Cíl pro uživatele: Plánování projektu

Cíl pro uživatele – plánování projektu

Plánování je vhodné začít, ještě než otevřete Microsoft Project.

To, co vás napadne v souvislosti s projektovými cíli, si můžete poznamenat do Wordu, Excelu, OneNotu nebo Outlooku.

Pokud všichni s vašimi nápady souhlasí, můžete začít plánovat v Projectu.

Vraťte se zpátky na Průvodce projektem, kde najdete další články o řízení projektů.

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

  • Musí se jednat o projekt:    Ujistěte se, že to, co máte na mysli, je skutečný projekt. Projekt má splňovat tři podmínky:

  • Má být dočasný a jedinečný:    Návrh továrny na výrobu aut je projekt, protože je to jednorázová činnost. Výroba aut v továrně je opakovaná série činností, a projekt to tedy není.

  • Má mít jasně definované výsledky:    Zaměření a cíl projektu se stanoví podle předpokládaných výsledků. Účastníci nebudou mít pocit, že jejich investice mají smysl, pokud nebude jasně určené, jaké mají být výsledky.

  • Má mít začátek a konec:    Bez koncového data si účastníci ani investoři nebudou moct užít dobrý pocit z výstupu projektu a přínosů, které umožnily jejich investice.

    Několik příkladů, které vám pomůžou rozhodnout, jestli se jedná o projekt:

Činnosti, které nejsou projekty

Jasně definované projekty

Výroba automobilů

  • Projekt inovace výrobního podniku ke zvýšení efektivity

  • Projekt na umístění závodu na údržbu v blízkosti výrobních zařízení

Snížení rizika, které představují konkurenční firmy

  • Projekt nahrazení softwaru zabezpečení

  • Projekt náboru odborníků na rizika z příbuzných odvětví

  • Identifikace omezení projektů:    Omezení jsou faktory, které limitují možnosti projektových manažerů při návrhu a řízení projektu. U většiny projektů existují tři omezení:

  • Omezené časové období:    Celkovou délku projektu obvykle určují termíny pro dosažení hlavních výsledků.

  • Omezené lidské a další zdroje:    K provedení práce mají projektoví manažeři obvykle omezený počet lidí nebo omezený rozpočet.

  • Omezené možnosti:    Projekt obvykle omezuje to, kolik toho zvládne tým. Pokud má mít projekt příliš mnoho výsledků nebo se v něm má zajistit splnění velkého množství hlavních bodů, nemusí být v rámci plánu dost času k dokončení všech z nich.

Změna jednoho omezení má obvykle vliv na ostatní dvě a může mít vliv na celkovou kvalitu. Například zkrácení doby trvání projektu nutí projektové manažery, aby přijali rozhodnutí v otázkách počtu pracovníků potřebných k dosažení výsledků v rámci projektu. Pokud nemají dost pracovníků, může mít zkrácení doby projektu negativní dopad, například se můžou omezit jeho možnosti.

  • Identifikace účastníků v počáteční fázi:    Nic tak neuškodí projektu, jako to, když nedokážete hned ze začátku identifikovat hlavní účastníky a nejvhodnější způsob komunikace s nimi. Pokud se vám nepodaří identifikovat hlavní účastníky po zahájení projektu, může se projekt v důsledku navrhování nových cílů a metod provedení projektu zastavit nebo můžete překročit rozpočet.

Krok 1: Poznačte si všechno, co vás na začátku napadne

Zaznamenání prvotních nápadů v OneNotu

Během přemýšlení o projektu a o tom, čeho chcete dosáhnout, si dělejte poznámky v OneNotu. Poznámky můžou obsahovat e-maily, odkazy na weby, videa nebo prvotní specifikace.

Import excelových dat do Projectu

Projekty někdy začínají jako jednoduché seznamy v Excelu. Když se ale rozrostou, naimportujte je do Projectu, kde můžete úkoly efektivněji uspořádávat a plánovat.

Zaznamenávání projektových poznámek pomocí Office 365, ať se nacházíte kdekoli a na libovolném počítači

Při práci s prvotními projektovými specifikacemi využívejte Office 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba.

Práce s Office Online ve webovém prohlížeči

S aplikací Office Online můžete pracovat bez Office 365. Pokud máte účet Microsoft, můžete využívat webové verze Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu a poznamenávat si prvotní nápady k projektu.

Začátek stránky

Krok 2: Spojte se s účastníky

Vykazování stavu projektu od úplného začátku

Bez ohledu na to, v jaké fázi plánování projektu se nacházíte, vám dobře prezentovaná zpráva umožní získat souhlas účastníků s očekávanými výsledky.

Připojení k online schůzce

Pokud se účastníci nemůžou osobně zúčastnit, spojte se s nimi prostřednictvím online schůzek. V rámci diskuse o počátečních projektových plánech se s nimi podělte o snímky v PowerPointu, excelové sešity nebo poznámky v OneNotu. Účastníci se můžou online schůzek účastnit ze své kanceláři, během služebních cest nebo za použití mobilního zařízení.

Konverzace se členem projektového týmu prostřednictvím rychlých zpráv

Když budete mít při plánování projektu nějaké otázky, najeďte myší na jméno a pošlete dané osobě rychlou zprávu pomocí Lyncu.

Začátek stránky

Krok 3: Zahajte projekt

Zkopírování a vložení z Wordu do Projectu

Pokud chcete rychle začít plánovat, zkopírujte seznam úkolů ve Wordu a vložte ho do Projectu. V Projectu zůstane zachovaná struktura osnovy a formátování.

Vytvoření nového projektu z jiného projektu nebo ze šablony

Vytvořte nový projekt pomocí šablony s předem dosazenými úkoly z projektů podobných tomu vašemu. Řadu těchto projektů, které vám mají pomoct do začátku, vytvořili odborníci na daná odvětví.

Import excelových dat do Projectu

Přesuňte seznam úkolů, který jste začali psát v Excelu, do Projectu. Project zachová strukturu osnovy a formátování.

Import seznamu úkolů v SharePointu jako počátečního projektového plánu

Projekty někdy začínají jako seznamy úkolů v SharePointu, aby je šlo sdílet s uživateli, kteří nemají Microsoft Project. Když tento seznam úkolů dosáhne určité velikosti, přesuňte ho do Projectu a v práci pokračujte v něm.

Cíl při řízení projektů: Vytvoření nového plánu projektu

Po spuštění projektu v Microsoft Projectu můžete začít přidávat úkoly, měnit jejich uspořádání, propojovat je, přidávat uživatele atd.

Zpátky na Průvodce řízením projektů

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×