Import a propojení dat z textového souboru

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Data z textového souboru lze do aplikace Microsoft Office Access 2007 přenést dvěma způsoby. Chcete-li v aplikaci Access upravovat zkopírovaná data, importujte soubor do nové nebo stávající tabulky pomocí Průvodce importem textu. Pokud pouze chcete zobrazit aktuální zdrojová data v aplikaci Access, která poskytuje lepší možnosti zadávání dotazů a vytváření sestav, vytvořte v databázi pomocí Průvodce propojením textu propojení s textovým souborem.

V tomto článku je popsán import a propojení s textovým souborem pomocí průvodců.

V tomto článku:

Textové soubory a podporované formáty

Import dat z textového souboru

Poradce při potížích s chybějícími nebo nesprávnými hodnotami v importované tabulce

Propojení s textovým souborem

Poradce při potížích s hodnotou #Num! a nesprávnými hodnotami v propojené tabulce


Textové soubory a podporované formáty

Textový soubor obsahuje neformátované čitelné znaky (písmena a číslice) a speciálními znaky, jako jsou tabulátory nebo nové řádky. V aplikaci Access jsou podporovány následující přípony názvů souborů: TXT, CSV, ASC a TAB. 

Chcete-li jako zdrojový soubor pro import nebo propojení použít textový soubor, je nutné jeho obsah uspořádat tak, aby z něj bylo možné pomocí průvodců importem a propojením vytvořit sady záznamů (řádků) a v rámci každého záznamu vytvořit kolekce polí (sloupců). Existují dva typy správně uspořádaných textových souborů:

  • Soubory s oddělovači:    V souboru s oddělovači je každý záznam zobrazen na samostatném řádku a pole jsou oddělena jediným znakem, označovaným jako oddělovač. Oddělovač může být libovolný znak, který není zobrazen v hodnotách polí, například tabulátor, středník, čárka, mezera atd. Následuje příklad textu odděleného čárkami.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Soubory s pevnou délkou    V souboru pevnou délkou každý záznam se zobrazí na samostatném řádku a šířku jednotlivých polí je stejné mezi záznamy. Například na první pole každý záznam je vždy sedm znaků, druhé pole každý záznam je vždy 12 znaků dlouho, a tak dál. Pokud skutečné délce hodnotu pole se liší od záznamu hodnoty, které spadají kratší než požadované šířky musí doplněné koncových mezer. Následující obrázek je příkladem text s pevnou délkou.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

Začátek stránky

Import dat z textového souboru

Pokud je vaším cílem uložit některá nebo všechna data v textovém souboru do databáze aplikace Access, importujte obsah souboru do nové tabulky nebo připojte data k existující tabulce. Importovaná data lze zobrazovat a upravovat a provedené změny nemají vliv na zdrojový textový soubor.

Během operace importu můžete určit, jak je zdrojový soubor uspořádán a zda chcete vytvořit novou tabulku nebo připojit data k existující tabulce.

Tip : Nejste-li obeznámeni s tabulkami nebo strukturou databáze, přečtěte si články Vytváření tabulek v databázi a Základy návrhu databáze.

Na konci importu lze zvolit, zda chcete uložit podrobnosti operace importu jako specifikaci. Specifikace importu umožňuje zopakovat operaci, aniž byste museli pokaždé procházet všemi kroky Průvodce importem textu.

Obvyklé scénáře importu textového souboru do aplikace Access

Obvykle importujete textová data do aplikace Access z těchto důvodů:

  • Některá data jsou ve formátu, který aplikace Access nerozpozná, a tato data chcete použít v některé z databází. Exportujte zdrojová data jako textový soubor a potom importujte obsah textového souboru do tabulky aplikace Access.

  • Ke správě dat používáte aplikaci Access, ale pravidelně přijímáte od uživatelů používajících jinou aplikaci data ve formátu textu. Tato data importujete v pravidelných intervalech a chtěli byste proces importu zefektivnit, aby zabral méně času a úsilí.

Poznámka : Při otevření textového souboru v aplikaci Access (klepněte na tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka , klepněte na příkaz Otevřít a v dialogovém okně Otevřít soubor změňte v seznamu Soubory typu položku na hodnotu Všechny soubory a vyberte požadovaný textový soubor) spustí aplikace Access Průvodce propojením textu, který umožní vytvořit propojení textového souboru místo importu jeho obsahu. Propojení se souborem se liší od importu jeho obsahu. Další informace o propojení naleznete v části Propojení s textovým souborem dále v tomto článku.

Příprava zdrojového souboru

  1. Otevřete zdrojový soubor v textovém editoru, například v programu Poznámkový blok.

    Poznámka : Během operace importu lze importovat pouze jeden soubor. Chcete-li importovat více souborů, opakujte import pro každý soubor.

  2. Prohlédněte si obsah zdrojového souboru a proveďte akce popsané v následující tabulce.

Prvek

Popis

Oddělovač nebo pevná délka

Přesvědčte se, zda je v celém souboru konzistentně používán jeden z obou formátů. V případě souboru s oddělovačem určete oddělovač. U polí s pevnou délkou se přesvědčte, zda mají pole ve všech záznamech stejnou délku.

