Elektronická distribuce sestav

Aplikaci Microsoft Office Access můžete využít k elektronické distribuci sestav, které v ní vytvoříte. Pomocí příkazu E-mail v nabídce tlačítka Microsoft Office můžete například sestavu rychle exportovat a odeslat jako přílohu e-mailové zprávy. Také můžete vyexportovat sestavu jako soubor, který poté lze distribuovat několika způsoby. Metody elektronické distribuce dovolují rychle doručit důležité informace uživatelům, kteří je potřebují. Soubory můžete navíc využít k vytvoření záloh a archivů sestav a omezit spotřebu papíru v situacích, kdy není nutné pořizovat tištěné kopie sestav.

Tento článek vás seznámí s různými formáty souborů, které lze využít k exportu sestavy, a probere různé způsoby distribuce vyexportované sestavy příjemcům.

Co chcete udělat?

Principy formátů souborů, do kterých lze exportovat sestavu

Distribuce sestavy pomocí příkazu E-mail

Distribuce sestavy jinými způsoby

Principy formátů souborů, do kterých lze exportovat sestavu

Sestavu můžete exportovat do několika různých formátů souborů. Ne ve všech formátech však zůstane zachováno rozložení a formátování původní sestavy. Vyexportujete-li sestavu například do formátů HTML, RTF nebo jako textový soubor TXT, výsledný soubor nebude obsahovat všechny vizuální prvky použité v původní sestavě, jako například grafiku, barvy, řádky či ohraničení. Některé formáty nicméně rozložení a formátování původní sestavy zachovají. Patří k nim formát SNP, PDF či XPS. Tento článek je zaměřen právě na tyto tři formáty souborů.

Následující tabulka shrnuje veškeré formáty dostupné pro export sestavy a aplikace, které můžete spolu s příjemci využít k otevření výsledných souborů.

Formát

Přípony souborů

Aplikace určené k otevření souborů

HTML

*.htm; *.html

Internetové prohlížeče, jako například Microsoft Internet Explorer

PDF

*.pdf

Programy pro čtení souborů PDF, které jsou jako produkty třetích stran k dispozici k bezplatnému stažení

RTF

*.rtf

Textové editory, jako například Microsoft Office Word a WordPad

SNP

*.snp

Prohlížeč Microsoft Snapshot Viewer, který je k dispozici prostřednictvím služby Stažení softwaru. Odkaz, kde si jej můžete bezplatně stáhnout, najdete v části Viz také.

TXT

*.txt

Textové editory a programy pro úpravu textu, jako je aplikace Word a program Poznámkový blok

XPS

*.xps

  • V systémech Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 či Microsoft Windows XP:    Prohlížeč Microsoft XML Paper Specification Viewer, který lze stáhnout v rámci balíčku Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack. Další informace o tomto balíčku naleznete v odkazech v části Viz také.

  • V systému Windows Vista:    Prohlížeč Microsoft Internet Explorer 7.0 nebo novější

Poznámka : Možnosti Formát PDF (*.pdf) a Formát XPS (*.xps) jsou k dispozici po instalaci příslušného doplňku. Další informace o podpoře těchto formátů souborů naleznete v části Viz také.

Začátek stránky

Distribuce sestavy pomocí příkazu E-mail

Jedním z nejrychlejších způsobů distribuce sestavy v aplikaci Office Access 2007 je použití příkazu E-mail v nabídce tlačítka Microsoft Office. Pomocí několika kliknutí myší vyexportuje aplikace Access sestavu do požadovaného formátu souboru a vytvoří novou e-mailovou zprávu, ke které je připojen výsledný soubor.

  1. V navigačním podokně vyberte sestavu, kterou chcete odeslat v e-mailové zprávě.

  2. Klikněte na tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office a poté na příkaz E-mail.

  3. V dialogovém okně Odeslat objekt jako vyberte výstupní formát, který chcete použít, a klikněte na tlačítko OK. Nezapomeňte, že rozložení a formátování původní sestavy bude zachováno pouze při volbě možností Soubor formátu SNP (*.snp), Formát PDF (*.pdf) nebo Formát XPS (*.xps).

    V aplikaci Office Outlook 2007 se otevře nová e-mailová zpráva s přílohou ve formátu, který jste určili.

  4. Zadejte e-mailové adresy příjemců do pole Komu, předmět zprávy do pole Předmět a text zprávy do příslušné oblasti.

    Tip : Ve výchozím nastavení se soubor, který takto odešlete, neukládá do počítače. Chcete-li kopii souboru uložit do počítače, klikněte pravým tlačítkem na přílohu v poli Připojeno a poté na příkaz Uložit jako v místní nabídce.

  5. Klikněte na tlačítko Odeslat.

Začátek stránky

Distribuce sestavy jinými způsoby

Nechcete-li použít k distribuci sestavy příkaz E-mail, můžete nejprve sestavu exportovat do požadovaného formátu a soubor poté distribuovat některým ze způsobů, které běžně používáte. Můžete například soubor zkopírovat na vyměnitelné médium, jako je disk CD, disketa nebo jednotka USB, a poté předat příjemcům. Také je možné soubor zkopírovat do sdílené síťové složky či do knihovny dokumentů na webu služby Microsoft Windows SharePoint Services a příjemcům sdělit umístění souboru.

