Implementace správy záznamů

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Záznamy můžete spravovat „na místě“, což znamená, že můžete nechat dokument v jeho aktuálním umístění na webu, nebo je můžete ukládat do specifického archivu, například na web Centrum záznamů.

Před implementace správy záznamů, doporučujeme nejdřív vytvořit plán správy záznamů pro vaši organizaci. Výběr správné záznamy systému správy pro vaši organizaci, přečtěte si téma Výběr způsobu uložení a správy záznamů.

Vytvoření a konfigurace webu Centrum záznamů

Tato sekce popisuje hlavní kroky, které je třeba udělat při vytváření a konfiguraci webu Centrum záznamů. Kliknutím na odkazy můžete zobrazit specifičtější pokyny k jednotlivým krokům.

  1. Vytvoření webu Centrum záznamů pomocí šablony webu Centrum záznamů.

  2. Vytvoření záznamu knihoven nebo seznamů pro správu a ukládání každý typ záznamu, který není zadán v plánu souborů (HD: plán souborů popisuje typů dokumentů nebo položek, které organizace potvrzuje jako oficiální záznamy. Ho označuje, kde jsou uložené tyto záznamy, a poskytuje informace, které odlišuje jeden typ záznamu z jiného).

  3. Přidejte přidružený typ obsahu pro knihovny a seznamy.

  4. Vytvoření a přidání sloupce webu do odpovídajících typů obsahu a obsahují zobrazit metadat pro každý typ záznamu, který není zadán v plánu souborů.

  5. Zadejte přidat zásady správy informací k obsahu na webu centra záznamů.

  6. Nakonfigurujte organizátor obsahu pro směrování jednotlivých typů záznamů do správného umístění.

Začátek stránky

Vytvoření webu Centrum záznamů

Doporučujeme vytvoření centra záznamů jako kolekce webů nejvyšší úrovně, ne jako podřízený web. Pokud chcete vytvořit kolekci webů, musí být členem skupiny Správci farmy Sharepointu v počítači, na kterém běží webu Centrální správa Sharepointu.

V Sharepointu Online můžete vytvořit web centra záznamů z vašeho webu nejvyšší úrovně webu služby SharePoint. Klikněte na + vytvořit web a potom začít od kroku 4 níže.

  1. Spusťte SharePoint 2013 nebo 2016 centrální správy.

    • Pro Windows Server 2008 R2:

      • Klikněte na tlačítko Start, klikněte na Produkty Microsoft Sharepointu 2013 nebo Produkty Microsoft Sharepointu 2013 a klikněte na příkaz Centrální správa SharePoint 2013 nebo 2016 Centrální správa SharePoint.

    • V systému Windows Server 2012:

      • Na úvodní obrazovce klikněte na Centrální správa SharePoint 2013 nebo 2016 Centrální správa SharePoint.

        Pokud Centrální správa SharePoint 2013 nebo 2016 Centrální správa SharePoint není na obrazovce Start:

      • Klikněte pravým tlačítkem na počítači, klikněte na všechny aplikace a klepněte na Centrální správa SharePoint 2013 nebo 2016 Centrální správa SharePoint.

  2. Na webu centra pro správu klikněte v části Správa aplikací klikněte na vytvořit kolekce webů.

  3. Na stránce Vytvořit kolekci webů klikněte v části Webové aplikace Pokud není vybrána webová aplikace, ve kterém chcete vytvořit kolekci webů, klikněte na šipku dolů. V nabídce Webová aplikace klikněte na Změnit webovou aplikaci a potom klikněte na web aplikace, ve kterém chcete vytvořit kolekci webů.

  4. V části název a popis zadejte název a popis pro kolekci webů.

  5. V části Adresa webu vyberte cestu pro účely svoji adresu URL (třeba zástupných cesty se zahrnutím pomocí třeba/sites /, nebo kořenový adresář (/).

    Pokud vyberete cesty se zahrnutím pomocí zástupných znaků, musí také zadat název webu můžete do pole Adresa URL webu.

  6. V části Výběr šablony v seznamu verze vyberte možnosti vyberte prostředí Sharepointu verzi šablony, které chcete použít.

    Prostředí verze vyberte, pokud mají kolekci webů a spustit jako kolekce webů na SharePoint serveru. Kolekce webů, která používá starší verzi prostředí běží ve novější verzi Sharepointu, ale uživatelské rozhraní a uživatelského prostředí kolekce webů budou obsahovat dřívější verzi. Kolekce webů můžete upgradovat na nejnovější verzi prostředí kdykoli.