Textové kvalifikátory

Některé soubory s oddělovači mohou obsahovat hodnoty polí, které jsou uzavřeny v jednoduchých nebo dvojitých uvozovkách, jak je ukázáno v následujícím příkladu:

  • "Petra Chvojková",25,5. 4. 2006,"Praha"

  • "Jan Dryml",27,2000,"Ostrava"

Znak uzavírající hodnotu pole je nazýván textový kvalifikátor (neboli ohraničení textu). Textové kvalifikátory nejsou povinné, ale jejich použití je nezbytné, pokud platí některá z následujících podmínek:

  • Oddělovač polí je zobrazen jako součást hodnoty pole. Pokud je například jako oddělovač polí použita čárka a řetězec Praha, Ostrava je platná hodnota pole, je nutné hodnotu uzavřít mezi dva kvalifikátory, například: "Praha, Ostrava"

  • Chcete, aby jiné než textové hodnoty (například 0452934 a 0034539) byly považovány za textové hodnoty a byly ukládány v textových polích.

Během operace importu lze určit, zda budou v souboru použity kvalifikátory, a pokud ano, zadat znak, který bude použit jako kvalifikátor.

Ujistěte se, že jste v celém souboru použili stejný textový kvalifikátor a v kvalifikátorech jsou uzavřeny pouze textové hodnoty.

Počet polí

Počet zdrojových polí nesmí být vyšší než 255 – aplikace Access nepodporuje více než 255 polí v tabulce.

Vynechávání záznamů a hodnot

Pokud potřebujete pouze část textového souboru, upravte zdrojový soubor před zahájením importu. Během operace importu nelze záznamy vynechávat.

Přidáváte-li data do nové tabulky, lze určitá pole vynechat. Tato možnost však není k dispozici, pokud připojujete obsah k existující tabulce. Při připojení dat k existující tabulce musí struktura zdrojových dat odpovídat struktuře cílové tabulky. Jinými slovy, zdrojová data musí mít stejný počet sloupců jako cílová tabulka a datové typy zdrojových dat musí odpovídat datovým typům cílové tabulky.

Prázdné řádky a pole

Odstraňte všechny nepotřebné prázdné řádky v souboru. V případě prázdných polí zkuste přidat chybějící data. Plánujete-li připojit záznamy k existující tabulce, ujistěte se, že odpovídající pole v tabulce přijímá hodnoty Null. Pole přijímá hodnoty Null, pokud je vlastnost Je nutno zadat tohoto pole nastavena na hodnotu Ne a nastavení vlastnosti Ověřovací pravidlo umožňuje její použití.

Nadbytečné znaky

Vyhledejte a odstraňte nadbytečné znaky, jako jsou tabulátory nebo konce řádků.

Datové typy

Chcete-li předejít chybám během importu, ujistěte se, že každé zdrojové pole obsahuje v každém řádku stejný datový typ. Aplikace Access zkontroluje prvních 25 řádků souboru a určí datový typ polí v tabulce. Je velmi důležité zajistit, aby v prvních 25 zdrojových řádcích nebyly v jednom poli kombinovány různé datové typy. Zkontrolujte rovněž, zda jsou jiné než textové hodnoty, které mají být považovány za textové hodnoty, uzavřeny v jednoduchých nebo dvojitých uvozovkách.

Pokud zdrojový soubor obsahuje kombinované hodnoty v dalších řádcích, mohou být tyto hodnoty během importu vynechány nebo nesprávně převedeny. Informace o odstraňování problémů naleznete v části Poradce při potížích s chybějícími nebo nesprávnými hodnotami dále v tomto článku.

Názvy polí

Pokud textový soubor s oddělovači neobsahuje názvy polí, je vhodné názvy umístit do prvního řádku. Během operace importu lze určit, aby aplikace Access považovala hodnoty v prvním řádku za názvy polí. Při importu textových souborů s pevnou délkou není možnost použít hodnoty v prvním řádku jako názvy polí k dispozici.

Poznámka : Připojujete-li textový soubor s oddělovači k existující tabulce, ujistěte se, že názvy všech sloupců odpovídají názvům příslušných polí. Pokud se název sloupce liší od názvu odpovídajícího pole v tabulce, dojde k chybě operace importu. Názvy polí se zobrazí po otevření cílové tabulky v návrhovém zobrazení.

  1. Pokud je zdrojový soubor otevřen, zavřete jej. Zůstane-li zdrojový soubor otevřen, může během importu dojít k chybám převodu dat.

Spuštění importu v aplikaci Access

  1. Otevřete databázi aplikace Access, do které chcete uložit importovaná data.

    Pokud nechcete data ukládat v žádné ze stávajících databází, vytvořte prázdnou databázi.

    Jak vytvořit prázdnou databázi?

    Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka a potom klepněte na příkaz Nový.

