Export dat do aplikace Excel

Data z databáze aplikace Microsoft Office Access 2007 je možné zkopírovat do listu tak, že exportujete objekt databáze do sešitu aplikace Microsoft Office Excel 2007. Lze to provést pomocí Průvodce exportem v aplikaci Office Access 2007.

V tomto článku

Základní informace o exportu dat do aplikace Excel

Příprava na operaci exportu

Spuštění operace exportu

Poradce při potížích s chybějícími a nesprávnými hodnotami v listu

Základní informace o exportu dat do aplikace Excel

Pokud je vaším cílem dočasné nebo trvalé přesunutí některých dat aplikace Access do aplikace Office Excel 2007, měli byste zvážit možnost exportu těchto dat z databáze aplikace Access do sešitu aplikace Excel. Při exportu dat vytvoří aplikace Access kopii vybraných dat nebo databázového objektu, kterou potom uloží do listu aplikace Excel.

Export je také nejvhodnější použít v případě, že očekáváte časté kopírování dat z aplikace Access do aplikace Excel. Při provádění operace exportu můžete uložit podrobnosti pro budoucí použití a také naplánovat automatické spuštění operace exportu v natavených intervalech.

Běžné situace pro export dat do aplikace Excel

  • Ve vašem oddělení nebo pracovní skupině se k práci s daty používá aplikace Access i aplikace Excel. Data ukládáte do databází, ale k analýze dat a distribuci jejích výsledků používáte aplikaci Excel. Váš tým nyní exportuje data do aplikace Excel podle potřeby, vy však chcete tento proces zefektivnit.

  • Jste dlouhodobými uživateli aplikace Access, ale váš vedoucí dává přednost práci s daty v aplikaci Excel. V pravidelných intervalech kopírujete data do aplikace Excel, rádi byste však tento proces zautomatizovali a ušetřili si tak čas.

Před prvním exportem dat do aplikace Excel

  • Chcete-li exportovat data z aplikace Access do aplikace Excel, je třeba pracovat v aplikaci Access. Aplikace Excel nenabízí žádný nástroj pro import dat z databáze aplikace Access. Rovněž není možné uložit databázi nebo tabulku aplikace Access jako sešit aplikace Excel pomocí příkazu Uložit jako v aplikaci Access. Je důležité si uvědomit, že příkaz Uložit jako aplikace Access umožňuje uložit objekt aplikace Access v aktuální databázi pouze jako jiný objekt databáze aplikace Access.

  • Exportovat lze tabulku, dotaz nebo formulář. Je také možné exportovat vybrané záznamy v zobrazení.

  • Do aplikace Excel nelze exportovat makra ani moduly. Pokud exportujete formulář, sestavu nebo datový list obsahující podformuláře, podsestavy nebo podřízené datové listy, je exportován pouze hlavní formulář, sestava nebo datový list. Operaci exportu je nutné opakovat pro každý podformulář, podsestavu a podřízený datový list, které chcete do aplikace Excel vyexportovat.

  • V rámci jedné operace exportu lze vyexportovat pouze jeden objekt databáze. Po dokončení jednotlivých operací exportu však můžete data ve více listech aplikace Excel sloučit.

Začátek stránky

Příprava na operaci exportu

  1. Otevřete zdrojovou databázi.

  2. V navigačním podokně vyberte objekt obsahující data, která chcete exportovat.

    Exportovat lze tabulku, dotaz, sestavu nebo formulář.

  3. Zkontrolujte, zda zdrojová data neobsahují žádné indikátory chyb nebo chybové hodnoty.

    Všechny případné chyby je nutné před exportem dat do aplikace Excel odstranit. V opačném případě může dojít během operace exportu k chybám a do polí mohou být vloženy hodnoty Null.

  4. Pokud je zdrojovým objektem tabulka nebo dotaz, určete, zda chcete s daty exportovat také formátování.

    Toto rozhodnutí ovlivní výsledný sešit ze dvou hledisek – množství exportovaných dat a formát zobrazení dat. Následující tabulka popisuje výsledek exportu formátovaných a neformátovaných dat.

Typ exportu

Zdrojový objekt

Pole a záznamy

Formát

Bez formátování

Tabulka nebo dotaz

Poznámka :  Formuláře a sestavy není možné exportovat bez formátování.

Všechna pole a záznamy v základním objektu jsou exportovány.

Nastavení vlastnosti Formát je během operace ignorováno.

U vyhledávacích polí jsou exportovány pouze hodnoty ID vyhledávání.

U polí hypertextových odkazů je obsah exportován jako textový sloupec, který zobrazuje odkazy ve formátu zobrazenýtext#adresa#.

Včetně formátování

Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava

Exportovány budou pouze pole a záznamy, které jsou zobrazeny v aktuálním zobrazení nebo objektu. Filtrované záznamy, skryté sloupce v datových listech a pole, které nejsou zobrazeny ve formuláři nebo sestavě exportovány nebudou.

Průvodce použije nastavení vlastnosti Formát.

U vyhledávacích polí jsou exportovány hledané hodnoty.

