Funkce plánování v Projectu

V dřívějších verzích Projectu uživatelé někdy nerozuměli úplně přesně tomu, jak Project automaticky provádí výpočty při plánování. Tento článek vysvětluje zákonitosti fungování plánovacího modulu Projectu.

Navíc tento článek představuje novou metodu plánování, kterou máte k dispozici. Přivítejte ručně plánované úkoly. Díky ručně plánovaným úkolům Project 2010 poskytuje projektovým manažerům ještě větší kontrolu nad plánem.

V tomto článku

Základní přehled: Jak se plánuje projekt?

Vliv data zahájení projektu na plán

Vliv omezení automaticky plánovaných úkolů na plán

Vliv konečného termínu na plán

Vliv kalendářů na plán

Řízení plánu pomocí přiřazení zdrojů

Základní přehled: Jak se plánuje projekt?

Project 2010 přináší nový režim, který poskytuje uživatelům úplnou kontrolu nad plánováním úkolů – ruční plánování. Podívejme se na to podrobněji, aby vám neunikla žádná z klíčových funkcí.

Project může plánovat úkoly pomocí dvou metod: ručního a automatického plánování. Při ručním plánování nevedou změny faktorů, jako jsou závislosti úkolů, omezení a kalendáře projektu, k automatickým úpravám dat úkolů.

Poznámka : Úkoly se standardně plánují ručně. Projektoví manažeři, kteří jsou zvyklí na automatické plánování ve starších verzích Projectu, můžou funkci ručního plánování pro konkrétní úkoly nebo pro celý projekt vypnout. Některé projekty, hlavně ty komplikované, můžou vyžadovat, aby se výkonný plánovací modul Projectu postaral o plánování za vás.

grafika režimu úlohy

1. Dva ručně plánované úkoly. Doba trvání je textová hodnota, ne číslo. Vzhledem k tomu, že doba trvání je textová hodnota, nemohl Project automaticky nastavit datum zahájení.

2. Dva automaticky plánované úkoly. Doba trvání je číselná hodnota. Vzhledem k tomu, že doba trvání je číselná hodnota, mohl Project automaticky nastavit datum zahájení a zobrazit pruhy.

Ručně naplánované úkoly:

Ručně plánovaný úkol můžete umístit kamkoliv do plánu a Project ho nebude přemisťovat. Tato nová funkce poskytuje větší pružnost a možnosti ovládání tvorby plánu.

Proč je to důležité? Plány projektů bývají často velmi neformální. Začínají jako jednoduché seznamy kalendářních dat získaných z e-mailů, ze schůzek s účastníky nebo z konverzací na chodbě. Vedoucí projektu nemají velmi často úplné informace o všech pracovních položkách. Například pouze ví, kdy má být úkol zahájen, avšak jeho dobu trvání se dozví až na základě odhadů členů svého týmu. Nebo mohou znát dobu trvání úkolu, ale datum zahájení se dozví až po schválení od správce zdrojů.

Při práci s ručně plánovanými úkoly mějte na paměti následující skutečnosti:

  • Nikdy se neztratíte: Ručně plánované úkoly mají vlastní indikátory a pruhy úkolů, které je pomáhají odlišit od „klasických“ automaticky plánovaných úkolů.

  • Všechno je možné: Když je úkol v režimu ručního plánování, mohou být sloupce Doba trvání, Zahájení a Dokončení prázdné nebo mohou spolu se zjistitelnými daty obsahovat textové hodnoty.

  • Přepínání mezi režimy plánování: Můžete libovolně přepínat z ručního plánování úkolu na automatické a zpátky. Buďte ale opatrní. Když změníte režim plánování úkolu z ručního na automatické, bude Project muset udělat určitá rozhodnutí. Pokud byla doba trvání úkolu „čtrnáct dní“ a nastavíte automatické plánování úkolu, Project standardně nastaví předpokládanou dobu trvání „1 den?“. Od Projectu se dá těžko očekávat schopnost rozpoznat, že textová hodnota „čtrnáct dní“ představuje dobu dvou týdnů.

