Export dat do textového souboru

Export dat do textového souboru

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Toto téma vysvětluje, jak pomocí Průvodce exportem v Microsoft Office Access 2007 exportovat soubory ve formátu RTF. Toto téma také vysvětluje, jak uložit podrobnosti exportu jako specifikace pro budoucí použití.

V tomto článku

Princip exportu soubory ve formátu RTF

Export dat do textového souboru

Poradce při potížích s chybějícími a nesprávnými hodnotami z textového souboru

Princip exportu soubory ve formátu RTF

Exportovat data z Office Access 2007 v celé řadě různých formátů, včetně Microsoft Office Excel 2007Microsoft Office Word 2007 a Windows SharePoint Services 3.0 seznamů. Můžete však export dat do programu, který používá formát souboru, který Access podporuje. V takovém případě používáte cílové aplikace můžete soubory ve formátu RTF (.txt), můžete exportovat data v tomto formátu a otevřete soubor výsledné v druhém programu.

Tabulek, dotazů, formulářů a sestav můžete exportovat jako soubory ve formátu RTF. Můžete taky exportovat vybranou část zobrazení Datový list. Při exportu tabulkami a dotazy, máte možnost exportovat celé objektu nebo jen tu část dat bez dalšího formátování.

Na konci operace Access vytvoří soubor text (TXT). Pokud se rozhodnete ignorovat formátování, máte možnost vytvořit Textový soubor s oddělovači nebo Textový soubor s pevnou šířkou. Pokud se rozhodnete exportovat data s formátováním, aplikace Access se pokusí přiblížit rozložení zdrojový objekt.

Průvodce exportem vytvoří následující typy textových souborů:

  • Soubory s oddělovači     V souboru s oddělovači každý záznam se zobrazí na samostatném řádku a pole odděleny znak s názvem oddělovač. Oddělovač může být jakýkoli znak, který není zobrazena hodnoty v polích, například čárkou nebo středníkem.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Stačí jenom možnost vytvořit soubor s oddělovači při exportu obsah tabulky nebo dotazu bez formátování. Soubor s oddělovači obsahuje všechny záznamů a polí v podkladovém objektu. Skryté sloupce a filtrované řádky jsou exportovány spolu s všechna ostatní data.

  • Soubory s pevnou délkou     V souboru pevnou délkou každý záznam se zobrazí na samostatném řádku a šířku jednotlivých polí je stejné mezi záznamy. Jinými slovy, délka prvního pole každý záznam může být vždy sedm znaků, délka druhého pole každý záznam může být vždy 12 znaků, a tak dál. Pokud se skutečné hodnoty pole liší od záznamu, bude hodnoty, které spadají kratší než požadované šířky doplněné koncových mezer.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Stačí jenom možnost vytvořit soubor pevnou délkou při exportu obsah tabulky nebo dotazu bez formátování. Neproporcionální soubor obsahuje všechny záznamů a polí v podkladovém objektu. Skryté sloupce a filtrované řádky jsou exportovány spolu s všechna ostatní data.

  • Formátu souborů     V souboru formátovaný spojovníky (--) a kanálu znaky (|) slouží k uspořádání obsahu v tabulce. Záznamy jsou zobrazeny jako řádky a pole se zobrazí ve sloupcovém grafu. V prvním řádku se zobrazí názvy polí.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Stačí jenom možnost vytvoření souboru formátovaný, když se rozhodnete exportovat data v tabulce, dotazu, formuláře nebo sestavy společně s formátováním. Formátovaný soubor obsahuje pouze záznamů a polí, které jsou součástí zdrojový objekt nebo v aktuálním zobrazení. Skryté sloupce a filtrované řádky nejsou exportovány.

Začátek stránky

Export dat do textového souboru

Proces export dat souboru ve formátu textu spočívá v následujících obecných krocích:

  • Otevřete a zkontrolujete zdrojové databáze

  • Spuštění Průvodce exportem

  • Uložení nastavení exportu a kontrola textového souboru

Následující postupy popisují, jak k provedení každého úkolu.

