IRM (Správa přístupových práv k informacím) v Office

Pokud se vám při pokusu o otevření dokumentu nebo e-mailu zobrazila chyba oprávnění k souboru, týká se to oprávnění IRM (Správa přístupových práv k informacím). Technologie IRM umožňuje v Office omezit oprávnění k obsahu v dokumentech, sešitech a prezentacích. IRM umožňuje nastavit přístupová oprávnění a zabránit tak čtení, přeposílání nebo kopírování citlivých zpráv neoprávněnými osobami. Když se pomocí IRM omezí oprávnění k souboru, budou omezení přístupu a použití platit, i když se soubor dostane k jiným než zamýšleným příjemcům. Přístupová oprávnění jsou totiž uložená přímo v dokumentu, sešitu, prezentaci nebo e-mailové zprávě – a musí je ověřit server IRM.

IRM také umožňuje lidem vynucovat svoje osobní předvolby pro přenos osobních nebo soukromých informací. Organizacím umožňuje vynucovat firemní zásady, které určují způsob kontroly a šíření důvěrných nebo vlastnických informací.

Používání IRM v Office

Vyberte kartu pro platformu, kterou používáte:

V Office můžete pomocí IRM spravovat přístupová práva k souborům ve formátu XPS (XML Paper Specification) a k následujícím typům souborů:

Soubory Wordu

Typ souboru

Přípona

Dokument

.doc

Dokument

.docx

Dokument s podporou maker

.docm

Šablona

.dot

Šablona

.dotx

Šablona s podporou maker

.dotm

Soubory Excelu

Typ souboru

Přípona

Sešit

.xls

Sešit

.xlsx

Sešit s podporou maker

.xlsm

Šablona

.xlt

Šablona

.xltx

Šablona s podporou maker

.xltm

Binární sešit jiný než XML

.xlsb

Doplněk s podporou maker

.xla

Doplněk s podporou maker

.xlam

Soubory PowerPointu

Typ souboru

Přípona

Prezentace

.ppt

Prezentace

.pptx

Prezentace s podporou maker

.pptm

Šablona

.pot

Šablona

.potx

Šablona s podporou maker

.potm

Přehlídka

.pps

Přehlídka

.ppsx

Přehlídka s podporou maker

.ppsm

Motiv Office

.thmx

Poznámky: 

  • Když jsou v Outlooku k e-mailové zprávě se spravovanými přístupovými právy připojené tyto typy souborů, uplatňuje se u nich automaticky také správa přístupových práv.

  • Když k e-mailové zprávě se spravovanými přístupovými právy připojíte soubor zprávy (.msg), správa přístupových práv se u připojené zprávy neuplatní. IRM nespravuje přístupová práva u souborů typu .msg.

Konfigurace počítače na použití IRM

K používání IRM v Office se jako minimální software požaduje klient služby RMS (Správa přístupových práv ve Windows) SP1 (Service Pack 1). Správce služby RMS může nakonfigurovat zásady IRM specifické pro společnost, které definují, kdo má k informacím přístup a jaká úroveň úprav je povolená pro e-mailové zprávy. Správce společnosti může například definovat šablonu práv s názvem „Důvěrné firemní informace“, která bude určovat, že e-mailovou zprávu používající tuto zásadu můžou otevřít jenom uživatelé v doméně společnosti.

Stažení oprávnění

Když chcete poprvé otevřít dokument, sešit nebo prezentaci s omezeným oprávněním, musíte se připojit k licenčnímu serveru kvůli ověření vašich pověření (přihlašovacích údajů) a stažení licence koncového uživatele. Licence koncového uživatele definuje úroveň přístupu, který máte k souboru. Tento postup musíte provést pro každý soubor s omezenými oprávněními. Jinými slovy – obsah s omezenými oprávněními se nedá otevřít bez licence koncového uživatele. Ke stažení oprávnění je nutné, aby Office poslal licenčnímu serveru vaše přihlašovací údaje (zahrnující vaši e-mailovou adresu) a informace o vašich oprávněních. Licenčnímu serveru se neposílají informace obsažené v dokumentu, sešitu nebo prezentaci. Další informace najdete v článku Hlavní body prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů pro Microsoft Office 2010.