  7. V části Výběr šablony vyberte kartu organizace a potom klikněte na Centrum záznamů.

  8. V části Primární správce kolekce webů zadejte uživatelské jméno (formou doména\uživatelské jméno) u uživatele, který bude správcem kolekce webů.

  9. V části Sekundární správce kolekce webů zadejte uživatelské jméno pro sekundární správce kolekce webů. Určení sekundární správce kolekce webů je vhodné ověřit, že někdo spravovat kolekce webů primárním správcem kolekce webů není k dispozici, když.

  10. Pokud používáte kvóty Správa úložiště kolekce webů v části Šablona kvóty klikněte na šablonu v seznamu Vyberte šablonu kvóty.

  11. Klikněte na OK.

Vytváření knihoven nebo seznamů pro správu záznamů

Seznamy a knihovny jsou důležitými prvky správy záznamů. Slouží jako úložiště souborů pro jednotlivé typy záznamů, které chcete ukládat nebo spravovat. Přidružení typů obsahu ke knihovnám a seznamům (vysvětlené níže) dále pomáhá s kategorizací záznamů. Doporučujeme vytvořit pro každý typ obsahu v plánu záznamů jednu knihovnu dokumentů nebo seznam.

Přidání stávajícího typu obsahu do seznamu nebo knihovny

Přidáním typu obsahu do seznamu nebo knihovny umožníte zařazení položek tohoto typu do příslušného seznamu nebo knihovny. Když se záznamy odešlou do centra záznamů, směrují se do příslušného seznamu nebo knihovny na základě typu obsahu daného dokumentu.

Začátek stránky

Vytváření sloupců webu a jejich přidávání do seznamů, knihoven nebo typů obsahu

Sloupce pomáhají seskupovat, kategorizovat a sledovat záznamy nebo jiné položky. Sloupec webu definuje položku metadat, která může být přidružená k typu obsahu, seznamu nebo knihovně. Můžete například přidat sloupce webu, které budou definovat autora nebo datum dokončení. Sloupec webu můžete přidat do typu obsahu pro záznamy za účelem uložení položky metadat odeslané se záznamem nebo za účelem přidání metadat pomáhajících při správě záznamu.

Vytvoření sloupce webu

  1. Na webu Centrum záznamů klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom klikněte na Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie návrhů webových stránek, klikněte na sloupce webu.

  3. Na stránce Sloupce webu klikněte na Vytvořit.

  4. Na stránce Nový sloupec webu zadejte v části Název a typ požadovaný název do pole Název sloupce.

  5. Vyberte typ informací, které chcete ve sloupci ukládat – například měnu, datum a čas nebo text.

  6. V části Skupina vyberte existující skupinu, do které chcete uložit nový sloupec webu, nebo klikněte na přepínač Nová skupina a vytvořte pro uložení sloupce novou skupinu. Skupiny jsou vhodným prostředkem k uspořádání sloupců a usnadňují jejich hledání.

V části Další nastavení sloupců vyberte další požadovaná nastavení sloupce. Možnosti, které jsou v této části dostupné, závisí na typu sloupce vybraném v části Název a typ. Pokud třeba chcete do sloupce ukládat informace typu Volba, můžete v části Další nastavení sloupců definovat jednotlivé volby.

  1. Klikněte na OK.

Přidání sloupce webu k typu obsahu pro záznamy

  1. Na domovské stránce webu Centrum záznamů klikněte na nastavení a potom klikněte na Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. V části Galerie návrhů webových stránek klikněte na typy obsahu webu.

  3. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na typ obsahu webu, který chcete konfigurovat.

  4. Jakmile vyberete typ obsahu webu z nadřazeného webu nebo vytvoříte nový typ obsahu webu, klikněte na stránce vybraného typu obsahu webu v části Sloupce na Přidat ze stávajících sloupců webu.

  5. Na stránce Přidat sloupce k typu obsahu vyberte v části Vybrat sloupce požadovanou skupinu v seznamu Vybrat sloupce.

  6. Vyberte sloupec, který chcete přidat ze seznamu Dostupné sloupce a potom klikněte na Přidat.

  7. V části Aktualizovat typy obsahu seznamu a webu zadejte, jestli se provedenými změnami budou aktualizovat typy obsahu podřízených webů, které dědí z tohoto typu obsahu webu.

