Jak funguje správa verzí v seznamu nebo knihovně

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Jestliže je povolena Správa verzí v SharePoint seznamu nebo knihovny, ukládat a sledovat a můžete obnovit položky v seznamu souborů v knihovně kdykoli změní. Správa verzí, spolu s další nastavení, například platbě na pokladně nabízí spoustu ovládací prvek obsahu, který účtován na webu a může poskytovat skutečné hodnoty, pokud máte někdy potřeba podívejte se na nebo obnovení původní verze položky nebo souboru.

Poznámka : Správa verzí je ve výchozím v knihovnách SharePoint a vypnuto ve výchozím nastavení SharePoint seznamy. Další informace o nastavení správy verzí najdete v tématu Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Aktualizace 19 leden 2017 díky zákazníků svůj názor.

Přehled správy verzí

Všichni uživatelé s oprávněním ke správě seznamů můžete zapnout nebo vypnout verzí pro knihovnu. Správa verzí je k dispozici pro položky seznamu v různých typech seznamů – včetně kalendářů, seznamů sledování problémů a vlastní seznamy. Je také k dispozici pro všechny typy souborů, které mohou být uloženy v knihovnách, včetně stránek webových částí. Další informace o nastavení a používání správy verzí najdete v tématu Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Poznámka : Pokud jste zákazník Office 365, je správa verzí teď zapnutá ve výchozím nastavení, když vytvoříte nové knihovny služby OneDrive pro firmy, a automaticky uloží posledních deset verzí dokumentu. To vám pomůže předejít ztrátě důležitých dokumentů nebo dat. Pokud máte na webu služby OneDrive pro firmy nebo na týmovém webu dokumenty, které nemají aktivovanou správu verzí, můžete ji pro ně kdykoli zapnout.

Správu verzí můžete používat k těmhle činnostem:

  • Sledování historie verze:    Pokud je funkce správy verzí povolena, uvidíte, kdy se položka nebo soubor změnil a taky kdo ho změnil. Můžete taky zobrazit, kdy se změnily vlastnosti (informace o souboru). Když třeba někdo změní termín splnění u položky seznamu, zobrazí se tato informace v historii verzí. Můžete zobrazit taky komentáře, které uživatelé zadali, když vraceli soubory do knihoven.

  • Obnovení předchozí verze:    Když v aktuální verzi uděláte chybu, nebo je aktuální verze poškozená anebo když se vám prostě předchozí verze líbí víc, můžete stávající verzi nahradit tou předchozí. Obnovená verze pak bude novou aktuální verzí.

  • Zobrazení předchozí verze:    Předchozí verzi můžete zobrazit bez přepsání aktuální verze. Když si verzi historie zobrazíte v dokumentu Microsoft Office, třeba v souboru Word nebo Excel, můžete obě verze porovnat a zjistit, v čem se liší.

Jestliže je povolena správa verzí, lze verze vytvářet v následujících situacích:

  • Vytvoření položky seznamu nebo souboru nebo odeslání souboru

    Poznámka : Pokud se požaduje rezervace souboru, je nutné vrácení souboru se změnami abyste vytvořili jeho první verzi.

  • Jestliže byl odeslán soubor se stejným názvem jako u již existujícího souboru a je zaškrtnuto políčko Přidat jako novou verzi ke stávajícím souborům.

  • Byly změněny vlastnosti položky seznamu nebo souboru.

  • Při otevření, úpravách a uložení souboru. Verze je vytvořena, když poprvé kliknete na tlačítko Uložit. Nové číslo verze je v takovém případě stejné po dobu trvání aktuální relace úprav, i když soubor uložíte vícekrát. Když jej zavřete a znovu otevřete pro další relaci úprav, je vytvořena další verze.

  • Při spoluvytváření dokumentu, pokud jiný uživatel zahájí práci na dokumentu nebo po kliknutí na tlačítko uložte uložte změny do knihovny. Vytvoření nové verze při spoluvytváření výchozí limit je 30 minut. Toto je, která dokáže nahradit správcem za webové aplikace v SharePoint místní. Toto nastavení není, která dokáže nahradit v SharePoint Online. Změna doby pro místní verze SharePoint popsaná v tématu Konfigurace správy verzí období placení spoluvytváření ve službě SharePoint.

