Hromadná korespondence: výběr příjemců

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Chcete-li výběr příjemců pro hromadnou korespondenci, musíte připojení dokumentu ke zdroji datnebo datového souboru. Pokud ještě nemáte zdroj dat, můžete vytvořit zdroj dat během procesu hromadné korespondence.

Důležité : Pokud použijete existující seznam, ujistěte se, zda obsahuje požadované informace včetně všech sloupců a řádků. Během zpracování hromadné korespondence můžete provést určité změny, nemůžete však otevřít zdroj dat samostatně. Proces hromadné korespondence je jednodušší, je-li zdroj dat připraven, než se k němu připojíte.

Pokud chcete používat vlastní pole kontaktů se seznamem kontaktů aplikace Microsoft Outlook nebo zamýšlíte použít složku Kontakty ve Veřejných složkách, je nutné zahájit proces hromadné korespondence v aplikaci Outlook.

V tomto článku

Výběr existujícího zdroje dat

Tipy pro práci se seznamem kontaktů aplikace Microsoft Office Outlook

Nelze najít složku Kontakty aplikace Outlook

Aktivujte zobrazit složku jako adresář vlastnost e-mailu

Změňte profil uživatele aplikace Outlook

Zobrazují se chybové zprávy o poštovních klientech a tabulkách

Nelze se připojit ke složce Kontakty aplikace Outlook ve veřejných složkách

Tipy pro formátování dat v Excelu

Vytvoření zdroje dat zadáním nového seznamu

Volba existujícího zdroje dat

  1. na kartě Korespondence klikněte ve skupinovém rámečku Spustit hromadnou korespondenci na tlačítko Vybrat příjemce.

    Pás karet Office 2010

  2. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Použití kontaktů aplikace Outlook:    Chcete-li použít seznam kontaktů aplikace Microsoft Outlook, klikněte na položku Vybrat z kontaktů aplikace Outlook.

      Důležité : Další informace o použití seznamu kontaktů najdete v tématu Tipy pro práci se seznamem kontaktů aplikace Microsoft Outlook.

    • Použití existujícího souboru zdroje dat:    Jestliže používáte list aplikace Microsoft Excel, databázi aplikace Microsoft Access nebo jiný typ datového souboru, klikněte na položku Použít existující seznam a vyhledejte soubor v dialogovém okně Vybrat zdroj dat.

      V aplikaci Excel je možné vybrat data z libovolného listu nebo pojmenované oblasti sešitu. Aplikace Access umožňuje vybrat data z libovolné tabulky nebo Dotaz definovaného v databázi.

      Důležité : Tipy pro formátování dat v listu aplikace Excel pro hromadnou korespondenci naleznete v tématu Tipy pro formátování dat v Excelu.

      V případě jiného typu datového souboru vyberte soubor v dialogovém okně Vybrat zdroj dat. Pokud není soubor zobrazen, vyberte příslušný typ souboru nebo vyberte v poli Typ souborů položku Všechny soubory. V hromadné korespondenci lze použít následující typy datových souborů:

      • Soubory z jednoúrovňových souborové databázi, ke kterým jste nainstalovali zprostředkovatele OLE DB nebo ovladač ODBC (řada z nich je obsažena v systému Microsoft Office 2010).

      • Soubor ve formátu HTML, ve kterém je jedna tabulka. V prvním řádku tabulky musí být uloženy názvy sloupců a data musí být obsažena v ostatních řádcích tabulky.

      • Dokument aplikace Microsoft Word. Dokument by měl obsahovat jednu tabulku. První řádek tabulky musí obsahovat záhlaví a v dalších řádcích musí být obsaženy záznamy, které chcete k hromadné korespondenci použít.

      • Libovolný textový soubor s datovými poli oddělenými tabulátory nebo čárkami a s datovými záznamy oddělenými znakem konce odstavce.

    • Vytvoření nového datového souboru ve Wordu    Pokud ještě nemáte datového souboru, klikněte na Zadat nový seznam a potom použijte formulář, který se otevře vytvořit seznam. V seznamu se uloží jako soubor databáze (MDB), který můžete znovu použít. Další informace najdete v tématu Vytvoření zdroje dat tak, že zadáte nový seznam.

Poznámka : Máte-li nainstalovánu sadu Microsoft Office 2010 (a nikoli jen samotnou aplikaci Word 2010), můžete pomocí programu Microsoft Query sestavit Dotaz a načíst požadovaná data z Externí zdroj dat.

Potřebujete-li další informace o práci se seznamem kontaktů aplikace Outlook nebo s daty v listu aplikace Excel, čtěte dál.

Tipy pro práci se seznamem kontaktů aplikace Microsoft Office Outlook

Připojení ke složce Kontakty aplikace Outlook je zpravidla jednoduchý proces, ale někdy může dojít k potížím. Dále jsou uvedena řešení běžných potíží, s nimiž se můžete setkat:

Nelze najít složku Kontakty aplikace Outlook

Budete muset aktivujte zobrazit složku jako adresář vlastnost e-mailu v Outlooku nebo budete muset změnit svůj Outlookový profil uživatele.

Poznámka : Profil uživatele aplikace Outlook je skupina e-mailových účtů a adresářů. Zpravidla potřebujete jen jeden profil, pokud však počítač sdílíte s dalšími lidmi nebo používáte pro různé účely různé adresáře, můžete nastavit více profilů. Pokud v případě spuštění hromadné korespondence používáte profil, který neobsahuje požadovanou složku Kontakty, nebude tato složka k dispozici.

