Export dat aplikace Access do dokumentu aplikace Word

Chcete-li exportovat data z databáze aplikace Microsoft Access 2010 do dokumentu aplikace Microsoft Word 2010, použijte Průvodce exportem v aplikaci Access 2010. Tento článek probírá operaci exportu, vysvětluje použití Průvodce exportem a uvádí postup opakovaného použití uloženého nastavení exportu.

V tomto článku

Přehled

Export dat aplikace Access do aplikace Word

Zobrazení exportovaných hodnot aplikace Access v aplikaci Word

Začátek stránky

Přehled

Zpracování exportovaných dat

Pokud pomocí Průvodce exportem aplikace Access exportujete data z databáze aplikace Access do dokumentu aplikace Word 2010, vytvoří aplikace Access kopii dat ve formátu RTF aplikace Microsoft Word. Při exportu se však zkopírují pouze viditelná pole a záznamy z tabulek, dotazů a formulářů aplikace Access a potom se zobrazí v tabulce v dokumentu aplikace Word. Pokud jste pomocí filtrů skryli některá pole nebo záznamy, Průvodce exportem taková data nevyexportuje. Při exportu sestavy se zkopírují data i jejich rozložení tak, aby co nejvěrněji odpovídaly původnímu formátu sestavy.

Poznámka : Rovněž není možné uložit databázi nebo tabulku aplikace Access jako dokument aplikace Word pomocí příkazu Uložit jako v aplikaci Access.

Exportovatelné typy dat

Exportovat lze data z tabulek, dotazů, formulářů a sestav aplikace Access nebo také záznamy vybrané ve zobrazení. Pokud exportujete formulář nebo datový list, které obsahují podformuláře nebo vnořené datové listy, bude proveden export pouze z hlavního formuláře nebo datového listu. Export je tedy potřeba zopakovat pro každý podformulář nebo vnořený datový list, jejichž obsah chcete zobrazit v aplikaci Word. Naproti tomu při exportu sestavy proběhne nejen export hlavní sestavy, ale také podformulářů a vnořených sestav obsažených v sestavě. Makra nebo moduly nelze exportovat.

Export dat do existujícího dokumentu aplikace Word

Pokud pomocí Průvodce exportem provádíte export dat z aplikace Access poprvé, budou data exportována do nového dokumentu aplikace Word. Chcete-li data přesunout do jiného existujícího dokumentu aplikace Word, je třeba požadovaná data vybrat, zkopírovat a nakonec vložit do příslušného dokumentu aplikace Word.

Začátek stránky

Export dat aplikace Access do aplikace Word

  1. Otevřete zdrojovou databázi.

  2. V navigačním podokně vyberte objekt obsahující data, která chcete exportovat.

    Exportovat lze tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu.

  3. Zkontrolujte zdrojová data a ujistěte se, zda neobsahují indikátory chyb (zelené trojúhelníky) nebo chybové hodnoty, například #Num.

    Důležité : Všechny nevyřešené chyby v hodnotách ve zdroji dat jsou v dokumentu aplikace Word nahrazeny hodnotou Null.

  4. Pokud z objektu chcete exportovat pouze některá data, vyberte pouze záznamy, které chcete exportovat.

  5. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Export na položku Více a potom na položku Word.

    Poznámka : Příkaz Export je k dispozici pouze tehdy, pokud je databáze otevřená a je vybrán objekt.

  6. V Průvodci exportem zadejte název cílového souboru.

  7. Průvodce vždy exportuje formátovaná data. Pokud chcete po dokončení operace exportu zobrazit dokument aplikace Word, zaškrtněte políčko Po dokončení operace exportu otevřít cílový soubor.

  8. Jestliže jste před zahájením operace exportu vybrali záznamy, které chcete exportovat, můžete zaškrtnout políčko Exportovat pouze vybrané záznamy. Chcete-li však exportovat všechny záznamy v zobrazení, ponechejte políčko bez zaškrtnutí.

    Poznámka : Toto políčko není k dispozici (zobrazí se šedě), pokud nejsou vybrány žádné záznamy.

  9. Klikněte na tlačítko OK.

  10. Pokud cílový dokument existuje, zobrazí se dotaz, zda má být daný soubor po kliknutí na tlačítko Ano přepsán. Chcete-li změnit název cílového souboru, klikněte na tlačítko Ne a potom znovu na tlačítko OK.