U polí hypertextových odkazů jsou hodnoty exportovány jako hypertextové odkazy.

U polí ve formátu RTF je text exportován, formátování nikoli.

  1. Zvolte cílový sešit a formát souboru.

    V průběhu operace exportu se v aplikaci Access zobrazí výzva k zadání názvu cílového sešitu. Následující tabulka obsahuje shrnutí situací, kdy je sešit vytvořen (jestliže dosud neexistuje) a kdy je přepsán (pokud již existuje).

Cílový sešit

Zdrojový objekt

Požadovaný export

Výsledek

Neexistuje.

Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava

Data, formátovaná či neformátovaná

Sešit je vytvořen během operace exportu.

Již existuje.

Tabulka nebo dotaz

Data, bez formátování

Sešit není přepsán. Do sešitu je přidán nový list, který je označen názvem objektu, z něhož jsou data exportována. Pokud již v sešitu list s daným názvem existuje, zobrazí aplikace Access dotaz, zda chcete nahradit obsah odpovídajícího listu nebo zadat jiný název nového listu.

Již existuje.

Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava

Data, včetně formátování

Sešit je přepsán exportovanými daty. Všechny stávající listy jsou odebrány a je vytvořen nový list, který má stejný název jako exportovaný objekt. Data v listu aplikace Excel dědí nastavení formátu zdrojového objektu.

Data jsou vždy přidána do nového listu. Nemůžete je připojit ke stávajícímu listu ani určenému rozsahu.

Začátek stránky

Spuštění operace exportu

  1. Pokud je cílový sešit aplikace Excel otevřený, je třeba jej před pokračováním zavřít.

  2. V podokně navigace zdrojové databáze vyberte objekt, který chcete exportovat.

    Export pouze části dat

    Pokud je objekt tabulka, dotaz nebo formulář a vy chcete exportovat pouze část dat, otevřete tento objekt v zobrazení Datový list a vyberte požadované záznamy.

    Otevření formuláře v zobrazení Datový list:    

    1. Otevřete poklepáním formulář.

    2. Klepněte pravým tlačítkem myši na formulář a potom klepněte na příkaz Zobrazení datového listu. Pokud tato možnost není k dispozici:

      1. Klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

      2. Stisknutím tlačítka F4 zobrazte podokno úloh Seznam vlastností.

      3. V horní části seznamu vlastností vyberte v rozevíracím seznamu položku Formulář.

      4. V seznamu vlastností nastavte na kartě Formátové vlastnost Povolit zobrazení datového listu na hodnotu Ano.

      5. Na kartě Návrh klepněte ve skupině Zobrazení na příkaz Zobrazení datového listu.

        Poznámka : Export části sestavy není možný. Můžete však vybrat nebo otevřít tabulku nebo dotaz, na kterých je sestava založena, a potom exportovat data v příslušném objektu.

  3. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Exportovat na položku Excel. Obrázek tlačítka

  4. V dialogovém okně Export – Tabulka aplikace Excel zkontrolujte navržený název souboru sešitu aplikace Excel (aplikace Access používá název zdrojového objektu). Podle potřeby můžete název souboru upravit.

  5. V poli Formát souborů vyberte požadovaný formát souboru.

  6. Pokud exportujete tabulku nebo dotaz a chcete exportovat formátovaná data, zaškrtněte políčko Exportovat data s formátováním a rozložením. Další informace naleznete v části Příprava na operaci exportu.

    Poznámka : Při exportu formuláře nebo sestavy je toto políčko vždy zaškrtnuté, ale není k dispozici (je zobrazeno šedě).

  7. Pokud chcete po dokončení operace exportu zobrazit cílový sešit aplikace Excel, zaškrtněte políčko Po dokončení operace exportu otevřít cílový soubor.

    Jestliže je zdrojový objekt otevřený a před zahájením operace exportu jste v zobrazení vybrali nejméně jeden záznam, můžete zaškrtnout políčko Exportovat pouze vybrané záznamy. Chcete-li exportovat všechny záznamy v zobrazení, ponechejte políčko bez zaškrtnutí.

    Poznámka : Toto políčko není k dispozici (je zobrazeno šedě), pokud nejsou vybrány žádné záznamy.

  8. Klepněte na tlačítko OK.

    Pokud se operace exportu nezdaří v důsledku chyby, zobrazí aplikace Access zprávu popisující příčinu chyby. V opačném případě provede aplikace Access export dat v souladu s možnostmi exportu zadanými v průvodci a otevře či neotevře cílový sešit v aplikaci Excel. Potom se zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete vytvořit specifikaci, v níž jsou použity podrobnosti o operaci exportu.

Uložení specifikace exportu

  1. Klepnutím na tlačítko Ano uložíte podrobnosti operace exportu pro další použití.

    Po uložení podrobností bude možné v budoucnu zopakovat stejnou operaci exportu, aniž by bylo nutné pokaždé procházet všemi kroky průvodce.

  2. Do pole Uložit jako zadejte název specifikace exportu. Do pole Popis můžete zadat popis.

  3. Chcete-li operaci provádět v pravidelných intervalech (například každý týden nebo měsíc), zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook.

