Create Content Organizer rules to route documents

Vytvořením pravidel pro směrování dokumentů do určitých umístění ve službě Microsoft SharePoint Server 2010 lze urychlit proces zařazování záznamů do příslušných knihoven a složek služby SharePoint. Jako hlavní součást správy záznamů představuje také vytváření pravidel pro směrování záznamů součást plánu souborů. Směrování dokumentů lze povolit na libovolném webu služby SharePoint. Tento článek popisuje způsob vytváření pravidel pro uspořádání a směrování záznamů na serveru SharePoint Server.

Poznámka :  Nejdříve je třeba povolit funkci organizátora obsahu a nakonfigurovat organizátor na směrování záznamů. Funkci organizátora obsahu lze aktivovat pouze na úrovni webu. Další informace o konfiguraci organizátora obsahu naleznete v odkazech v oddílu Viz také.

V tomto článku

Přehled

Odkud mohou pocházet dokumenty?

Čím je určeno umístění směrování?

První kroky

Vytváření pravidel pro směrování dokumentů

Přehled

Obchodní dokumenty pochází z mnoha různých zdrojů a často je třeba je ukládat takovým způsobem, který snižuje rizika týkající se shody se směrnicemi a soudních pří. Po konfiguraci organizátora obsahu na směrování záznamů je třeba vytvořit a naprogramovat konkrétní pravidla organizátora obsahu, která umožní automaticky ukládat záznamy na základě jedinečných obchodních pravidel a požadavků.

Ve spojení s použitím typů obsahu nahrazuje vytvoření pravidel pro automatické směrování dokumentů v centralizovaném úložišti podniku potřebu ručně nahrát dokumenty nebo jiné položky do knihovny nebo složky. Uživatelé vyplní pro každý příslušný dokument předem určená kritéria a na základě předdefinovaných pravidel směrování bude pak dokument směrován do správné knihovny nebo složky. Pravidla organizátora obsahu se ukládají jako seznam služby SharePoint.

Organizátor obsahu také pomáhá při sledování a řízení maximálního počtu dokumentů, který lze v kterékoli dané knihovně uložit. Pokud je například dokument přidán no složky knihovny, která má limit maximálního počtu 5 000 položek, vytvoří organizátor obsahu automaticky novou složku a nasměruje dokument do této složky.

Odkud mohou pocházet dokumenty?

Dokumenty směrované do určitých knihoven nebo složek mohou pocházet z různých zdrojů. V rámci procesu správy záznamů mohou dokumenty pocházet z následujících zdrojů:

  • Klientské aplikace, například aplikace Microsoft Word, při použití funkce Uložit jako

    Uložit jako

  • Přímé odeslání do odkládací knihovny, což je speciální knihovna vytvořená při aktivaci organizátora obsahu pro daný web

    Odeslání dokumentů do odkládací knihovny

  • Příkaz Odeslat při přechodu z jiného webu služby SharePoint.

    Odeslání dokumentů do jiného umístění

  • Aplikace jiného výrobce použitá prostřednictvím webové služby

  • Složka spravovaná pomocí řešení Exchange – e-maily lze považovat za záznamy a směrovat jako kterýkoli jiný dokument

Čím je určeno umístění směrování?

Dokumenty lze směrovat na web centra záznamů nebo jakýkoli jiný typ webu služby SharePoint. Odkládací knihovna, která je automaticky vytvořena při aktivaci funkce organizátora obsahu, slouží jako výchozí umístění, kam jsou dokumenty směrovány v případě, že nesplňují předem určená kritéria. Do procesu směrování dokumentů se zapojuje několik hlavních prvků:

Odeslání prostřednictvím webové služby nebo e-mailem:   Do organizátora obsahu mohou odesílat dokumenty jiné weby služby SharePoint nebo aplikace jiných výrobců. Server Exchange může odesílat do organizátora obsahu dokumenty e-mailem. Dokumenty nebo záznamy tvořené e-maily se správným typem obsahu, metadaty a pravidly jsou automaticky odeslány do příslušné knihovny nebo složky.

Cílové knihovny a složky:    Osoby spravující obsah nebo správci záznamů ručně vytváří knihovny a složky, kam mají být dokumenty směrovány.

Typy obsahu webu:    Jsou vyžadovány a uživatelé pro cílové knihovny ručně nastavují odpovídající typy obsahu webu.

Důležité :  Organizátor obsahu bude fungovat pouze pro typy obsahu, které jsou určeny typem obsahu dokumentu nebo jsou od něho odvozeny, nelze jej proto použít k uspořádání rozsáhlých seznamů.