Otevřete a zkontrolujete zdrojové databáze

  1. Otevření zdrojové databáze v Accessu.

  2. V navigačním podokně vyberte objekt, který obsahuje data, která chcete exportovat. Můžete exportovat do tabulky, dotazu, formuláře nebo sestavy.

    Poznámka : Můžete exportovat pouze jeden databázový objekt v rámci jedné operace exportu. Při exportu formuláře nebo datový list obsahující podformulářů nebo vnořený datový list je exportovány pouze hlavní formulář nebo datový list. Je nutné opakovat operaci exportu pro každý podformulář a vnořeného datového listu, který chcete zobrazit v textovém souboru. Na druhé straně při exportu sestavy, podformulářů podsestavy zahrnuté v sestavě jsou exportovány a spolu s hlavním sestavy.

  3. Prohlédněte si zdrojová data, aby zkontrolovala, jestli že neobsahuje indikátory chyb nebo hodnoty.

    Pokud data obsahují chyby, zkontrolujte, jestli že je vyřešit před exportovat data. V opačném nulové hodnoty se zobrazí v textovém souboru.

  4. Pokud zdrojový objekt tabulku nebo dotaz, určete, zda chcete exportovat data formátovaná či bez formátování objektu.

    Toto rozhodnutí ovlivní tři aspekty výsledný soubor – typ textový soubor, který vytvoří procesu, množství dat, která je exportovat a formát zobrazení data. Následující tabulka popisuje výsledek exportu formátované a neformátovaná data.

Export formátovaných dat

Zdrojový objekt

Výsledný typ souboru

Pole a záznamy

Formátování

Ne

Musí být tabulka nebo dotaz.

Soubor s oddělovači nebo pevnou šířkou

Všechna pole a záznamy v podkladovém objektu jsou exportovány.

Nastavení vlastnosti Formát ignorovány během operace exportu.

U vyhledávacích polí jsou exportovány pouze hodnoty ID vyhledávání.

Ano

Může být tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu.

Formátovaný soubor

Pouze pole a záznamy, které jsou zobrazeny v aktuálním zobrazení nebo zdroje objektu jsou exportovány.

Průvodce použije nastavení vlastnosti Formát jednotlivých sloupců.

Formát RTF je ignorován.

U vyhledávacích polí jsou exportovány vyhledávací hodnoty.

Hypertextové odkazy můžou zobrazit zkrácené v textovém souboru.

  1. Chcete-li exportovat pouze části tabulky, dotazu nebo formuláře, otevřete daný objekt v zobrazení Datový list a vyberte jenom ty záznamy, které chcete.

Začátek stránky

Spuštění Průvodce exportem

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na objekt zdroje, v místní nabídce přejděte na příkaz Exportovat a pak klikněte na textový soubor Obrázek tlačítka .

    – nebo –

    Poklikejte na zdrojový objekt otevřete (v zobrazení datového listu nebo ve formulářovém zobrazení, například) a na kartě Externí Data ve skupině Export na Textový soubor.

    Zobrazí se dialogové okno exportovat - textový soubor.

  2. V dialogovém okně Export - textový soubor přijměte nebo změňte název navržený textový soubor.

  3. Pokud exportujete tabulky nebo dotazu a chcete exportovat data s formátováním a rozložení, zaškrtněte políčko Exportovat data s formátováním a rozložení. Při exportu formuláře nebo sestavy, možnost vždy zaškrtnuté, ale je zobrazeno šedě.

    Poznámka : Pokud nevyberete prvního zaškrtávacího políčka, nemůžete zaškrtněte políčka druhou nebo třetí.

  4. Po dokončení operace exportu zobrazit cílový soubor, zaškrtněte políčko otevřít cílový soubor po dokončení operace exportu.

  5. Pokud zdroje je datový list a vybrali některé záznamy v datovém listu otevřít před spuštěním operaci exportu, můžete vybrat políčko exportovat pouze vybrané záznamy. Ale pokud chcete exportovat všechny záznamy, které jsou v zobrazení Datový list, zaškrtávací políčko ponechte nevybrané.

