Cíl při řízení projektů: Přidání lidí a jejich přiřazení k úkolům

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Přidání zdrojů do projektu

Když budete lidem přiřazovat práci na projektu, měli byste myslet na to, že:

  1. Abyste jim mohli přiřadit práci na úkolech,

  2. musíte je nejdřív přidat do projektového plánu.

Často se na to totiž zapomíná a to při používání i jiného softwaru pro řízení projektů než Microsoft Projectu.

Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů.

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

Pokud ještě nejste v řízení projektů úplně zběhlí: Pokud je to jeden z prvních projektů, které řídíte, brzo vám začne docházet, že řídit projekt, to není jenom to, že budete muset do projektu přidat úkoly nebo rozhodnout, kolik lidí na nich má pracovat, jak se postavit ke schvalování dovolených během projektu nebo jak a kam ukládat osobních údaje lidí, jako telefonní čísla, e-mailové adresy nebo informace o platech.

Máme pro vás pár tipů, abyste se do všeho dokázali rychle dostat.

  • Zjistěte, jaké typy zdrojů můžete na úkoly přiřazovat:    Až budete mít všechny informace o projektových úkolech, které budete potřebovat, popřemýšlejte o tom, jaké typy zdrojů budete potřebovat.

    • Lidské zdroje:    Když mluvíme o práci na úkolech, mluvíme většinou právě o těchto zdrojích. Projektoví manažeři jim taky někdy říkají pracovní zdroje, aby bylo jasné, že nemluví o materiálu ani o vybavení.

    • Zdroje organizace:    Jedná se o pracovní zdroje řízené a sdílené v rámci organizace. Zdroje organizace se používají v Projectu Professional.

    • Materiálové zdroje:    Sem patří počítače nebo různé stroje, které se používají při práci na úkolech.

    • Obecné zdroje:    Přes tyto zdroje se určují personální požadavky na úkoly, tzn. ne žádní konkrétní lidé nebo profese, jako jsou třeba tesaři nebo vývojáři.

  • Popřemýšlejte o tom, jak vám počet zdrojů může změnit délku úkolů a celého projektu: Když na úkol dáte víc zdrojů, budete asi čekat, že se vám tím úkol zkrátí. Často má ale přidaní lidí na úkol opačný efekt. Můžou se vám tím totiž zvednout náklady, znepřehlednit komunikace nebo může být kvůli tomu práce na úkolu nějak jinak neefektivní. Plán projektu nového mostu s mýtem například asi nepůjde o moc rychleji, když na projektu zdvojnásobíte počet architektů. Project vám pomůže zjistit, jak se může úkol zkrátit nebo prodloužit, když na něj přidáte další zdroje.

  • Popřemýšlejte, jak může délku úkolu ovlivnit to, jaké má tenkterý člověk zkušenosti a co umí: Zkušenosti lidí můžou přímo ovlivnit délku úkolu. Dá se čekat, že někomu, kdo má pětileté zkušenosti, bude úkol trvat kratší dobu než někomu s dvouletými zkušenostmi.

Pokud jste zkušený projektový manažer: U větších projektů se musí myslet na daleko víc věcí. Budete například muset zorganizovat využívání zdrojů z jiných oddělení, zajistit dodavatele, sledovat práce desítek nebo stovek lidí a taky dělat zprávy a sestavy pro vedení a spoustu dalších docela složitých věcí, které vás dřív možná ani nenapadly. V Microsoft Projectu naštěstí najdete všechny nástroje, které budete při takových odborných organizačních věcech potřebovat.

Máme pro vás pár tipů, jak se v řízení projektů zlepšit a mít všechno pod kontrolou.

  • Zkontrolujte a upřesněte odhady doby trvání:    Pomocí informací, které shromáždíte o současném projektu a podobných projektech, upřesněte odhady doby trvání. Přesnost toho, jak odhadnete požadavky na zdroje (což se nakonec promítne do projektových nákladů), závisí hodně na tom, jak přesně odhadnete dobu trvání úkolů.

  • Sledujte průběžně, jak si zdroje na projektu vedou:    Zajistěte si, aby vám lidé na projektu pravidelně posílali informace o stavu prací na úkolech. Různá zobrazení a taky zprávy a sestavy v Microsoft Projectu vám pomůžou mít pořád přehled o tom, co každý dělá.

  • Zjistěte, jestli nejsou problémy s přetíženými zdroji:    Project vám může pomoct zjistit, jestli někdo nedělá na moc úkolech najednou.

  • Sledujte směrné plány:   

  • Směrné plány vám poskytují snímek projektu, takže můžete porovnat současný průběh s průběhem, který jste naplánovali na začátku.

  • Rozdělte práci vyrovnáním zdrojů:    Když lidé pracují na moc úkolech najednou, může Project upravit přiřazení zdrojů tak, aby jejich vytížení bylo trochu reálnější. Vyrovnání přiřazení zdrojů je jeden ze způsobů, jak vyrovnat zatížení.

  • Exportujte projektová data do Excelu pro hlubší analýzu: Excel vám může pomoct, pokud potřebujete hlubší analýzu informací z Projectu. Do Excelu můžete například exportovat informace o úkolech a zdrojích a získat tak pokročilé sestavy vytvořené hodnoty. Zobrazením těchto informací ve formě minigrafů pak zjistíte, jak se vynakládají náklady vzhledem k odvedené práci.