  2. Před zahájením importu se rozhodněte, zda chcete data uložit do nové nebo do existující tabulky.

    • Vytvoření nové tabulky:    Pokud se rozhodnete data uložit do nové tabulky, aplikace Access vytvoří tabulku a přidá do ní importovaná data. Pokud tabulka s určeným názvem již existuje, bude obsah této tabulky přepsán importovanými daty.

    • Připojení k existující tabulce:    Pokud připojujete data k existující tabulce, připojí proces importu data k určené tabulce.

      Mějte na paměti, že připojení se většinou nezdaří, protože zdrojová data neodpovídají struktuře a nastavení polí cílové tabulky. Chcete-li tomu zabránit, otevřete tabulku v návrhovém zobrazení a zkontrolujte následující skutečnosti:

      • První řádek:    Pokud první řádek zdrojového textového souboru neobsahuje názvy polí, ujistěte se, že umístění a datové typy jednotlivých sloupců odpovídají příslušným polím v tabulce. Pokud v textových souborech s oddělovači obsahuje první řádek záhlaví sloupců, není nutné, aby pořadí sloupců odpovídalo pořadí polí, ale názvy a datové typy jednotlivých sloupců musí přesně odpovídat názvům a datovým typům příslušných polí. Při importu textových souborů s pevnou délkou není možnost použít hodnoty v prvním řádku jako názvy polí k dispozici.

      • Chybějící nebo nadbytečná pole:    Pokud cílová tabulka neobsahuje jedno či více polí, přidejte tato pole před zahájením importu. Pokud však cílová tabulka obsahuje pole, která nejsou ve zdrojovém souboru, není nutné tato pole odstranit z tabulky, pokud přijímají hodnoty Null.

        Tip : Pole přijímá hodnoty Null, pokud je vlastnost Je nutno zadat tohoto pole nastavena na hodnotu Ne a nastavení vlastnosti Ověřovací pravidlo umožňuje její použití.

      • Primární klíč:    Obsahuje-li tabulka pole s primárním klíčem, musí zdrojový soubor obsahovat sloupec s hodnotami kompatibilními s polem s primárním klíčem a importované klíčové hodnoty musí být jedinečné. Pokud importovaný záznam obsahuje hodnotu primárního klíče, která již v cílové tabulce existuje, zobrazí operace importu chybovou zprávu. Zdrojová data musíte upravit tak, aby obsahovala jedinečné hodnoty klíče, a potom znovu spustit operaci importu.

      • Indexovaná pole:    Pokud je vlastnost Indexovat pro pole v tabulce nastavena na Ano (Bez duplicity), musí odpovídající sloupec ve zdrojovém textovém souboru obsahovat jedinečné hodnoty.

  3. Na kartě Externí Data ve skupině Import klikněte na Textový soubor. Obrázek tlačítka

    Poznámka : Příkazy ve skupině Import jsou k dispozici, pouze pokud je databáze otevřena.

  4. V dialogovém okně Načíst externí data - Textový soubor zadejte do pole Název souboru název zdrojového souboru.

  5. Určete, jakým způsobem chcete importovaná data uložit.

    • Chcete-li data uložit do nové tabulky, klepněte na přepínač Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi. K zadání názvu tabulky budete vyzváni později.

    • Chcete-li data připojit k existující tabulce, klepněte na přepínač Připojit kopii záznamů k tabulce a potom vyberte v rozevíracím seznamu požadovanou tabulku.

      Poznámka : Chcete-li propojit zdroj dat vytvořením propojené tabulky, postupujte podle pokynů v části Propojení s textovým souborem dále v tomto článku.

  6. Klepněte na tlačítko OK.

    Aplikace Access zkontroluje obsah souboru a doporučí uspořádání souboru. Pokud jsou pole v souboru oddělena oddělovači, klepněte na přepínač S oddělovači. Obsahuje-li soubor pole s pevnou délkou záznamů, klepněte na přepínač S pevnou délkou. Pokud si nejste jisti, zda soubor obsahuje pole s pevnou délkou záznamů nebo pole oddělená oddělovači, vyhledejte potřebné informace v předchozí části Příprava zdrojového souboru.

    Poznámka : Jestliže zdrojový textový soubor obsahuje tabulátory nebo jiné speciální znaky, budou tyto znaky znázorněny v Průvodci importem textu jako malé čtverečky mezi sloupci dat.

  7. Klepněte na tlačítko Další.

    Informace zobrazené v průvodci závisí na tom, zda jste vybrali možnost S oddělovači nebo S pevnou délkou.

    S oddělovači

    Vyberte nebo zadejte znak oddělující hodnoty polí. Pokud jsou v souboru použity textové kvalifikátory (neboli ohraničení textu), vyberte v poli se seznamem Ohraničení textu dvojité (") nebo jednoduché uvozovky ('). Obsahuje-li první řádek zdrojového souboru názvy polí, zaškrtněte políčko První řádek obsahuje názvy polí. Potom klepněte na tlačítko Další.

    S pevnou délkou

    Průvodce zobrazí obsah souboru. Pokud aplikace Access zjistí, že data jsou uspořádána ve sloupcové struktuře, oddělí jednotlivá pole svislými čarami. Prohlédněte si strukturu navrženou průvodcem a v případě potřeby čáry přidejte, odeberte nebo upravte podle pokynů na stránce průvodce. Potom klepněte na tlačítko Další.