Omezení oprávnění k obsahu v souborech

Autoři můžou omezit oprávnění u dokumentů, sešitů a prezentací pro jednotlivé uživatele, soubory nebo skupiny (k udělení oprávnění pro skupiny je nutná adresářová služba Active Directory). Pomocí dialogového okna Oprávnění můžou autoři udělit uživatelům přístupová oprávnění ke čtení a změnám a také nastavit data vypršení platnosti obsahu. Petr například jako autor udělí Haně oprávnění ke čtení wordového dokumentu, ale ne k jeho změnám. Petr může potom udělit Matějovi oprávnění ke změnám dokumentu a povolit mu ukládání dokumentu. Petr také může omezit Haně a Matějovi přístup k tomuto dokumentu do data, které je pět dní před vypršením platnosti oprávnění k dokumentu. Informace o tom, jak nastavit datum vypršení platnosti pro dokument, sešit nebo prezentaci, najdete v části Nastavení data vypršení platnosti pro soubor.

Oprávnění

  1. Uložte dokument, sešit nebo prezentaci.

  2. Klikněte na kartu Soubor.

  3. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Ve Wordu klikněte na kartě Informace na Zamknout dokument, přejděte na Omezit oprávnění podle uživatelů a pak klikněte na Omezený přístup.

    • V Excelu klikněte na kartě Informace na Zamknout sešit, přejděte na Omezit oprávnění podle uživatelů a pak klikněte na Omezený přístup.

    • V PowerPointu klikněte na kartě Informace na Zamknout prezentaci, přejděte na Omezit oprávnění podle uživatelů a pak klikněte na Omezený přístup.

  4. V dialogovém okně Oprávnění udělejte jednu z těchto věcí:

    • Ve Wordu zaškrtněte políčko Omezit oprávnění na tuto položku (dokument) a potom přiřaďte požadované úrovně přístupu pro jednotlivé uživatele.

    • V Excelu zaškrtněte políčko Omezit oprávnění na tuto položku (sešit) a potom přiřaďte požadované úrovně přístupu pro jednotlivé uživatele.

    • V PowerPointu zaškrtněte políčko Omezit oprávnění na tuto položku (prezentace) a potom přiřaďte požadované úrovně přístupu pro jednotlivé uživatele.

      Pokud správce nastavil vlastní zásady oprávnění, které nesmějí jednotlivci měnit, můžou byt vaše volby omezené.

      Úrovně oprávnění

    • Čtení:    Uživatelé s oprávněním Čtení můžou dokument, sešit nebo prezentaci číst, ale nemají oprávnění tento obsah upravovat, tisknout nebo kopírovat.

    • Změny:    Uživatelé s oprávněním Změny můžou dokument, sešit nebo prezentaci číst, upravovat a ukládat provedené změny, nemají ale oprávnění tento obsah tisknout.

    • Úplné řízení:    Uživatelé s oprávněním Úplné řízení mají úplná oprávnění k vytváření a můžou s dokumentem, sešitem nebo prezentací dělat všechno, co může dělat autor – třeba nastavit data vypršení platnosti pro obsah, zakázat tisk obsahu nebo udělit oprávnění uživatelům. Když platnost oprávnění pro dokument, sešit nebo prezentaci oprávněným uživatelům vyprší, může dokument, sešit nebo prezentaci otevřít jenom autor nebo uživatelé, kteří mají k dokumentu, sešitu nebo prezentaci oprávnění Úplné řízení. Autoři mají vždy úroveň oprávnění Úplné řízení.

  5. Pokud chcete někomu udělit oprávnění Úplné řízení, klikněte v dialogovém okně Oprávnění na tlačítko Další možnosti, potom ve sloupci Úroveň přístupu klikněte na šipku a pak v seznamu Úroveň přístupu klikněte na Úplné řízení.