  • Řízení skluzu: Pokud musí být ručně naplánovaný úkol zpožděn v důsledku skluzu, nebude jeho následník automaticky odsunut. Vedoucí projektů se mohou rozhodnout zachovat původní data, pokud jsou jejich zdroje schopné pokračovat podle plánu, nebo zpozdit následníka, jestliže jsou mezi úkoly pevné závislosti.

  • Vliv řízení úsilím:    Ručně plánované úkoly se nedají nastavit jako řízené úsilím. Doba trvání ručně naplánovaného úkolu se nezmění, pokud má k sobě přiřazených více nebo méně zdrojů.

Následující tabulka ukazuje, jak jsou definovány atributy aplikace Project a jak se používají k plánování ručně a automaticky plánovaných úkolů.

Položka

Ručně naplánované

Automaticky naplánované

Doba trvání

Může to být číslo, datum nebo textová informace, jako například „14d“ nebo „čtrnáct dní“. Nepoužívá se v Projectu při plánování projektu.

Lze používat pouze čísla představující časový úsek a jednotky, jako například „14d“ nebo „2 měsíce“.

Práce

Lze používat pouze čísla představující časový úsek a jednotky, jako například „14d“ nebo „2 měsíce“.

Lze používat pouze čísla představující časový úsek a jednotky, jako například „14d“ nebo „2 měsíce“.

Zdroje

Dají se přiřadit k úkolům. Project je nepoužívá k plánování úkolů.

Lze je přiřadit k úkolům. V aplikaci Project pomáhají určit optimální plán. Na rozdíl od ručně plánovaných úkolů změní dobu trvání úkolů, pokud jsou úkoly nastaveny jako řízené úsilím.

Počáteční datum

Může to být číslo, datum nebo textová informace, jako například „30. ledna“ nebo „Někdy brzy“. Nepoužívá se v Projectu při plánování projektu.

Můžou se používat jenom kalendářní data.

Datum dokončení

Může představovat datum nebo textovou informaci, jako například „30. ledna“ nebo „Někdy brzy“. Nepoužívá se v aplikaci Project při plánování projektu.

Můžou se používat jenom kalendářní data.

Omezení

Aplikace Project je ignoruje.

V aplikaci Project pomáhají určit optimální plán.

Závislosti (vazby)

Můžou se používat, ale nezmění plánování úkolu.

Můžou se používat, ale nezmění plánování úkolu.

Kalendáře projektu a zdrojů

Aplikace Project je ignoruje.

V aplikaci Project pomáhají určit optimální plán.

Automaticky naplánované úkoly

Automaticky naplánované úkoly jsou klasický způsob plánování úkolů v aplikaci Project. Automatické plánování poskytuje vysoce strukturované, systematické prostředky pro řízení plánů projektů. V závislosti na vstupech zadaných uživateli, jako je doba trvání úkolu, plánovaná práce, počet zdrojů a data omezení, aplikace Project plánuje nejdřívější a nejpozdější data úkolů v optimálním plánu.

Aplikace Project plánuje projekt z následujících zadaných informací:

  • Všeobecné informace o projektu.

  • Jednotlivé pracovní položky (nazývané úkoly) nutné k dokončení projektu.

  • V případě potřeby prostředky potřebné k dokončení těchto úkolů.

Pokud se po vytvoření plánu změní jakékoli okolnosti související s projektem, můžete úkoly nebo zdroje aktualizovat a aplikace Project plán upraví.

Ke každému úkolu můžete zadat jeden či všechny následující údaje:

  • doba trvání,

  • závislosti mezi úkoly,

  • Omezení

Z těchto informací aplikace Project vypočítá Datum zahájení a Datum dokončení všech úkolů.