  8. Pokud jste se rozhodli data připojit, přejděte ke kroku 12. Pokud importujete data do nové tabulky, klepněte na tlačítko Další. Doporučujeme zkontrolovat vlastnosti polí zobrazených v průvodci.

    Poznámka : Stránka průvodce, na které můžete určit informace o importovaných polích, není zobrazena, pokud připojujete záznamy k existující tabulce.

  9. Klepnutím na sloupec v dolní polovině stránky průvodce zobrazte vlastnosti příslušného pole. Zkontrolujte a v případě potřeby změňte název a datový typ cílového pole.

    Aplikace Access zkontroluje prvních 25 řádků v každém sloupci a navrhne výchozí datové typy pro příslušná pole. Pokud prvních 25 řádků sloupce obsahuje různé typy hodnot (například textové a číselné hodnoty), průvodce navrhne datový typ, který je kompatibilní se všemi nebo s většinou hodnot ve sloupci  – nejčastěji datový typ Text. Ačkoli lze vybrat jiný datový typ, nezapomeňte, že hodnoty, které nejsou kompatibilní s vybraným datovým typem, budou buď ignorovány nebo nesprávně převedeny. Další informace o řešení potíží s chybějícími nebo nesprávnými hodnotami naleznete v části Poradce při potížích s chybějícími nebo nesprávnými hodnotami dále v tomto článku.

  10. Chcete-li u pole vytvořit index, vyberte v rozevíracím seznamu Indexované položku Ano. Chcete-li zdrojový sloupec zcela vynechat, zaškrtněte políčko Neimportovat pole (přeskočit). Potom klepněte na tlačítko Další.

  11. Při přidávání sloupců do nové tabulky budete průvodcem vyzváni k zadání primárního klíče pro danou tabulku. Klepnete-li na přepínač Primární klíč přidá aplikace Access, bude jako první pole cílové tabulky přidáno pole typu Automatické číslo, které bude automaticky vyplněno jedinečným ID, počínaje číslem 1. Klepněte na tlačítko Další.

    Poznámka : Stránka průvodce, na které můžete určit informace o importovaných polích, není zobrazena, pokud připojujete záznamy k existující tabulce.

  12. Zobrazí se poslední stránka průvodce. Importujete-li záznamy do nové tabulky, zadejte do pole Importovat do tabulky název cílové tabulky. Pokud tabulka již existuje, budete dotázáni, zda chcete stávající obsah tabulky přepsat. Pokračujte klepnutím na tlačítko Ano nebo klepněte na tlačítko Ne a zadejte jiný název cílové tabulky.

    K čemu slouží tlačítko Upřesnit ?

    Tlačítko Upřesnit v Průvodci importem textu umožňuje vytvořit nebo otevřít specifikaci importu ve formátu používaném v předchozích verzích aplikace Access. Pokud nechcete v aplikaci Office Access 2007 používat specifikace importů z předchozích verzí aplikace Access, doporučujeme tlačítko Upřesnit nepoužívat. Pokud chcete uložit podrobné informace o prováděné operaci importu, použijte raději postup uvedený v krocích 13 až 20. Specifikace importu vytvořené v předchozích verzích aplikace Access nejsou kompatibilní se specifikacemi vytvořenými v aplikaci Office Access 2007.

  13. Klepnutím na tlačítko Dokončit importujte data.

    Dojde k pokusu o import dat. Jestliže jsou data importována, zobrazí se dialogové okno s informacemi o stavu importu. Pokud se naopak operace importu nezdaří, zobrazí se chybová zpráva Došlo k chybě při pokusu o import souboru.

  14. Otevřete cílovou tabulku v zobrazení datového listu. Porovnejte data v tabulce se zdrojovým souborem a přesvědčte se, zda jsou zobrazena správně.

Uložení nastavení importu jako specifikace

  1. Na poslední stránce Průvodce importem textu zaškrtněte políčko Uložit kroky importu.

    Zobrazí se další ovládací prvky.

  2. Zadejte do pole Uložit jako název specifikace importu.

  3. Do pole Popis můžete zadat popis.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit import.

    – nebo –

    Pokud chcete operaci importu spouštět v pevně stanovených intervalech (například každý týden či měsíc), zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook a potom klepněte na tlačítko Uložit import. Vytvoříte tak úkol aplikace Microsoft Office Outlook 2007, který vám umožní spustit danou specifikaci v budoucnu.

Pokud není vytvořit úkol Office Outlook 2007, Access ukládá specifikaci. Pokud budete chtít vytvořit úkol aplikace Outlook a Outlook má nainstalovali a nakonfigurovali ve vašem počítači, Access uloží specifikaci a zobrazí dialogové okno Import název - úkol. Přejděte k dalším krokům informace o pomocí tohoto dialogového okna.