    Poznámka : Toto zaškrtávací políčko je k dispozici (je zobrazeno šedě) Pokud nedošlo k výběru žádné záznamy v datovém listu zdroj nebo zdroj není datový list.

  6. Klikněte na OK.

  7. Pokud textový soubor, který určíte v kroku 2, už existuje, Access vás vyzve k přepsání souboru. Kliknutím na tlačítko Ano přepsat nebo klikněte na Ne, vraťte se k dialogovému oknu Exportovat - textového souboru zadat jiný název.

    Důležité : Data nelze přidat do existující textový soubor.

  8. Chcete-li exportovat data s formátováním a rozložení, budete vyzváni k zvolte kódování použít pro uložení souboru. Buď přijměte výchozí nastavení, nebo vyberte požadovanou možnost a klikněte na tlačítko OK.

    Aplikace Access exportuje data a zobrazí stav na poslední stránce průvodce. Přejít k následující části Uložení specifikace a kontrola textového souboru, pokračujte.

  9. Pokud se rozhodnete exportovat data bez formátování nebo rozložení, Průvodce exportem textu spustí a zobrazí výzvu k vyberte požadovaný typ textový soubor, který chcete vytvořit. Klikněte na Oddělovač nebo Pevná šířka a klikněte na tlačítko Další.

    Volba, obvykle provedené závisí na systém, se kterými spolupracuje exportované soubory. Některé programy práce se soubory s oddělovači a některé fungovat s oddělovač nebo pevná délka. Pokud uživatelé potřebují data prohlížet, může být soubor pevnou délkou mnohem jednodušší číst než soubor s oddělovači.

  10. Udělejte jednu z těchto částí založené na možnost, kterou jste vytvořili v předchozím kroku:

    • Tabulátory   

      • V části zvolte oddělovač polím vyberte nebo zadejte znak oddělující pole.

      • V textovém souboru obsahovat názvy polí, zaškrtněte políčko Zahrnout názvy polí na prvním řádku.

      • V seznamu Ohraničení textu vyberte textový kvalifikátor (znak, který se používá k uzavřete textové hodnoty). Pokud zdrojová data obsahují pole s více hodnotami, a pokud se rozhodnete středník jako oddělovací znak, výběr ohraničení textu velmi důležité, protože ohraničení seznamu hodnot v pár jednoduchých nebo dvojitých uvozovek pomáhá zabránit hodnoty seznam hodnot pohromadě.

    • Pevná délka   

      • Zkontrolujte a umístěte svislé čáry, které oddělují pole. V případě potřeby posuvníku doprava zobrazíte všechny sloupce.

  11. Na poslední stránce průvodce můžete úpravy názvu a cesty k souboru text nebo jenom ponechejte uvedený ho a klikněte na tlačítko Další.

  12. Klikněte na Dokončit. Access exportuje data a zobrazí stav operace exportu na poslední stránce průvodce.

Začátek stránky

Uložení specifikace a kontrola textového souboru

  1. Na poslední stránce Průvodce exportem zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu.

    Zobrazí se další ovládací prvky.

  2. V dialogovém okně Uložit jako zadejte název specifikace exportu.

  3. Volitelně můžete do pole Popis zadejte popis.

  4. Klikněte na tlačítko Uložit Export.

    – nebo –

    Spuštění operace exportu v pravidelných intervalech (třeba týdenní nebo měsíční), zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook a pak klikněte na Uložit Export. Tím vytvoříte Microsoft Office Outlook 2007 úkol, který vám umožní spustit specifikaci později.

Pokud není vytvoření úkolu aplikace Outlook, Access ukládá specifikaci. Pokud se rozhodnete vytvoření úkolu aplikace Outlook, zobrazí se dialogové okno Exportovat název - úkol. Přejděte k dalším krokům informace o použití této dialogové okno.

