Cíl: Zahájení projektu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Fáze plánování projektu může pokrývat podstatný časový úsek a zahrnovat mnoho lidí, takže je důležité definovat cíle, předpoklady a omezení projektu. Fáze plánování je také doba, kdy se připravuje plán řízení rozsahu pro zpracování změn projektových cílů.

U malých projektů nemusí být nutné psát úplnou dokumentaci, kterou můžou vidět ostatní. Pokyny v tomto článku ale budou užitečné při psaní poznámek o projektu pro vlastní potřebu.

Tip : Tento článek je součástí série článků v rámci mapy projektu, která popisuje širokou škálu aktivit správy projektů. Těmto aktivitám říkáme cíle, protože jsou organizovány okolo životního cyklu správy projektu: Sestavení plánu, sledování a správa projektu a uzavření projektu

  |  Další cíl

Všechny cíle v mapě projektu

Obrázek cíle uživatele – Zahájení projektu

číslo 1  Definování cílů projektu   : Jasné cíle jsou zásadní věc, protože úspěch vašeho projektu závisí na tom, jak blízko k cílům projektu se dostanete.

Další...

Jasný cíl projektu musí být konkrétní a měřitelný. Vyhněte se neurčitým cílům, jako třeba „Dosáhnout nejlepších výsledků“. K cílům projektu můžou patřit:

  • Seznam dodávek projektu.

  • Konkrétní termíny pro úplné dokončení projektu i pro milníky na cestě.

  • Konkrétní kritéria kvality, která musí výsledky splňovat

  • Limity nákladů, které nesmí projekt překročit

Aby byly cíle efektivní, musí všichni účastníci projektu i investoři, kteří projekt financují, oficiálně s cíli souhlasit. Manažer projektu často vytvoří dokument s cíli, který se stane trvalou součástí projektu.

Pokud byl dokument vytvořen v jiné aplikaci než Microsoft Office Project 2007, například v aplikaci Microsoft Office Word 2007 nebo Microsoft Office OneNote 2007, můžete tento dokument připojit k souboru projektu, aby byl jednoduše dostupný.

Pokud používáte Microsoft Office Project Web Access 2007, můžete jednoduše podpůrné dokumenty na začátku projektu nahrát. To je užitečné, pokud váš tým nemá sdílenou složku nebo web, který obsahuje informace, které jsou důležité pro projekty nebo jiné podnikové záležitosti.

Pokud používáte Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, můžete taky nahrávat dokumenty. Kromě toho můžete sledovat projekty prostřednictvím procesu zahájení a schvalování před jejich implementací. Po zahájení nových projektů je možné projekty posuzovat z hlediska cílů organizace.

Poznámka : Informace na úrovni projektu je možné napsat také do pole Komentáře v dialogu Vlastnosti určitého projektu. Pomůže to dokumenty a projekty dohledat po zahájení projektu.

Číslo 2  Identifikace předpokladů u projektu   : Ve fázi plánování projektu pravděpodobně budete mít mnoho důležitých nezodpovězených otázek. Například, kdy budou k dispozici pro zahájení práce klíčové zdroje? A kolik času zabere nový proces?

Další...

Před zahájením plánování se vytvoří kvalifikované odhady, které potom použijete při vytvoření plánu.

Důvody, proč je důležité mít přehled o předpokladech:

  • Podílníci a investoři projektu můžou předpoklady posoudit a stanovené předpoklady k projektu oficiálně odsouhlasit.

  • Když máte k těmto faktorům další informace, je možné plán aktualizovat.

Při zjišťování předpokladů se zaměřte na tyto oblasti projektu:

  • Výsledky předávané z jiných projektů nebo oddělení: Pokud váš projekt závisí na práci jiných, chápou vaši závislost a souhlasí s daty předání?

  • Dostupnost a použití zdrojů (včetně lidí, materiálů a zařízení): Pokud to nejste vy, kdo řídí některé lidi pracující na projektu, kdo to dělá? A schválila tato osoba, že můžete takové zdroje používat?

  • Doby trvání úkolů: Jsou vaše odhady doby trvání úkolů založené na solidních informacích nebo odhadech?

  • Projektové náklady: Jak důležité jsou náklady na projekt? Kdo je potřeba ke schválení vašeho rozpočtu nebo jeho zvýšení v případě potřeby?