Poznámka : Není-li aplikace Outlook nainstalována, zobrazí aplikace Access po klepnutí na tlačítko Uložit import chybovou zprávu. Pokud není aplikace Outlook správně nakonfigurována, spustí se Průvodce instalací aplikace Outlook. Nakonfigurujte aplikaci Outlook podle pokynů uvedených v průvodci.

Vytvoření úkolu aplikace Outlook

  1. V dialogovém okně Import název - úkol v aplikaci Outlook zkontrolujte a upravte nastavení úkolu, například polí termín splnění a připomenutí.

    Chcete-li vytvořit opakovaný úkol, klepněte na tlačítko Opakování. Na následujícím obrázku je znázorněn plánovač úkolů s určitými typickými možnostmi nastavení:

    Plánovač úkolů aplikace Outlook

    Informace o plánování úkolů aplikace Outlook naleznete v článku Plánování operace importu nebo exportu.

  2. Klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Spuštění uloženého úkolu

  1. V navigačním podokně aplikace Outlook klepněte na tlačítko Úkoly a potom poklepejte na úkol, který chcete spustit.

  2. Na kartě úkol ve skupině Microsoft Office Access klikněte na tlačítko Spustit Import Obrázek tlačítka .

  3. Otevřete tabulku a zkontrolujte její obsah.

Poradce při potížích s chybějícími a nesprávnými hodnotami naleznete v další části.

Začátek stránky

Poradce při potížích s chybějícími nebo nesprávnými hodnotami v importované tabulce

Je-li zobrazena zpráva Došlo k chybě při pokusu o import souboru, nebyla operace importu vůbec provedena. Pokud se naopak zobrazí stránka s výzvou k uložení podrobností operace, podařilo se importovat některá nebo všechna data. Ve zprávě o stavu je rovněž uveden název tabulky s protokolem chyb, ve které jsou popsány všechny chyby, ke kterým došlo během importu.

Než začnete používat tabulku, zkontrolujte její obsah a strukturu a přesvědčte se, zda jsou všechna data zobrazena správně, a to i v případě, že je operace ve zprávě o stavu označena jako úspěšná.

Otevřete cílovou tabulku v zobrazení datového listu a ověřte, zda byla všechna data úspěšně přidána do tabulky. Potom tabulku otevřete v návrhovém zobrazení a zkontrolujte nastavení datového typu a dalších vlastností polí.

V následující tabulce je popsán postup, pomocí kterého lze opravit chybějící nebo nesprávné hodnoty.

Tip : Pokud najdete pouze několik chybějících hodnot, můžete tyto hodnoty přidat přímo do tabulky v zobrazení datového listu. Pokud však chybí nebo jsou nesprávně importovány celé sloupce či větší počet hodnot, vyřešte problém ve zdrojovém souboru. Jakmile se budete domnívat, že jste opravili všechny známe problémy, import opakujte.

Problém

Řešení

Hodnoty -1 nebo 0

Pokud zdrojový soubor obsahuje pole, jehož hodnoty jsou pouze True či False nebo pouze Ano či Ne, a vybrali jste pro dané pole datový typ Ano/Ne, budou v tabulce zobrazeny hodnoty -1 a 0. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení a nastavte vlastnost Formát na hodnotu True/False nebo Ano/Ne.

Vícehodnotová pole

Aplikace Access nepodporuje import více hodnot v jednom poli. Seznam hodnot je považován za jednu hodnotu a je umístěn do textového pole rozděleného středníky.

Neúplná data

Pokud jsou zobrazená data ve sloupci zkrácena, zkuste v zobrazení datového listu zvětšit šířku sloupce. Pokud zvětšením šířky problém nevyřešíte, bude pravděpodobnou příčinou skutečnost, že je datový typ číselného pole nastaven na hodnotu Dlouhé celé číslo a měl by být nastaven na hodnotu Dvojitá přesnost.

Chybějící data v poli primárního klíče nebo v indexovaném poli

Importované záznamy obsahují duplicitní hodnoty, které nelze uložit v poli primárního klíče v cílové tabulce nebo v polích, pro která je v databázi aplikace Access vlastnost Indexovat nastavena na hodnotu Ano (bez duplicity). Odstraňte ve zdrojovém souboru duplicitní hodnoty a import opakujte.

Hodnoty Null

Při otevření tabulky v zobrazení datového listu mohou být některá pole prázdná. Pomocí následujících kroků minimalizujte nebo eliminujte výskyt hodnoty Null v tabulce:

  • Pokud prvních 25 zdrojových řádků obsahuje různé datové typy, otevřete zdrojový soubor a změňte uspořádání řádků tak, aby prvních 25 řádků neobsahovalo v žádném z polí kombinované hodnoty. Potom import opakujte.

  • Uzavřete všechny jiné než textové hodnoty, které chcete uložit jako textové hodnoty, do jednoduchých nebo dvojitých uvozovek.

  • Během importu vyberte pro každé pole vhodný datový typ. Pokud není vybrán správný datový typ, mohou být v celém sloupci zobrazeny hodnoty Null nebo nesprávné hodnoty.

