Export dat do aplikace Word

Data z databáze aplikace Microsoft Office Access 2007 lze exportovat do dokumentu aplikace Microsoft Office Word 2007 pomocí Průvodce exportem. V tomto článku je popsáno, jak lze použít Průvodce exportem a jak lze uložit nastavení exportu jako specifikaci pro pozdější použití.

V tomto článku

Základní informace o exportu dat do aplikace Word

Export dat do aplikace Word

Princip exportu objektů aplikace Access do aplikace Word

Začátek stránky

Základní informace o exportu dat do aplikace Word

Do aplikace Office Word 2007 lze exportovat tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu. Při exportu objektu pomocí Průvodce exportem vytvoří aplikace Office Access 2007 kopii dat objektu v souboru ve formátu RTF (Rich Text Format) aplikace Microsoft Word. Viditelná pole a záznamy tabulek, dotazů a formulářů se v dokumentu aplikace Word zobrazí jako tabulka. Při exportu sestavy provede průvodce export dat a rozložení sestavy – pokusí se, aby byl dokument aplikace Word co nejvíce podobný sestavě.

  • Spuštění operace z aplikace Access:     Pokud chcete exportovat data z aplikace Access do aplikace Word, je nutné pracovat v aplikaci Access. V aplikaci Word není žádná funkce, která by umožňovala import dat z databáze aplikace Access. Rovněž není možné uložit databázi nebo tabulku aplikace Access jako dokument aplikace Word pomocí příkazu Uložit jako v aplikaci Access.

  • Objekty, které lze exportovat:     Můžete exportovat tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu. Je také možné exportovat pouze záznamy vybrané v zobrazení. Nelze exportovat makra a moduly. Pokud exportujete formulář nebo datový list, který obsahuje podformuláře nebo vnořené datové listy, je exportován pouze hlavní formulář nebo datový list. Operaci exportu je nutné opakovat pro každý podformulář a vnořený datový list, který chcete zobrazit v aplikaci Word. Při exportu sestavy jsou naproti tomu podformuláře a podsestavy zahrnuté v sestavě exportovány společně s hlavní sestavou.

  • Výsledek operace:     Průvodce exportem vždy exportuje formátovaná data. To znamená, že společně s nastavením formátu zobrazení jsou exportovány pouze záznamy a pole, které jsou viditelné v objektu nebo zobrazení. Sloupce a záznamy, které jsou skryté v důsledku nastavení filtru, exportovány nejsou. U sestavy je při exportu zachováno také její rozložení.

  • Sloučení se stávajícím dokumentem:     Při exportu z aplikace Access do dokumentu aplikace Word jsou data vždy exportována do nového souboru aplikace Word. Pokud chcete data vložit do stávajícího dokumentu aplikace Word, je nutné nejprve exportovat data z aplikace Access do nového dokumentu aplikace Word a potom je z nového dokumentu aplikace Word zkopírovat a vložit do stávajícího dokumentu. Jinou možností je přímé kopírování řádků z tabulky, dotazu, formuláře nebo sestavy aplikace Access a jejich vložení do stávajícího dokumentu.

Začátek stránky

Export dat do aplikace Word

Při procesu exportu dat do dokumentu aplikace Word postupujte podle následujících obecných kroků:

  • Připravte zdrojová data na export. V rámci tohoto kroku je třeba zkontrolovat, zda data neobsahují chyby, a rozhodnout, zda mají být exportována všechna nebo pouze určitá data ve zdrojové tabulce.

  • Spusťte Průvodce exportem.

  • Pokud chcete, uložte použité nastavení jako specifikaci exportu pro pozdější použití.

Provedení těchto úloh popisují postupy v následujících částech.

Příprava na export

  1. Otevřete zdrojovou databázi.

  2. V navigačním podokně vyberte objekt obsahující data, která chcete exportovat.

    Exportovat lze tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu.

  3. Zkontrolujte zdrojová data a ujistěte se, zda neobsahují indikátory chyb (zelené trojúhelníky) nebo chybové hodnoty, například #Num.

    Před exportem dat do aplikace Word se přesvědčte, zda jsou odstraněny všechny chyby. V opačném případě zjistíte, že takové hodnoty jsou nahrazeny hodnotou Null.

  4. Pokud cílový dokument aplikace Word existuje a je otevřený, je třeba jej před pokračováním zavřít. Průvodce zobrazí před přepsáním dokumentu dotaz.

    Poznámka : Není možné připojit data k existujícímu dokumentu aplikace Word.

  5. Jestliže chcete v databázi exportovat pouze část tabulky, dotazu nebo formuláře, otevřete příslušný objekt a vyberte pouze požadované záznamy.

Export dat

  1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Exportovat na položku Word. Vzhled tlačítka

    Poznámka : Příkazy ve skupině Export jsou k dispozici pouze v případě, že je databáze otevřená.

