Cíl uživatele: Zvolení správného zobrazení plánu projektu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Zvolení správného zobrazení

V Ganttových diagramech je přehledně vidět, jak se projekt vyvíjí. V zobrazeních Projectu ale uvidíte důležité informace o všech oblastech projektového plánu.

Volba správného zobrazení vašeho plánu je prvním důležitým krokem k zajištění hladkého průběhu projektu.

Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce projektem.

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

  • Chcete zjistit, které úkoly ve vašem plánu jsou ze všech nejdůležitější?    Všechny úkoly ve vašem plánu jsou důležité. Některé z nich vám ale v plánu víc ovlivní datum dokončení projektu. Takovým úkolům se v terminologii řízení projektů říká kritické úkoly. Na ty byste se měli zaměřit ze všeho nejdřív, pokud byste měli problémy s dodržením data podle plánu.

  • Chcete se podívat, jak spolu úkoly v projektu souvisí?   Pokud byste potřebovali zjistit, jak spolu úkoly souvisí, jednou z možností je použít Ganttův diagram. Nebojte se ale použít i jiné zobrazení. Vztahy mezi úkoly můžete detailněji zkoumat v zobrazení Síťový diagram. V zobrazení Kalendář uvidíte úkoly v kalendáři na celý měsíc, tak jako ho znáte z jiných aplikací. Časová osa vám ukáže, kde máte v plánu hlavní milníky.

  • Chcete zjistit, jak si všichni na projektu vedou?    Pokud chcete mít kompletní přehled o projektu, můžete se podívat na zobrazení Používání zdrojů. V zobrazení Týmový plánovač se pak můžete na úkoly podívat z pohledu lidí, kteří na nich pracují.

  • Chcete projekt ukázat vedení?    Někdy nemusí být úplně nejlepší poslat vedení jenom kopii plánu. Vedení a další lidi, pro které je důležité vědět, jak to s projektem jde, nepotřebují znát všechny detaily projektu. Stačí jim většinou, když se dozví, jestli se to na projektu všechno bez problémů zvládá. V Projectu 2013 teď pro takové případy najdete úplně nové vizuální sestavy, ve kterých je v grafech a diagramech vidět akorát tolik detailů, kolik v takových případech těmto lidem stačí (a vy s tím navíc nebudete mít skoro žádnou práci).

  • Chcete se podívat na náklady a rozpočet?    V Projectu není problém si zobrazit celkové náklady nebo třeba nějakou složitější sestavu vytvořené hodnoty. Taky ale můžete vždycky, když si budete chtít udělat komplexnější analýzu nákladů, data vyexportovat do Excelu.

  • Jste s plánováním projektu teprve na začátku a nechcete ještě projekt začít plánovat v Microsoft Projectu?    Na začátku plánování nebudete třeba hned chtít použít Project. Dost možná budete začínat jenom s jednoduchým seznamem na webu SharePointu nebo v Excelu nebo někde na papírku. Svoje počáteční představy a nápady k projektu není problém nejdřív prodiskutovat s ostatními v nějaké jednodušší podobě a teprve potom si spustit Project a začít dávat dohromady plán.

Krok 1: Nalezení vhodného zobrazení

Zvolení správného zobrazení

Vezměme to pěkně od začátku. Měli byste si najít správné zobrazení k tomu, co vlastně budete potřebovat. Je například lepší dívat se na informace o týmu v zobrazení Týmový plánovač nebo Používání zdrojů než v Ganttově diagramu, ve kterém jsou vidět informace o úkolech.

Zobrazení průběhu plánu v Ganttově diagramu

Průběh projektu můžete nejjednodušeji zjistit tak, že bude sledovat, jak se mění pruhy Ganttova diagramu při dokončování jednotlivých prací.

Zobrazení aktivit na projektu na časové ose

Díky časové ose dokážete komukoliv hned ukázat, jak na tom váš projekt je. Project vám na časové ose udělá snímek klíčových úkolů a milníků. Takový snímek se vám může hodit třeba na schůzku o stavu projektu. Stačí si ho dát do PowerPointu a vytisknout ho nebo ho e-mailem poslat vedoucímu, který pak hned bude vědět, jak to s projektem vypadá.

Zobrazení práce v síťovém diagramu

Některé projekty jsou občas hodně složité. Může se pak hodit podívat se na síťový diagram, ve kterém jsou vidět vztahy mezi úkoly, abyste se líp vyznali v tom, jak jsou části plánu navzájem propojené. V síťových diagramech máte klasické zobrazení informací o projektu s čárami a políčky, které jednotlivé věci v projektu přehledně propojují.

Zobrazení zpráv o stavu k vytvořené hodnotě

Vytvořená hodnota je funkce Projectu pro sledování a rozpočtování, která vám celkem jednoduše dá odpověď na docela hodně otázek, třeba: „Když se podívám na to, kolik práce se zatím na projektu udělalo, kolik peněz jsme podle plánu zatím mohli utratit?“ nebo „Povede se nám projekt dokončit včas?“.

