Import ze seznamu SharePointu nebo propojení dat se seznamem SharePointu

Import ze seznamu SharePointu nebo propojení dat se seznamem SharePointu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Poznámka : Tento článek se nevztahuje na webové aplikace pro Access (to je druh databází, které se navrhují v Accessu a publikují online). Další informace najdete v tématu Vytvoření aplikace pro Access.

Data z SharePointu je možné do aplikace Access přenést dvěma způsoby – importem nebo propojením.

Proces importu vytvoří kopii seznamu SharePointu v databázi aplikace Access. Během importu můžete určit, které seznamy chcete kopírovat, a jestli chcete importovat celý seznam nebo pouze určité zobrazení.

Proces propojení provede propojení s daty v jiném programu, takže si můžete prohlížet a upravovat nejnovější data jak v SharePointu tak v aplikaci Access bez nutnosti vytvoření a správy kopie dat v aplikaci Access. Pokud seznam SharePointu nechcete kopírovat do databáze aplikace Access, ale místo toho chcete spouštět dotazy a generovat zprávy na základě obsahu tohoto seznamu, měli byste použít propojení na data.

Tento článek popisuje jak postup pro import ze seznamu SharePointu, tak i propojení se seznamem SharePointu.

Co chcete udělat?

Import seznamu SharePointu

Propojení se seznamem SharePointu

Import seznamu SharePointu

Při importu dat vytvoří aplikace Access tabulku a zkopírujte do ní sloupce a položky ze zdrojového seznamu (nebo zobrazení) jako pole a záznamy. Na konci operace importu lze zvolit, zda chcete uložit podrobnosti operace importu jako specifikaci. Pomocí specifikace importu můžete operaci později zopakovat, aniž byste museli pokaždé procházet všemi kroky Průvodce importem.

Zde jsou běžné důvody pro import seznamu SharePointu do databáze aplikace Access.

  • Trvalé přesunutí dat, jako jsou seznamy kontaktů, do databáze aplikace Access, protože už tyto informace na svém webu SharePointu nepotřebujete. Seznam můžete naimportovat do aplikace Access a poté jej z webu SharePointu odstranit.

  • Vaše oddělení nebo pracovní skupina používá aplikaci Access, ale občas jste odkázáni na seznam SharePointu obsahující další data, která je nutno sloučit do jedné z vašich databází.

Před importem seznamu proveďte následující kroky

  1. Vyhledejte web SharePointu se seznamy, které chcete zkopírovat, a poznamenejte si jeho adresu.

    Platná adresa webu začíná řetězcem http:// nebo https:// následuje název serveru a cesta ke konkrétnímu webu na serveru.

  2. Určete, které seznamy chcete zkopírovat do databáze, a zda mají být importovány celé seznamy nebo pouze určitá zobrazení. Během jedné operace lze importovat více seznamů, ale z každého seznamu lze vždy importovat pouze jedno zobrazení. V případě potřeby vytvořte zobrazení, které bude obsahovat pouze požadované sloupce a položky.

  3. Ve zdrojovém seznamu nebo zobrazení si prohlédněte sloupce.

    Následující tabulka uvádí některé aspekty, které je nutné brát v úvahu při importu různých prvků:

    Prvek

    Aspekty

    Sloupce

    Access importuje pouze prvních 256 sloupců, jelikož podporuje pouze 256 polí v tabulce. Aby k tomuto problému nedocházelo, vytvořte nějaké zobrazení a přidejte do něj pouze požadované sloupce s tím, že celkový počet sloupců nesmí překročit 256.

    Složky

    Z jednotlivých složek v seznamu SharePointu se v tabulce aplikace Access stanou záznamy. Položky ve složce jsou zobrazeny jako záznamy umístěné přímo pod záznamem, který odpovídá dané složce.

    Vyhledávací sloupce

    Pokud zdrojový sloupec vyhledává hodnoty v jiném seznamu, máte dvě možnosti:

    • Importujte zobrazené hodnoty jako součást samotného pole. V takovém případě není nutné importovat související seznam.

    • Nastavte, aby cílové pole vyhledávalo hodnoty v jiné tabulce. Pokud databáze neobsahuje tabulku s vyhledávacími hodnotami, je nutné importovat také související seznam.

