastní rozložení s otočeným textem (a změnit uspořádání dalších zástupných symbolů, například zápatí a čísla stránky) a docílit tak vzhledu stránek s opačnou orientací. U prezentací na obrazovce je možné propojit snímky mezi různými prezentacemi a docílit tak zobrazení snímků s orientací na výšku i na šířku v rámci jednoho předvádění na obrazovce. Nápovědu k propojení snímků mezi různými prezentacemi naleznete v tipu pro řešení potíží v této části.

V dialogovém okně Vzhled stránky si všimněte dvou nových možností předdefinovaných velikostí (jsou zobrazeny na následujícím obrázku), přičemž obě jsou určeny pro širokoúhlé prezentace. Výchozí velikost snímku je standardní Předvádění na obrazovce (4:3).

Dialogové okno Vzhled stránky

Při formátování prezentace pro tisk věnujte zvláštní pozornost hodnotám pro šířku a výšku v tomto dialogovém okně, jež je zobrazeno níže.

Hodnoty pro šířku a výšku v dialogovém okně Vzhled stránky

Všimněte si, že při nastavení papíru formátu Letter (8,5 x 11 palců) jsou šířka a výška stránky vždy o jeden palec menší než uvedená velikost snímku. K rozdílu mezi nastavením šířky a výšky a nastavením velikosti snímku dochází bez ohledu na vybranou velikost. Aplikace PowerPoint vytvoří okraje do velikosti stránky, takže zobrazení na obrazovce nezahrnuje okraje stránky.

To je důležité, pokud používáte aplikaci PowerPoint pro dokument, který bude předváděn v tištěné podobě, protože zobrazení na obrazovce ve skutečnosti neodpovídá plné velikosti papíru. Někdy je to užitečné, protože máte-li objekty, které přesahují okraje snímku, mohou být tyto objekty přesto vytištěny na tiskárnách, jež neumožňují přesahy. Pokud však potřebujete vytisknout skutečný přesah nebo je jinak nutné využít plnou velikost papíru, máte dvě možnosti.

  • V dialogovém okně Vzhled stránky změňte nastavení Výška a Šířka na požadovanou velikost papíru. Například pro stránku formátu Letter s orientací na šířku zadejte pro nastavení Šířka hodnotu 11 a pro nastavení Výška hodnotu 8,5. (Pokud je vaše výchozí měrná jednotka jiná než palce, upravte podle toho předchozí hodnoty.) Po provedení této akce se nastavení Velikost snímků změní na hodnotu Vlastní.

  • Pokud chcete při tisku jen využít více místa na stránce, avšak chcete ponechat nastavení standardní velikosti snímku pro použití na obrazovce, klepněte v okně Náhled na volbu Možnosti a potom na volbu Na velikost papíru.

Obvykle není nutné tyto dvě možnosti používat společně. Jestliže změníte velikost snímku na velikost celého papíru a umístíte objekty s přesahy na okraj snímku, avšak v náhledu přesto nejsou přesahy snímku na okraj zobrazeny, nejpravděpodobnější příčinou je, že aktivní tiskárna neumožňuje používat přesahy z aplikace PowerPoint, nebo může být nutné změnit nastavení tiskárny na tisk přesahů. Aktivní tiskárnu však můžete vždy změnit na virtuální tiskárnu (například pomocí možnosti Odeslat do aplikace OneNote 2007 nebo Adobe Acrobat (PDF)), jež umožňuje zobrazit náhled celého přesahu.

Poznámka : Chcete-li zobrazit náhled, klepněte na Tlačítko Microsoft Office a přejděte na možnost Tisk. (Nezapomeňte, že můžete klepnout pravým tlačítkem myši na možnost Náhled a zobrazit možnost pro jeho přidání na panel nástrojů Rychlý přístup.) Náhled před tiskem můžete zobrazit rovněž klepnutím na tlačítko Náhled v dialogovém okně Tisk – což je užitečný způsob, jak předběžně zkontrolovat změny provedené v nastavení tiskárny. Chcete-li změnit nastavení pro aktivní tiskárnu, klepněte v dialogovém okně Tisk u názvu aktivní tiskárny na tlačítko Vlastnosti. Vlastnosti tiskárny jsou závislé na ovladači tiskárny a nejsou součástí aplikací systému Microsoft Office.