    Dialogové okno Oprávnění

  6. Po přiřazení úrovní oprávnění klikněte na tlačítko OK.

    Objeví se Panel zpráv, který signalizuje, že dokument, sešit nebo prezentace mají spravovaná přístupová práva. Pokud musíte u dokumentu, sešitu nebo prezentace udělat nějaké změny přístupových oprávnění, klikněte na tlačítko Změnit oprávnění.

    Panel zpráv ve Wordu

    Pokud se obsah (dokument, sešit nebo prezentace) s omezenými oprávněními přepošle neoprávněnému uživateli, zobrazí se mu zpráva obsahující e-mailovou adresu autora nebo adresu webu. Uživatel pak může požádat o oprávnění pro dokument, sešit nebo prezentaci.

    Dialogové okno, které ukazuje, že se dokument s omezenými oprávněními přeposlal neoprávněné osobě

    Pokud autor svoji e-mailovou adresu záměrně neuvede, zobrazí se neoprávněným uživatelům chybová zpráva.

Nastavení data vypršení platnosti pro soubor
  1. Otevřete soubor.

  2. Klikněte na kartu Soubor.

  3. Udělejte jednu z těchto věcí:

    • Ve Wordu klikněte na kartě Informace na Zamknout dokument, přejděte na Omezit oprávnění podle uživatelů a pak klikněte na Omezený přístup.

    • V Excelu klikněte na kartě Informace na Zamknout sešit, přejděte na Omezit oprávnění podle uživatelů a pak klikněte na Omezený přístup.

    • V PowerPointu klikněte na kartě Informace na Zamknout prezentaci, přejděte na Omezit oprávnění podle uživatelů a pak klikněte na Omezený přístup.

  4. V dialogovém okně Oprávnění udělejte jednu z těchto věcí:

    • Ve Wordu zaškrtněte políčko Omezit oprávnění na tuto položku (dokument) a potom klikněte na tlačítko Další možnosti.

    • V Excelu zaškrtněte políčko Omezit oprávnění na tuto položku (sešit) a potom klikněte na tlačítko Další možnosti.

    • V PowerPointu zaškrtněte políčko Omezit oprávnění na tuto položku (prezentace) a potom klikněte na tlačítko Další možnosti.

  5. V části Další oprávnění pro uživatele udělejte jednu z těchto věcí:

    • Ve Wordu zaškrtněte políčko Platnost této položky (dokument) vyprší dne a zadejte datum.

    • V Excelu zaškrtněte políčko Platnost této položky (sešit) vyprší dne a zadejte datum.

    • V PowerPointu zaškrtněte políčko Platnost této položky (prezentace) vyprší dne a zadejte datum.

  6. Klikněte dvakrát na tlačítko OK.

Použití jiného uživatelského účtu systému Windows ke správě přístupových práv souborů

  1. Otevřete dokument, sešit nebo prezentaci.

  2. Klikněte na kartu Soubor.

  3. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Ve Wordu klikněte na kartě Informace na Zamknout dokument, přejděte na Omezit oprávnění podle uživatelů a pak klikněte na Spravovat pověření.

    • V Excelu klikněte na kartě Informace na Zamknout sešit, přejděte na Omezit oprávnění podle uživatelů a pak klikněte na Spravovat pověření.

    • V PowerPointu klikněte na kartě Informace na Zamknout prezentaci, přejděte na Omezit oprávnění podle uživatelů a pak klikněte na Spravovat pověření.

  4. Udělejte jednu z těchto věcí:

    • V dialogovém okně Vybrat uživatele vyberte e-mailovou adresu účtu, který chcete použít, a klikněte na OK.

    • V dialogovém okně Vybrat uživatele klikněte na Přidat. Pak zadejte přihlašovací údaje pro nový účet a dvakrát klikněte na OK.

