Elektronická distribuce sestav

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Microsoft Office Access umožňuje elektronické distribuce sestav aplikace Access. Například můžete příkazu e-mailu v nabídce tlačítka Microsoft Office a rychle exportovat zaslat jako přílohu v-mailové zprávě. Nebo můžete export sestavy jako soubor a potom distribuovat soubor s několika různými způsoby. Pomocí metody elektronické distribuce, můžete rychle dostat důležité informace pro uživatele, kteří ho potřebují. Kromě toho soubory, které můžete použít k vytvoření zálohy a archivy sestav a můžete také změnit použití papíru v situacích, kdy jsou nezbytné tištěné kopie zpráv.

Tento článek vysvětluje různých formátech souborů, které můžete použít k exportu sestavy a popisuje různé metody, pomocí kterých můžete použít k distribuci exportovaného zprávu příjemcům.

V tomto článku

Princip formáty souborů, do kterých můžete exportovat sestavy

Distribuce sestav pomocí příkazu e-mailu

Distribuce sestav pomocí jiné metody

Princip formáty souborů, do kterých můžete exportovat sestavy

Export sestavy jako několika různých formátech souborů. Všechny tyto formáty souborů ale zachová rozložení a formátování původní zprávy. Řekněme, že export sestavy jako soubor ve formátu HTML (*.htm nebo * .html), formátu souboru nebo textového souboru (TXT), výsledný soubor nesmí obsahovat všechny vizuálních prvků, které nebyly nalezeny v původní zprávě, například grafiky, barvy, čáry nebo ohraničení. Určitých formátů souborů ale zachová rozložení a formátování původní zprávy. Tyto formáty zahrnutím formát snímku (*.snp), formátu Portable Document Format (*.pdf) a formátu XML Paper Specification (*.xps). Tento článek se zaměřuje na pomocí těchto tří formátů.

Následující tabulka uvádí všechny dostupné formáty exportu sestavy a programy, které jste a její příjemci slouží k otevření výsledné soubory.

Formát

Přípona souboru ension(s)

Programy, které slouží k otevření souboru

HTML

*.htm; *.HTML

Internetové prohlížeče, jako je Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.PDF

Prohlížeče souborů PDF, jsou k dispozici jako volno, stáhne třetích stran.

Text ve formátu RTF

*.RTF

Programů pro zpracování textu, například Microsoft Office Word a WordPad.

Snímek

*.snp

Snímek prohlížeč, poskytuje společnost Microsoft Download Center. Odkaz na zdarma stáhnout v části Viz také.

Text

TXT

Texty a programech, jako je Word a Poznámkový blok pro úpravu textu.

XPS

*.XPS

  • V systému Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 nebo Microsoft Windows XP    Microsoft Prohlížeč souborů XML Paper specifikace, k dispozici stažením Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack. Další informace o Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack najdete v tématech v části Viz také.

  • Ve Windows Vista    Microsoft Internet Explorer verze 7.0 nebo novější.

Poznámka : Možnosti PDF (*.pdf) a FormátemXPS (*.xps) jsou k dispozici nainstalujete doplněk najít další informace o podpoře pro tyto formáty souborů v části Viz také.

Začátek stránky

Distribuce sestav pomocí příkazu e-mailu

Nejrychlejší způsob distribuce sestav v Office Access 2007 reprodukujte pomocí příkazu e-mailu v nabídce tlačítka Microsoft Office. S jen pomocí několika kliknutí myší, aplikace Access exportuje sestavy do formátu souboru, a potom vytvoří novou e-mailovou zprávu se souborem připojená.

  1. V navigačním podokně vyberte sestavu, kterou chcete odeslat e-mailové zprávy.

  2. Klikněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office a potom klikněte na e-mailu.

  3. V dialogovém okně Odeslat objekt jako vyberte výstupní formát, který chcete použít a klikněte na tlačítko OK. Nezapomeňte, že Formát XPS (*.xps), Formát PDF (*.pdf) a Formátem snímek (*.snp) jsou pouze možnosti zachová rozložení a formátování původní zprávy.

    Office Outlook 2007 otevře novou e-mailovou zprávu se souborem v příloze typu, který jste zadali.

  4. Do pole Komu, do pole Předmět napište předmět a zprávu do oblasti zprávy zadejte e-mailové adresy příjemců.

    Tip : Ve výchozím nastavení, které budete odesílat tímto způsobem není ukládání ve vašem počítači. Pokud chcete uložit kopii souboru na počítači, klikněte pravým tlačítkem myši na přílohu v poli Připojit a potom v místní nabídce klikněte na tlačítko Uložit jako.

  5. Klikněte na tlačítko Odeslat.

Začátek stránky

Distribuce sestav pomocí jiné metody

Pokud nechcete použít příkaz e-mailu k distribuci sestavy, můžete nejdřív export sestavy do požadovaný formát souboru a potom distribuce stejným způsobem jako distribuce jiného souboru. Může například zkopírujte soubor na vyměnitelném médiu, jako je disk CD, disketa nebo jednotka USB a pak distribuovat příjemcům. Můžete taky můžete zkopírujte soubor do sdílené síťové složky nebo knihovny dokumentů na webu Microsoft Windows SharePoint Services a potom čeho umístění souboru.