    Použití minigrafů při řízení projektů

    Školte zaměstnance nové dovednosti:    Velké organizace investují čas a peníze do školení svých zaměstnanců, aby se naučili nové dovedenosti a uměli pracovat v různých prostředích. Školením současných zaměstnanců můžete často zvýšit výkony hospodárněji, než nabíráním nových lidí.

Krok 1: Přidání lidí do projektu

Přidání lidí do projektu

Abyste mohli lidem a dalším zdrojům přiřadit práci na úkolech, musíte je nejdřív přidat do projektového plánu. Kromě lidských zdrojů to můžou být například materiálové zdroje (jako třeba cement nebo barva) nebo nákladové zdroje (jako třeba letenky a diety).

Změna pracovních dnů v kalendáři projektu

Až na projekt přidáte lidi, upravte jejich pracovní kalendáře tak, abyste v nich zohlednili jejich pracovní dobu. Project předpokládá, že většina lidí má standardní pracovní týden (tzn. že pracují od pondělí do pátku od 8:00 do 17:00). Není ale problém si pro ně nastavit úplně jiný pracovní rozvrh.

Přidání svátků a dovolené

Každý z nás někdy potřebuje dovolenou. Každý z nás někdy onemocní. A všichni máme rádi svátky. Zjistěte, jak s tímto nenaplánovaným časem počítat – přidejte si ho do plánu.

Sdílení lidí přes fond zdrojů

Lidi do projektu můžete přidávat z fondu zdrojů. Fond zdrojů umožňuje uchovávat všechny informace o lidech v jednom souboru Projectu, který může být součástí hlavních projektů.

Skrytí sloupce s citlivými informacemi

Pokud si do projektu přidáte citlivé informace, jako například platy nebo telefonní čísla, můžete je v zobrazení skrýt (budou jenom skryté, skrytím se neztratí).

Začátek stránky

Krok 2: Přiřazení lidí a dalších zdrojů k úkolům

Přiřazení lidí pro práci na úkolech

Až si do plánu přidáte úkoly, můžete k nim přiřazovat lidi, kteří na nich mají pracovat.

Zobrazení názvů úkolů vedle pruhů Ganttova diagramu

Pruhy Ganttova diagramu vám budou dávat větší smysl, když se vám vedle nich budou zobrazovat názvy úkolů. To může být užitečné hlavně pro zprávy a sestavy a taky pro schůzky.

Zadání nákladů na lidi a materiál

Pokud do projektu někoho přidáte, zvýší se vám tím v projektu náklady. Když pak tyto nové lidi přiřadíte na úkoly, na kterých mají pracovat, Microsoft Project automaticky vypočítá náklady na celý projekt.

Vyhledání aktualizací stavu

Když lidé zadají stav práce na úkolech, na kterých pracují, uvidíte změny v plánu v Projectu.

Odebrání člověka z projektu

Někdy můžete potřebovat lidi z projektu odebrat. Důvody pro to můžou být různé (třeba proto, že odejdou ze společnosti, nebo proto, že jste předtím neměli správně napsané jejich jméno, takže vlastně ani nikdy nikdo takový na projektu nebyl).

Začátek stránky

Krok 3: Řízení lidí a dalších zdrojů

Jak si zvolit to správné zobrazení, když se chcete podívat na zdroje

Až na úkoly přidáte lidi a začne se na úkolech dělat, můžete pomocí různých zobrazení v Projectu monitorovat, jak se daří plnit plán, a podle potřeby pak plán jakkoliv upravit.

Změna doby trvání úkolu

Jedním ze způsobů, jak zvládat problémy se zátěží na projektu, je některé úkoly zkrátit.

Snížení vytížení lidí na projektu rozdělením práce

Pokud mají lidé pracující na projektu najednou přiřazených moc úkolů, můžete Project nechat přerozdělit práci rovnoměrněji.

Změna nastavení pro řízení úsilím u různých typů úkolů

Když na úkol přidáte lidi, Project úkol zkrátí, když je naopak z úkolu odeberete, úkol prodlouží. Říká se tomu plánování řízené úsilím. Pokud nechcete, aby se délka úkolu změnila, můžete u úkolu změnit nastavení „Řízené úsilím“.

Sledování průběhu plánu

Sledovat práci na projektu je důležité nejenom kvůli tomu, aby projekt skončil včas. Můžete se tím taky učit ze svých chyb a úspěchů na projektu.

Nastavení směrného plánu

Když se vás nadřízený zeptá, jak je na tom váš projekt ve srovnání s původním plánem, to poslední, co byste chtěli odpovědět, je: „Nevím“. Ani to tak dopadnout nemusí, když si nastavíte směrný plán, který budete mít uložený jako snímek původního plánu z doby, než projekt začal.

Komunikujte se svým týmem

Když u někoho v plánu uděláte nějaké změny, informujte o nich ostatní, aby o nich všichni věděli.

Zobrazení sestavy projektu pro informace o postupu prací na projektu

Pro postup prací na projektu si můžete vytvářet a přizpůsobovat grafické zprávy a sestavy. Ty si pak můžete zobrazit buď přímo v Projectu, nebo si je můžete vyexportovat do nějaké jiné aplikace, třeba do PowerPointu, Wordu nebo Excelu.

Konverzace se členem týmu prostřednictvím rychlých zpráv v Lyncu

Když se k úkolu objeví nějaké otázky, máte teď v Projectu několik možností, jak na ně rychle dostat odpovědi. Najeďte myší na nějaké jméno a klikněte na Odeslat rychlou zprávu. Tím zahájíte relaci rychlých zpráv v Lyncu.

Zpátky do Průvodce řízením projektů

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×