  8. Po přidání požadovaných sloupců klikněte na OK.

Poznámka :  Pokud typ obsahu, který chcete vybrat, není na této stránce zobrazený jako odkaz, ale šedě, patří daný typ obsahu na nadřazený web webu Centrum záznamů, a proto je nutné ho vybrat a konfigurovat z nadřazeného webu. To jde udělat tak, že kliknete na odkaz ve sloupci Zdroj vedle typu obsahu webu, který je ve sloupci Typ obsahu webu zobrazený šedě.

Začátek stránky

Vytváření zásad správy informací pro záznamy

Zásady správy informací jsou sady pravidel pro určitý typ obsahu. Zásady správy informací umožňují organizacím ovládat a sledovat například délku uchování obsahu nebo akce, které uživatelé můžou s tímto obsahem provést.

Poznámka : Pokud chcete dokončit tento úkol, musíte být členem skupiny vlastníků webu Centrum záznamů.

Přidání zásad správy informací k typu obsahu

Poznámka : Nelze zadat zásad správy informací pro základní typ obsahu. Typy obsahu Core nainstalovaných při vytvoření kolekce webů. Musíte vytvořit typ obsahu, který je odvozeno z základní typ obsahu a použití zásad správy informací k typu obsahu odvozené.

  1. Na webu klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom klikněte na Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu v části Galerie návrhů webových stránek klikněte na typy obsahu webu.

  3. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na typ obsahu, ke kterému chcete přidat zásady správy informací.

  4. Na stránce typu obsahu klikněte na Nastavení zásad správy informací.

  5. Na stránce Upravit zásady zadejte popis zásad a napište stručné prohlášení, které bude uživatelům vysvětlovat, k čemu dané zásady slouží. Toto prohlášení může obsahovat maximálně 512 znaků.

  6. Dál potřebujete přidat jeden nebo více funkcí zásad do zásad správy informací. Povolení funkcí další nastavení se budou prezentovat.

Přidání funkcí zásad do zásad správy informací

Do zásad správy informací můžete přidat funkce zásad popisků, auditování, vypršení platnosti a čárových kódů.

Přidání funkce zásad uchovávání informací ke správy informací zásady

  1. Na stránce Upravit zásady zaškrtněte políčko Povolit: Uchovávání informací.

  2. Klikněte na Přidat fázi uchovávání informací a vyberte jednu z následujících možností doby uchovávání informací, které určují, kdy vyprší platnost dokumentů: Pokud chcete nastavit vypršení platnosti na základě vlastnosti data, klikněte na přepínač Tato fáze je založená na vlastnosti data položky a vyberte akci (Vytvořeno nebo Změněno) a časové období (dny, měsíce nebo roky).

  3. Zadáním hodnoty do pole mezi seznamy určete časové období.

  4. Vyberte akci, která by měla nastat po vypršení platnosti dokumentu.

  5. Pokud chcete vybranou akci opakovat, zaškrtněte políčko v části Opakování a nastavte období opakování.

  6. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Přidání funkce zásad auditování do zásad správy informací

  1. Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části Auditování políčko Povolit: Auditování a pak zaškrtněte políčka vedle událostí, pro které chcete vytvářet záznamy auditování.

  2. Klikněte na OK.

    Poznámka : Pokud chcete protokoly auditování zobrazit, klikněte na stránce Nastavení webu na položku Sestavy protokolu auditování a vyberte sestavu, kterou chcete zobrazit.

Přidání funkce zásad čárových kódů do zásady správy informací

  1. Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části Čárové kódy políčko Povolit: Čárové kódy.

  2. Pokud chcete, aby klientské aplikace Office vyžadovaly, aby uživatelé vkládali do dokumentů čárové kódy, zaškrtněte políčko Vyzvat uživatele k vložení čárového kódu před uložením nebo tiskem.

Přidání funkce zásad popisků do zásad správy informací

  1. Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části Popisky políčko Povolit: Popisky.

  2. Pokud chcete vyžadovat, aby uživatelé před uložením nebo tiskem dokumentu vložili popisek, zaškrtněte políčko Vyzvat uživatele k vložení popisku před uložením nebo tiskem.

  3. Pokud chcete zabránit změnám přidaných popisků, zaškrtněte políčko Zabránit změnám přidaných popisků.

  4. Do pole Formát popisku zadejte text popisku tak, jak se má zobrazit. Můžete použít libovolnou kombinaci fixního textu nebo vlastností dokumentu s výjimkou počítaných nebo předdefinovaných vlastností, jako jsou globálně jedinečný identifikátor (GUID) nebo vlastnost Autor. Pokud chcete zadat začátek nového řádku, použijte posloupnost znaků \n.

