Export tabulky nebo dotazu na web na serveru SharePoint

Používají-li členové oddělení nebo pracovní skupiny službu Windows SharePoint Services 2.0 nebo novější verzi ke komunikaci a spolupráci, bude možná třeba, aby byla některá data k dispozici na jednom či více webů na serveru SharePoint.

Pokud potřebujete dočasně nebo trvale přesunout některá data aplikace Microsoft Office Access 2007 na web na serveru SharePoint, můžete je z databáze aplikace Access exportovat na web. Při exportu dat vytvoří aplikace Access kopii vybraného databázového objektu tabulky nebo dotazu a uloží ji jako seznam. Je třeba mít na paměti, že se v exportovaném seznamu neprojeví změny provedené ve zdrojové tabulce nebo dotazu po operaci exportu.

Jestliže nejste obeznámeni se službou Windows SharePoint Services, získáte více informací na domovské stránce služby Windows SharePoint Services. Klepněte na příslušný odkaz uvedený v části Viz také v tomto článku.

V tomto článku

Běžné situace při exportu dat na web na serveru SharePoint

Export tabulky nebo dotazu na web na serveru SharePoint

Mapování datových typů služby Windows SharePoint Services na datové typy aplikace Access

Běžné situace při exportu dat na web na serveru SharePoint

Export tabulky nebo dotazu na web na serveru SharePoint se provádí mimo jiné například z následujících důvodů:

  • Začali jste používat službu Windows SharePoint Services a uvědomili jste si, že bude pro všechny výhodné, budou-li některé tabulky databáze existovat také jako seznamy služby SharePoint. Chcete-li sdílet data s týmem, může být práce se seznamy služby SharePoint snazší než práce v databázi. Seznamy také mohou začínající uživatelé snáze procházet a upravovat. Dále můžete využít několika funkcí služby Windows SharePoint Services 3.0, jako je například přijímání oznámení o změně seznamu, přidělování a koordinace úkolů spojených se seznamem a práce v offline režimu.

  • Chcete průběžně sdílet data mezi aplikací Access a webem na serveru SharePoint, ale data jsou aktuálně uložena v aplikaci Access. Chcete-li zobrazit a upravovat nejnovější data pomocí aplikace Access nebo webu na serveru SharePoint, je třeba nejprve exportovat data jako seznam a propojit jej s databází aplikace Access.

  • V databázi aplikace Access generujete pomocí dotazů denní nebo týdenní zprávy o stavu a výsledky chcete v pravidelných intervalech vystavovat na jednom z webů. Máte-li nainstalovánu aplikaci Microsoft Office Outlook 2007, můžete operaci exportu pro vystavování výsledků dotazu na webu v pravidelných intervalech zjednodušit.

Toto téma popisuje postup při exportu dat jako seznamu do služby Windows SharePoint Services. Nápovědu k propojení seznamu služby SharePoint s aplikací Access naleznete v části Import a propojení ze seznamu služby SharePoint.

Začátek stránky

Export tabulky nebo dotazu na web na serveru SharePoint

Nejjednodušším způsobem exportu dat na web služby SharePoint je použití Průvodce exportem. Po spuštění průvodce můžete použité nastavení – informace zadané při spuštění průvodce – uložit jako specifikaci exportu. Poté je možné spustit operaci exportu znovu, aniž by bylo nutné opakovaně zadávat dané informace. Kroky uvedené v této části popisují přípravu na export, export dat a uložení použitého nastavení jako specifikace exportu.

Příprava operace

  1. Vyhledejte databázi obsahující tabulku nebo dotaz, který chcete exportovat.

    Pokud exportujete dotaz, řádky a sloupce ve výsledcích dotazu jsou exportovány jako položky a sloupce seznamu. Formulář a sestavu exportovat nelze.

    Poznámka : Najednou lze exportovat pouze jeden objekt.

  2. Určete web na serveru SharePoint, na kterém chcete vytvořit seznam.

    Platná adresa webu začíná protokolem http://, následuje název serveru a poté cesta k určitému webu na serveru. Toto je příklad platné adresy:

http://adatum/tymproanalyzu

  1. Ujistěte se, že máte potřebná oprávnění k vytvoření seznamu na webu na serveru SharePoint. Obraťte se při tom na správce serveru.

    Při exportu je vytvořen nový seznam, jehož název je stejný jako název zdrojového objektu aplikace Access. Pokud web na serveru SharePoint seznam se stejným názvem již obsahuje, zobrazí se výzva k zadání jiného názvu pro nový seznam.

    Poznámka : Existující seznam není možné ani přepsat ani k němu připojit data.

  2. Zkontrolujte pole ve zdrojové tabulce nebo dotazu.

    V následující tabulce je vysvětleno, jak probíhá import některých prvků a je-li v některých případech třeba provést další akci.