Navíc můžete na poslední stránce průvodce zobrazit v zobrazení datového listu tabulku s protokolem chyb. Tato tabulka obsahuje tři pole: Chyba, Pole a Řádek. Každý řádek obsahuje informace o konkrétní chybě a v poli Chyba jsou uvedeny informace, které vám pomohou při jejím odstranění. 

Úplný seznam chybových řetězců a pokyny k odstranění potíží

Chyba

Popis

Oříznutí pole

Hodnota v souboru je pro nastavení vlastnosti Velikost pole pro dané pole příliš velká.

Chyba při převodu typu

Datový typ hodnoty v textovém souboru nebo v listu je pro dané pole chybný. Hodnota v cílovém poli může být zobrazena nesprávně nebo může chybět. Další informace o řešení tohoto problému naleznete v předchozí tabulce.

Narušení klíče

Hodnota primárního klíče daného záznamu je duplicitní – tabulka již tuto hodnotu obsahuje. 

Chyba ověřovacího pravidla

Hodnota je v rozporu s pravidlem nastaveným pomocí vlastnosti Ověřovací pravidlo pro dané pole nebo tabulku.

Hodnota Null v povinném poli

V daném poli není povolena hodnota Null, protože vlastnost Je nutno zadat pro toto pole je nastavena na hodnotu Ano.

Hodnota Null v poli typu Automatické číslo

Importovaná data obsahují hodnotu Null, kterou jste se pokusili přidat do pole typu Automatické číslo.

Neanalyzovatelný záznam

Textová hodnota obsahuje znak oddělovače textu (obvykle dvojité uvozovky). Obsahuje-li hodnota znak oddělovače, je nutné tento znak v textovém souboru opakovat dvakrát; například:

3,5"" diskety


Začátek stránky

Propojení s textovým souborem

Pomocí propojení lze získat přístup k datům jiné aplikace bez provedení importu – aktuální data lze tedy zobrazovat a upravovat v původní aplikaci i v databázi aplikace Access, aniž by bylo nutné v aplikaci Access vytvářet a spravovat jejich kopii. Pokud nechcete obsah textového souboru kopírovat do databáze aplikace Access, ale chcete přesto spouštět dotazy a vytvářet sestavy založené na datech v tomto souboru, textový soubor neimportujte, ale vytvořte propojení.

Při propojení s textovým souborem je v aplikaci Access vytvořena nová tabulka, která je propojena se zdrojovým souborem. Všechny změny provedené ve zdrojovém souboru se projeví v propojené tabulce, ale obsah odpovídající tabulky nebude možné v aplikaci Access upravovat. Chcete-li provést změny obsahu nebo struktury dat, je nutné otevřít zdrojový soubor a provést požadované změny.

Obvyklé scénáře propojení textového souboru z aplikace Access

  • Používáte program, jehož výstupní data jsou v textovém formátu, ale chcete tato data použít pro další analýzy a vytváření sestav v jiných aplikacích, mimo jiné v aplikaci Access.

  • Data, s kterými chcete pracovat, spravuje jiné oddělení nebo pracovní skupina. Chcete zobrazit aktuální data, ale nechcete je upravovat ani spravovat jejich kopii.

Před prvním propojením s textovým souborem

  • Při propojení s textovým souborem je v aplikaci Access vytvořena nová tabulka, označovaná také jako propojená tabulka. Propojená tabulka zobrazuje data ze zdrojového souboru, která však ve skutečnosti nejsou uložena v databázi.

  • Textový soubor nelze propojit s existující tabulkou v databázi. Jinými slovy, pomocí operace propojení nelze připojit data k existující tabulce.

  • Databáze může obsahovat více propojených tabulek.

  • Všechny změny provedené ve zdrojovém souboru se automaticky projeví v propojené tabulce. Obsah a struktura propojené tabulky v aplikaci Access jsou však jen pro čtení.

  • Při otevření textového souboru v aplikaci Access je vytvořena prázdná databáze a automaticky se spustí Průvodce propojením textu.

Postup propojení textového souboru

  1. Vyhledejte textový soubor a otevřete jej v textovém editoru, například v aplikaci Word nebo programu Poznámkový blok.

    Během operace propojení lze vytvořit propojení pouze s jedním textovým souborem. Chcete-li propojit více textových souborů, opakujte operaci propojení pro každý soubor.

  2. Prohlédněte si obsah zdrojového souboru a proveďte akce popsané v následující tabulce:

Prvek

Popis

Oddělovač nebo pevná délka

Přesvědčte se, zda je v celém souboru konzistentně používán jeden z obou formátů. V případě souboru s oddělovačem určete znak oddělovače. U polí s pevnou délkou se přesvědčte, zda mají pole ve všech záznamech stejnou délku.

Textové kvalifikátory

Některé soubory s oddělovači mohou obsahovat hodnoty polí, které jsou uzavřeny v jednoduchých nebo dvojitých uvozovkách, jak je ukázáno v následujícím příkladu:

"Petra Chvojková",25,5. 4. 2001,"Praha"

"Jan Dryml",27,2000,"Ostrava"

Znak uzavírající hodnotu pole je nazýván textový kvalifikátor (neboli ohraničení polí). Textové kvalifikátory nejsou povinné, ale jejich použití je nezbytné v následujících případech:

  • Oddělovač polí je zobrazen jako součást hodnoty pole. Pokud je například jako oddělovač polí použita čárka a řetězec Praha, Ostrava je platná hodnota pole, je nutné hodnotu uzavřít mezi dva kvalifikátory, například: "Praha, Ostrava".