      Dialogové okno Vybrat uživatele

Zobrazení obsahu s omezeným oprávněním

Když chcete v Office zobrazit obsah se spravovanými přístupovými právy, ke kterému máte oprávnění, jednoduše příslušný dokument, sešit nebo prezentaci otevřete.

Pokud chcete zobrazit, jaká máte oprávnění, můžete na Panelu zpráv kliknout na Zobrazit oprávnění nebo můžete na stavovém řádku v dolní části obrazovky kliknout na některou z těchto položek:

  • Tento dokument obsahuje zásady oprávnění  Tlačítko, které ukazuje, že tento dokument, sešit nebo prezentace obsahuje zásady oprávnění

  • Tento sešit obsahuje zásady oprávnění  Tlačítko, které ukazuje, že tento dokument, sešit nebo prezentace obsahuje zásady oprávnění

  • Tato prezentace obsahuje zásady oprávnění  Tlačítko, které ukazuje, že tento dokument, sešit nebo prezentace obsahuje zásady oprávnění

Poznámka: Pokud chcete omezit oprávnění k obsahu souboru, musíte mít Office for Mac Standard 2011.

Technologie IRM v Office for Mac 2011 a Office 2016 pro Mac nabízí tři úrovně oprávnění.

Úroveň oprávnění

Umožňuje

Čtení

Čtení

Změny

Čtení, úpravy, kopírování, ukládání změn

Úplné řízení

Čtení, úpravy, kopírování, ukládání změn, tisk, nastavení data vypršení platnosti obsahu, udělování oprávnění uživatelům, přístup k obsahu prostřednictvím kódu programu

Udělejte některou z těchto věcí:

Ruční nastavení úrovně oprávnění

  1. Na kartě Review (Revize) klikněte v části Protection (Ochrana) na Permissions (Oprávnění) a potom klikněte na Restricted Access (Omezený přístup).

    Wordová karta Revize, skupina Ochrana

  2. Pokud k licenčnímu serveru přistupujete poprvé, zadejte svoje uživatelské jméno a heslo pro licenční server a zaškrtněte políčko Save password in Mac OS keychain (Uložit heslo do klíčenky systému Mac OS).

    Poznámka: Pokud políčko Save password in Mac OS keychain (Uložit heslo do klíčenky systému Mac OS) nezaškrtnete, budete muset pokaždé zadávat svoje uživatelské jméno a heslo.

  3. Do polí Read (Čtení), Change (Změny) nebo Full Control (Úplné řízení) zadejte e-mailovou adresu nebo jméno člověka nebo skupiny lidí, kterým chcete přiřadit úroveň přístupu.

  4. Pokud chcete e-mailovou adresu nebo jméno vyhledat v adresáři, klikněte na Tlačítko Kontakty .

  5. Pokud chcete přiřadit úroveň přístupu všem uživatelům v adresáři, klikněte na Add Everyone (Přidat všechny)  Přidat všechny .

  6. Po přiřazení úrovně oprávnění klikněte na tlačítko OK.

    Objeví se Message Bar (Panel zpráv) se zprávou, že jde o dokument se spravovanými přístupovými právy.

Použití šablony k omezení oprávnění

Správce může nastavit zásady technologie IRM specifické pro společnost, které definují úrovně oprávnění přístupu k informacím pro uživatele. Tyto aspekty správy přístupových práv jsou definovány pomocí šablon serveru AD RMS (Active Directory Rights Management Services). Správci společnosti můžou například definovat šablonu práv s názvem „Důvěrné firemní informace“, která bude určovat, že dokumenty používající tuto zásadu můžou otevřít jenom uživatelé v doméně společnosti.

  • Na kartě Review (Revize) klikněte v části Protection (Ochrana) na Permissions (Oprávnění) a potom klikněte na požadovanou šablonu práv.

