Cíl při řízení projektů: Komunikování informací o projektu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Komunikujte se svým týmem

Komunikování informací o projektu často není snadné, ať se to týká získávání informací o stavu projektu od vašeho týmu nebo vykazování stavu projektu vedoucím pracovníkům.

Naučte se kdy a jak komunikovat a vykazovat informace o projektu. Když to nebudete umět, spolupráce na projektu nebude efektivní a úspěch projektu může být ohrožený.

Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů.

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

  • Seznam zúčastněných stran:    Před zahájením projektu zjistíte, kdo je zúčastněnými stranami. Nezapomeňte způsobem kabiny projektu reprodukujte kritické účastníků, kteří mají vliv přejít/ne přejděte na projektu v žádném případě nezapomeňte

  • Spusťte svůj komunikační plán včas:    Před zahájením projektu navrhnout strategie komunikace a procesy do projektu. Ještě lépe mají procesy komunikace se zobrazí jako úkol na prvních řádků projektu tak, aby tento důležitou součástí spolupráce stalo poznámkovým blokem potvrzení.

  • Často komunikace    Shromažďování informací o stavu úkolu jednou týdně, je o zprava sídlo vypnout problémy před jejich rozšířit. Pokud komunikovat dochvilnější spoje, než mohou členové týmu zastavit odesílání aktualizace z důvodu chvíli při přípravě je.

  • Vyhledávejte problémy:    Pokud všechno na něm, protože ještě něco záporné slyšet, budete nejspíš nazvané směrem k potíže. I nejlépe spuštění projekty dojít k problémům. Práce se má přejít je najít před zvětšovat do větších problémů.

  • Použití odpovídající technologie:    Princip člen týmu a zúčastněnými stranami komunikace potřeb. Například členové týmu vykazování stavu úkolů chtít pomocí e-mailu nebo projektový Server, že vedení chtít dobře prezentovaná grafu nebo kontingenční tabulky. Tady je seznam programů, které mohou být užitečné při komunikaci.

Aplikace

Výhody

Nevýhody

Projekt

  • Má vestavěné prezentační nástroje pro všechny úrovně zúčastněných stran.

  • Obsahuje snadno srozumitelná zobrazení časové osy a týmového plánovače.

  • Exportuje data do Excelu a Visia pro komunikaci složitých dat.

  • Ve vaší organizaci se Project nemusí používat.

  • Projekty, na kterých vaše organizace pracuje, můžou být moc malé na to, aby se u nich uplatnil výkonný plánovací software.

Project Server

  • Je ideální pro pokročilou komunikaci a vykazování informací o projektech napříč celou organizací.

  • Umožňuje porovnávat stav několika projektů nebo celého portfolia projektů.

  • U menších společností může být k instalaci a používání Project Serveru potřeba pomoc externích poradců.

Excel

  • Do Excelu může Project exportovat data k provedení pokročilých analýz, jako je ANOVA nebo analýza vytvořené hodnoty.

  • Je ideální k předběžnému plánování projektů nebo pro dodávky s vysokou prioritou, které se později můžou přidat do Projectu.

  • V Excelu nejsou automatizované plánovací funkce pro složitější projekty.

Aplikace Word

  • Je ideální v průběhu počáteční fáze, kdy potřebujete sdílet dokumenty pro plánování, jako jsou rozpočty a dodávky.

  • Je méně vhodný pro vizuální prezentace vedoucím pracovníkům. Namísto Wordu použijte Excel, Visio, PowerPoint nebo funkce sestav v samotném Projectu.

SharePoint

  • Poskytuje funkce pro synchronizaci bez Project Serveru. Změna v jednom seznamu úkolů se projeví i v ostatních.

Aplikace PowerPoint

  • Je ideální pro účinné prezentace vedoucím pracovníkům.

  • Analytici a odborníci můžou chtít podrobnější grafy pro analýzy složitých rozpočtů.

Aplikace Visio

  • Je ideální během počátečních fází projektu, kdy je potřeba komunikovat obchodní a produkční procesy pomocí vývojových diagramů a jiných schémat.

  • Posluchačům z řad vedoucích pracovníků může předkládat až moc informací. Namísto Visia použijte funkce sestav v samotném Projectu.

Lync   

  • Ideální pro týmy na různých místech. Můžete sdílet informace o projektu prostřednictvím rychlých zpráv, hlasových hovorů, videohovorů nebo při online schůzkách.

Kontrola stavu aktualizací z Project Serveru

Pokud váš tým používá Project Server, stáhněte si ze serveru aktualizace stavu úkolů před tím, než začnete komunikovat s týmem o průběhu projektu.

Sledování průběhu plánu, od jednoduchého po odborné

Průběh můžete sledovat jednoduchými i složitějšími způsoby. Najděte si takový, který vašemu projektu a týmu vyhovuje nejvíc.

Konverzace se členem týmu prostřednictvím rychlých zpráv v Lyncu

Když se při práci na plánu projektu potřebujete někoho na něco rychle zeptat, najeďte myší na jeho nebo její jméno a pošlete rychlou zprávu v Lyncu.

Připojení se k online schůzce Lyncu

Když lidé nemůžou přijít na schůzku, sdílejte informace o projektu pomocí Lyncu. Při práci na plánech projektu můžete sdílet powerpointové snímky, excelové listy nebo poznámkové bloky OneNotu. Lidé se můžou účastnit online schůzek ve svých kancelářích, z domova nebo pomocí svých mobilních zařízení.

Vytvoření sestavy projektu

V Projectu 2013 můžete vytvářet a přizpůsobovat působivé grafické sestavy libovolných projektových dat a nemusíte při tom použít jakýkoli jiný software. Jak budete na projektu pracovat, budou se sestavy měnit, aby odrážely nejnovější informace – nic nemusíte aktualizovat ručně.

Synchronizace se sharepointovým seznamem úkolů

Členové týmu v SharePointu vidí plán a můžou aktualizovat práci a vy uvidíte změny v Projectu. A platí to i naopak.

Použití Office 365 se Sharepointem a Lyncem online

Při práci s prvotními projektovými specifikacemi využívejte Office 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k Internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba.

Můžete taky používat SharePoint a Lync Online, pokud je lidé z vaší společnosti nemají instalované na svých počítačích.

Publikování změn úkolů na serveru

Když uděláte změny v úkolech, publikujte je na Project Server, aby všichni dostali ty správné informace a mohli pokračovat v práci.

Zpátky do Průvodce řízením projektů

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×