  • Chcete, aby jiné než textové hodnoty (například 0452934 a 0034539) byly považovány za textové hodnoty a byly ukládány v textových polích.

Během operace propojení lze určit, zda budou v souboru použity kvalifikátory, a pokud ano, zadat znak, který bude použit jako kvalifikátor.

Ujistěte se, že jste v celém souboru použili stejný textový kvalifikátor a že mezi dva kvalifikátory jsou uzavřeny pouze textové hodnoty.

Počet polí

Počet zdrojových polí nesmí být vyšší než 255 – aplikace Access nepodporuje více než 255 polí v tabulce.

Vynechávání záznamů a polí

Určitá pole lze vynechat, ale záznamy nikoli.

Prázdné řádky a pole

Odstraňte všechny nepotřebné prázdné řádky v souboru. V případě prázdných polí zkuste přidat chybějící data ve zdrojovém souboru.

Nadbytečné znaky

Vyhledejte a odstraňte nadbytečné znaky, jako jsou tabulátory nebo konce řádků.

Datové typy

Chcete-li předejít chybám během propojení, ujistěte se, že každé zdrojové pole obsahuje v každém řádku stejný datový typ. Aplikace Access zkontroluje prvních 25 řádků souboru a určí datový typ polí v tabulce. Doporučujeme zajistit, aby v prvních 25 zdrojových řádcích nebyly v jednom poli kombinovány různé datové typy. Zkontrolujte rovněž, zda jsou jiné než textové hodnoty, které mají být považovány za textové hodnoty, uzavřeny v jednoduchých nebo dvojitých uvozovkách.

Pokud zdrojový soubor obsahuje kombinované hodnoty v dalších řádcích, mohou být během importu zobrazeny chybové nebo nesprávně převedené hodnoty. Informace o řešení problémů naleznete v části Poradce při potížích s hodnotou #Num! a nesprávnými hodnotami v propojené tabulce dále v tomto článku.

Názvy polí

Pokud textový soubor s oddělovači neobsahuje názvy polí, je vhodné názvy umístit do prvního řádku. Během operace propojení lze určit, aby aplikace Access považovala hodnoty v prvním řádku za názvy polí. Avšak při importu textových souborů s pevnou délkou není možnost použít hodnoty v prvním řádku jako názvy polí k dispozici.

  1. Pokud je zdrojový soubor otevřen, zavřete jej.

  2. Otevřete databázi, ve které chcete vytvořit propojení. Ověřte, zda databáze není určena jen ke čtení, a zda máte oprávnění k provádění změn v databázi.

    Pokud nechcete propojení ukládat v žádné ze stávajících databází, vytvořte prázdnou databázi.

    Jak vytvořit prázdnou databázi?

    Klepněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka a potom klepněte na příkaz Nový.

  3. Na kartě Externí Data ve skupině Import klikněte na Textový soubor. Obrázek tlačítka

    Poznámka : Příkazy ve skupině Import jsou k dispozici, pouze pokud je databáze otevřena.

  4. V dialogovém okně Načíst externí data - Textový soubor zadejte do pole Název souboru název textového souboru obsahujícího data, která chcete propojit.

  5. Klepněte na přepínač Vytvořit odkaz na zdroj dat vytvořením propojené tabulky a potom klepněte na tlačítko OK.

    Spustí se Průvodce propojením textu. Tento průvodce vás provede procesem propojení.

  6. Aplikace Access zkontroluje obsah souboru a navrhne uspořádání souboru. Pokud jsou pole v souboru oddělena znaky oddělovačů, klepněte na přepínač S oddělovači. Obsahuje-li soubor pole s pevnou délkou, klepněte na přepínač S pevnou délkou.

  7. Klepněte na tlačítko Další.

  8. Informace zobrazené na další stránce průvodce závisí na tom, zda jste vybrali možnost S oddělovači nebo S pevnou délkou.

    Soubory s oddělovači:     Vyberte nebo zadejte znak oddělující hodnoty polí. Pokud jsou v souboru použity textové kvalifikátory (neboli ohraničení polí), vyberte v poli se seznamem Ohraničení textu znak " nebo '. Obsahuje-li první řádek zdrojového souboru názvy polí, zaškrtněte políčko První řádek obsahuje názvy polí. Potom klepněte na tlačítko Další.

    Soubory s pevnou délkou:    Průvodce zobrazí obsah souboru. Pokud aplikace Access zjistí, že data jsou uspořádána ve sloupcové struktuře, oddělí jednotlivá pole svislými čarami. Prohlédněte si strukturu navrženou průvodcem a v případě potřeby čáry přidejte, odeberte nebo upravte podle pokynů na stránce průvodce. Potom klepněte na tlačítko Další.