Do projektu můžete zadat zdroje a jejich přiřazením k úkolům označit, který zdroj je zodpovědný za provedení každého Přiřazení. To je užitečné nejenom při plánování lidských zdrojů projektu, ale může vám to pomoci i při kalkulaci počtu potřebných strojů nebo množství spotřebovaného materiálu. Pokud zadáte zdroje, jsou plány úkolů dále zdokonaleny pomocí následujících informací o zdrojích:

  • Práce

  • Jednotky

  • Pracovní doby zadané v kalendářích

Na plánování můžou mít vliv i další prvky, jako například předstih a prodleva, typy úkolů, dostupnost zdrojů a řídicí zdroj. Znalost projevů těchto prvků vám může pomoct při udržování a úpravách plánu podle potřeby.

Poznámka : Project vypočítá dobu trvání automaticky plánovaných úkolů na základě definic jednotek doby trvání zadaných na kartě Kalendář v dialogovém okně Možnosti. Stejně jako u běžného měsíčního kalendáře začíná rok lednem a každý týden pondělkem nebo nedělí. Ve výchozím nastavení se při výpočtu jednotek doby trvání v Projectu jeden den rovná 8 hodinám, jeden týden 40 hodinám a jeden měsíc 20 pracovním dnům. Pokud zadáte datum zahájení a dokončení úkolů a nezadáte čas zahájení a dokončení, použije Project jako výchozí čas zahájení hodnotu 8:00 hod a jako výchozí čas dokončení hodnotu 17:00.

Změna režimu plánování úkolů

Plánování úkolu můžete měnit z automatického na ruční a zpět. Při změně režimu plánování úkolu vezměte v úvahu tyto věci:

  • Úkol, jehož režim plánování změníte na automatický, bude mít dobu trvání a data nastavená podle výchozího nastavení aplikace Project. Aplikace Project například změní ručně plánovaný úkol s dobou trvání „Několik týdnů“ na výchozí hodnotu „1 den?“. V úkolu s ručně zadaným datem zahájení „zítra“ bude při jeho změně na automaticky plánovaný úkol datum zahájení změněno na datum zahájení projektu.

  • Úkol, u kterého změníte plánování na ruční, si zachová doby trvání i data. Po změně plánování úkolu na ruční však mohou být hodnoty doby trvání a data jakékoli číslo, text nebo hodnota kalendářního data.

Začátek stránky

Vliv data zahájení projektu na plán

Pokud zadáte datum zahájení projektu, Project ve výchozím nastavení naplánuje začátek úkolů na datum zahájení projektu a vypočítá datum dokončení projektu na základě dokončení posledního úkolu.

Pokud pro automaticky plánované úkoly zadáte další údaje, například o závislostech úkolů, době trvání a omezeních, Project upraví plán podle těchto přesnějších údajů.

Poznámka : Ručně plánované úkoly se v případě změny data zahájení projektu nepřesunou.

Stav před a po vytvoření závislosti mezi úkoly

Obrázek tlačítka Při vytváření nového projektu nejdřív zadáte datum zahájení projektu. Když plánujete projekt od data zahájení, začínají všechny úkoly datem zahájení projektu, pokud neurčíte jinak.

Obrázek tlačítka U ručně i automaticky plánovaných úkolů, u kterých nejsou použita omezení nebo závislosti mezi úkoly, je doba trvání projektu stejná jako doba trvání nejdelšího úkolu. Jinými slovy je datum ukončení projektu stejné jako datum ukončení nejdelšího úkolu.

Obrázek tlačítka Závislosti mezi úkoly, jako například závislost typu Dokončení-Zahájení mezi prvním a druhým úkolem (znázorněná na obrázku), mohou datum dokončení projektu změnit.

Skoro všechny projekty by se měly plánovat od známého data zahájení. I když znáte datum, kdy musí být projekt dokončený, poskytuje plánování od data zahájení maximální flexibilitu.