Aplikace Access vyexportuje data a otevře cílový dokument v aplikaci Word (podle nastavení exportu zadaného v průvodci). Aplikace Access také na poslední stránce průvodce zobrazí stav proběhlé operace. Chcete-li uložit nastavení exportu k pozdějšímu použití, přejděte k následujícím krokům.

Uložení a použití nastavení exportu s aplikací Outlook

Poznámka : Vytvoření úkolu pro nastavení opakovaného exportu vyžaduje, abyste měli nainstalovánu aplikaci Microsoft Outlook 2010.

Pokud chcete spouštět export pravidelně nebo opakovaně, může být užitečné vytvořit úkol aplikace Outlook 2010. Aplikace Access však požadované specifikace uloží, i když úkol nevytvoříte.

  1. Na poslední stránce Průvodce exportem zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu.

    Zobrazí se další ovládací prvky.

  2. V pole Uložit jako ponechejte název zadaný ve specifikaci exportu nebo jej podle potřeby změňte.

  3. Do pole Popis můžete zadat popis.

  4. Chcete-li spouštět export ve stanovených intervalech (například týdně nebo měsíčně), zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook. Tímto způsobem vytvoříte úkol aplikace Outlook, který vám v budoucnu umožní spouštět export.

  5. Klikněte na tlačítko Uložit export.

Není-li aplikace Outlook nainstalována, zobrazí aplikace Access po kliknutí na tlačítko Uložit export chybovou zprávu.

Poznámka : Není-li aplikace Outlook správně nakonfigurována, spustí se Průvodce spuštěním aplikace Microsoft Outlook 2010. Postupujte podle pokynů průvodce a proveďte konfiguraci aplikace Outlook.

Vytvoření úkolu aplikace Outlook

Úkol aplikace Outlook můžete vytvořit volbou dialogového okna Export-název – úkol.

  1. Zkontrolujte a případně upravte nastavení úkolu, například v polích Datum zahájení,Datum dokončení a Připomenutí.

    Chcete-li export nastavit jako opakovanou událost, klikněte na tlačítko Opakování.

  2. Klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Spuštění uloženého úkolu

  1. V navigačním podokně aplikace Outlook klikněte na tlačítko Úkoly a potom dvakrát klikněte na úkol, který chcete spustit.

  2. Na kartě Úkol ve skupině Microsoft Access klikněte na položku Spustit export.

  3. V dialogovém okně Export dat z aplikace Microsoft Access klikněte na tlačítko OK.

  4. Zavřete dialogové okno úkolu Export.

Začátek stránky

Zobrazení exportovaných hodnot aplikace Access v aplikaci Word

Pokud export neproběhl očekávaným způsobem, mohla by vám následující tabulka pomoci určit způsob, jakým aplikace Access exportuje různé hodnoty do aplikace Word.

Položka aplikace Access

Výsledek exportu v aplikaci Word

Názvy polí

Názvy polí exportované z tabulek, formulářů nebo dotazů se zobrazí v prvním řádku tabulky v dokumentu aplikace Word. V případě exportu sestavy závisí umístění názvů polí v dokumentu aplikace Word na konkrétním rozložení sestavy.

Vícehodnotová pole

Pole obsahující více hodnot je exportováno do jednoho sloupce aplikace Word. Jednotlivé hodnoty jsou odděleny čárkou (,).

Obrázky, objekty a přílohy

Grafické prvky – loga, data v polích objektů OLE nebo přílohy, které jsou součástí zdrojových dat – nejsou exportovány.

Grafy

Objekty aplikace Microsoft Graph nejsou exportovány.

Výrazy

Výrazy nejsou exportovány, exportují se pouze výsledky výrazů.

Podformuláře a vnořené datové listy

Exportovány jsou pouze hlavní formuláře a datové listy, nikoli podformuláře ani vnořené datové listy. Všechny podformuláře nebo vnořené datové listy je třeba exportovat zvlášť. Výjimkou je export sestavy, kdy se data i rozložení kopírují tak, aby se co nejvíce podobala formátu sestavy aplikace Access.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×