    Poznámka : Zvláštním typem vyhledávacího sloupce jsou zdrojové sloupce typu Osoba nebo Skupina. Tyto sloupce vyhledávají hodnoty v seznamu Informace o uživateli, a proto je nutné se rozhodnout, zda chcete importovat seznam Informace o uživateli spolu s ostatními seznamy.

    Výpočtové sloupce

    Výsledky ve výpočtovém sloupci jsou zkopírovány do pole, jehož datový typ závisí na datovém typu vypočítaných výsledků. Výraz provádějící výpočet zkopírován není.

    Přílohy

    Sloupec příloh v seznamu je zkopírován do pole s názvem Přílohy.

    Vícehodnotové sloupce

    Sloupce typu Vyhledat nebo Volba mohou obsahovat více hodnot. Při importu sloupce, který podporuje více hodnot, Access vytvoří sloupec podporující více hodnot.

    Plně formátovaný text

    Sloupce obsahující plně formátovaný text Access importuje jako pole typu Memo. Vlastnost Formát textu pro pole typu Memo je nastavena na hodnotu RTF a formátování je zachováno.

    Relace

    Access automaticky vytvářet relace mezi tabulkami na konci operace importu. Je nutné ručně vytvořit přehled relací mezi tabulkami různých novým i dosavadním pomocí možností na kartu vztahy. Pokud chcete zobrazit na kartu vztahy na klikněte na kartě Databázové nástroje ve skupině relacerelace Obrázek tlačítka .

  4. Určete databázi, do které chcete seznamy importovat.

    Ujistěte se, že máte potřebná oprávnění k přidání dat do databáze. Pokud nechcete k ukládání dat v některém z existující databáze, vytvořte prázdnou databázi kliknutím soubor karta Nový a potom Prázdná databáze.

  5. Prohlédněte si vytvořené tabulky v databázi.

    Operace importu vytvoří tabulku se stejným názvem, jako má seznam SharePointu. Pokud se tento název už používá, Access k novému názvu tabulky připojí číslici 1 – například Kontakty1. (Pokud se už název Kontakty1 používá, Access vytvoří tabulku Kontakty2 atd.)

Poznámka : Access nepřepíše tabulku v databázi jako součást operace importu, ani nelze ke stávající tabulce připojit obsah seznamu nebo zobrazení.

Import seznamu

  1. Otevřete cílovou databázi a na kartě Externí data, ve skupině Import a propojení, klikněte na možnost Další a poté klikněte na možnost Seznam SharePointu.

  2. Zadejte v průvodci adresu zdrojového webu.

  3. Vyberte možnost Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi a klikněte na tlačítko Další.

  4. V zobrazeném seznamu vyberte seznamy, které chcete importovat.

  5. Ve sloupci Položky k importu vyberte požadovaná zobrazení pro jednotlivé vybrané seznamy.

  6. Zaškrtávací políčko Importovat zobrazené hodnoty namísto ID pro pole, která vyhledávají hodnoty uložené v jiném seznamu určuje, která data budou importována pro vyhledávací sloupce ve vybraných seznamech. Proveďte následující:

    • Pokud chcete zobrazené hodnoty importovat jako součást samotného pole, zaškrtněte toto políčko. V tomto případě pole nebude vyhledávat hodnoty v jiné tabulce.

    • Pokud chcete, aby toto cílové pole vyhledávalo hodnoty v jiné tabulce, zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. Do cílového pole budou zkopírovány identifikátory ID z řádku se zobrazenou hodnotou. Tato ID jsou potřebná k definování vyhledávacího pole v aplikaci Access.

    Při importu ID je nutné importovat seznamy, které aktuálně poskytují hodnoty pro vyhledávací sloupce (pokud cílová databáze dosud neobsahuje tabulky, které by bylo možné použít jako vyhledávací tabulky).

    Operace importu vkládá ID do odpovídajícího pole, ale nenastavuje všechny vlastnosti potřebné k tomu, aby bylo pole možné používat jako vyhledávací pole. Pokyny pro nastavení vlastností vyhledávání takového pole jsou popsány v tématu Nastavení vyhledávacích polí v tomto článku.