    Vytvoříte tak úkol aplikace Microsoft Office Outlook 2007, který vám umožní spustit specifikaci klepnutím na tlačítko.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit export.

    Pokud je nainstalována aplikace Outlook, aplikace Access ji spustí.

    Poznámka : Není-li aplikace Outlook nainstalována, zobrazí se chybová zpráva. Pokud není aplikace Outlook správně nakonfigurována, spustí se Průvodce spuštěním aplikace Outlook. Nakonfigurujte aplikaci Outlook podle pokynů uvedených v průvodci.

  5. V aplikaci Outlook zkontrolujte a upravte nastavení úkolu, například polí Termín splnění a Připomenutí.

    Chcete-li vytvořit opakovaný úkol, klepněte na tlačítko Opakování. Na následujícím obrázku je znázorněn plánovač úkolů s určitými typickými možnostmi nastavení:

    Plánovač úkolů aplikace Outlook

    Informace o plánování úkolů aplikace Outlook naleznete v článku Plánování operace importu nebo exportu.

  6. Klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Spuštění uloženého úkolu

  1. V navigačním podokně aplikace Outlook klepněte na tlačítko Úkoly a potom poklepejte na úkol, který chcete spustit.

  2. Ve skupině Microsoft Office Access na kartě Úkol klepněte na tlačítko Spustit import Obrázek tlačítka .

  3. Otevřete cílový sešit v aplikaci Excel a ověřte, zda byla všechna data zkopírována do správných buněk.

    Pokud jste zvolili, že mají být do existujícího sešitu kopírována pouze data, nikoli formátování, může sešit obsahovat více listů. Vyhledejte list, který odpovídá operaci exportu, a zkontrolujte buňky na daném listu.

Začátek stránky

Poradce při potížích s chybějícími a nesprávnými hodnotami v listu

Následující tabulka obsahuje popis různých způsobů odstraňování běžných chyb.

Tip : Pokud zjistíte, že chybí pouze několik hodnot, opravte je v sešitu aplikace Excel. V opačném případě opravte zdrojový objekt v databázi aplikace Access a potom opakujte operaci exportu.

Problém

Popis a řešení

Pole s více hodnotami

Pole, která podporují více hodnot, jsou exportována jako seznam hodnot oddělených středníky (;). Další informace naleznete v nápovědě k aplikaci Excel.

Obrázky, objekty a přílohy

Grafické prvky (například loga, obsah polí objektů OLE a přílohy, které jsou součástí zdrojových dat) nebudou exportovány. Přidejte je do listu ručně po dokončení operace exportu.

Graf

Při exportu formuláře nebo sestavy obsahujících objekt aplikace Microsoft Graph není objekt grafu exportován.

Data v nesprávném sloupci

Hodnoty Null jsou ve výsledném listu někdy nahrazeny daty, která by měla být v následujícím sloupci.

Chybějící hodnoty kalendářních dat

Hodnoty kalendářních dat starší než 1. leden 1900 nejsou exportovány. Odpovídající buňky v listu budou obsahovat hodnotu Null.

Chybějící výrazy

Do aplikace Excel nejsou exportovány výrazy použité při výpočtech. Exportovány jsou pouze výsledky výpočtů. Vzorec je třeba přidat do sešitu aplikace Excel ručně po dokončení operace exportu.

Chybějící podformuláře, podsestavy a podřízené datové listy

Pokud exportujete formulář, sestavu nebo datový list, bude exportován pouze hlavní formulář, sestava nebo datový list. Operaci exportu musíte zopakovat pro každý podformulář a podřízený datový list, které chcete exportovat.

Chybějící nebo nesprávně formátované sloupce

Jestliže není žádný ze sloupců ve výsledném listu formátován, opakujte operaci exportu, ale ujistěte se, zda je v průvodci zaškrtnuto políčko Exportovat data s formátováním a rozložením. Pokud jsou pouze některé sloupce formátovány odlišně než verze ve zdrojovém objektu, proveďte požadované formátování v aplikaci Excel ručně.

Formátování sloupce v aplikaci Excel

  1. Otevřete cílový sešit aplikace Excel a zobrazte list, který obsahuje exportovaná data.

  2. Klepněte pravým tlačítkem myši na sloupec nebo vybraný rozsah buněk a potom klepněte na příkaz Formát buněk.

  3. Na kartě Číslo vyberte v seznamu Kategorie formát, například Text, Číslo, Datum nebo Čas.

  4. Klepněte na tlačítko OK.

Hodnota # ve sloupci

Ve sloupci může být zobrazena hodnota #, která odpovídá poli typu Ano/Ne ve formuláři. Může to být způsobeno spuštěním operace exportu z navigačního podokna nebo formulářového zobrazení. Tento problém můžete vyřešit tak, že formulář před exportem dat otevřete v zobrazení datového listu.

Indikátory chyb nebo chybové hodnoty

Zkontrolujte, zda v buňkách nejsou zobrazeny indikátory chyb (zelené trojúhelníky v rozích) nebo chybové hodnoty (řetězce začínající znakem # místo příslušných dat).

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×