Plánování od data dokončení však může být vhodné v následujících případech:

  • Potřebujete zjistit, kdy musí být projekt zahájen, aby byl dokončen k požadovanému datu.

  • Nevíte přesně, kdy bude váš projekt zahájen (například dostáváte práci z jiného zdroje, který může mít zpoždění).

  • Metodologie vašeho řízení projektů vyžaduje plánování od data dokončení.

Při práci s projektem, který je plánován od data dokončení, je nutné brát v úvahu rozdíly ve způsobu, jakým aplikace Project nakládá s některými akcemi:

  • Když zadáte automaticky plánovaný úkol, Project automaticky přiřadí k datu dokončení úkolu omezení typu Co nejpozději. Jiná omezení byste měli nastavit, jenom když je to nutné.

  • Pokud změníte datum dokončení úkolu přetažením pruhu Ganttova diagramu, přiřadí aplikace Project automaticky k automaticky naplánovanému úkolu omezení typu Dokončit před dnem (včetně).

  • Jestliže byl projekt plánovaný od data zahájení a změníte jeho plánování tak, že bude plánovaný od data dokončení, odeberete všechna zpoždění a rozdělení vyrovnání z úkolů a přiřazení, které byly naplánované automaticky. Úkoly, které jsou naplánované ručně, nebudou ovlivněné.

  • Pokud v projektu použijete ke snížení přetížení zdrojů automatické vyrovnání, přidá Project zpoždění vyrovnání po úkolu, ne před úkolem.

Začátek stránky

Vliv omezení automaticky plánovaných úkolů na plán

Když potřebujete nastavit datum zahájení nebo dokončení automaticky plánovaného úkolu, můžete změnit jeho omezení. Pružná omezení společně se závislostmi úkolů zajistí, aby úkol proběhl co nejdříve nebo co nejpozději, jak to umožní jeho závislost. Úkol s omezením typu Co nejdříve a závislostí typu Dokončení-Zahájení se například naplánuje hned potom, co se dokončí jeho předchůdce. Ve výchozím nastavení mají všechny úkoly v projektu plánovaném od data zahájení nastavené omezení Co nejdříve. Podobně mají ve výchozím nastavení všechny úkoly v projektu plánovaném od data dokončení nastavené omezení Co nejpozději.

Poznámka : Na ručně plánované úkoly nemají omezení žádný vliv. Pokud změníte režim plánování úkolu z ručního plánování na automatické, nastaví se pro úkol omezení Co nejpozději.

Omezení se střední flexibilitou plánování omezí zahájení nebo dokončení úkolu před nebo po zvoleném datu. Například úkol s omezením typu Zahájit po dni (včetně) nastaveným na 15. června a závislostí na jiný úkol typu Dokončení-Zahájení může začít 15. června v případě, že jeho předchůdce je dokončený do 15. června (nebo později, pokud se jeho předchůdce dokončí po 15. červnu), ale nemůže se naplánovat před 15. červnem.

Stav před a po použití omezení

Obrázek tlačítka Při použití výchozí vazby typu Dokončení-Zahájení a s omezením typu Co nejdříve použitým u těchto úkolů je následník (druhý úkol) naplánován tak, že je zahájen v okamžiku, na který je naplánováno ukončení předchůdce (prvního úkolu).

Obrázek tlačítka Při použití omezení typu Zahájit po dni (včetně) nemůže být následník zahájen před datem omezení, a to i v případě (zde zobrazeném), že je předchůdce dokončen před datem omezení.

Nepružná omezení ve výchozím nastavení přepíšou všechny závislosti mezi úkoly a omezí úkol na zvolené datum. Třeba úkol s omezením typu Musí být zahájen nastaveným na 30. září a závislostí na jiný úkol typu Dokončení-Zahájení bude vždycky naplánovaný na 30. září bez ohledu na to, jestli se jeho předchůdce dokončí dřív nebo později.