  7. Klikněte na tlačítko OK.

Access naimportuje seznamy a na poslední stránce průvodce zobrazí informace o stavu operace. Pokud máte v úmyslu operaci importu později opakovat, můžete údaje o této operaci uložit jako specifikace importu. Pokud chcete tuto úlohu dokončit, přejděte k dalšímu postupu.

Možnost uložení nastavení importu

Pokud se domníváte, že operaci importu budete v budoucnu ještě používat, můžete nastavení importu uložit. Pokud import potřebujete pravidelně opakovat, máte rovněž možnost operaci importu nastavit jako úlohu pro Outlook. Zde naleznete postup uložení nastavení:

  1. Na poslední obrazovce průvodce zaškrtněte políčko Uložit kroky importu.

    Zobrazí se další ovládací prvky.

  2. Zadejte do pole Uložit jako název specifikace importu. Do pole Popis můžete zadat popis.

  3. Pokud chcete operaci provádět v pravidelných intervalech (například každý týden nebo měsíc), zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook. Tím vytvoříte úkol v aplikaci Microsoft Outlook 2013, pomocí kterého můžete specifikaci spustit.

  4. Klikněte na tlačítko Uložit import.

Konfigurace úkolu v Outlooku

Pokud jste zaškrtli políčko Vytvoření úkolu aplikace Outlook v předchozím postupu, aplikace Access spustí Outlook a zobrazí nový úkol. Tyto kroky konfigurace úkolu.

Důležité : Bez nainstalovaného OutlookAccess zobrazí chybová zpráva. Pokud není správně nakonfigurovaný OutlookOutlook konfigurace spustí se průvodce. Postupujte podle pokynů v průvodci a konfigurace Outlook.

  1. V okně Import-název-úkol v Outlook, zkontrolujte a upravte nastavení úkolu, například polí termín splnění a připomenutí.

    Chcete-li úkol nastavit jako opakovaný, klikněte na kartě Úkol, ve skupině Opakování, na tlačítko Opakování.

  2. Po dokončení nastavení klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Spuštění uloženého úkolu

  1. V navigačním podokně aplikace Outlook klikněte na tlačítko Úkoly a potom poklikejte na úkol, který chcete spustit.

  2. Ve skupině Microsoft Office Access na kartě Úkol klikněte na tlačítko Spustit import.

  3. Přepněte zpět do aplikace Access a v zobrazení datového listu otevřete importovanou tabulku. Ověřte, zda byla importována všechna pole a záznamy a zda tabulka neobsahuje chyby. Přepněte do návrhového zobrazení a ověřte datový typ a další vlastnosti polí.

Související úkoly

Po dokončení operace importu zvažte provedení některých dalších úkolů:

Ověření datového typu   Access vybere odpovídající datový typ pro každé pole odpovídající zdrojový sloupec. Chcete-li zobrazit seznam Access a datových typů Sharepointu mapování vzájemně během importem nebo propojením a nastavení pole, které jsou u jednotlivých typů dat importovaných. 

Zjistit další pole    V závislosti na typu seznamu na kterém je tabulka založena může taky Všimněte si informace o stavu v tabulce několik dalších polí (například úpravy změněno a typ). Další informace o těchto polí a informace, které obsahují najdete v tématu Nápověda služby SharePoint. Pokud tato pole v databázi Access nepotřebujete, můžete je bezpečně odstranit.

Nastavení vyhledávacích polí:    Pokud jste importovali identifikátory ID pro vyhledávací sloupce, je nutné ručně nastavit vlastnosti vyhledávání pro odpovídající pole.

  1. V návrhovém zobrazení tabulky klikněte v seznamu Datový typ pro dané pole na položku Průvodce vyhledáváním.

  2. V průvodci přijměte výchozí možnost (Hodnoty pro vyhledávací sloupce načíst z tabulky nebo dotazu) a klikněte na tlačítko Další.

  3. Vyberte tabulku nebo dotaz s vyhledávanými hodnotami pro dané pole a klikněte na tlačítko Další.

Poznámka : Lze vybrat nově importovanou nebo stávající tabulku.

  1. V podokně Seznam polí vyberte pole s identifikátorem (ID) a pole obsahující zobrazené hodnoty a klikněte na tlačítko Další.