Poznámka : Pokud není nainstalovaný Outlook, zobrazí se chybová zpráva po klepnutí na tlačítko Uložit Export. Pokud Outlook není správně nakonfigurovaný tak, spustí se Průvodce konfigurací aplikace Outlook. Postupujte podle pokynů v průvodci a konfigurace aplikace Outlook.

Vytvoření úkolu aplikace Outlook

  1. V dialogové okno Exportovat název - úkol v aplikaci Outlook zkontrolujte a upravte nastavení úkolu, například polí termín splnění a připomenutí.

    Chcete-li vytvořit opakovaný úkol, klikněte na tlačítko opakování. Následující obrázek znázorňuje Plánovač úloh s určitými typické nastavení:

    Plánovač úkolů aplikace Outlook

    Informace o plánování úkolů aplikace Outlook naleznete v článku plánování operace importu nebo exportu.

  2. Po dokončení nastavení klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Spuštění uloženého úkolu

  1. V navigačním podokně aplikace Outlook klikněte na tlačítko Úkoly a potom poklikejte na úkol, který chcete spustit.

  2. Na kartě úkol ve skupině Microsoft Office Access klikněte na Spustit Export Obrázek tlačítka .

  3. Otevřete textový soubor a ověřte obsah souboru.

    Naleznete v části Další nápovědu k řešení potíží s chybějícími a nesprávnými hodnotami.

Začátek stránky

Poradce při potížích s chybějícími a nesprávnými hodnotami z textového souboru

Následující tabulka obsahuje popis různých způsobů odstraňování běžných chyb.

Tip : Pokud zjistíte, že chybí jen pomocí několika hodnot, odstraňte je v souboru Office Excel 2007. V opačném opravte zdrojový objekt v databázi aplikace Access a zopakujete operace exportu.

Problém

Popis

Chybějící názvy polí

V souboru pevnou délkou chybějí názvy polí. Ručně přidáte do textového souboru. V souboru s oddělovači jsou však započítávány názvy polí, pokud zaškrtněte políčko Zahrnout názvy polí na prvním řádku v průvodci.

Zobrazení pole s více hodnotami

Ve výchozím nastavení jsou pole, která podporují více hodnot exportována jako seznam hodnot oddělených středníky (;) a uzavřené v dvojitých uvozovek (""). Pokud jste vytvořili oddělovač středník a změně textový kvalifikátor žádné každou hodnotu v seznamu s více hodnotami se může zobrazit patří na jednotlivé pole. Změňte nastavení oddělovač a spuštění operace exportu znovu nebo ručně uzavřete hodnoty pole s více hodnotami v textovém souboru v dvojitých uvozovkách.

Chybějící obrázky, objekty a přílohy

Grafické prvky (například logo, obsah objektů OLE a příloh, které jsou součástí zdrojových dat) nejsou exportovány.

Chybějící grafu

Při exportu formuláře nebo sestavy, která obsahuje objekt aplikace Microsoft Graph objekt grafu exportován.

Chybějící výrazy

Výraz, který slouží k výpočtu hodnot není exportován textový soubor. Jsou exportovány pouze výsledky výrazu. Ruční přidání vzorce do textového souboru po dokončení operace exportu.

Chybějící podformuláře a vnořených datových listech

Při exportu formuláře nebo datový list je exportovány pouze hlavní formulář nebo datový list. Opakujte operaci exportu pro každý podformulář a vnořeného datového listu.

1 a 0 hodnoty se zobrazí na Ano/Ne pole

Při exportu dat do souboru s oddělovači nebo pevnou délkou hodnoty Ano/Ne pole se zobrazují jako 1 (PRAVDA nebo Ano) a 0 (NEPRAVDA nebo ne). V textovém souboru provedení operace hledání a nahrazování problém můžete vyřešit tak hodnoty.

Hodnoty Null

Zkontrolujte zdrojový soubor zobrazíte, zda odpovídající hodnotou správně zobrazí v poli zdroj. Pokud se zobrazí chybová hodnota nebo nepodporovanou hodnotu, opravte zdroj a opakujte export.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×