Aktivujte zobrazit složku jako adresář vlastnost e-mailu

  1. V aplikaci Microsoft Outlook klikněte na položku Kontakty.

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na složku Kontakty s informacemi, které chcete použít při hromadné korespondenci, a v místní nabídce klikněte na příkaz Vlastnosti.

  3. Na kartě Adresář aplikace Outlook zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko Zobrazit složku jako Adresář, a klikněte na tlačítko OK.

Změňte profil uživatele aplikace Outlook

  1. Restartujte aplikaci Outlook.

  2. Po zobrazení výzvy k výběru profilu, dialogové okno Zvolte profil, který obsahuje složku Kontakty, které chcete použít v hromadné korespondenci.

    Žádná výzva k výběru profilu a víte, že máte víc než jednu, tady je jak nastavit Outlook tak, aby vás vyzve:

    1. Ukončete aplikaci Outlook.

    2. V okně Ovládací panely klikněte na položku Uživatelské účty a potom klikněte na položku Pošta.

    3. Klepněte na tlačítko Zobrazit profily.

    4. Chcete-li při každém spuštění aplikace Outlook zobrazit výzvu k výběru profilu, klepněte na položku Nabídnout výběr profilu a potom klepněte na tlačítko OK.

Zpět na tipy pro aplikaci Outlook

Zobrazují se chybové zprávy o poštovních klientech a tabulkách

Pokud Outlook není nastavena jako výchozího e-mailový program, může se zobrazit nějaká takováto zpráva v aplikaci Word: "je výchozí poštovní klient nebo aktuální poštovním klientovi nelze splňují požadavek na odeslání zprávy. Spusťte aplikaci Microsoft Office Outlook a jeho nastavení jako výchozího e-mailového klienta."

Tady je postup, jak tento problém můžete:

  1. Na kartě soubor klikněte na Možnosti.

  2. V části Možnosti při spuštění zaškrtněte políčko Nastavit aplikaci Outlook jako výchozí pro e-mail, kontakty a kalendář a pak klikněte na tlačítko OK.

  3. Spusťte aplikaci Word znovu, otevřete dokument hromadné korespondence a připojte jej ke složce Kontakty aplikace Outlook.

Zpět na tipy pro aplikaci Outlook

Nelze se připojit ke složce Kontakty aplikace Outlook ve veřejných složkách

Pro hromadnou korespondenci použít kontakty z veřejné složky, spustíte hromadnou korespondenci v aplikaci Outlook.

  1. V aplikaci Outlook přejděte do veřejné složky a vyberte kontakty, které chcete použít v hromadné korespondenci.

  2. Na kartě Domů v aplikaci Outlook přejděte na Akce a klikněte na hromadné korespondence.

    Podrobnosti o spuštění hromadné korespondence v Outlooku najdete v tématu Kontakty aplikace Outlook použít jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci

Zpět na tipy pro aplikaci Outlook

Tipy pro formátování dat v aplikaci Excel

Jestliže je datovým souborem list aplikace Excel obsahující procenta, peněžní hodnoty nebo PSČ, můžete zachovat číselný formát dat, jestliže se z aplikace Word připojíte k listu aplikace Excel pomocí dynamické výměny dat (DDE). Můžete například zajistit, aby se pětičíselné PSČ 07865 z datového souboru nezobrazilo jako číslo 7865 (bez úvodní nuly).

Před připojením k listu proveďte v aplikaci Word následující kroky:

  1. Na kartě soubor klikněte na Možnosti.

    V aplikaci Word 2007 klikněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office a potom klikněte na Možnosti aplikace Word.

  2. Klikněte na možnost Upřesnit.

  3. Přejděte do oddílu Obecné a zaškrtněte políčko Při otevírání potvrdit převod formátu souboru.

  4. Klepněte na tlačítko OK.

  5. Ponechte hlavní dokument hromadné korespondence otevřený, klepněte ve skupinovém rámečku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence na tlačítko Vybrat příjemce a pak klepněte na příkaz Použít existující seznam.

  6. Vyhledejte list aplikace Excel v dialogovém okně Vybrat zdroj dat a poklepejte na něj.

  7. V dialogovém okně Potvrdit zdroj dat klikněte na možnost Sešity MS Excel pomocí rozhraní DDE (*.xls) a klikněte na tlačítko OK. Pokud není položka Sešity MS Excel pomocí rozhraní DDE (*.xls) zobrazena, zaškrtněte políčko Zobrazit vše.

  8. V dialogovém okně Microsoft Excel vyberte u položky Oblast buněk nebo název oblasti oblast buněk nebo list s informacemi, které chcete použít v hromadné korespondenci, a klikněte na tlačítko OK.

    Poznámka : Chcete-li zabránit zobrazení výzvy při každém otevření datového souboru, můžete po připojení k listu zrušit zaškrtnutí políčka Při otevírání potvrdit převod.

Vytvoření zdroje dat zadáním nového seznamu

  1. V dialogovém okně Nový seznam adres zadejte informace pro první adresu (záznam), kterou chcete zahrnout do hromadné korespondence.

    Chcete-li přidat nebo odebrat sloupce, klikněte na možnost Vlastní nastavení sloupců a proveďte požadované změny.

  2. Po zadání všech informací pro první záznam klikněte na možnost Nová položka a zadejte informace pro další záznam. Pokračujte, dokud nezadáte informace pro všechny záznamy, které chcete zahrnout.

  3. Po dokončení nového seznamu klikněte na tlačítko OK.

  4. V dialogovém okně Uložit seznam adres zadejte název nového seznamu a klikněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×