  5. Vyberte pro text popisku písmo, velikost, styl a zarovnání.

  6. Zadejte výšku popisku v centimetrech do pole Výška a šířku popisku v centimetrech do pole Šířka.

  7. Kliknutím na Aktualizovat zobrazte náhled změn, které jste udělali.

  8. Klikněte na OK.

Konfigurace správy záznamů na místě

Když používáte centrum záznamů, pracujete v uzamčeném úložišti a záznamy můžete do tohoto úložiště dostat pomocí operace Odeslat do. Správu záznamů na místě jde ale povolit na libovolném webu a kterýkoli web může být nakonfigurovaný jako systém správy záznamů. V tomto typu systému, na rozdíl od centra záznamů, můžete ukládat záznamy společně s aktivními dokumenty v prostředí pro spolupráci. Mezi další výhody použití systému správy záznamů na místě patří následující:

  • Záznamy můžou existovat a být spravované na víc webech.

  • Pokud je povolená správa verzí, budou se automaticky udržovat verze záznamů.

  • Hledání pomocí služby eDiscovery jde současně spouštět oproti záznamům i aktivním dokumentům.

  • Máte širší kontrolu nad tím, co se ve vaší organizaci považuje za záznam a kdo může vytvářet záznamy.

Konfigurace správy záznamů na místě sestává ze tří hlavních kroků:

  1. Aktivace správy záznamů na místě na úrovni kolekce webů.

  2. Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni kolekce webů.

  3. Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni seznamu nebo knihovny.

    Poznámka : Pokud chcete ručně deklarovat položky jako záznamy, musíte být přispěvatelem nebo správcem seznamu.

Začátek stránky

Aktivace správy záznamů na místě na úrovni kolekce webů

Prvním krokem při konfiguraci systému správy záznamů na místě je aktivace této funkce na úrovni kolekce webů. Po aktivaci této funkce budou na pásu karet dostupné příkazy Deklarovat záznam a Zrušit deklaraci záznamu.

Poznámka : Tento úkol může udělat jenom správce kolekce webů.

  1. V webu nejvyšší úrovně klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom klikněte na Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. V části Správa kolekce webů klikněte na Funkce kolekce webů.

  3. U položky Správa místních záznamů klikněte na Aktivovat.

Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni kolekce webů

  1. V webu nejvyšší úrovně klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom klikněte na Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. V části Správa kolekce webů klikněte na Nastavení deklarace záznamů.

  3. Pokud chcete omezit, co se může dělat s položkami deklarovanými jako záznamy, vyberte na stránce Nastavení deklarace záznamů některou z možností v části Omezení záznamů.

  4. V části Dostupnost deklarace záznamů vyberte, zda by měly být dostupné v seznamech a knihovnách ve výchozím nastavení ruční deklaraci záznamů. Pokud se rozhodnete není k dispozici ve všech umístěních ve výchozím nastavenímožnost záznamy můžou deklarovat pouze prostřednictvím zásad nebo pracovního postupu.

  5. V části Role deklarace vyberte role, které můžou ručně deklarovat záznamy a rušit deklarace.

  6. Klikněte na OK.

Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni seznamu nebo knihovny

Lepší kontrolu nad tím, kde je možné deklarovat položky jako záznamy, můžete získat konfigurací deklarace záznamů pro jednotlivé seznamy nebo knihovny. Při konfiguraci deklarace záznamů v seznamu nebo knihovně můžete nastavit automatické deklarování položek jako záznamů při jejich přidání do seznamu nebo knihovny.

  1. V seznamu či knihovně, kde chcete konfigurovat nastavení deklarace záznamů klikněte na kartu Knihovna nebo seznam na pásu karet a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

    V Sharepointu Online klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom klikněte na Nastavení seznamu nebo Nastavení knihovny.

  2. Na stránce nastavení knihovny nebo seznamu klikněte v části Oprávnění a správa na Nastavení deklarace záznamů.

  3. V části Dostupnost ruční deklarace záznamů vyberte:

  4. Jestli chcete v seznamu nebo knihovně použít výchozí nastavení deklarace záznamů používané kolekcí webů.

  5. Jestli by měli mít uživatelé vždycky povolení ručně deklarovat položky v seznamu nebo knihovně jako záznamy. Nebo:

  6. Jestli by uživatelé měli nebo neměli mít v seznamu nebo knihovně nikdy povolení deklarovat záznamy.

  7. Pokud chcete automaticky deklarovat všechny položky jako záznamy při jejich přidání do seznamu nebo knihovny, zaškrtněte políčko v části Automatická deklarace.

  8. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×