  9. Na další stránce průvodce jsou zobrazeny vlastnosti polí. Klepnutím na sloupec v dolní polovině stránky průvodce zobrazte vlastnosti příslušného pole. Zkontrolujte a v případě potřeby změňte název a datový typ cílového pole.

    Aplikace Access zkontroluje prvních 25 řádků v každém sloupci a navrhne výchozí datové typy pro příslušná pole. Pokud prvních 25 řádků sloupce obsahuje různé typy hodnot (například textové a číselné hodnoty), průvodce navrhne datový typ, který je kompatibilní se všemi nebo s většinou hodnot ve sloupci. Ve většině případů se jedná o datový typ Text. Ačkoli lze vybrat jiný datový typ, nezapomeňte, že hodnoty, které nejsou kompatibilní s vybraným datovým typem budou mít za následek chybové nebo nesprávně převedené hodnoty. Další informace naleznete v části Poradce při potížích s hodnotou #Num! a nesprávnými hodnotami v propojené tabulce.

    K čemu slouží tlačítko Upřesnit ?

    Tlačítko Upřesnit v Průvodci importem textu umožňuje vytvořit nebo otevřít specifikaci propojení ve formátu používaném v předchozích verzích aplikace Access. Na rozdíl od importu a exportu nelze specifikaci propojení v aplikaci Office Access 2007 uložit. Pokud chcete podrobnosti specifikace propojení uložit, klepněte na tlačítko Upřesnit, nastavte požadované možnosti a klepněte na tlačítko Uložit jako.

  10. Klepněte na tlačítko Další.

  11. Na poslední stránce průvodce zadejte název propojené tabulky a klepněte na tlačítko Dokončit. Jestliže tabulka s tímto názvem již existuje, budete aplikací Access dotázáni, zda chcete existující tabulku přepsat. Pokud chcete tabulku přepsat, klepněte na tlačítko Ano, nebo klepněte na tlačítko Ne a zadejte jiný název tabulky.

    Aplikace Access se pokusí vytvořit propojenou tabulku. Pokud se podaří tabulku vytvořit, zobrazí aplikace Access zprávu Propojení tabulky je dokončeno. Otevřete propojenou tabulku a zkontrolujte, zda jsou ve všech polích zobrazena správná data.

Začátek stránky

Poradce při potížích s hodnotou #Num! a nesprávnými hodnotami v propojené tabulce

I v případě zobrazené zprávy Propojení tabulky je dokončeno otevřete tabulku v zobrazení datového listu a ověřte, zda jsou ve všech řádcích a sloupcích zobrazena správná data.

Pokud tabulka obsahuje chyby nebo nesprávná data, proveďte opravnou akci popsanou v následující tabulce a propojení opakujte. Nezapomeňte, že hodnoty nelze přidávat přímo do propojené tabulky, protože tato tabulka je určena jen pro čtení.

Problém

Řešení

Hodnoty -1 nebo 0

Pokud zdrojový soubor obsahuje pole, jehož hodnoty jsou pouze True či False nebo pouze Ano či Ne, a vybrali jste pro dané pole datový typ Ano/Ne, budou v tabulce zobrazeny hodnoty -1 nebo 0. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení a nastavte vlastnost Formát na hodnotu True/False nebo Ano/Ne.

Vícehodnotová pole

Při importu dat do nové tabulky není podporována možnost použití více hodnot v jednom poli. Seznam hodnot je považován za jednu hodnotu a je umístěn do textového pole rozděleného středníky.

Neúplná data

Pokud jsou zobrazená data ve sloupci zkrácena, zkuste v zobrazení datového listu zvětšit šířku sloupce. Pokud zvětšením šířky problém nevyřešíte, bude pravděpodobnou příčinou skutečnost, že je datový typ číselného pole nastaven na hodnotu Dlouhé celé číslo a měl by být nastaven na hodnotu Dvojitá přesnost.

#Num!

Při otevření tabulky v zobrazení datového listu mohou některá pole obsahovat místo skutečné hodnoty hodnotu #Num!. Pomocí následujícího postupu minimalizujte nebo eliminujte výskyt hodnoty Null v tabulce:

  • Uzavřete všechny jiné než textové hodnoty, které chcete uložit jako textové hodnoty, do jednoduchých nebo dvojitých uvozovek.

  • Během operace propojení vyberte pro každé pole vhodný datový typ. V případě nesprávného datového typu mohou být ve všech řádcích v celém sloupci zobrazeny pouze hodnoty #Num!.

V následující tabulce jsou uvedeny případy, ve kterých bude v polích nadále zobrazena chyba #Num!:

Typ chybějících hodnot

Typ cílového pole

Doporučená akce

Text

Číslo nebo datum

Nahraďte textové hodnoty hodnotami, které odpovídají datovému typu cílového pole a akci propojení opakujte.

Datum

Číslo

Nahraďte všechny hodnoty kalendářních dat číselnými hodnotami a akci propojení opakujte.

Číslo

Datum

Nahraďte všechny číselné hodnoty hodnotami kalendářních dat a akci propojení opakujte.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×