V daný okamžik mohou existovat až tři aktuální verze souboru: rezervovaná verze, nejnovější podverze (koncept) a poslední publikovaná (hlavní verze). Všechny ostatní verze jsou považovány za historické. Některé aktuální verze jsou viditelné pouze uživatelům, kteří mají oprávnění k jejich zobrazení.

Některé organizace sledují ve svých knihovnách hlavní verze i podverze souborů, jiné jen hlavní verze. Hlavní verze se označují celými čísly, třeba 5.0 a podverze číslem za tečkou, třeba 5.1.

Většina organizací používá podverze v případě, že jsou soubory ve stádiu vývoje, a hlavní verze, když je dosaženo určitých milníků nebo v případě, že jsou soubory připraveny k posouzení širší cílovou skupinou. V mnoha organizacích je nastaveno zabezpečení konceptů, na základě kterého má ke konceptům přístup pouze vlastník souboru společně s uživateli, kteří mají oprávnění schvalovat soubory. Znamená to, že podverze nemůže nikdo jiný zobrazit až do doby, kdy je publikována hlavní verze.

Hlavní verze mohou být obsažené v seznamech, ale podverze ne. Každá verze položky seznamu je očíslovaná celým číslem. Pokud vaše organizace požaduje schválení položek v seznamu, zůstanou ve stavu Čeká na dokončení, dokud je neschválí uživatel s oprávněním schvalovat je. Ve stavu Čeká na dokončení jsou očíslovány celými čísly a jsou označeny jako koncepty.

Další informace o povolení a nastavení správy verzí, včetně hlavní verze a podverze najdete v článku Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Čísla verzí se automaticky přidávají vždy, když vytvoříte novou verzi. V seznamu nebo knihovně, kde je povolená správa hlavních verzí, mají verze celá čísla, třeba 1.0, 2.0, 3.0 atd. V knihovnách může správce povolit správu verzí pro hlavní verze i podverze. Pokud se sledují podverze, označují se číslem za tečkou, třeba 1.1, 1.2, 1.3 atd. Když se jedna z těchto verzí publikuje jako hlavní verze, změní se její číslo na 2.0. Následné podverze jsou pak označeny čísly 2.1, 2.2, 2.3 atd.

Pokud zrušíte rezervaci, číslo verze se nezmění. Když byla poslední verze 3.0, zůstane stejná (tj. 3.0) i po zrušení rezervace.

Při odstranění verze na verzi přejde do odpadkového koše a jeho číselné přejde s ním. Historie verzí se zobrazí zbývající čísla verze. Další čísla verze se nezmění. Pokud máte otevřený dokument, který obsahuje dílčí verze 4.1 a 4.2 a rozhodnete odstranit verze 4.1, výsledný historie verzí příkladem pouze verze 4.0 a 4.2. Následující obrázek znázorňuje tento.

Další informace o povolení a nastavení správy verzí, včetně hlavní verze a podverze najdete v článku Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Historie verzí s odstraněnou jeden podverzí

Některé organizace povolují neomezený počet verzí souborů a jiné ho omezují. Po vrácení nejnovější verze souboru se změnami si třeba všimnete, že jedna stará verze chybí. Pokud je nejnovější verze třeba 26.0 a verze 1.0 chybí, znamená to, že správce nakonfiguroval knihovnu jen na 25 hlavních verzí souboru. Přidáním 26.verze se první verze odstraní a zůstanou jen verze 2.0 až 26.0. Podobně po přidání 27.verze zůstanou jen 3.0 až 27.0.

Správce se může rozhodnout omezit taky počet podverzí na nastavený počet nejnovějších verzí. Když je povoleno třeba 25 hlavních verzí, může se správce rozhodnout zachovávat podverze jen pro pět nejnovějších hlavních verzí. Výchozí počet podverzí mezi dvěma hlavními verzemi je 512. Při pokusu o uložení další podverze se zobrazí chybové hlášení, že musíte tento dokument napřed publikovat. Správce webu může výchozí počet omezit na méně podverzí.

Pokud v seznamu nebo knihovně omezuje počet hlavních verzí, budou odstraněny nejdřívějšího verze při limit. Například pokud pouze 20 verzí se zachovají a váš tým vytvoří 25 verzí, jsou uloženy pouze verze 6 až 25. Pokud vytvořili jinou verzi jsou k dispozici pouze verze 7 až 26. Pokud v seznamu nebo knihovně omezuje verze, připomínat byli přispěvatelům vědět, že když verze limitu se odstraní dřívějších verzích.