Prvek

Řešení

Pole a záznamy

Všechna pole a záznamy tabulky nebo dotazu, včetně polí skrytých v datovém listu, jsou exportována.

Přílohy

Obsahuje-li zdrojový objekt více než jeden sloupec přílohy, je třeba odebrat všechny sloupce přílohy s výjimkou jednoho. Je to proto, že seznam služby SharePoint podporuje pouze jeden sloupec přílohy. Obsahuje-li zdrojový objekt více než jeden takový sloupec, aplikace Access zobrazí výzvu k odebrání všech sloupců přílohy s výjimkou jednoho před zahájením exportu. Chcete-li se tomu vyhnout, můžete zkopírovat všechny další sloupce přílohy do jiných objektů aplikace Access a poté je exportovat do jiných seznamů služby SharePoint.

Vyhledávací pole s jednou nebo více hodnotami

Hodnoty zobrazené ve vyhledávacích polích s jednou hodnotou jsou exportována jako rozevírací nabídky Pole s volbami v seznamu služby SharePoint. Podporuje-li zdrojové pole více hodnot, v seznamu služby SharePoint je vytvořeno Pole s volbou, které povoluje vícenásobné výběry.

Poznámka : Pole s volbou v seznamu služby SharePoint může být tvořeno pouze jedním sloupcem. Obsahuje-li zdrojové vyhledávací pole více sloupců, budou hodnoty v těchto sloupcích spojeny do jednoho sloupce.

Vypočítané pole dotazu

Výsledky ve výpočtových sloupcích jsou zkopírovány do pole, jehož datový typ závisí na datovém typu vypočítaného výsledku. Výraz za výsledky není zkopírován.

Pole typu Objekt OLE

Pole typu Objekt OLE jsou během exportu ignorována.

  1. Není-li zdrojová databáze otevřena, otevřete ji a potom přejděte k dalším krokům.

Export dat

  1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Exportovat na položku Seznam serveru SharePoint. Vzhled tlačítka

    Spustí se Průvodce exportem.

  2. Do pole Zadejte web služby SharePoint zadejte adresu cílového webu.

  3. Do pole Zadejte název pro nový seznam zadejte název nového seznamu služby SharePoint.

    Pokud je název zdrojového objektu v databázi stejný jako název seznamu na webu služby SharePoint, zadejte jiný název.

  4. Do pole Popis můžete zadat popis nového seznamu a potom můžete zaškrtnout políčko Otevřít seznam při dokončení.

  5. Klepnutím na tlačítko OK spusťte proces exportu.

  6. Aplikace Access vytvoří seznam na webu služby SharePoint a potom na poslední stránce průvodce zobrazí stav operace. Po dokončení operace exportu můžete průvodce zavřít nebo můžete provedené kroky exportu uložit jako specifikaci.

    V průběhu dané operace také služba Windows SharePoint Services vybere na základě odpovídajících zdrojových polí pro jednotlivé sloupce správný datový typ. Seznam vzájemného mapování datových typů aplikace Access a služby Windows SharePoint Services během exportu dat a informace o tom, které možnosti nastavení polí jsou pro jednotlivé datové typy exportovány, naleznete v části Mapování datových typů služby Windows SharePoint Services na datové typy aplikace Access uvedené dále v tomto článku.

Uložení specifikace

  1. Na poslední stránce průvodce zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu.

    Zobrazí se další ovládací prvky.

  2. Do pole Uložit jako zadejte název specifikace exportu.

    Do pole Popis můžete zadat popis.

  3. Pokud chcete operaci provádět v pevných intervalech, například týdně nebo měsíčně, zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook.

    Tím vytvoříte úkol aplikace Office Outlook 2007, který vám umožní spustit specifikaci později.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit export.

Konfigurace úkolu aplikace Outlook

Pokud jste v předchozím postupu zaškrtli políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook, spustí aplikace Access aplikaci Outlook a zobrazí nový úkol. Chcete-li úkol konfigurovat, postupujte podle následujících kroků.

Poznámka : Není-li aplikace Outlook nainstalována, zobrazí aplikace Access chybovou zprávu. Není-li aplikace Outlook správně nakonfigurována, spustí se průvodce spuštěním aplikace Outlook. Nakonfigurujte aplikaci Outlook podle pokynů v průvodci.

  1. V okně Export – Název – úkol aplikace Outlook zkontrolujte a upravte nastavení úkolu, například hodnoty v polích Termín splnění a Připomenutí.

    Chcete-li vytvořit opakovaný úkol, klepněte na tlačítko Opakování. Na následujícím obrázku je znázorněn plánovač úkolů s určitými typickými možnostmi nastavení:

    Plánovač úkolů aplikace Outlook

    Informace o plánování úkolů aplikace Outlook naleznete v článku Plánování operace importu nebo exportu.

