Cíl při řízení projektů: Komunikování informací o projektu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Úvodní obrázek k tématu

Komunikace je nejdůležitější prvek pro úspěch nebo neúspěch projektu. Předávání informací o projektu je naštěstí díky Projectu 2010 mnohem jednodušší – ať už komunikujete s malým týmem pracujícím na jednom projektu nebo v rámci velké organizace s potřebou globální komunikace o celém portfoliu projektů.

Kromě toho je teď Project integrovaný se SharePointem, abyste mohli lépe sdílet informace o projektu i bez Project Serveru.

Tento článek je jednou z mnoha projektovými cíli správy na průvodce řízením projektů.

Příklady z řízení projektů...

Vaše zadání: Řekli vám, že máte řídit nový projekt a pravidelně komunikovat s účastníky. Když jste přemýšleli o slovu „účastníci“, uvědomili jste si, že to neznamená jenom vašeho nadřízeného. Myslí se tím každý, kdo má na vašem projektu nějaký zájem, od vašeho nadřízeného, přes externí dodavatele a potenciálně až po generálního ředitele vaší organizace. Uvědomili jste si také, že informace o stavu projektu nepotřebují jenom jeho „důležití“ účastníci. Informace potřebuje i váš tým. A komunikace najednou vypadá složitě.

Co je dobré udělat jako první? Analyzujte komunikační potřeby všech účastníků. Hodně společnostem s nejlepšími komunikačními úmysly se nedaří, protože si neuvědomují, že efektivní komunikace probíhá mnoha způsoby. Pomocí Excelu si můžete vytvořit graf se zachycením vlivů a zájmů, který vám pomůže pochopit, kdo co potřebuje vědět a do jaké hloubky. Jak můžete vidět v grafu, měli byste být nejcitlivější ohledně komunikačních potřeb osoby, která má zároveň největší zájem o výsledek projektu a největší vliv na jeho průběh.

Obrázek grafu vlivů a zájmů v Excelu

Naštěstí jste právě zjistili, že vaše organizace zrovna nainstalovala Microsoft Project 2010 v celé organizaci, a řekli jste si, že vyzkoušíte jeho robustní komunikační funkce. Požádali jste zkušené projektové manažery ve vaší organizaci, aby vám pomohli se základy projektového řízení, a dostali jste dobré rady o pokročilých funkcích vytváření sestav a sledování v Projectu, které můžete použít pro práci svého týmu. Ale pak jste taky zjistili, že je dost únavné rozesílat prosebné e-maily a obcházet jednotlivé lidi, abyste dostali aktuální údaje o průběhu projektu.

Až dokončíte analýzu účastníků, můžete se rozhodnout, že některá z aplikací Office je vhodnější pro typ informací, které chcete odeslat. Tady je přehled aplikací Office a jejich výhod a nevýhod, na které byste mohli narazit, podle potřeb účastníků.

Aplikace

Výhody

Nevýhody

Excel

A můžete importovat data z Projectu pro pokročilé analýzy, jako je ANOVA vytvořené hodnoty. Přečtěte si další informace o projektu na Upřesnit možnosti analýzy.

Až příliš snadno se v něm vytvářejí složité grafy v situacích, kdy by byl vhodnější přehled na vyšší úrovni bez spousty podrobností.

Word

Dokumenty aplikace Word lze pomocí životním cyklu projektu, zejména během počáteční fáze, kdy musí plánování technický dokumenty vytvořené a sdílené. Další informace o používání vytváření dokumentů aplikace Word při zahájení projektu (video).

Někteří účastníci vyžadují vizuální prezentaci průběhu a výkonu projektu, na kterou by se mohly líp hodit Excel, Project nebo Visio.

Project

Aplikace Microsoft Project má vestavěné prezentační nástroje pro všechny úrovně zúčastněných stran, včetně časové osy, týmu plánování funkcí a dat exportovat možnosti. Další informace o způsobech zobrazení a prezentace informací o projektu.

Project nemusí mít nainstalovaný na svých počítačích všichni účastníci, a i kdyby měli, můžou v něm údaje vypadat moc složitě. Pro předávání informací účastníkům s rozhodovacími pravomocemi by mohlo být lepší využít vlastní funkce Projectu pro generování sestav, jako jsou časové osy a vizuální sestavy.

SharePoint

Pokud jste začali pracovat se Sharepointovým seznamem úkolů, můžete je importovat do projektu. Změny v seznamu jeden úkol se projeví v jiných seznam úkolů. Informace pomocí služby SharePoint s aplikací Project.

Potřebujete IT oddělení nebo dodavatele IT a musíte investovat podnikové prostředky do nasazení. Však můžete minimalizovat potíže správy služby SharePoint nasazením z cloudu.