  2. Určete pořadí řazení a klikněte na tlačítko Další.

  3. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Začátek stránky

Propojení se seznamem SharePointu

Při propojení se seznamem SharePointu vytvoří Access novou tabulka, která se taky označuje jako propojená tabulka a odpovídá struktuře a obsahu zdrojového seznamu. Na rozdíl od importu se při propojení vytvoří odkaz na určité zobrazení seznamu, ale na celý seznam.

Propojení je výhodnější než import ze dvou důvodů:

  • Přidávání i aktualizaci dat    Můžete provádět změny dat pomocí procházení Sharepointového webu nebo pracovního v datový list či ve formulářovém zobrazení v rámci Access. Změny provedené na jednom místě je projevily ve druhém. Ale pokud chcete provést změny struktury, jako je odebrání nebo změna sloupce, musíte jej otevřením seznamu na Sharepointovém webu. Nelze přidat, odstranit nebo upravit pole v propojené tabulce při práci s Access.

  • Vyhledávací tabulky    Po propojení se seznamem Sharepointu Access automaticky vytvořeny propojené tabulky pro všechny vyhledávací seznamy (Pokud vyhledávací seznamy jsou už propojené do databáze). Pokud vyhledávací seznamy obsahují sloupce, které vyhledat další seznamy, tyto seznamy jsou také součástí operaci propojení tak, aby vyhledávací seznam každé propojené tabulky obsahuje odpovídající propojené tabulky v databázi. Access můžete vytvořit taky vztahy mezi těmito propojených tabulek.

Obvyklé scénáře propojení se seznamem SharePointu

Obvykle propojujete databázi aplikace Access se seznamem SharePointu z těchto důvodů:

  • Ve vašem oddělení nebo pracovní skupině používáte aplikaci Access k vytváření sestav a zadávání dotazů a službu Windows SharePoint Services k týmové spolupráci a komunikaci. Jednotlivé týmy vytvářejí seznamy určené ke sledování různých údajů (například kontaktů nebo problémů), ale často je nutné data ze seznamu přenést do databáze za účelem agregace a vytváření sestav. K těmto účelům je vhodné použít propojení, protože umožňuje přidávat a aktualizovat data uživatelům webu SharePointu i uživatelům databáze a zajišťuje aktuálnost dat.

  • Jste uživatelem aplikace Access , který teprve nedávno začal používat službu Windows SharePoint Services. Po migraci několika databází na web SharePointu tvoří většinu tabulek v těchto databázích propojené tabulky. Od této chvíle nebudete vytvářet místní tabulky, ale seznamy SharePointu, které potom propojíte s databázemi.

  • Nadále chcete ukládat seznamy na webech SharePointu, ale chcete také používat aktuální data v aplikaci Access ke spouštění dotazů a tisku sestav.

Příprava na propojení seznamu SharePointu

  1. Vyhledejte web SharePointu se seznamy, ke kterým chcete vytvořit propojení, a poznamenejte si adresu webu.

    Platná adresa webu začíná řetězcem http:// nebo https:// následuje název serveru a cesta ke konkrétnímu webu na serveru.

  2. Určete seznamy, ke kterým chcete vytvořit propojení. Během jedné operace lze vytvořit propojení k více seznamům, ale nikoli k určitému zobrazení v seznamu.

    Poznámka : S průzkumy a diskusemi nelze vytvořit propojení.

  3. Ve zdrojovém seznamu si prohlédněte sloupce. Následující tabulka uvádí některé aspekty, které je nutné brát v úvahu při importu různých prvků.

    Prvek

    Aspekty

    Sloupce

    Access podporuje v tabulce maximálně 256 polí. Propojená tabulka proto obsahuje pouze prvních 256 sloupců.

    Složky

    Každá složka v seznamu SharePointu je v tabulce aplikace Access zobrazena jako záznam. Položky ve složce jsou zobrazeny jako záznamy umístěné přímo pod záznamem, který odpovídá dané složce.

    Vyhledávací sloupce

    Pokud zdrojový sloupec vyhledává hodnoty v jiném seznamu a související seznam se dosud v databázi aplikace Access nenachází, jsou pro související seznamy automaticky vytvořeny propojené tabulky.