Pokud má úkol omezený na určité datum předchůdce, který se dokončí později, než má následník podle data určeného omezením začít, může vzniknout záporná časová rezerva.

Pokud chcete zkontrolovat nebo změnit omezení úkolu, klikněte na něj pravým tlačítkem, zvolte Informace o úkolu a potom klikněte na kartu Upřesnit. Informace o omezení se zobrazí v polích Typ omezení a Datum omezení.

Začátek stránky

Vliv konečného termínu na plán

Data konečných termínů obvykle nemají vliv na plánování úkolů. Slouží k označení cílového data, které chcete splnit, aniž by bylo nutné nastavovat omezení úkolů, která by mohla ovlivnit plánování v případě změny úkolů Předchůdce. Úkol s konečným termínem je plánován stejně jako jakýkoli jiný úkol, jestliže je však úkol dokončen po konečném termínu, zobrazí Project indikátor úkolu upozorňující na zmeškaný konečný termín.

Data konečných termínů mohou mít vliv na celkovou časovou rezervu úkolů. Zadáte-li datum konečného termínu před koncem celkové časové rezervy úkolu, bude celková časová rezerva přepočtena použitím data konečného termínu namísto pozdějšího data dokončení úkolu. Úkol se změní na kritický, jestliže celková časová rezerva dosáhne hodnoty nula.

Konečné termíny můžete zadat u souhrnných i jednotlivých úkolů. Pokud konečný termín souhrnného úkolu koliduje s některým z dílčích úkolů, upozorní indikátor konečného termínu na nesplněný konečný termín mezi dílčími úkoly.

Data konečných termínů však mohou mít vliv na plánování úkolů, pokud nastavíte datum konečného termínu u úkolu s omezením Co nejpozději. Dokončení úkolu je naplánováno na datum konečného termínu, ačkoli úkol může být dokončen po konečném termínu v případě, že dojde ke zpoždění jeho předchůdců.

Pokud chcete zkontrolovat nebo změnit konečný termín úkolu, klikněte na něj pravým tlačítkem, zvolte Informace o úkolu a potom klikněte na kartu Upřesnit. Použijte pole Konečný termín.

Začátek stránky

Vliv kalendářů na plán

Kalendáře určují standardní Pracovní doba a Mimopracovní doba (víkendy a svátky) projektu.

Poznámka : Na ručně plánované úkoly nemají kalendáře projektu nebo zdrojů žádný vliv.

Pomocí kalendářů projektu můžete zjistit dostupnost zdroje, jak jsou naplánované zdroje přiřazené k úkolu a jak jsou naplánované úkoly samotné. Kalendáře projektu a úkolů se používají při plánování úkolů, a pokud jsou k úkolům přiřazené zdroje, používají se i kalendáře zdrojů.

V Projectu se používají tyto kalendáře:

  • Základní kalendáře:    Vycházejí z nich ostatní typy kalendářů. Základní kalendář můžete taky vybrat jako kalendář projektu a můžete ho použít u úkolů jako kalendář úkolu nebo jako výchozí hodiny kalendáře zdroje. Project poskytuje tři základní kalendáře: standardní, 24hodinový a kalendář nočních směn. Na základě některého z dostupných základních kalendářů si můžete vytvořit vlastní základní kalendář.

  • Kalendáře projektu:    Nastavují standardní pracovní a mimopracovní doby pro projekt jako celek. Pokud se nepoužívají kalendáře zdrojů nebo úkolů, plánují se ve výchozím nastavení úkoly během pracovní doby stanovené v kalendáři projektu.

  • Kalendáře zdrojů:    Jsou ve výchozím nastavení založené na standardním kalendáři. Můžete změnit pracovní nebo mimopracovní dobu konkrétních zdrojů nebo skupiny zdrojů a zajistit tak, aby se zdroje plánovaly jenom v době, kdy jsou dostupné. Pokud změníte pracovní nebo mimopracovní dobu v kalendáři zdroje a zdroj je přiřazený k úkolu, naplánuje se úkol během pracovní doby stanovené v kalendáři zdroje.