Project Server

Pro organizace komunikaci a vykazování, zejména na úrovni portfolia serveru Microsoft Office Project pokročilými komunikaci a vykazování nástroje. Další informace o serveru Project Server.

Pro malé firmy, které mají jenom pár zaměstnanců, může být nasazení Project Serveru moc složité. Pokud chce vaše organizace využívat Project Server efektivně, měli byste dobře rozumět svým firemním procesům, metodice a schopnostem při řízení projektů a měli byste promyslet, jak budete řídit přechod na tento produkt z dnešního stavu a jak ho nakonfigurujete, abyste ho mohli využívat naplno.

PowerPoint

Je ideální pro účinné prezentace nejvyšší úrovně zúčastněných stran. Další informace o tom, jak pomocí PowerPointu pro účinné prezentace.

Pro dodavatele, analytiky a inženýry může být vhodnější vytvářet podrobné grafy, třeba pomocí Excelu.

Visio

Je ideální pro počátečních fází projektu, kde je užitečné toku grafů obchodní a produkční procesy. Přečtěte si další vytváření vývojových diagramů pro komunikaci projektu pomocí aplikace Visio.

Pokud byste prezentovali vedení, mohlo by vás Visio svádět k zahrnutí příliš mnoha informací o procesech.

Lync Server

Umožňuje připojeného týmu setkat i v případě, transformací veškeré komunikace do interakci, která je pro spolupráci poutavější a blokům odkudkoliv.

Potřebujete IT oddělení nebo dodavatele IT a musíte investovat podnikové prostředky do nasazení.

programy Office Online (v cloudu)

Atraktivní a jednoduchý způsob, jak zobrazit informace o projektu na webovou stránku společnosti pomocí kódu vloženého sešitu z Excel Online. Podívejte se na příklad z blogu pro aplikaci Excel.

Pro některé společnosti může být problémem zabezpečení. Dbejte na to, abyste vložené listy dávali na zabezpečené webové stránky nebo zobrazovali z privátní (ne veřejné) složky na OneDrive.

Sociální média

Twitter, Facebook a dalších sociálních médií můžete plánování projektů a týmy, zejména během počáteční fáze projektu. Další informace o používání sociálních médií v řízení projektů

Členové týmu můžou mít námitky vůči sdílení informací přes média, která nejsou tak bezpečná jako sharepointové servery.

Začátek stránky

Komunikování informací o projektu

Prozkoumání problémů v plánu, o kterých je třeba komunikovat

Pro úspěšné sdělování informací členům týmu a dalším účastníkům je nejdůležitější zjistit, kde jsou v plánu problémy.

Komunikování informací o vytvořené hodnotě

Zachycení informací o vytvořené hodnotě je pokročilejší krok, ale je to velmi mocný krok k poznání, v čem si projekt vede dobře a v čem špatně. Fakta na vysoké úrovni, která získáte z této analýzy, budou pro další účastníky velmi zajímavá.

Synchronizace úkolů na projektu se Sharepointovým seznamem úkolů

Pokud jste už vytvořili projekt, můžete synchronizovat seznam jeho úkolů se seznamem úkolů na SharePointu. Změna v jednom seznamu úkolů se projeví i v druhém.

Export Sharepointového seznamu do seznamu úkolů v projektu

Pokud jste začali s sharepointovým seznamem úkolů, můžete ho importovat do Projectu. Změna v jednom seznamu úkolů se projeví i v druhém.

Vytváření a správa Sharepointového seznamu úkolů projektu

Pokud máte na SharePointu nastavený seznam úkolů, můžete přidávat úkoly, přiřazovat lidi k těmto úkolům a řídit práci i bez Project Serveru.

Zobrazení informací o projektu bez Projectu 2010

Pokud hledáte jiné způsoby, jak zobrazit informace o projektu bez Projectu a SharePointu, můžete z Projectu exportovat informace pomocí různých formátů a nástrojů.

Rychlé zvládnutí aplikace Project Web App

Zjistěte, jak můžou být Project Server a Project Web App užitečné pro vaši organizaci. Tato videa vás provedou základy.

Komunikujte se svým týmem pomocí Outlooku 2010

Přečtěte si doporučené postupy pro využití Outlooku k maximalizaci efektivity e-mailů, které odesíláte svému týmu. Nevytvářejte problémy, ale řešte je.

Vložení Excelového sešitu na webovou stránku

Zobrazte vložený list na intranetovém webu, aby se účastníci mohli podívat na čerstvě aktualizované informace o projektu. Sešit bude uložený ve veřejném umístění, jako je třeba Windows Live OneDrive.

Slouží k vytváření diagramů aplikace Visio

Visio 2010 vám pomůže vytvářet působivé grafy pro sdělování informací o projektu na vysoké úrovni účastníkům.

Začátek stránky | Zpátky do průvodce řízením projektů

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×