Integrace sledování odchylek do procesu řízení projektových změn

Jane Suchan, profesionální projektová manažerka

Podstatou projektového řízení je přijít na to, čeho chceme dosáhnout, vytvořit seznam práce, kterou je nutné udělat, abychom se dostali do cíle, určit, jak dlouho to potrvá, a vypočítat, kolik to bude stát.     Zní to jednoduše, že? Ale udržet si o všem přehled je opravdu těžké. Běží projekt podle časového plánu? Bude dokončený ještě před termínem? Nepřekročil rozpočet? Až bude všechna práce hotová, vejdeme se pořád do rozpočtu?

Jednou z možností hodnocení stavu projektu je sledovat rozdíl mezi původním projektovým plánem a tím, co se skutečně děje. Tomuto rozdílu se říká odchylka – jde o srovnání zamýšlené nebo rozpočtované částky a skutečně vynaložených prostředků. Analýza odchylek spočívá ve srovnání skutečných výsledků projektu s tím, co bylo plánováno nebo očekáváno. Je to způsob kvantifikace, jak dobře nebo špatně projekt postupuje.

Plánování odchylek: Vytvoření směrného plánu

Když chcete zjistit projektové odchylky, musíte do země zarazit kolík a označit svůj výchozí bod: toto je váš směrný plán. Bez něj míříte na pohybující se cíl a snažíte se ho ovládnout. Dva klíčové směrné plány, které musíte vytvořit, než do hry vstoupí sledování odchylek a vytváření sestav, jsou náklady a časový plán. Ale než se k tomu dostanete, je potřeba určit rozsah projektu.

Stanovení rozsahu projektu pomocí strukturovaného rozpisu prací

Směrný plán rozsahu obsahuje všechny dodávky projektu, takže určuje všechny práce, které je potřeba udělat. Jednou z možnosti dokumentace rozsahu je vytvoření strukturovaného rozpisu prací (SRP), hierarchického přehledu dodávek projektu. Každá úroveň v hloubce hierarchie představuje stále podrobnější popis dodávek. Například SRP pro stavbu nového domu by obsahoval položení základů, postavení zdí, střechy, instalaci elektrických a instalatérských rozvodů a také plány terénních úprav, architektonické výkresy a kolaudační povolení.

Vytvoření směrného plánu plánu a nákladů

Směrné plány plánu a nákladů se vytvoří až po stanovení rozsahu Bez přehledu o tom, co bude cílem projektu, nemůžete určit, jak dlouho to bude trvat ani kolik to bude stát.

Směrný plán plánu představuje schválený plán projektu, což je základ pro měření a vykazování stavu projektu. Směrný plán nákladů představuje schválený časově uspořádaný rozpočet, na základě kterého se bude měřit stav nákladů. Stanovíte ho přidáním nákladů na konkrétní projektové období nebo fázi, což vyžaduje přiřazení nákladů k úkolům projektu. Přiřazení nákladů ke složkám projektu může být časově náročné, ale umožní vám vytvářet podrobnější a přesnější sestavy stavu nákladů, což bude zúčastněné strany a sponzory projektu velice zajímat.

Směrné plány plánu a nákladů vytvoříte takto:

  1. Plán plánu vypracujete tak, že identifikujete činnost a úkoly vedoucí ke všem dodávkám v SRP.

  2. Pro každý úkol určete zdroje. Zvažte omezení nebo kolik času mohou jednotlivé osoby tomuto projektu opravdu věnovat.

  3. Odhadněte, jak dlouho (v řádech hodin nebo dní) potrvá dokončení jednotlivých úkolů.

  4. Odhadněte náklady každého úkolu pomocí průměrné hodinové nebo denní sazby jednotlivých zdrojů a přičtěte všechny pevné náklady související s projektem.

  5. Určete, které úkoly závisí na jiných, a pak vytvořte kritickou cestu.

  6. Vytvořte směrný plán nákladů. Jedná se o časově uspořádaný rozpočet, na základě kterému budete měřit stav nákladů projektu. Uděláte to tak, že k úkolu nebo časovému období přidáte odhadované náklady.

Začátek stránky

Reakce na odchylky: Řízení změn

Až stanovíte směrné plány rozsahu, plánu a nákladů, vytvořte kroky, podle kterých bude tým postupovat při správě odchylek těchto plánů. Tyto informace budou fungovat jako váš plán pro řízení projektových změn. Tento plán definuje, kdy rozhodnete, jestli je nutný požadavek na změnu projektu, jak dokumentovat odchylky a odeslat je ke schválení a co se stane po schválení požadavku na změnu.

Pomocí výpočtů odchylek se určí, jestli potřebný požadavek na změnu projektu a jestli dojde ke změnám směrného plánu plánu nebo nákladů. Odchylky mohou být kladné nebo záporné:

  • Kladná odchylka označuje, že projekt je z časového hlediska napřed nebo nespotřeboval celý rozpočet. Kladné scénáře vám umožňují přesunout finance a zdroje na místa se zápornými hodnotami.

