Hromadná korespondence s obálkami

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pokud potřebujete odeslat lidem ze svého seznamu adresátů hromadnou poštu, můžete pomocí funkce hromadné korespondence vytvořit sadu obálek s adresami. Každá obálka bude obsahovat adresu z vašeho seznamu adresátů. Funkci pro vytvoření a tisk obálek můžete použít i bez hromadné korespondence.

Poznámky : 

Tři soubory v procesu hromadné korespondence – hlavní dokument plus seznam adresátů, ze kterého se vytváří sady dopisů, e-mailových zpráv, obálek nebo štítků

Při vytváření a tisku obálek pomocí hromadné korespondence se používají tyto dokumenty:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument obsahuje text a grafiku (třeba logo nebo obrázek), které jsou stejné pro každou verzi sloučené obálky. Příkladem takového stejného obsahu je například zpáteční adresa na obálce.

  • Seznam adresátů
    Tento dokument obsahuje adresy, které se vytisknou na obálky.

Pokud tyto dva dokumenty zkombinujete pomocí kroků dole, získáte obálky s adresami.

Krok 1: Příprava seznamu adresátů

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Může to být tabulka Excelu, adresář kontaktů Outlooku, databáze Accessu nebo seznam adres Office. Obsahuje záznamy, ze kterých si Word bere informace k vytvoření adres, které se mají na obálky vytisknout.

Tipy

  • Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence. Než proces hromadné korespondence spustíte, shromážděte všechny seznamy adres a přidejte je do zdroje dat.

  • Pokud používáte excelovou tabulku, zkontrolujte, jestli jsou data ve sloupci pro poštovní směrovací čísla naformátovaná jako text, aby vám z PSČ případně nezmizely nuly. Další informace najdete v článku Naformátování čísel, dat a dalších hodnot pro hromadnou korespondenci v Excelu.

  • Pokud chcete použít kontakty Outlooku, musí být Outlook vaším výchozím e-mailovým programem.

Krok 2: Testování rozložení obálky

Předběžným krokem procesu hromadné korespondence je nastavení obálky pro hromadnou korespondenci. Než se pustíte do procesu skutečné hromadné korespondence, je vhodné spustit malou testovací sadu obálek.

Poznámka : Pokud vám tisk obálek ve vašem systému vyhovuje, můžete přejít ke kroku 3.

  1. V aplikaci Word zvolte Soubor > Nový > Prázdný dokument.

  2. Na kartě Korespondence zvolte ve skupině Vytvořit možnost Obálky.

    Tisk obálek

  3. Do pole Adresa příjemce zadejte vzorovou adresu a vyzkoušejte, jak bude obálka po vytištění vypadat.

    Pole obálky Adresa příjemce

    Poznámka : Vzorová adresa se v hromadné korespondenci nezobrazí.

  4. Do pole Zpáteční adresa zadejte svou adresu.

    Pole Zpáteční adresa

  5. Zvolte Možnosti > Možnosti pro obálky a udělejte toto:

    • V rozevíracím seznamu Velikost obálky vyberte velikost, která odpovídá vaší obálce, nebo zvolte Vlastní velikost.

      Karta Možnosti pro obálky, která umožňuje nastavení velikosti obálky a písem adresy

      Poznámka : Pokud vyberete Vlastní velikost, zadejte rozměry obálky do polí Šířka a Výška. Po dokončení zvolte OK.

    • V částech Adresa příjemce a Zpáteční adresa vyberte pro každou adresu písmo a odsazení zleva a shora.

      Poznámka : Na základě náhledu rozložení obálky proveďte veškeré nezbytné úpravy svých voleb.

  6. Na kartě Možnosti pro tisk ověřte, že je vybraný správný Způsob podávání, vložte obálku podle obrázku a pak zvolte OK.

    Poznámka : Tiskárna předá Wordu informace, jak se má obálka vložit do tiskárny. Tyto informace se zobrazí v části Způsob podávání.

    Diagram s možnostmi podávání obálek do tiskárny

  7. Zvolte Tisk a pak výběrem možnosti Ano uložte zpáteční adresu jako výchozí.

    Poznámka : Vytiskla se obálka správně? Výborně. Teď můžete přejít k dalšímu kroku procesu hromadné korespondence. Pokud se obálka nevytiskla podle očekávání, vraťte se ke kroku 5 a znovu nastavte možnosti rozložení obálky a možnosti podávání podle potřeby.

Krok 3: Spuštění hromadné korespondence

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Spustit hromadnou korespondenci > Obálky.

    Nabídka Spustit hromadnou korespondenci

  2. V dialogovém okně Možnosti pro obálky nastavte obálku výběrem možností jako v části Krok 2: Testování rozložení obálky a pak zvolte OK.

    Poznámka : Word vytvoří dokument, jehož velikost bude odpovídat rozměrům obálky, a zobrazí, kde se zpáteční adresa na obálce objeví.

  3. Pokud chcete na obálku přidat zpáteční adresu nebo logo, teď je ten správný okamžik.

  4. Zvolte Soubor > Uložit a zadejte název souboru.

Krok 4: Propojení seznamu adresátů s hlavním dokumentem

Teď jste připravení otevřít zdroj dat seznamu adresátů.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Vybrat příjemce a zvolte jednu z možností.

    Příkaz Zadat nový seznam

  2. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Pokud seznam adresátů nemáte, zvolte možnost Zadat nový seznam, a vytvořte ho.

      nebo

    • Pokud máte seznam adresátů v tabulce Excelu, databázi Accessu nebo v datovém souboru jiného typu, zvolte Použít existující seznam. Potom k seznamu přejděte a zvolte Otevřít.

      nebo

    • Pokud chcete použít kontakty Outlooku, zvolte Vybrat z kontaktů Outlooku.