  2. V Průvodci exportem zadejte název cílového souboru.

  3. Průvodce vždy exportuje formátovaná data. Pokud chcete po dokončení operace exportu zobrazit dokument aplikace Word, zaškrtněte políčko Po dokončení operace exportu otevřít cílový soubor.

  4. Jestliže jste před zahájením operace exportu vybrali záznamy, které chcete exportovat, můžete zaškrtnout políčko Exportovat pouze vybrané záznamy. Chcete-li však exportovat všechny záznamy v zobrazení, ponechejte políčko bez zaškrtnutí.

    Poznámka : Toto políčko není k dispozici (zobrazí se šedě), pokud nejsou vybrány žádné záznamy.

  5. Klepněte na tlačítko OK.

  6. Pokud cílový dokument existuje, zobrazí se dotaz, zda má být daný soubor po klepnutí na tlačítko Ano přepsán. Chcete-li změnit název cílového souboru, klepněte na tlačítko Ne a potom znovu na tlačítko OK.

V závislosti na možnostech exportu zadaných v průvodci exportuje aplikace Access data a otevře cílový dokument v aplikaci Word. Aplikace Access také na poslední stránce průvodce zobrazí stav operace. Chcete-li uložit nastavení importu pro pozdější použití, přejděte k dalším krokům.

Uložení nastavení exportu

  1. Na poslední stránce Průvodce exportem zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu.

    Zobrazí se další ovládací prvky.

  2. Do pole Uložit jako zadejte název specifikace exportu.

  3. Do pole Popis můžete zadat popis.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit export.

    – nebo –

    Pokud chcete operaci exportu spouštět v pevně stanovených intervalech (například každý týden či měsíc), zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook a potom klepněte na tlačítko Uložit export. Tím vytvoříte úkol aplikace Microsoft Office Outlook 2007, který vám umožní spustit danou specifikaci v budoucnosti.

Jestliže nevytvoříte úkol aplikace Outlook, uloží aplikace Access danou specifikaci. Pokud se rozhodnete vytvořit úkol aplikace Outlook, zobrazí aplikace Access dialogové okno Export – Název – úkol. Chcete-li získat informace o použití tohoto dialogového okna, přejděte k následujícím krokům.

Poznámka : Není-li aplikace Outlook nainstalována, zobrazí aplikace Access po klepnutí na tlačítko Uložit export chybovou zprávu. Pokud není aplikace Outlook správně nakonfigurována, spustí se Průvodce spuštěním aplikace Outlook. Nakonfigurujte aplikaci Outlook podle pokynů uvedených v průvodci.

Vytvoření úkolu aplikace Outlook

  1. V dialogovém okně Export – Název – úkol aplikace Outlook zkontrolujte a upravte nastavení úkolu, například hodnoty v polích Termín splnění a Připomenutí.

    Chcete-li vytvořit opakovaný úkol, klepněte na tlačítko Opakování. Na následujícím obrázku je znázorněn plánovač úkolů s určitými typickými možnostmi nastavení:

    Plánovač úkolů aplikace Outlook

    Informace o plánování úkolů aplikace Outlook naleznete v článku Plánování operace importu nebo exportu.

  2. Po dokončení nastavení klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Spuštění uloženého úkolu

  1. V navigačním podokně aplikace Outlook klepněte na tlačítko Úkoly a potom poklepejte na úkol, který chcete spustit.

  2. Ve skupině Microsoft Office Access na kartě Úkol klepněte na tlačítko Spustit export Vzhled tlačítka .

  3. Otevřete textový soubor a zkontrolujte jeho obsah.

    Poradce při potížích s chybějícími a nesprávnými hodnotami naleznete v další části.

Začátek stránky

Princip exportu objektů aplikace Access do aplikace Word

V následující tabulce je popsáno, jakým způsobem aplikace Access exportuje různé objekty a hodnoty do aplikace Word. Tyto informace vám mohou pomoci zjistit příčinu problému v případě, že operace exportu nepracuje podle očekávání.

Položka

Informace o exportu

Názvy polí

Při exportu tabulky, dotazu nebo formuláře jsou názvy polí umístěny v dokumentu aplikace Word do prvního řádku tabulky. Při exportu sestavy závisí umístění názvů polí v dokumentu aplikace Word na rozložení sestavy.

Pole s více hodnotami

Pole aplikace Access, které podporuje více hodnot, je exportováno do jednoho sloupce v aplikaci Word. Jednotlivé hodnoty jsou odděleny čárkou (,).

Obrázky, objekty a přílohy

Žádné grafické prvky – například loga, data v polích objektu OLE a přílohy, které jsou součástí zdrojových dat – nejsou exportovány.

Grafy

Objekty aplikace Microsoft Graph nejsou exportovány.

Výrazy

Výrazy nejsou do dokumentu aplikace Word exportovány. Exportovány jsou pouze výsledky výrazů.

Podformuláře a vnořené datové listy

Pokud exportujete formulář nebo datový list, je exportován pouze hlavní formulář nebo datový list. Operaci exportu je nutné opakovat pro každý podformulář a vnořený datový list.


Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×