  • Záporná odchylka vám říká, že projekt je ve srovnání s plánem ve skluzu nebo překročil rozpočet a vy musíte zakročit. Možná budete muset navýšit rozpočet nebo se smířit s nižší ziskovou marží.

Prahové hodnoty odchylek jsou důležitou součástí každého plánu pro řízení projektových změn. Představují podstatné změny v projektu, a proto je nezbytné je pomocí požadavku na změnu projektu zdokumentovat a schválit. Ne všechny požadavky na změnu projektů budou mít za následek úpravu rozsahu, plánu nebo rozpočtu. Toto je významný úkol a jeho dokončení může vyžadovat hodně času. Budete muset získat schválení ve spodních i horních úrovních projektové organizace.

Sledování odchylek nákladů a plánu v průběhu životního cyklu projektu vám pomůže rozpoznat slabá místa – oblasti s opakovanými změnami, a odpovídajícím způsobem reagovat. Pokud například vidíte, že testovací tým se neustále potýká se zpožděním, budete muset k projektu přiřadit další zdroje, abyste se drželi plánu.

Začátek stránky

Jdeme o krok dál: Analýza vytvořené hodnoty

Žádná diskuze o odchylkách projektu není úplná bez zmínky o vytvořené hodnotě, technice projektového řízení pro odhad nákladů a plánu v určitém čase. Analýza vytvořené hodnoty srovnává dokončenou práci se stanovenými směrnými plány. Pomůže vám vyhodnotit aktuální stav projektu a v případě potřeby podniknout nápravné kroky.

Abyste mohli provést analýzu vytvořené hodnoty, musíte mít SRP, podrobný plán projektu a rozpočet (podle fáze nebo časového období) pro plánované práce.

Otázky vedoucí ke zjištění vytvořené hodnoty

Analýza vytvořené hodnoty měří stav projektu v libovolném okamžiku pomocí tří klíčových otázek:

  • Plánovaná hodnota: Jaká částka je potřebná pro práci?

  • Vytvořená hodnota: Co je ve skutečnosti dokončeno?

  • Skutečné náklady: Kolik vás dokončení práce skutečně stálo?

Plánovaná hodnota (PH) představuje rozpočtované náklady plánovaných úkolů. Vytvořená hodnota (VH) je součet všech rozpočtovaných nákladů dokončených prací. Skutečné náklady (SN) představují částku vynaloženou za vytvořenou práci.

Informace o analýze vytvořené hodnoty

Nejjednodušší způsob, jak popsat vytvořenou hodnotu, je pomocí příkladu. Řekněme, že řídíte čtyřměsíční projekt s rozpočtem 100 000 Kč. Máte za sebou tři měsíce a zjistíte, že tým dokončil jen polovinu práce, takže VH je 50 000 Kč. Na základě plánu projektu by teď mělo být hotových 75 % práce, PH je proto 75 000 Kč. Také víte, že tým zatím utratil 90 000 Kč, takže SN jsou 90 000 Kč.

Pomocí těchto čísel můžete spočítat odchylky nákladů a plánování. Odchylka nákladů (ON) měří rozdíl mezi skutečnými náklady provedených prací a rozpočtem projektu:

ON = VH – SN    

Odchylka plánování (OP) měří skutečný pokrok ve srovnání s časovým plánem projektu:

OP = VH – PH    

Pomocí výše uvedeném příkladu spočítáte, že odchylka nákladů pro tento projekt je 50 000 Kč – 90 000 Kč = 40 000 Kč. Odchylka plánování je: 50 000 Kč – 75 000 Kč = 25 000 Kč.

Všichni projektoví manažeři vidí, že projekt vyčerpal 90 % svého rozpočtu, ale je dokončených jen 50 % práce. Projekt má proti plánu zpoždění, a než bude dokončený, přesáhne rozpočet, takže je nutná změna. Manažer projektu by měl zmenšit jeho rozsah, prodloužit plán nebo pro dokončení práce zajistit víc finančních prostředků.

Začátek stránky

Začínáme se sledováním odchylky

Integrace sledování odchylek do řízení vašich projektů je poměrně jednoduché, ale vyžaduje systematický přístup. Jakmile dostanete přiřazený projekt, spolupracujte se sponzorem a určete jeho rozsah, rozpočet a plán. Pak se svým týmem vytvořte spolehlivý plán řízení změn, který stanoví prahové hodnoty odchylek a popisuje, jak naložit s odchylkami, které překročí prahové hodnoty. Až vytvoříte SRP a definujete podrobný plán projektu, můžete vytvořit plán a rozpočet. Jakmile budou všechny tyto komponenty hotové, budete připravení na sledování odchylek a práci s plány řízení změn.

Začátek stránky

O autorce:    Jane Suchan je programová manažerka se zkušenostmi získanými při dohledu na podnikové obchodní iniciativy při vývoji metodologií projektového managementu. Jane žije v Seattlu ve státě Washington, USA.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×