Office
Přihlásit se

Export obchodních záznamů z aplikace Business Contact Manager

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Data aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook jsou uložená na SQL Serveru ve formátu souboru .bcm, ale je možné je Export v několika formátech. Obchodní informace můžete například exportovat do integrovaného účetního programu nebo proto, abyste mohli data snadno přenést do jiného počítače. Pokud budete chtít, můžete vlastní nastavení, která jste nakonfigurovali v databázi, vyexportovat s obchodními daty nebo bez nich. Formát souboru .bcmx se používá jenom pro vlastní nastavení.

Tento článek popisuje možnosti exportu obchodních dat a stručně pojednává o případných důvodech exportu.

Co chcete udělat?

Přečíst si o principu exportu dat

Vyexportovat data

Zjistit, co se stane při exportu vlastního nastavení

Vyexportovat položky produktů a služeb

Vyexportovat sestavu do Excelu pro další analýzu

Princip exportu dat

Během exportu vytvoří aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook kopii vybraných dat ze současné databáze aplikace Business Contact Manager a uloží je do souboru, který můžete později naimportovat do jiné databáze. Při exportu se ze současné databáze neodeberou žádná data. Exportovaná data můžete omezit filtrováním, nebo můžete exportovat všechny klienty, obchodní kontakty, položky historie komunikace a seznamy produktů a služeb.

Obchodní data je možné exportovat do jednoho z následujících formátů souborů:

  • Data aplikace Business Contact Manager (.bcm): Můžou sem patřit všechna vaše firemní data, jako jsou klienti, obchodní kontakty, příležitosti a obchodní projekty a jejich historie komunikace. Patří sem taky produkty a služby a veškeré vlastní nastavení. Formát .bcm představuje jedinou možnost exportu, která slouží k exportu klientů i obchodních kontaktů a taky všech vlastních nastavení. Data je možné exportovat ve formátu souboru .bcm, pokud chcete tyto informace používat na jiném počítači s aplikací Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

  • Vlastní nastavení aplikace Business Contact Manager (.bcmx): Tento typ souboru obsahuje uživatelem definovaná pole, vlastní formuláře (nebo typy záznamů), rozložení a sestavy. Tento formát použijte, pokud chcete exportovat jenom vlastní nastavení, které jste si nakonfigurovali v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook. Neexportují se žádná obchodní data. Tento formát souboru můžete zvolit k uložení jedinečného rozložení, které můžou noví zaměstnanci použít k rychlé konfiguraci svých počítačů.

  • Hodnoty oddělené čárkou (.csv): Tato volba exportu slouží k vytvoření souboru hodnot oddělených čárkami (soubor .csv) k uložení exportovaných dat. Soubory .csv dokáže číst spousta aplikací včetně Microsoft Excelu. Tento formát souboru můžete zvolit, pokud chcete exportovat jenom data aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook bez vlastního nastavení nebo pokud je chcete prohlížet v jiném programu, který čte soubory .csv.

    Formát .csv má ale určitá omezení. Pokud zvolíte tento formát souboru, můžete například exportovat jenom jeden typ záznamu, a to buď klienty a záznamy založené na klientech, nebo obchodní kontakty a záznamy založené na obchodních kontaktech. Do souboru .csv taky nejde exportovat položky historie komunikace.

Začátek stránky

Export dat

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom na tlačítko Import a export.

  3. Klikněte na Exportovat do souboru.

  4. Klikněte na formát souboru, do kterého chcete data vyexportovat, a potom klikněte na Další. Postupujte podle pokynů pod zvoleným formátem souboru.

    Poznámka:  Výchozím umístněním pro soubor exportu v systémech Windows 7 a Windows Vista je složka Dokumenty. Výchozím umístěním v systému Microsoft Windows XP je složka Dokumenty. Pokud chcete toto umístění změnit, klikněte na Procházet.

Data aplikace Business Contact Manager (.bcm):   

  1. Do pole Soubor k exportu zadejte umístění a název souboru, který při exportu vytvoříte.

  2. Vyberte typ záznamů, které chcete vyexportovat:

    • Klienti a typy záznamů založené na klientech: Zahrne klienty a všechny záznamy založené na záznamu typu Klient, jako jsou například Obchody.

    • Obchodní kontakty a typy záznamů založené na obchodních kontaktech: Zahrne obchodní kontakty a veškeré záznamy založené na záznamu typu Obchodní kontakt, jako jsou například Potenciální zákazníci.

  3. Pokud chcete Filtr seznam záznamů, které se budou exportovat, klikněte na Filtr. Informace o filtrování záznamů najdete v tématu Filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

  4. V oddílu Zahrnout na stránce Vybrat umístění souboru a možnosti exportu klikněte na požadované možnosti:

    • Všechny položky historie: Zahrne celou historii komunikace vybraných záznamů, jako jsou příležitosti, zápisy o telefonním hovoru, události, obchodní projekty, soubory a e-mailové zprávy.