Zobrazení informací o projektu v působivě vypadající sestavě

Vytvářejte si přehledné a profesionálně vypadající grafické sestavy, ve kterých budou přesně ty projektové informace, které v nich budete chtít mít. A když se vám nějaká sestava nebude líbit, můžete si ji během pár sekund upravit.

Zvýraznění vazeb mezi úkoly

U složitějších projektů může přestat být část Ganttova diagramu s pruhy kvůli množství barevných pruhů a čar propojení přehledná. Aby byl diagram přehlednější, můžete si zobrazit cestu úkolu, která vám ukáže předchůdce a následníky úkolu.

Tisk zobrazení

Zobrazení si z Projectu můžete vytisknout: například na stolní tiskárně nebo taky na velkém plotru (abyste si vytištěné zobrazení pak mohli dát třeba na chodbu na nástěnku nebo na rýsovací stůl).

Krok 2: Úprava zobrazení

Přidání sloupce do zobrazení

Pokud budete chtít k úkolu zobrazit nějaké další informace, můžete si do zobrazení projektu přidat sloupce. Pokud budete chtít chránit nějaké citlivé informace, můžete pak sloupce taky skrýt.

Změna časové osy v zobrazení

Časovou osu si můžete upravit tak, aby se na ní zobrazovaly menší nebo větší časové jednotky, jak budete chtít − od hodin až po roky. Můžete třeba chtít zobrazit čas podle fiskálních a ne kalendářních roků nebo můžete chtít, aby se pruhy Ganttova diagramu zobrazovaly po měsících místo po dnech.

Seskupování úkolů nebo zdrojů

Pokud je projekt nepřehledný, protože je v něm moc úkolů, zkuste úkoly seskupit do kategorií. Při seskupování si můžete úkoly různě seřazovat, třeba podle priority, typu omezení nebo stavu dokončení.

Rozdělení zobrazení

Někdy se může hodit dívat se na dvě zobrazení najednou. Můžete mít například nahoře Ganttův diagram a dole se můžete dívat na detaily ke konkrétnímu úkolu. Když se projektoví manažeři naučí rozdělená zobrazení používat, může jim to urychlit každodenní práci při řízení projektů.

Seřazení projektových informací podle úkolu, zdroje nebo data

Většinou se budete na úkoly dívat v pořadí, v jakém jdou chronologicky za sebou. U rozsáhlejších projektů se ale může hodit možnost uspořádat si úkoly abecedně podle stavu nebo zdroje.

Filtrování zobrazení

Na informace o projektu se nemusíte vždycky dívat jenom chronologicky, jako to asi většinou děláte. Můžete si je různě filtrovat.

Vytvoření dílčích a souhrnných úkolů odsazením úkolů

Odsazením úkolů (zvětšením nebo zmenšením odsazení) si můžete zobrazit hierarchii úkolů nebo se podívat na to, jak spolu úkoly souvisí v jednotlivých fázích a dílčích fázích.

Zužitkování vlastních úprav pro budoucí projekty

Když si nějaké zobrazení upravíte podle svých představ, může se vám nebo někomu jinému takové zobrazení hodit i na dalších projektech. Můžete ho sdílet s ostatními nebo si ho uložit jako šablonu pro budoucí projekty.

Krok 3: Zobrazení dat projektu v jiné aplikaci

Zobrazení informací o projektu na webu SharePointu

Napadlo vás někdy, že by nebylo špatné, kdyby se daly projekty synchronizovat se sharepointovým seznamem úkolů (bez použití Project Serveru)? Pak se váš sen stává skutečností. Sharepointový seznam úkolů si teď můžete nastavit tak, aby se vám synchronizoval s vaším projektem v Projectu Professional. Členové vašeho týmu v SharePointu vidí plán a můžou aktualizovat informace o tom, jakou práci mají na úkolech hotovou, a vy pak změny uvidíte v Projectu.

Zobrazení projektu v PDF

Když si projektový plán převedete do PDF nebo XPS dokumentu, můžete ho pak sdílet s kýmkoliv, kdo má počítač, dokonce i s lidmi, co nemají Microsoft Project.

Import excelových dat do Projectu

Pokud máte v Excelu (nebo v databázi) rozplánovaný složitější projekt a máte strach, že by se ho nemuselo úplně bez problémů povést převést do Microsoft Projectu, použijte průvodce importem. Ten si dokáže poradit s importem i těch nejnáročnějších projektů.

Uložení projektového souboru do jiného formátu

Project umí exportovat projektové informace do Excelu, Visia, PDF a několika dalších formátů, které se běžně používají.

Zpátky do Průvodce řízením projektů

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×