Následující části ukazují, jak export sestavy jako soubor snímku (*.snp), souboru Portable Document Format (*.pdf) nebo souboru XML Paper Specification (*.xps), který můžete můžete distribuovat pomocí metody, kterou chcete použít.

Export sestavy jako soubor snímek

Chcete-li zobrazit soubor snímku, musí být nainstalovaný prohlížeč snímek program a počítačů vaši příjemci. V předchozích verzích aplikace Access byl nainstalovaný prohlížeč snímek s přístupem. Však není nainstalovaný prohlížeč snímek s Office Access 2007. Chcete-li zobrazit soubor snímku, musíte stáhněte a nainstalujte bezplatný program Prohlížeč snímku z Microsoft Download Center. Protože licenci Office Access 2007 není nutné ke stažení programu snímek prohlížeč, uživatelé, kteří nemají Access 2007 na svém počítači nainstalovanou můžete stáhnout snímek prohlížeč a slouží k zobrazení snímku soubory, které vytvoříte. Odkaz na stažení v části Viz také

  1. V navigačním podokně klikněte na sestavu, kterou chcete exportovat.

  2. Na kartě Externí Data ve skupině Export klikněte na Další a potom klikněte na Snímek prohlížeč.

  3. Na první stránce Export - Průvodce prohlížeč snímek, do pole název souboru zadejte název souboru nebo klikněte na tlačítko Procházet umožňuje přecházet na jiné umístění, kam chcete soubor uložit.

  4. Pokud chcete zobrazit snímek ihned po vytvoření otevřela, v části Možnosti exportu zadejte zaškrtněte políčko otevřít cílový soubor po dokončení operace exportu.

  5. Klikněte na tlačítko OK.

    Pokud soubor se stejným názvem už existuje ve složce, které jste zadali, aplikace Access zobrazí výzvu buď nahradit stávající soubor, nebo zadejte nový název. Kliknutím na tlačítko Ano nahradit souboru nebo klikněte na Ne, zadejte jiný název souboru.

    Access vytvoří soubor snímku. Pokud jste se rozhodli mít přístup otevřít cílový soubor a je v počítači nainstalován program Prohlížeč snímků, program spustí a zobrazení souboru snímku. Pokud programu snímek prohlížeč není nainstalovaný v počítači, zobrazí se žádná zpráva a souboru snímku nezobrazí. Však můžete pořád rozeslat ho ostatním uživatelům.

  6. Uložit kroky operaci, kterou právě provést tak, že můžete rychle zopakovat stejnou operaci později, zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu a potom zadejte název a popis postupu. Pokud chcete vytvořit úkol aplikace Outlook, kterou můžete plánovat operaci exportu později, zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook.

    Další informace o plánování importu a exportu v části Viz také.

Export sestavy jako souboru *.pdf nebo *.xps

Je třeba nejprve nainstalovat doplněk sestavy můžete exportovat do formátu souborů *.pdf nebo *.xps. Další informace o podpoře ovládacího další formáty souborů, například *.pdf a *.xps klikněte na odkazy v části Viz také v tomto článku.

Po instalaci doplňku export sestavy jako souboru *.pdf nebo *.xps pomocí následujícího postupu:

  1. V navigačním podokně klikněte na sestavu, kterou chcete exportovat.

  2. Na kartě Externí Data ve skupině Export na tlačítko PDF nebo XPS.

  3. V dialogovém okně Publikovat ve formátu PDF nebo XPS v dialogovém okně Uložit jako typ vyberte typ souboru, který chcete vyexportovat sestavu jako.

  4. Pokud chcete změnit název, který sestavy se uloží jako, zadejte nový název souboru do pole název souboru.

  5. Otevřete sestavu ihned po exportu, zaškrtněte políčko Po publikování otevřít soubor. Pokud nemáte nainstalovaný v počítači, který může otevření typ souboru, tato možnost není k dispozici.

  6. V části Optimalizovat pro proveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud chcete optimalizovat sestavy pro větší, vyšší rozlišení souboru (doporučeno pro tisk), vyberte Standardní.

    • Pokud chcete optimalizovat sestavy pro menší a nízkým rozlišením soubor (doporučeno pro publikování online), vyberte minimální velikost.

  7. Klikněte na tlačítko Publikovat.

    Access vytvoří soubor *.pdf nebo *.xps. Pokud jste se rozhodli mít taky přístup po publikování otevřít soubor, příslušné aplikaci spusťte a zobrazit soubor.

  8. Uložit kroky operaci, kterou právě provést tak, aby stejně rychle reprodukujte operace později zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu a potom zadejte název a popis postupu. Pokud chcete vytvořit úkol aplikace Outlook, kterou můžete plánovat operaci exportu později, zaškrtněte políčko Vytvořit úkol aplikace Outlook.

    Další informace o plánování importu a exportu v části Viz také.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×