V knihovně omezuje počet hlavních verzí, které sleduje podverzí dílčí verze jsou odstraněny pro předchozí hlavní verze verze limitu. Například pokud Zachovat koncepty pro jenom 10 hlavních verzí a váš tým vytvoří 15 hlavních verzí, pouze hlavní verze bude nacházet nejdřívějšího verze. Dílčí verze, které souvisí s pět nejbližší hlavní verze – například 1.2 nebo 2.3 – budou odstraněny, ale hlavní verze – 1, 2 a podobně – jsou k dispozici, pokud vaše knihovna také omezuje hlavních verzí.

Omezení počtu verzí je většinou dobrý přístup. Ušetříte tak místo na serveru a zlepšíte přehlednost pro uživatele. Když ale vaše organizace musí uchovávat všechny verze (třeba ze zákona), pak žádná omezení nepoužívejte.

= 0

Důležité : Pokud vaše organizace omezuje počet verzí, které slouží k ukládání, nejstarší verze se trvale odstraní při limit. Nejsou odesílány do koše.

Další informace o povolení a nastavení správy verzí, včetně omezení najdete v článku Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Můžete nakonfigurovat, kdo může zobrazovat koncepty seznam položek a souborů. Koncepty jsou vytvářeny ve dvou situacích:

  • Dílčí verze souboru vytvořila nebo aktualizovala v knihovně, která sleduje hlavní verze a podverze.

  • Pokud soubor nebo položku seznamu je vytvořili nebo aktualizovat ale zatím nejsou schválené v seznamu nebo knihovně, ve kterém se vyžaduje schválení obsahu.

V případě sledování hlavních a dílčích verzí můžete určit, jestli musí mít uživatelé oprávnění k úpravě souborů dřív, než můžou zobrazit a číst dílčí verzi. Pokud použijete toto nastavení, uživatelé s oprávněními k úpravám souborů můžou pracovat na souboru, ale uživatelům, kteří mají jenom oprávnění ke čtení souborů, se nezobrazí dílčí verze. Například můžete chtít, aby jenom někteří uživatelé, kteří mají přístup ke knihovně, mohli zobrazit komentáře nebo revize v průběhu úprav souboru. Pokud se hlavní a dílčí verze v knihovně sledují a nikdo zatím nepublikoval hlavní verzi, soubor nebude viditelný pro uživatele, kteří nemají oprávnění k zobrazení položek konceptů.

Když se vyžaduje schválení obsahu, můžete určit, pokud soubory, které čekají na schválení uvidí uživatelé s oprávněním ke čtení, uživatelé s oprávněním k úpravám nebo jenom Autor a uživatelé s oprávněním ke schvalování položek. Pokud hlavní verze a podverze jsou sledovány, musíte autor publikovat hlavní verzi než soubor můžete odeslat ke schválení. Když se vyžaduje schválení obsahu, uvidí lidé, kteří mají oprávnění ke čtení obsahu, ale nemáte oprávnění k zobrazení položek konceptů poslední schválená nebo hlavní verzi souboru.

Můžete omezit počet verzí položek seznamů nebo dokumenty ukládány v seznamu nebo knihovny, která vám může ušetřit místo na serveru. Pokud váš tým vytvoří velký počet verzí, můžou pomoct omezit počet verzí váš tým půjde vám ještě snadněji spravovat a vyhledejte předchozí verze. Pokud například tým zachovává počet verzí za několik měsíců nebo rok.

Ne, může být obtížné pro členy a projděte si historii verzí chcete najít, které potřebují verze. Pokud váš tým zobrazovat nebo zachovat všechny předchozí verze, buď není omezena počet verzí nebo nastavte počet verzí, které uchováváte vysoké číslo.

Pokud vaše knihovna sleduje hlavní verze a podverze, můžete zvolit kolik hlavních verzí souborů, které chcete zachovat a kolik podverzí pro jednotlivá pole hlavní verzi chcete zachovat. Ve výchozím nastavení jednotlivých hlavní verze může mít až 511 konceptů (podverzí).

V závislosti na způsobu fungování týmu váš tým může být potřebovat jeho posledních dílčí verze, například, který byl naposledy upravovat. Určitou dobu může být váš tým potřebovat starší dílčí verzí. Hlavní verze obvykle představuje milník, například soubor odeslaný k revizi nebo publikaci, že dílčí verze je práce v průběhu, která není připraveno pro všechny účastníky webu pro čtení.