Poradce při potížích – Jak zobrazit snímky s orientací na výšku i na šířku v jedné prezentaci?

Jak již bylo v této části uvedeno, všechny snímky v jedné prezentaci musí používat orientaci na výšku, nebo na šířku. Pokud tedy potřebujete snímky s orientací na výšku v prezentaci na obrazovce s orientací na šířku, co uděláte? Vyřešíte tuto situaci snadno pomocí hypertextových odkazů.

Každý snímek v prezentaci se chová jako záložka v daném souboru. Můžete tedy prostě použít hypertextový odkaz ze snímku v prezentaci s orientací na šířku na požadovaný snímek v prezentaci s orientací na výšku. Potom přidáte hypertextový odkaz do prezentace s orientací na výšku, abyste se vrátili na správný snímek v prezentaci s orientací na šířku.

Hypertextové odkazy lze v aplikaci PowerPoint použít pro libovolný objekt – můžete tedy použít hypertextový odkaz pro existující objekt ve snímku, nebo vložit tvar, který bude daný odkaz používat. (Zapamatujte si, že pokud během prezentace nechcete na obrazovce zobrazit tvar, jenž pro daný odkaz používáte, můžete pro výplň a obrys daného tvaru nastavit možnost Žádná. Pokud tak učiníte, je třeba si zapamatovat, kde se daný tvar nachází, abyste na něj během prezentace mohli klepnout. Neklepejte na odkaz, dokud se kurzor nezmění na ikonu ruky, jež označuje, že se nacházíte nad hypertextovým odkazem. Jestliže po zobrazení výchozího kurzoru ve tvaru šipky klepnete na snímek v prezentaci, přejdete v aktivním souboru na další snímek.)

Chcete-li přidat hypertextový odkaz na snímek v jiné prezentaci, vyberte objekt, k němuž chcete daný odkaz přidat, a potom na kartě Vložení klepněte ve skupině Odkazy na tlačítko Hypertextový odkaz. V dialogovém okně Vložit hypertextový odkaz (zde zobrazeno) vyberte v seznamu Odkaz na položku Existující soubor nebo webová stránka, potom pomocí možností Oblast hledání vyhledejte soubor, na který chcete vytvořit odkaz.

Dialogové okno Vložit hypertextový odkaz

Pokud chcete vytvořit odkaz na určitý snímek v souboru, klepněte na tlačítko Záložka. Každý nadpis snímku ve vybrané prezentaci je uveden v dialogovém okně Záložky. Všimněte si, že po výběru záložky se zobrazí v řádku Adresa tohoto dialogového okna za křížkem se zvýrazněním jako na předchozím obrázku. Potom stačí do prezentace s orientací na výšku přidat další hypertextový odkaz zpět na další požadovaný snímek v hlavní prezentaci.

Pokud potřebujete, aby ve vytištěné prezentaci měly textové snímky opačnou orientaci, můžete rovněž použít rozložení snímků s otočenými textovými objekty, což umožní vytvořit všechny snímky v jedné prezentaci.

O autorce

Stephanie Krieger je odbornice MVP na systém Microsoft Office System a také autorka knih Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out a Microsoft Office Document Designer. Jako profesionální poradce v oblasti vytváření dokumentů pomáhala mnoha globálním společnostem ve vývoji podnikových řešení pro systém Microsoft Office a naučila mnoho odborníků vytvářet dokonalé dokumenty tím, že jim umožnila pochopit, jak aplikace systému Office „myslí“. Stephanie píše pravidelně pro několik webů společnosti Microsoft a často pořádá webová vysílání týkající se systému Office. Navštivte její blog arouet.net, kde můžete získat další tipy pro systém Microsoft Office a také informace o nových a připravovaných publikacích a webových vysíláních.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×