  • Dostupná doba: Pokud máte při projektu dodržet konečný termín, který je známý, můžete reálně dokončit všechny úkoly s přijatelnou úrovní kvality?

  • Dodávky: Odpovídá váš seznam projektových závislostí a dodávek tomu, co očekávají zákazníci a ostatní účastníci projektu? Pokud budou u některého požadovaného výsledku nutné kompromisy, souhlasí nejdřív podílníci s tím, o jaké kompromisy půjde?

Toto je jenom pár problémů na zvážení před zahájením každého složitého projektu. Konečný úspěch projektu závisí na zjištění předpokladů a vytvoření záložních plánů, stejně jako na provedení toho, co jste si naplánovali.

Microsoft Office 2007 nabízí celou řadu softwarových řešení, která vám pomůžou pochopit složitosti projektu, než začnete pracovat s aplikací Project. Můžete například vytvořit složitý vývojový diagram křížového procesu nebo blog, kde zaznamenáte nápady členů týmu z pracovní debaty o projektových plánech.

Číslo 3  Identifikace omezení projektu   : Omezení projektu jsou faktory, které pravděpodobně omezí možnosti projektového manažera.

Další...

Toto jsou obvykle tři hlavní omezení projektu:

  • Plán, jako je například pevné koncové datum nebo datum konečného termínu hlavního milníku.

  • Zdroje, jako je například předdefinovaný rozpočet.

  • Rozsah, jako je například požadavek na vývoj tří modelů produktu.

Změna jednoho z těchto omezení má obvykle vliv na ostatní dvě a může mít vliv na celkovou kvalitu.

Třeba zkrácením doby trvání projektu (plánu) se může zvýšit počet potřebných pracovníků (zdrojů) a snížit počet funkcí, které budou součástí produktu (rozsah).

Vedoucí projektu pak určí, jestli je takový kompromis přijatelný. Tento koncept se nazývá „trojí omezení řízení projektu“ nebo „trojimperativ“.

Během plánování si vypište seznam omezení projektu a zajistěte, aby se s ním seznámili všichni Účastníci projektu a mohli se k němu vyjádřit.

Taky se vyplatí, aby účastníci odsouhlasili způsob, jakým mají reagovat na nečekaná omezení, která vzniknou během projektu.

Pokud se například ukáže, že jsou náklady na práci vyšší, než se předpokládalo, mohou podílníci chtít omezit rozsah projektu konkrétním předdefinovaným způsobem.

Poznámka : V Projectu se označuje termínem „omezení“ překážka nebo limit, které nastavíte u úkolu. Můžete například určit, že úkol musí začít k určitému datu nebo nesmí skončit později než k určitému datu.

Číslo 4  Příprava plánu řízení rozsahu   : Po určení projektových cílů, předpokladů a omezení projektu jste připraveni vytvořit koncept plánu řízení rozsahu.

Další...

Rozsah projektu je kombinace všech cílů a úkolů projektu a práce, která je potřebná k jejich dosažení.

Plán řízení rozsahu je dokument, který popisuje požadovaný způsob řízení rozsahu projektu a integrace změn rozsahu do projektu.

Tento plán je užitečný, protože projektové týmy musí v průběhu projektu svoje cíle často upravit.

Součástí plánu řízení rozsahu může být:

  • Posouzení toho, jak pravděpodobně se bude rozsah měnit, jak často a v jaké míře.

  • Popis toho, jak se budou změny rozsahu zjišťovat a klasifikovat.

    Třeba ve stavebním projektu můžete určit, že vedoucí pracovní čety může schválit práci v případě, že klient požaduje změnu návrhu, která bude stát míň než 10 000 Kč. Pokud by ale změna stála víc, musí vedoucí projektu a klient společně přehodnotit rozsah projektu z hlediska nákladů, zdrojů a dalších faktorů.

  • Plán, jak se má postupovat, když se zjistí změna rozsahu (třeba upozornit investora a vystavit objednávku na změnu smlouvy).

Dobře připravený plán řízení rozsahu může být základem plán řešení nepředvídaných událostí.

Plán řízení rozsahu se sice dá vytvořit v Projectu, ale vedoucí projektů ho obvykle vytvářejí pomocí dalších aplikací, jako je Word 2007 nebo OneNote 2007.

  |  Další cíl

Všechny cíle v mapě projektu

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×