Odkládací knihovna:    Dokumenty, které neobsahují dostatek metadat pro splnění pravidla nebo u kterých požadovaná metadata chybí, jsou odeslány do odkládací knihovny tak, aby uživatelé mohli potřebná metadata zadat. K odkládací knihovně jsou automaticky přidruženy všechny typy obsahu použité ke směrování. Organizátor obsahu lze konfigurovat tak, aby všechny odeslané dokumenty byly dočasně směrovány do odkládací knihovny. Další informace o konfiguraci organizátora obsahu naleznete v článku Konfigurace organizátora obsahu pro směrování záznamů.

Seznam směrování dokumentů:    Tento seznam pomáhá vytvořit plán pro uspořádání obsahu na daném webu. Seznam slouží k vytvoření pravidel zajišťujících, že dokumenty odeslané na web jsou směrovány do správného umístění a mají správné vlastnosti. Seznam používají osoby spravující obsah nebo správci záznamů při vytváření, správě a zobrazování pravidel směrování.

Diagram níže znázorňuje směrování dokumentů a e-mailů na základě splnění konkrétních kritérií.

Směrování dokumentů pomocí organizátora obsahu

První kroky

Existuje několik důležitých kroků, které je třeba před vytvořením pravidel pro směrování dokumentů provést.

  1. Vytvořte knihovny a složky, do kterých chcete dokumenty směrovat. Je vhodné vytvořit složky pro každý typ směrovaných dokumentů. Například vytvořit knihovnu pouze pro e-mailové záznamy nebo tabulky aplikace Excel. Další informace o vytváření knihoven naleznete v odkazech v oddílu Viz také.

  2. K dokumentům, které mají být směrovány, je třeba přidružit typy obsahu. Tak může typ obsahu tvořit součást kritérií určujících konečné umístění pro uložení dokumentu.

Vytváření pravidel pro směrování dokumentů

Pro každý typ záznamu, který přidáte do seznamu Směrování záznamů, je třeba zadat název a popis záznamu. Zadejte také umístění na webu, kde je záznam uložen. Chcete-li zajistit, aby byly všechny relevantní záznamy směrovány do správného umístění, můžete pro daný typ záznamu zadat alternativní názvy.

Poznámka :  Chcete-li vytvářet pravidla pro směrování dokumentů, musíte mít alespoň oprávnění Vlastník webu.

  1. Přejděte na web, pro který chcete vytvořit pravidla organizátora obsahu.

  2. V nabídce Akce webu Nabídka Akce webu klikněte na příkaz Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa webu na položku Pravidla organizátora obsahu.

  4. Zadejte název popisující podmínky a akce pravidla.

  5. V části Stav pravidla a priorita zvolte, zda má být pravidlo použito na příchozí obsah. Pokud je vybrána možnost Aktivní, vyberte v případě, že obsah má splňovat více pravidel organizátora obsahu prioritu určující, jak je obsah směrován.

  6. Dále přidružte pravidlo k typu obsahu. Tímto krokem zajistíte, že položky odeslané do organizátora jsou označeny vybraným typem obsahu a jsou identifikovány vlastnosti použité v podmínkách pravidla.

  7. Vyberte příslušnou skupinu obsahu. Vybraná skupina určuje typy obsahu, ze kterých můžete vybírat v dalším kroku.

  8. Vyberte příslušný typ obsahu.

  9. Pokud má vybraný typ obsahu na jiném webu služby SharePoint alternativní název, zaškrtněte políčko Alternativní název, zadejte do příslušného pole alternativní název a klikněte na možnostPřidat. Alternativní názvy typů obsahu se zobrazí v seznamu níže.

  10. V části Podmínky vyberte podmínky, které musí odeslaná položka v pravidle splňovat. Je například možné nastavit pravidlo tak, aby bylo použito pro všechny dokumenty, které mají v názvu slovo „rozpočet“. Další podmínky je možné přidat po kliknutí na odkaz Přidat další podmínku.

    Poznámka :  Vlastnosti dostupné v seznamu Vlastnost se liší v závislosti na typu obsahu vybraném v kroku 6..

  11. Zadejte nebo přejděte na umístění, kam má být uložen obsah odpovídající danému pravidlu. Abyste zajistili seskupení podobných dokumentů do složek, zaškrtněte políčko Automaticky vytvořit složku. Máte-li například vlastnost, která zajišťuje vytvoření seznamu všech dokumentů pro projekty ve vaší organizaci, můžete v organizátoru vynutit vytvoření samostatné složky pro každý projekt.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×