Hromadná korespondence s použitím excelové tabulky

Hromadná korespondence s použitím excelové tabulky

Hromadná korespondence se používá k vytvoření několika dokumentů najednou. Tyto dokumenty mají stejné rozložení, formát, text a grafiku. Liší se jenom specifické části jednotlivých dokumentů, které jsou přizpůsobené. Mezi dokumenty, které může Word prostřednictvím hromadné korespondence vytvořit, patří hromadné štítky, dopisy, obálky a e-maily. Součástí procesu hromadné korespondence jsou tři dokumenty:

  • Hlavní dokument

  • Zdroj dat

  • Sloučený dokument

Další informace o tom, jak se dají v hromadné korespondenci používat excelová data, najdete v následujícím videu, které je součástí školicího kurzu – Hromadná korespondence na vyšší úrovni

Krok 1: Příprava dat pro hromadnou korespondenci v Excelu

Nejdůležitějším krokem procesu hromadné korespondence je nastavení a příprava dat. Jako zdroj dat seznamu příjemců použijete excelovou tabulku.

Tady je několik tipů, jak data pro hromadnou korespondenci připravit. Zkontrolujte, že:

  • Názvy sloupců v tabulce odpovídají názvům polí, která chcete do hromadné korespondence vložit. Pokud třeba chcete čtenáře v dokumentu oslovit křestním jménem, potřebujete samostatné sloupce pro křestní jméno a příjmení.

  • Veškerá slučovaná data se nachází na prvním listu vaší tabulky.

  • Datové položky s procenty, měnami a poštovními směrovacími čísly jsou v tabulce správně naformátované tak, aby mohl Word jejich hodnoty správně přečíst.

  • Excelová tabulka, která se má v hromadné korespondenci použít, je uložená na místním počítači.

  • Před připojením tabulky k dokumentu hromadné korespondence ve Wordu jste dokončili veškeré změny a přidali všechno potřebné.

Poznámky : 

Krok 2: Spuštění hromadné korespondence

  1. V aplikaci Word zvolte Soubor > Nový > Prázdný dokument.

  2. Na kartě Korespondence vyberte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci položku Spustit hromadnou korespondenci. Potom vyberte druh sloučení, které chcete spustit.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Spustit hromadnou korespondenci a seznam dostupných typů hromadné korespondence, které můžete spustit

  3. Vyberte Vybrat příjemce > Použít existující seznam.

    Snímek obrazovky Wordu s kartou Korespondence, na které se zobrazuje příkaz Vybrat příjemce s vybranou možností Použít existující seznam

  4. Vyhledejte požadovanou excelovou tabulku a pak klikněte na Otevřít.

  5. Pokud se zobrazí výzva Wordu, vyberte List1$ > OK.

    Poznámka : Excelová tabulka je teď připojená k dokumentu hromadné korespondence, který vytváříte ve Wordu.


Úprava seznamu adresátů

Příjemce pošty můžete omezit.

  1. Zvolte Upravit seznam příjemců.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Upravit seznam příjemců

  2. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence zrušte zaškrtnutí políčka vedle jména člověka, kterému nechcete korespondenci posílat.

    Vyberte řádky zaškrtnutím políčka.

    Poznámka : Seznam také můžete seřadit nebo vyfiltrovat, aby se vám jména a adresy lépe hledaly. Další informace k seřazování a filtrování položek najdete v tématu Seřazování a filtrování dat pro hromadnou korespondenci.

Krok 3: Vložení slučovacího pole

Můžete vložit jedno nebo více polí hromadné korespondence, která si berou informace z tabulky do dokumentu.

Vložení bloku adresy obálky, štítku, e-mailové zprávy nebo dopisu

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Blok adresy.

    Pole hromadné korespondence Vložit blok adresy

  2. V dialogovém okně Vložit blok adresy zvolte formát, ve kterém se má jméno příjemce zobrazit na obálce.

    Možnosti bloku adresy

  3. Zvolte OK.

  4. Zvolte Soubor > Uložit.

Vložení řádku s pozdravem do e-mailové zprávy nebo dopisu

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Řádek s pozdravem.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Řádek s pozdravem

  2. V dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem udělejte toto:

    • V části pro formát řádku s pozdravem změňte v případě potřeby oslovení výběrem pozdravu (výchozí je pozdrav Vážený), formátu jména příjemce a koncové interpunkce (automaticky nastavená je čárka).

      a

    • V části Řádek s pozdravem pro neplatná jména příjemců vyberte možnost v seznamu pozdravů.

  3. Zvolte OK.

  4. Zvolte Soubor > Uložit.

Vložení dat z tabulky do e-mailové zprávy nebo dopisu

  1. Na kartě Korespondence vyberte ve skupině Zapsat a vložit pole položku Vložit slučovací pole.

  2. V dialogovém okně Vložit slučovací pole vyberte v části Pole název pole (název sloupce v tabulce) a pak zvolte Vložit.

  3. Podle potřeby krok 2 opakujte a nakonec vyberte Zavřít.

  4. Zvolte Soubor > Uložit.

Další informace o přidávání polí z tabulky do dokumentu hromadné korespondence najdete v tématu Vložení polí hromadné korespondence. A pokud se chcete dozvědět více o možnostech nastavení e-mailové zprávy, přečtěte si článek Hromadná korespondence ve Wordu.

Krok 4: Náhled a dokončení hromadné korespondence

Jakmile vložíte požadovaná slučovací pole, podívejte se na náhled výsledků a potvrďte, že je obsah v pořádku. Potom můžete proces sloučení dokončit.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Náhled výsledků.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je skupina Náhled výsledků

  2. Pomocí tlačítek Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence nebo Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam přecházejte mezi záznamy ve zdroji dat a sledujte, jak budou jednotlivé záznamy vypadat v dokumentu.

  3. Ve skupině Dokončit zvolte Dokončit a sloučit a vyberte Vytisknout dokumenty nebo Odeslat e-mailové zprávy.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Dokončit a sloučit a jeho možnosti

Krok 5: Uložení hromadné korespondence

Dokument hromadné korespondence zůstane po uložení připojený ke zdroji dat. Dokument hromadné korespondence můžete znovu použít pro další hromadnou korespondenci.

  • Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.

Viz taky

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×