V následujících částech je popsáno, jak exportujete sestavu do souboru ve formátech SNP, PDF či XPS, které poté můžete distribuovat zvoleným způsobem.

Export sestavy do souboru SNP

K zobrazení souboru ve formátu SNP je třeba, aby příjemci měli v počítačích nainstalován program Microsoft Snapshot Viewer. V dřívějších verzích aplikace Access se tento doplněk nainstaloval spolu s aplikací. S verzí Office Access 2007 se však prohlížeč Snapshot Viewer neinstaluje. Chcete-li zobrazit soubor ve formátu SNP, je třeba stáhnout a nainstalovat bezplatný doplněk Microsoft Snapshot Viewer ze služby Stažení softwaru. Vzhledem k tomu, že ke stažení tohoto programu není nutná licence k aplikaci Office Access 2007, mohou jej stáhnout i uživatelé, kteří nemají aplikaci Access 2007 v počítači nainstalovánu. Mohou tak zobrazit soubory ve formátu SNP, které vytvoříte. Odkaz ke stažení programu naleznete v části Viz také.

  1. V navigačním podokně klikněte na sestavu, kterou chcete exportovat.

  2. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Export na položku Více a potom na položku Snapshot Viewer.

  3. Na první stránce Průvodce exportem - Snapshot Viewer zadejte do pole Název souboru požadovaný název souboru, případně klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte jiné umístění k uložení souboru.

  4. Pokud chcete soubor SNP ihned po vytvoření zobrazit, zaškrtněte v části Zadejte možnosti exportu políčko Po dokončení operace exportu otevřít cílový soubor.

  5. Klikněte na tlačítko OK.

    Jestliže v zadané složce již existuje soubor se stejným názvem, aplikace Access zobrazí výzvu k nahrazení stávajícího souboru nebo zadání nového názvu. Kliknutím na tlačítko Ano soubor nahradíte, po kliknutí na tlačítko Ne můžete zadat odlišný název souboru.

    Aplikace Access vytvoří soubor SNP. Pokud jste zvolili možnost okamžitého otevření cílového souboru a máte v počítači nainstalován program Snapshot Viewer, bude tento program spuštěn a zobrazí soubor SNP. Jestliže tento program nemáte v počítači nainstalován, nezobrazí se žádná zpráva a soubor SNP se neotevře. Můžete jej však distribuovat dalším uživatelům.

  6. Chcete-li uložit kroky právě provedené operace, abyste ji mohli později rychle zopakovat, zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu a zadejte název a popis těchto kroků. Pokud chcete vytvořit úkol aplikace Outlook, který vám umožní naplánovat operaci exportu na budoucí datum, zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook.

    Další informace o plánování operací importu a exportu naleznete v části Viz také.

Export sestavy do souboru PDF nebo XPS

Před exportem sestavy do souboru ve formátu PDF či XPS je třeba nejprve nainstalovat příslušný doplněk. Další informace o podpoře jiných formátů souborů, jako jsou například formáty PDF a XPS, získáte kliknutím na odkazy v části Viz také tohoto článku.

Po nainstalování doplňku můžete sestavu exportovat do formátu PDF či XPS pomocí následujících kroků:

  1. V navigačním podokně klikněte na sestavu, kterou chcete exportovat.

  2. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Export na položku PDF nebo XPS.

  3. V dialogovém okně Publikovat jako soubor ve formátu PDF nebo XPS vyberte v rozevíracím seznamu Uložit jako typ typ souboru, do kterého chcete sestavu vyexportovat.

  4. Chcete-li změnit název, pod kterým je sestava uložena, zadejte požadovaný název souboru do pole Název souboru.

  5. Pokud chcete sestavu ihned po exportu otevřít, zaškrtněte políčko Po publikování otevřít soubor. Jestliže nemáte v počítači nainstalován program určený k otevření daného typu souboru, tato možnost není dostupná.

  6. V části Optimalizovat pro proveďte některou z následujících akcí:

    • Chcete-li sestavu optimalizovat pro větší soubor s vyšším rozlišením (doporučená verze pro tisk), vyberte možnost Standardní.

    • Pokud chcete sestavu optimalizovat pro menší soubor s nižším rozlišením (doporučená varianta pro publikování online), vyberte možnost Minimální velikost.

  7. Klikněte na tlačítko Publikovat.

    V aplikaci Access se vytvoří soubor PDF či XPS. Pokud jste zvolili možnost otevření souboru po publikování, spustí se příslušný program a soubor zobrazí.

  8. Chcete-li uložit kroky právě provedené operace, abyste ji mohli později rychle zopakovat, zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu a zadejte název a popis těchto kroků. Pokud chcete vytvořit úkol aplikace Outlook, který vám umožní naplánovat operaci exportu na budoucí datum, zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook.

    Další informace o plánování operací importu a exportu naleznete v části Viz také.

Začátek stránky

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×