Pokud v seznamu nebo knihovně omezuje počet hlavních verzí, budou odstraněny nejdřívějšího verze při limit. Například pokud pouze 20 verzí se zachovají a váš tým vytvoří 25 verzí, jsou uloženy pouze verze 6 až 25. Pokud vytvořili jinou verzi jsou k dispozici pouze verze 7 až 26. Pokud v seznamu nebo knihovně omezuje verze, připomínat byli přispěvatelům vědět, že když verze limitu se odstraní dřívějších verzích.

V knihovně omezuje počet hlavních verzí, které sleduje podverzí dílčí verze jsou odstraněny pro předchozí hlavní verze verze limitu. Například pokud Zachovat koncepty pro jenom 10 hlavních verzí a váš tým vytvoří 15 hlavních verzí, pouze hlavní verze bude nacházet nejdřívějšího verze. Dílčí verze, které souvisí s pět nejbližší hlavní verze – například 1.2 nebo 2.3 – budou odstraněny, ale hlavní verze – 1, 2 a podobně – jsou k dispozici, pokud vaše knihovna také omezuje hlavních verzí.

Správa verzí je zapnutá automaticky při vytvoření knihovny a pokud není vytvořený seznam. Všichni uživatelé s oprávněním ke správě seznamů můžete zapnout nebo vypnout správy verzí. Na více webech, který je stejné osobu, která spravuje na webu, protože seznamů a knihoven dědí oprávnění z webu. Kromě povolení správy verzí, vlastník webu (nebo jinou osobu Správa seznamu nebo knihovny) rozhodne, jestli chcete požadovat schválení obsahu, kdo může zobrazovat koncepty, a pokud se požaduje rezervace. Každá z těchto rozhodnutí má vliv na tom, jak funguje správa verzí. Například pokud osobu Správa knihovny vyžadovat rezervaci, čísla verze pouze vzniká při vracení souboru se změnami. Pokud se vyžaduje schválení obsahu, hlavní verze čísla nejsou použity dokud někoho, kdo má oprávnění k tomu nevyzve jsou schválených souborů

Důležité : Pokud uživatelé, kteří pracují v knihovně, plánují podílet se na vytváření dokumentů, nekonfigurujte knihovnu tak, aby bylo požadováno rezervování dokumentů. Pokud by byly potřebné dokumenty rezervovány, nemohli by na nich tito uživatelé spolupracovat.

Informace o zapnutí správy verzí pro seznam nebo knihovnu, najdete v článku Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Pokud je povolena Správa verzí v knihovně člověka, který se nastaví Určuje, zda se mají sledovat hlavní verze a podverze a také určuje, kdo může zobrazit dílčí verze. Ve většině případů když obsahu, že je požadováno schválení uvidí jenom vlastník souboru a uživatelé, kteří mají oprávnění ke schvalování položek, dílčí verze. V jiných knihoven vidět každý, kdo může upravit souborů v knihovně nebo každý, kdo má oprávnění ke knihovně, čtení všechny verze. Po schválení verze každý, kdo má oprávnění pro seznam nebo knihovnu čtení zobrazí verze.

I když seznamy nemají hlavní verze a podverze, považuje se každá položka ve stavu Čeká na dokončení za koncept. Většinou se koncepty zobrazují jen autorovi položky a uživatelům s oprávněním Úplné řízení nebo Návrh. Koncept se ve stavu Čeká na dokončení zobrazí jen uvedeným uživatelům a ostatní uvidí v historii verzí jen nejnovější verzi se stavem Schváleno. Pokud je soubor odmítnutý, zůstane ve stavu Čeká na dokončení, dokud ho někdo s potřebným oprávněním neodstraní.

Ve výchozím nastavení pole Čekání na položku nebo soubor, je viditelná jenom pro své poznámkové bloky pro školy a uživatelé s oprávněním ke správě seznamů, ale můžete určit, pokud ostatní skupiny uživatelů můžete zobrazit položky nebo souboru. Pokud vaše knihovna nastavenou můžete sledovat hlavní verze a podverze, ten, kdo upravuje soubor musíte nejdřív publikovat hlavní verzi souboru.

Další informace o nastavení schvalování dokumentů najdete v článku požadování schvalování položek v seznamu nebo knihovně.

