Cíl: Definování fází a úkolů

Po seznámení s prací v projektu jste připraveni na vytvoření seznamu úkolů v aplikaci Microsoft Office Project 2007. Seznam úkolů je srdcem projektu – nedokončený nebo špatně naplánovaný seznam úkolů může vážně brzdit průběh projektu. Uspořádání úkolů do milníků a fází poskytuje projektu strukturu a usnadňuje vyhodnocení jeho průběhu.

Uspořádání seznamu úkolů je pro úspěch vašeho projektu klíčové, ať už obsahuje tisíce kroků, které budou trvat roky a používají standardní metodiky správy projektů, nebo má jenom pár kroků trvajících měsíc a používá metodiky Aktivní řízení projektů.

Tip : Tento článek je součástí série článků v rámci mapy projektu, která popisuje širokou škálu aktivit správy projektů. Těmto aktivitám říkáme cíle, protože jsou organizovány okolo životního cyklu správy projektu: Sestavení plánu, sledování a správa projektu a uzavření projektu

Předchozí cíl  |  Další cíl

Všechny cíle v mapě projektu

Obrázek zahájení plánování cíle uživatele

číslo 1  Definování úkolů projektu    Projekt je ve své podstatě souborem úkolů. Každý úkol představuje část práce, kterou je třeba udělat, aby bylo možné projekt dokončit.

Další...

Správně definovaný úkol je takový, který má jasný začátek a konec, aby projektový manažer mohl snadno určit, kdy je úkol dokončený.

Při vytváření úkolů mějte na paměti:

  • Z praktických důvodů by úkoly měly trvat alespoň jeden den. U dlouhodobých projektů budou úkoly pravděpodobně trvat déle. U krátkodobých projektů jsou často kratší.

  • Obecně je vhodné zadávat úkoly v pořadí, ve kterém má být zahájena práce na těchto úkolech. Některé projekty ale mohou vyžadovat seskupení podobných úkolů dohromady nebo seskupení úkolů podle typu zdroje, který na nich bude pracovat. Tímto způsobem vytvoříte fáze projektu.

    Pokud má vaše organizace ve zvyku organizovat práci v určitých kategoriích, můžete práci seskupit do těchto kategorií. Dejte pozor, že pokud úkoly seskupíte, nebude možné u nich později vytvořit osnovu, protože seskupení úkolů představuje jiný typ osnovy.

  • Struktura seznamu úkolů určuje úroveň podrobností pro plán projektu. Pokud uvedete pouze seznam fází projektu a každá fáze bude pokrývat velké časové období, váš plán bude představovat všeobecný přehled projektu. Pokud do seznamu uvedete i ty nejmenší pracovní položky, váš plán bude velmi podrobný. Ve většině případů budete usilovat o zachování rovnováhy mezi těmito dvěma extrémy.

    Jako jeden způsob, který vám pomůže rozhodnout o úrovni podrobností pro váš seznam úkolů, můžete zvážit, jak přesně chcete projekt sledovat:

    • Pokud uvedete každou část práce, kterou je třeba udělat, ať je jakkoliv malá, budete muset sledovat každý z těchto úkolů a zadávat jejich průběh, a to pravděpodobně alespoň jednou denně. Potom budete vědět o zpoždění i toho nejmenšího pracovního úkolu.

      Jestliže vaše organizace upřednostňuje rozdělení práce na řadu úkolů dlouhých jeden měsíc, může mít vytvoření podrobnějších úkolů smysl. Někdy může projekt díky kratším řadám úkolů, například s aktivním přístupem k projektovému řízení, lépe reagovat na změny rozsahu nebo zdrojů.

    • Pokud uvedete a budete sledovat pouze fáze projektu, nebude potřeba projekt příliš často aktualizovat. Nebudete pak ale vědět, kdy se práce opozdila, dokud fáze neskončí.

  • Zvažte, jak důležitý projekt je, jak často můžete reálně dostávat a zadávat aktualizace úkolů a jakou úroveň úkolů potřebujete sledovat, aby nedošlo ke zdržení projektu.

Číslo 3  Zadání úkolu do projektu    Přidejte opakované úkoly a úkoly, které se vyskytují pouze jednou.

Číslo 4   Vytvoření fází a dílčích fází v projektu    Uspořádejte projekt seskupením souvisejících úkolů, které tvoří hlavní kroky v projektu.

Číslo 5  Vytvoření milníku    Milníky umožňují vytvářet referenční body, které označují hlavní události v projektu. Milníky slouží ke sledování průběhu projektu.

Číslo 2  Import úkolů do projektu    Importujte úkoly, pokud už máte informace o seznamu úkolů uložené v jiném umístění.

Klikněte na všechny z následujících možností, které platí:

  • Propojení nebo vložení dat Excelu do aplikace Project je jednoduchý způsob, jak přidat úkoly do projektu, které se dynamicky propojí s aplikací Microsoft Office Excel.

  • Import dat z jiného formátu souboru do projektu. Můžete importovat data úkolů z listu Excelu, databáze nebo textového souboru a potom data namapovat do odpovídajících polí v aplikaci Project 2007. Do projektového souboru můžete taky importovat soubory ve formátu textu s hodnotami oddělenými tabulátory či čárkami.

  • Importujte seznam úkolů z aplikace Outlook do aplikace Project, pokud chcete zachovat seznam úkolů v aplikaci Microsoft Office Outlook a zkopírovat seznam do plánu projektu.

Číslo 6  Přidání podpůrných informací o úkolu    Přidejte další informace ve formě poznámek, dokumentů a odkazů na webové stránky.

Klikněte na každý z následujících odkazů na příslušnou akci:

Předchozí cíl  |  Další cíl

Všechny cíle v mapě projektu

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×