  3. Zvolte Soubor > Uložit.

Úprava seznamu adresátů

Pokud tisknete obálky pro všechny adresáty v seznamu, přejděte na Krok 5: Přidání bloku adresy na obálku. Pokud třeba chcete tisknout obálky pro osoby na seznamu, které bydlí v okruhu 20 km od místa konání vámi pořádané události, můžete k zúžení seznamu použít PSČ. Další informace o filtrování dat najdete v článku Seřazování a filtrování dat pro hromadnou korespondenci.

Tip : Funkce filtru může být užitečná k vyfiltrování kontaktů, u kterých vám PSČ chybí. Nebudete pak plýtvat obálkami, které nebudete moct odeslat.

Pokud chcete v seznamu vybrat jednotlivé osoby, pro které chcete obálky vytvořit, udělejte toto:

  1. Zvolte Upravit seznam příjemců.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Upravit seznam příjemců

  2. Zaškrtněte jména lidí, kteří mají vaše e-mailové zprávy dostat.

    Vyberte řádky zaškrtnutím políčka.

    Abyste snadněji našli jména a adresy, můžete seznam seřadit nebo filtrovat.

Krok 5: Přidání bloku adresy na obálku

Blok adresy je slučovací pole. Pomocí tohoto slučovacího pole, které se označuje taky jako zástupný symbol, označíte místo, kde se mají na obálkách zobrazit adresy.

Poznámka : Blok adresy obvykle snadno správně zarovnáte, pokud nejdřív zapnete zobrazování značek odstavců (¶). Zapnete je tak, že na pásu karet přejdete na kartu Domů a kliknete na tlačítko Zobrazit či skrýt ¶ nebo stisknete kombinaci kláves CTRL+SHIFT+8.

  1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit blok adresy. Pokud máte zapnuté značky odstavců, klikněte hned za značku odstavce (¶), kterou Word umístil doprostřed obálky.

  2. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Blok adresy.

    Pole hromadné korespondence Vložit blok adresy

  3. V dialogovém okně Vložit blok adresy zvolte formát, ve kterém se má jméno příjemce zobrazit na obálce.

    Možnosti bloku adresy

    Poznámka : V části Náhled přecházejte pomocí tlačítek Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence nebo Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam mezi záznamy ve zdroji dat a sledujte, jak budou jednotlivé adresy na obálkách vypadat.

  4. Zvolte OK.

  5. Zvolte Soubor > Uložit a než budete pokračovat, uložte dokument hromadné korespondence.

Ověření názvů slučovacích polí

Ujistěte se, že Word umístí jména a adresy ze seznamu adresátů na obálce na správná místa.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Shoda polí.

  2. V dialogovém okně Shoda polí jsou v levém sloupci uvedené názvy polí používané Wordem v bloku adresy. Pomocí pravého sloupce můžete pole ve svém zdroji dat spárovat s těmito názvy polí. Ověřte, že se názvy polí nalevo shodují s názvy záhlaví sloupců záznamů ve vašem seznamu adresátů, aby mohl Word vložit na obálku správné údaje na správné místo.

    Dialogové okno Shoda polí
  3. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Pokud zobrazené názvy polí odpovídají názvům záhlaví sloupců pro záznamy ve vašem zdroji dat seznamu adresátů, nedělejte nic.

      nebo

    • Pokud se v pravém sloupci objeví (Není spárováno), i když by tam mělo být některé ze záhlaví sloupců ve vašem zdroji dat, zvolte šipku rozevíracího seznamu a pak vyberte správné pole ve zdroji dat seznamu adresátů. Tento krok podle potřeby opakujte.

  4. Zvolte OK.

Krok 6: Zobrazení náhledu a tisk obálek

Před vytištěním obálek udělejte poslední kontrolu.

  1. Zvolte Náhled výsledků a potom pomocí tlačítek Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence a Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam zkontrolujte, jestli jména a adresy na obálkách vypadají správně.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je skupina Náhled výsledků

    Tip :  Pokud budete chtít přejít na začátek seznamu, zvolte tlačítko První Tlačítko První záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam. Pokud budete chtít přejít na konec seznamu, zvolte tlačítko Poslední Tlačítko Poslední záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam.

  2. Zvolte Dokončit a sloučit > Vytisknout dokumenty.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Dokončit a sloučit a jeho možnosti

Krok 7: Uložení dokumentu obálky hromadné korespondence

Při uložení zůstane dokument obálky hromadné korespondence propojený se seznamem adresátů, takže ho můžete použít pro budoucí hromadnou poštu.

Opětovné použití dokumentu obálky hromadné korespondence

  • Otevřete dokument hromadné korespondence pro obálky a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.

Změna adres v dokumentu obálky hromadné korespondence

  • Otevřete dokument hromadné korespondence pro obálky a zvolte Upravit seznam příjemců. Potom můžete řadit, filtrovat a zvolit konkrétní adresy.

Viz také

Máte dotaz týkající se wordové hromadné korespondence, na který jsme tady neodpověděli?

Zadejte dotaz do komunitního fóra Wordu.

Pomozte nám vylepšit Word

Máte návrhů na jak můžeme vylepšit hromadné korespondence nebo jinou funkci Word? Pokud ano, navštivte Word uživatele hlasovou a dejte nám vědět?

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×