Poznámka : Zabezpečení konceptů u některých seznamů a knihoven, je nakonfigurovaný na všem uživatelům webu najdete v článku na zjištění stavu úkolů a Schváleno verze.

Když si rezervujete soubor z knihovny se zapnutou správou verzí, vytvoří se nová verze při každém jeho vrácení se změnami . A pokud je zapnutá správa hlavních verzí a podverzí, můžete se při vracení souboru se změnami rozhodnout pro konkrétní typ verze. V knihovnách, které vyžadují rezervaci, se verze vytvářejí jen při vrácení se změnami.

U knihoven, které rezervaci nevyžadují, se nová verze vytvoří při prvním uložení po otevření souboru. Při každém dalším uložení se verze vytvořená při prvním uložení přepíše. Pokud aplikaci ukončíte a potom dokument znovu otevřete, vznikne při jeho prvním uložení zase další verze a počet verzí tak může velmi rychle narůst.

Další informace o zaškrtnutí nebo zmenšit, najdete v článku rezervovat, vrátit se změnami, nebo zahození změn souborů v knihovně.

Důležité :  Pokud spoluvytváříte dokument, nerezervujte si ho, když nemáte pádný důvod pro zabránění ostatním v práci na tomto dokumentu.

Vyžadování rezervace udrží váš tým maximálně využít Správa verzí, protože uživatelé specificky určují, jakmile je verze vytvořit. Nová verze se vytvoří pouze v případě, že někdo rezervuje soubor změní a potom soubor nevrátí se změnami. Když rezervaci nepožaduje, nová verze se vytvoří, když někdo prvním uložení souboru a tato verze je aktualizovat, když uživatel soubor zavře. Pokud této osobě nebo někdo jiný otevře a soubor opět uloží, vytvoří se jinou verzi. V závislosti na situaci nebudete mít v úmyslu více verzí vytvořit, například pokud musíte zavřít soubor účast na schůzce, než budete mít Hotovo k souboru.

Pokud se požaduje rezervace, lidé nelze přidat soubory, změna soubory nebo změna vlastností souboru bez předchozího rezervování souboru. Když lidé vrácení souborů se změnami, budou se zobrazí výzva k zadání komentářů týkajících se změny, které budou provedeny, což pomáhá vytvářet smysluplnější historie verzí.

Poznámka : Pokud budou v knihovně ukládat soubory Microsoft Projectu (.mpp), které jsou synchronizované se seznamy úkolů na webu, by měl zaškrtnutí políčka Vyžadovat rezervaci.

Další informace týkající se vyžadování rezervace najdete v tématu Nastavení knihovny na vyžadování rezervace souborů.

Seznamy a knihovny oprávnění týkající se správy verzí a rezervace, které se liší v závislosti na úroveň oprávnění, která se použije pro uživatele nebo do určité skupiny. Někoho, kdo může upravit úrovně oprávnění můžete nakonfigurovat tato oprávnění jinak nebo můžete vytvořit novou skupinu s přizpůsobenými úrovněmi oprávnění.

Povolení umožňují pružnost při správy knihovny. Například je vhodné někomu moct odstranit verze souboru, aniž byste museli oprávnění k jeho odstranění samotný soubor. Oprávnění k Odstranění verze není stejný jako oprávnění k Odstranění položky, takže je můžete zadat vlastní úroveň ovládacího prvku.

Následující tabulka zobrazuje oprávnění, které se vztahují a správa verzí, rezervace a výchozí úrovně oprávnění, která platí pro.

Oprávnění

Výchozí úroveň oprávnění

Zobrazit verze

Úplné řízení, návrh, Přispívání a čtení

Odstranit verze

Úplné řízení, návrh a přispívání

Přepsat rezervaci

Úplné řízení nebo návrh

Schválit položky

Úplné řízení nebo návrh

Další informace o oprávněních najdete v článku Principy úrovní oprávnění v Sharepointu.

Napište nám komentář

Byl tento článek užitečný? Pokud ano, dejte nám o tom prosím na konci této stránky vědět. Pokud užitečný nebyl, řekněte nám, co nebylo jasné nebo co chybělo. Uveďte prosím svou verzi SharePointu, operačního systému a prohlížeče. Na základě vašeho názoru tyto postupy prověříme, doplníme informace a článek aktualizujeme.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×