    • S výjimkou e-mailových zpráv: Vyloučí e-mailové zprávy z položek historie komunikace u vybraných záznamů.

    • Produkty: Zahrne všechny Produkty a služby v databázi.

      Tip: Pokud jsou produkt nebo služba přidané k příležitosti a tento záznam příležitosti je propojený s klientem nebo obchodním kontaktem, jsou produkt nebo služba zahrnuté do exportovaných záznamů. Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete mít jistotu, že exportujete úplný seznam produktů a služeb své firmy.

  5. Klikněte na Exportovat a při zobrazení výzvy klikněte na Ano.

  6. Pokud došlo k chybám, můžete tyto chyby zobrazit kliknutím na Zobrazit protokol. Jinak klikněte na Dokončit.

    Tip: Záznamy můžete do formátu souboru .bcm exportovat taky z: pracovní prostor . Klikněte na kartu se záznamy, které chcete exportovat, klikněte pravým tlačítkem myši na jeden nebo několik záznamů a pak klikněte na Exportovat. Dokončete průvodce exportem obchodních dat.

Vlastní nastavení aplikace Business Contact Manager (.bcmx)   

  1. Zadejte umístění a název souboru, který chcete při exportu vytvořit.

  2. Klikněte na Exportovat a při zobrazení výzvy klikněte na Ano.

  3. Klikněte na Dokončit.

    Informace o importu vlastního nastavení v souboru .bcmx najdete v tématu Import dat do aplikace Business Contact Manager.

Hodnoty oddělené čárkou (.csv)   

  1. Zadejte umístění a název souboru, který chcete při exportu vytvořit.

  2. Klikněte na jednu z následujících možností:

    • Obchodní kontakty a podtypy: Zahrne obchodní kontakty a veškeré záznamy založené na záznamu typu Obchodní kontakt, jako jsou Potenciální zákazníci.

    • Klienti a podtypy: Zahrne klienty a veškeré záznamy založené na záznamu typu Klient.

  3. Pokud chcete filtrovat seznam záznamů, které se budou exportovat, klikněte na Filtr. Další informace o filtrování záznamů najdete v tématu Filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

  4. Klikněte na Další a po zobrazení výzvy k exportu souboru .csv klikněte na Ano.

  5. Kliknutím na Dokončit zavřete průvodce.

Poznámky: 

  • Klikněte na Zobrazit protokol a zkontrolujte konkrétní chyby nebo výjimky. Pokud zjistíte problémy, které je třeba opravit, opravte je v souboru, který se pokoušíte exportovat, a potom zkuste data vyexportovat znovu.

  • Export obchodních dat mezi různými oblastmi světa se nedoporučuje, protože některé datové struktury a typy nejsou převoditelné.

Začátek stránky

Co se stane při exportu vlastního nastavení?

Všechny přizpůsobené sestavy, rozložení formulářů, typy záznamů a pole definovaná uživatelem, která jste vytvořili v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook, se uloží do souboru .bcmx, pokud se rozhodnete exportovat vlastní nastavení.

Většina vlastních nastavení přepíše stávající nastavení v cílové databázi, existují ale určité výjimky. Informace o tom, jak import vlastního nastavení ovlivní databázi, najdete v tématu Import dat do aplikace Business Contact Manager.

Začátek stránky

Export položek produktů a služeb

Informace o produktech a službách můžete exportovat spolu s jinými záznamy, nemůžete ale exportovat samotné seznamy produktů a služeb.

Pokud chcete exportovat jenom tyto údaje, musíte vytvořit soubor .csv vašich produktů a služeb. Soubor musí obsahovat alespoň tři sloupce v následujícím pořadí:

  • Název produktu nebo služby

  • Popis

  • Jednotková cena

Můžete zahrnout taky sloupce Množství a Náklady na jednotku, nejsou ale povinné.

Začátek stránky

Export sestavy do Excelu pro další analýzu

Data je možné do tabulky Excelu exportovat přímo z libovolné sestavy pro účely hlubší analýzy, evidence nebo archivace. Aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook umožňuje generování a přizpůsobení sestav prodeje, produktů a služeb, klientů, obchodních kontaktů, potenciálních zákazníků, příležitostí, obchodních projektů, projektových úkolů a marketingových aktivit.

  1. V navigačním podokně klikněte na Business Contact Manager.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Sestavy.

  3. Klikněte na některý z následujících typů sestav a pak klikněte na sestavu, kterou chcete otevřít.

    • Klienti

    • Obchodní kontakty

    • Potenciální zákazníci

    • Příležitosti

    • Hlavní zákazníci

    • Hlavní produkty

    • Hlavní doporučující osoby

    • Neaktivní zákazníci

    • Marketing

    • Obchodní projekty

    • Úkoly projektu

      Informace o tom, jak upravovat sestavy najdete v tématu použití sestav a grafů v aplikaci Business Contact Manager.

  4. Ve skupině Akce klikněte na Exportovat do aplikace Excel. Sestava se otevře v Excelu.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×