    Poznámka : Zvláštním typem vyhledávacího sloupce jsou zdrojové sloupce typu Osoba nebo Skupina. Tyto sloupce vyhledávají hodnoty v seznamu Informace o uživateli. Pokud propojíte seznam obsahující sloupce Osoba nebo Skupina, vytvoří aplikace Access automaticky propojenou tabulku pro seznam Informace o uživateli.

    Výpočtové sloupce

    Výsledky v počítaném sloupci se zobrazují v odpovídajícím poli, ale příslušný vzorec nemůže Access zobrazit ani upravit.

    Přílohy

    Sloupce s přílohami ze seznamu jsou zobrazeny jako pole Příloha.

    Sloupce jen pro čtení

    Sloupec, který je v seznamu SharePointu určen jen pro čtení, bude určen jen pro čtení i v aplikaci Access. V aplikaci Access navíc pravděpodobně nebude možné přidávat, odstraňovat nebo měnit sloupce.

    Vícehodnotové sloupce

    Sloupce typu Vyhledat nebo Volba mohou obsahovat více hodnot. Pro tyto sloupce jsou během operace propojení vytvořena pole podporující více hodnot. Pokud je zdrojový sloupec typu Vyhledat, jsou v propojené tabulce vytvořeny vícehodnotové vyhledávací sloupce.

  4. Určete databázi, ve které chcete vytvořit propojené tabulky. Ujistěte se, že máte potřebná oprávnění k přidávání dat do databáze. Pokud nechcete data ukládat do žádné ze stávajících databází, vytvořte novou prázdnou databázi.

  5. Prohlédněte si vytvořené tabulky v databázi. Tabulka vytvořená při importu seznamu SharePointu bude mít stejný název jako zdrojový seznam. Pokud se již tento název používá, připojí aplikace Access k názvu nové tabulky číslici 1 – například Kontakty1. (Pokud se název Kontakty1 již také používá, vytvoří aplikace Access tabulku Kontakty2 atd.) Stejná pravidla platí pro související seznamy.

    Poznámka : Mějte na paměti, že v aplikaci Access nelze přepsat tabulku v databázi jako součást operace importu. Nelze také ke stávající tabulce připojit obsah seznamu SharePointu.

Propojení s daty

  1. Otevřete cílovou databázi.

  2. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat a propojit na položku Další.

  3. Klikněte na možnost Seznam SharePointu.

  4. Zadejte v průvodci adresu zdrojového webu.

  5. Klikněte na přepínač Vytvořit odkaz na zdroj dat vytvořením propojené tabulky a potom klikněte na tlačítko Další.

    Průvodce zobrazí seznamy, ke kterým lze vytvořit propojení.

  6. Vyberte seznamy, které chcete propojit, a klikněte na tlačítko OK.

    Poznámka :  Pokud jsou již některé seznamy propojeny s aktuální databází, budou zaškrtnuta příslušná políčka. Pokud chcete některá propojení odebrat, zrušte zaškrtnutí políček u propojení, která chcete odebrat.

    Access se pokusí vytvořit propojené tabulky, jak pro seznamy vybrané při této operaci, tak i pro každý ze souvisejících seznamů. Access se rovněž pokusí o aktualizaci propojených tabulek odpovídajících seznamům vybraným v průvodci. Access rovněž mezi tabulkami vytvoří relace. Na rozdíl od importu je při operaci propojení zachováno nastavení vlastností vyhledávání mezi vyhledávacím polem a související tabulkou. Vlastnosti vyhledávacího pole v návrhovém zobrazení tabulky není nutné nastavovat ručně.

  7. Zkontrolujte nově propojené tabulky v zobrazení datového listu. Ověřte, zda jsou všechna pole a záznamy zobrazeny správně.

    Access pro jednotlivá pole vybere správný datový typ odpovídající zdrojovému sloupci. Při každém otevření propojené tabulky nebo zdrojového seznamu jsou zobrazena aktuální data. Změny struktury provedené v seznamu se však v propojené tabulce neprojevují automaticky. Chcete-li aktualizovat propojenou tabulku pomocí aktuální struktury seznamu, klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku v navigačním podokně, přejděte na příkaz Možnosti seznamu SharePointu a klikněte na příkaz Aktualizovat seznam Obrázek tlačítka .

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×