    Wordová karta Revize, skupina Ochrana

Změna nebo odstranění úrovní oprávnění, které jste vytvořili

Pokud jste k omezení oprávnění použili šablony, nemůžete úrovně oprávnění změnit ani odstranit; tento postup funguje, pouze když úrovně oprávnění nastavíte ručně.

  1. V Message Bar (Panel zpráv) klikněte na Change Permissions (Změnit oprávnění).

  2. Do polí Read (Čtení), Change (Změny) a Full Control (Úplné řízení) zadejte novou e-mailovou adresu nebo jméno uživatele nebo skupiny uživatelů, kterým chcete přiřadit úroveň přístupu.

  3. Pokud chcete odebrat úroveň přístupu uživateli nebo skupině uživatelů, klikněte na e-mailovou adresu a stiskněte klávesu DELETE.

  4. Pokud chcete z úrovně oprávnění odebrat všechny uživatele, klikněte na Add Everyone (Přidat všechny) Přidat všechny .

Nastavení data vypršení platnosti pro soubor s omezeným přístupem

Autoři můžou nastavit datum vypršení platnosti obsahu pomocí dialogu Set Permissions (Nastavit oprávnění). Petr se také může rozhodnout omezit Haně a Matějovi přístup k tomuto dokumentu na 25. května s tím, že po tomto datu platnost oprávnění k dokumentu vyprší.

  1. Na kartě Review (Revize) klikněte v části Protection (Ochrana) na Permissions (Oprávnění) a potom klikněte na Restricted Access (Omezený přístup).

    Wordová karta Revize, skupina Ochrana

  2. Klikněte na More Options (Další možnosti) a zaškrtněte políčko This document expires on (Platnost tohoto dokumentu vyprší dne) a zadejte datum.

    Po vypršení oprávnění k dokumentu pro oprávněné uživatele může dokument otevřít jenom autor nebo uživatelé s oprávněním Full Control (Úplné řízení).

Povolení tisku uživatelům s oprávněním ke změnám nebo čtení obsahu

Ve výchozím nastavení uživatelé s oprávněním ke změnám nebo čtení obsahu nemohou tisknout.

  1. Na kartě Review (Revize) klikněte v části Protection (Ochrana) na Permissions (Oprávnění) a potom klikněte na Restricted Access (Omezený přístup).

    Wordová karta Revize, skupina Ochrana

  2. Klikněte na More Options (Další možnosti) a zaškrtněte políčko Allow people with Change or Read permission to print content (Povolit uživatelům s oprávněním ke změnám nebo čtení tisknout).

Povolení kopírování obsahu uživatelům s oprávněním ke čtení

Ve výchozím nastavení uživatelé s oprávněním ke čtení nemohou obsah kopírovat.

  1. Na kartě Review (Revize) klikněte v části Protection (Ochrana) na Permissions (Oprávnění) a potom klikněte na Restricted Access (Omezený přístup).

    Wordová karta Revize, skupina Ochrana

  2. Klikněte na More Options (Další možnosti) a zaškrtněte políčko Allow people with Read permission to copy content (Povolit uživatelům s oprávněním ke čtení kopírovat obsah).

Povolení spouštění skriptů v souboru s omezeným přístupem

Autoři můžou změnit nastavení tak, aby povolilo spouštění maker Visual Basicu při otevření dokumentu a aby povolilo skriptům AppleScript přístup k informacím v dokumentu s omezeným přístupem.

  1. Na kartě Review (Revize) klikněte v části Protection (Ochrana) na Permissions (Oprávnění) a potom klikněte na Restricted Access (Omezený přístup).

    Wordová karta Revize, skupina Ochrana

  2. Klikněte na More Options (Další možnosti) a zaškrtněte políčko Access content programmatically (Přístup k obsahu prostřednictvím kódu programu).

Vyžadování připojení za účelem ověření oprávnění

Uživatelé se při prvním otevření dokumentu s omezeným přístupem ve výchozím nastavení musí ověřit připojením k serveru služby AD RMS. Nastavení ale můžete změnit tak, aby vyžadovalo ověření při každém otevření dokumentu s omezeným přístupem.