  • Kalendáře úkolů:    Můžete je použít ke stanovení pracovní doby úkolů mimo pracovní doby určené v kalendáři projektu. Pokud je k úkolu přiřazený kalendář úkolu a zdroj přiřazený k úkolu má ve svém kalendáři zdroje jiné pracovní doby, úkol se naplánuje na překrývající se pracovní doby v těchto dvou kalendářích. U úkolu ale můžete nastavit možnost ignorovat kalendáře zdrojů a naplánovat úkol na mimopracovní dobu zdroje.

Pokud chcete pracovat s kalendáři, klikněte na kartu Projekt a pak na Změnit pracovní dobu.

Začátek stránky

Řízení plánu pomocí přiřazení zdrojů

Pokud v projektu nepřiřadíte zdroje k úkolům, počítá aplikace Project plán pomocí dob trvání, závislostí úkolů, omezení a informací kalendářů projektu a úkolů. Jestliže zdroje přiřadíte, plánují se úkoly také podle kalendářů zdrojů a Jednotky přiřazení a získáte tak přesnější plánování.

Poznámka : Kalendáře zdrojů nemají vliv na ručně plánované úkoly. Pokud je zdroj přiřazen k ručně plánovanému úkolu, plánování úkolu se nezmění.

Přiřazení je spojení konkrétního úkolu s konkrétním zdrojem, který je zodpovědný za dokončení úkolu. Úkolu lze přiřadit více zdrojů. Úkolům můžete přiřadit pracovní zdroje, materiálové zdroje a Nákladové zdroje. Na rozdíl od pracovních zdrojů nemá přiřazení materiálových a nákladových zdrojů vliv na plánování úkolů.

Projekt například obsahuje úkol s názvem Vývoj specifikací. Mate také inženýrský zdroj se jménem Svoboda. Přiřadíte-li pracovníka Svobodu k úkolu Vývoj specifikací, bude plánování tohoto úkolu záviset kromě informací o úkolu, jako jsou doba trvání, závislosti úkolu, omezení a kalendáře, také na kalendáři zdroje Svobody a jednotkách přiřazení.

Jakmile v projektu přiřadíte zdroje k úkolům, má aplikace Project kromě plánování podle informací o úkolech další informace o zdrojích a přiřazeních, které používá při výpočtu informací o plánování. Jsou to následující informace:

  • Množství Práce nebo přesčasu, k nimž je zdroj přiřazený, a způsob distribuce této práce v čase. Distribuce práce v čase může být ovlivněná taky rozvrhem práce.

  • Počet jednotek přiřazení zdroje u úkolu, tedy částečný úvazek, plný úvazek nebo více.

  • Typ úkolu, který ovlivňuje způsob, jakým se změní plán při úpravě existujícího přiřazení. Používají se tři typy úkolů: pevná jednotka, pevná doba trvání a pevná práce.

  • Informace, jestli je úkol řízený úsilím. Pokud ano, zůstává práce úkolu při přidávání zdrojů k přiřazení nebo jejich odebírání z přiřazení konstantní a přerozdělí se mezi zdroje. Například u úkolu s pevnými jednotkami je jeden výsledek takový, že pokud je přiřazených více zdrojů, vyžaduje se k dokončení úkolu kratší doba trvání.

    Poznámka : Ručně plánované úkoly se nedají nastavit jako řízené úsilím. Doba trvání ručně naplánovaného úkolu se nezmění, pokud má k sobě přiřazených více nebo méně zdrojů.

  • Kalendáře zdrojů. V aplikaci Project jsou přiřazené zdroje plánovány na základě pracovní a mimopracovní doby uvedené v kalendáři příslušného zdroje.

Chcete-li přiřadit zdroje k úkolům, klikněte na kartě Zdroj na tlačítko Přiřadit zdroje.

Začátek stránky

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×