Hromadná korespondence s použitím excelové tabulky

Hromadná korespondence s použitím excelové tabulky

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Hromadná korespondence se používá k vytvoření několika dokumentů najednou. Tyto dokumenty mají stejné rozložení, formát, text a grafiku. Liší se jenom specifické části jednotlivých dokumentů, které jsou přizpůsobené. Mezi dokumenty, které může Word prostřednictvím hromadné korespondence vytvořit, patří hromadné štítky, dopisy, obálky a e-maily. Součástí procesu hromadné korespondence jsou tři dokumenty:

  • Hlavní dokument

  • Zdroj dat

  • Sloučený dokument

Další informace o tom, jak se dají v hromadné korespondenci používat excelová data, najdete v následujícím videu, které je součástí školicího kurzu – Hromadná korespondence na vyšší úrovni

Krok 1: Příprava dat pro hromadnou korespondenci v Excelu

Nejdůležitějším krokem procesu hromadné korespondence je nastavení a příprava dat. Jako zdroj dat seznamu příjemců použijete excelovou tabulku.

Tady je několik tipů, jak data pro hromadnou korespondenci připravit. Zkontrolujte, že:

  • Názvy sloupců v tabulce odpovídají názvům polí, která chcete do hromadné korespondence vložit. Pokud třeba chcete čtenáře v dokumentu oslovit křestním jménem, potřebujete samostatné sloupce pro křestní jméno a příjmení.

  • Veškerá slučovaná data se nachází na prvním listu vaší tabulky.

  • Datové položky s procenty, měnami a poštovními směrovacími čísly jsou v tabulce správně naformátované tak, aby mohl Word jejich hodnoty správně přečíst.

  • Excelová tabulka, která se má v hromadné korespondenci použít, je uložená na místním počítači.

  • Před připojením tabulky k dokumentu hromadné korespondence ve Wordu jste dokončili veškeré změny a přidali všechno potřebné.

Poznámky : Informace z excelové tabulky můžete importovat tak, že naimportujete informace z textového souboru s oddělovači (CSV) nebo textového souboru (TXT) a použijete Průvodce importem textu k vytvoření nové tabulky.

Další informace najdete v článku Příprava zdroje dat v Excelu pro wordovou hromadnou korespondenci.

Krok 2: Spuštění hromadné korespondence

  1. V aplikaci Word zvolte Soubor > Nový > Prázdný dokument.

  2. Na kartě Korespondence vyberte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci položku Spustit hromadnou korespondenci. Potom vyberte druh sloučení, které chcete spustit.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Spustit hromadnou korespondenci a seznam dostupných typů hromadné korespondence, které můžete spustit

  3. Vyberte Vybrat příjemce > Použít existující seznam.

    Příkaz Vybrat příjemce

  4. Vyhledejte požadovanou excelovou tabulku a pak klikněte na Otevřít.

  5. Pokud se zobrazí výzva Wordu, vyberte List1$ > OK.

    Poznámka : Excelová tabulka je teď připojená k dokumentu hromadné korespondence, který vytváříte ve Wordu.


Úprava seznamu adresátů

Příjemce pošty můžete omezit.

  1. Zvolte Upravit seznam příjemců.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Upravit seznam příjemců

  2. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence zrušte zaškrtnutí políčka vedle jména člověka, kterému nechcete korespondenci posílat.

    Vyberte řádky zaškrtnutím políčka.

    Poznámka : Seznam také můžete seřadit nebo vyfiltrovat, aby se vám jména a adresy lépe hledaly. Další informace k seřazování a filtrování položek najdete v tématu Seřazování a filtrování dat pro hromadnou korespondenci.

Krok 3: Vložení slučovacího pole

Můžete vložit jedno nebo více polí hromadné korespondence, která si berou informace z tabulky do dokumentu.

Vložení bloku adresy obálky, štítku, e-mailové zprávy nebo dopisu

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Blok adresy.

    Pole hromadné korespondence Vložit blok adresy

  2. V dialogovém okně Vložit blok adresy zvolte formát, ve kterém se má jméno příjemce zobrazit na obálce.

    Možnosti bloku adresy

  3. Zvolte OK.

  4. Zvolte Soubor > Uložit.

Vložení řádku s pozdravem do e-mailové zprávy nebo dopisu

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Řádek s pozdravem.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Řádek s pozdravem

  2. V dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem udělejte toto:

    • V části pro formát řádku s pozdravem změňte v případě potřeby oslovení výběrem pozdravu (výchozí je pozdrav Vážený), formátu jména příjemce a koncové interpunkce (automaticky nastavená je čárka).

      a

    • V části Řádek s pozdravem pro neplatná jména příjemců vyberte možnost v seznamu pozdravů.

  3. Zvolte OK.

  4. Zvolte Soubor > Uložit.

Vložení dat z tabulky do e-mailové zprávy nebo dopisu

  1. Na kartě Korespondence vyberte ve skupině Zapsat a vložit pole položku Vložit slučovací pole.

  2. V dialogovém okně Vložit slučovací pole vyberte v části Pole název pole (název sloupce v tabulce) a pak zvolte Vložit.

  3. Podle potřeby krok 2 opakujte a nakonec vyberte Zavřít.

  4. Zvolte Soubor > Uložit.

Další informace o přidávání polí z tabulky do dokumentu hromadné korespondence najdete v tématu Vložení polí hromadné korespondence. A pokud se chcete dozvědět více o možnostech nastavení e-mailové zprávy, přečtěte si článek Hromadná korespondence ve Wordu.

Krok 4: Náhled a dokončení hromadné korespondence

Jakmile vložíte požadovaná slučovací pole, podívejte se na náhled výsledků a potvrďte, že je obsah v pořádku. Potom můžete proces sloučení dokončit.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Náhled výsledků.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je skupina Náhled výsledků

  2. Pomocí tlačítek Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence nebo Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam přecházejte mezi záznamy ve zdroji dat a sledujte, jak budou jednotlivé záznamy vypadat v dokumentu.

  3. Ve skupině Dokončit zvolte Dokončit a sloučit a vyberte Vytisknout dokumenty nebo Odeslat e-mailové zprávy.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Dokončit a sloučit a jeho možnosti

Krok 5: Uložení hromadné korespondence

Dokument hromadné korespondence zůstane po uložení připojený ke zdroji dat. Dokument hromadné korespondence můžete znovu použít pro další hromadnou korespondenci.

  • Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.

Viz taky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×