  1. Na kartě Review (Revize) klikněte v části Protection (Ochrana) na Permissions (Oprávnění) a potom klikněte na Restricted Access (Omezený přístup).

    Wordová karta Revize, skupina Ochrana

  2. Klikněte na More Options (Další možnosti) a zaškrtněte políčko Require a connection to verify permissions (Požadovat připojení k ověření oprávnění).

Odebrání omezení

  1. Na kartě Review (Revize) klikněte v části Protection (Ochrana) na Permissions (Oprávnění) a potom klikněte na No Restrictions (Bez omezení).

    Wordová karta Revize, skupina Ochrana

  2. V dialogovém okně klikněte na Remove Restrictions (Odebrat omezení).

Související témata

Omezení oprávnění k obsahu v souboru
Otevření souboru s omezenými oprávněními
Přidání přihlašovacích údajů k otevření souboru nebo zprávy se spravovanými přístupovými právy
Formáty souborů, které fungují s IRM

Ve verzích Office pro iOS se soubory chráněné technologií IRM, které dostanete, otevřou – pokud jste přihlášení pomocí účtu, který má oprávnění k přijatému souboru. Když soubor chráněný technologií IRM otevřete, uvidíte nahoře informační panel, který vám umožní zobrazit oprávnění přiřazená k tomuto souboru.

Pokud jste předplatitelem Office 365 se službou Azure Rights Management a vaše IT oddělení definovalo šablony IRM, které máte používat, můžete tyto šablony přiřadit souborům v Office pro iOS. Pokud chcete nějaký soubor chránit, přejděte v příslušné aplikaci na kartu Revize a klepněte na tlačítko Omezit oprávnění. Zobrazí se seznam dostupných zásad IRM. Vyberte požadovanou zásadu a aplikujte ji klepnutím na Hotovo.

Poznámka: Pokud není tlačítko Omezit oprávnění v příslušné aplikaci dostupné, inicializujte ho tak, že otevřete jakýkoli existující dokument, který je chráněný technologií IRM.

Ve verzích Office pro Android sice v současné době nemůžete oprávnění IRM přiřazovat, ale soubory chráněné technologií IRM, které přijmete, se otevřou – pokud jste přihlášení pomocí účtu, který má oprávnění k přijatému souboru. Když soubor chráněný technologií IRM otevřete, uvidíte nahoře informační panel, který vám umožní zobrazit oprávnění přiřazená k tomuto souboru.

Když v Office pro Android otevřete soubor chráněný technologií IRM, můžete zobrazit oprávnění, která máte přiřazená.

Správa přístupových práv k informacím (IRM) umožňuje:

  • Zabránit oprávněným příjemcům obsahu s omezeným přístupem v předání, kopírování, změně, tisku, faxování nebo vložení obsahu za účelem neautorizovaného použití

  • Omezit přístup k obsahu, ať se odešle kamkoli

  • Zajistit vypršení platnosti souboru, takže po uplynutí určené doby už obsah v dokumentech není možné zobrazit

  • Vynutit podnikové zásady, které určují způsob použití a šíření obsahu uvnitř společnosti

IRM nemůže obsahu s omezeným přístupem zabránit v tom, aby se stal předmětem:

  • Vymazání, krádeže nebo zachycení a přenosu škodlivými programy, jako jsou trojské koně, programy zaznamenávající stisknutí kláves nebo některé druhy spywaru

  • Ztráty nebo poškození v důsledku napadení počítačovým virem

  • Ručního kopírování nebo přepsání z obrazovky příjemce

  • Digitálního fotografování (při zobrazení na obrazovce) ze strany příjemce

  • Kopírování pomocí programů pro záznam obsahu obrazovky vyvinutých jinými výrobci

Poznámka: Informace o tom, jak můžete omezit oprávnění k obsahu e-mailových zpráv, najdete v článku Vytvoření zprávy s omezenými oprávněními.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×