  2. Po dokončení nastavení klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Spuštění uloženého úkolu

  1. V navigačním podokně aplikace Outlook klepněte na tlačítko Úkoly a potom poklepejte na úkol, který chcete spustit.

  2. Ve skupině Microsoft Office Access na kartě Úkol klepněte na tlačítko Spustit export Obrázek tlačítka .

  3. Přejděte na web na serveru SharePoint a otevřete nově vytvořený seznam.

    Ověřte, zda proběhl export všech polí a záznamů úspěšně a zda nedošlo k chybám.

    Služba Windows SharePoint Services vybere správný datový typ pro každý sloupec na základě odpovídajícího zdrojového pole. Seznam vzájemného mapování datových typů aplikace Access a služby Windows SharePoint Services během exportu dat a nastavení pole pro jednotlivé datové typy naleznete v následující části.

Začátek stránky

Mapování datových typů služby Windows SharePoint Services na datové typy aplikace Access

V následující tabulce jsou popsány způsoby, jakými je v aplikaci Access určován datový typ sloupců exportovaného seznamu při exportu tabulky nebo dotazu.

Datový typ aplikace Access

Datový typ služby Windows SharePoint Services

Výchozí nastavení vlastností pole

Poznámky

Text

Jeden řádek textu

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat v aplikaci Access.

Maximální počet znaků     Zrcadlí nastavení Velikost pole v aplikaci Access.

Výchozí hodnota     Zrcadlí nastavení Výchozí hodnota v aplikaci Access, pokud se nejedná o výraz. V ostatních případech je nastavena prázdná hodnota.

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Memo

Více řádků textu

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat v aplikaci Access.

Počet zobrazovaných řádků     5

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Číslo

Číslo

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat v aplikaci Access.

Min     Prázdné

Max     Prázdné

Následující tabulka uvádí způsob nastavení vlastnosti Počet desetinných míst podle nastavení Počet desetinných míst v aplikaci Access.

Nastavení aplikace Access    

Nastavení služby Windows SharePoint Services    

Automaticky

Automaticky

0-5

0-5

6-15

5

Výchozí hodnota     Zrcadlí nastavení Výchozí hodnota v aplikaci Access, pokud se nejedná o výraz. V ostatních případech je nastavena prázdná hodnota.

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Zobrazit jako procenta     Ano, je-li vlastnost Formát nastavena na hodnotu Procenta.

Datum a čas

Datum nebo čas

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat v aplikaci Access

Formát data a času     Je-li vlastnost Formát nastavena na hodnotu Datum (krátké), je použita hodnota Pouze datum. V ostatních případech je použita hodnota Datum a čas.

Typ kalendáře     Je-li zaškrtnuto políčko Použít kalendář Hidžra, je použita hodnota Hidžra. V ostatních případech je použita hodnota Gregoriánský.

Následující tabulka uvádí způsob nastavení vlastnosti Výchozí hodnota podle nastavení Výchozí hodnota v aplikaci Access.

Nastavení aplikace Access    

Nastavení služby Windows SharePoint Services    

=Date()

Aktuální datum

Pole nastavené na určité datum

Pole nastavené na určité datum

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Měna

Měna

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat v aplikaci Access.

Min     Prázdné

Max     Prázdné

Následující tabulka uvádí způsob nastavení vlastnosti Počet desetinných míst podle nastavení Počet desetinných míst v aplikaci Access.

Nastavení aplikace Access    

Nastavení služby Windows SharePoint Services    

Automaticky

Automaticky

0-5

0-5

6-15

5

Výchozí hodnota     Zrcadlí nastavení Výchozí hodnota v aplikaci Access, pokud se nejedná o výraz. V ostatních případech je nastavena prázdná hodnota.

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Typ měny     Zrcadlí nastavení Formát v aplikaci Access.

Automatické číslo

Číslo

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat je nutno zadat Access.

Min     Prázdné

Max     Prázdné

Počet desetinných míst     Automaticky

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Automatické číslo s vlastností Velikost pole nastavenou na hodnotu Replikační identifikátor

Jeden řádek textu

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat v aplikaci Access.

Maximální počet znaků     38

Výchozí hodnota     Prázdné

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Ano / Ne

Ano / Ne

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Výchozí hodnota     Zrcadlí nastavení Výchozí hodnota v aplikaci Access, pokud se nejedná o výraz. V ostatních případech je nastavena prázdná hodnota.

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Objekt OLE

Pole není exportováno

Hypertextový odkaz

Hypertextový odkaz

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat v aplikaci Access.

Formátovat adresu URL jako     Hypertextový odkaz

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Příloha

Příloha

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat v aplikaci Access.

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Vícehodnotová pole

Volba

Název sloupce     Zrcadlí nastavení Název pole v aplikaci Access.

Popis     Zrcadlí nastavení Popis v aplikaci Access.

Je nutno zadat     Zrcadlí nastavení Je nutno zadat v aplikaci Access.

Přidat do výchozího zobrazení     Ano

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×